Felix (00:00)
Die eigene Kommunalverwaltung zu transformieren ist gar nicht so einfach. Zum Glück, das hat Carsten Gabert herausgefunden, ist alles schon da, was Verwaltung dafür braucht.

Herzlich willkommen zu Folge 60 meines Podcasts zur kommunalen Digitalisierung. Mein Name ist Felix Schmidt. Ich bin dein Moderator und Begleiter auf dem Weg in die kommunale Digitalisierung.

Ist es doch gar nicht so schwer, eine träge und analoge Kommunalverwaltung zu einem digitalen Rathaus zu verwandeln? Arbeit steckt drin, aber alles, was wir brauchen, gibt es schon. Diese Meinung vertritt Carsten Gabbert, Regierungspräsident des Bezirks Freiburg. Er war vor 16 Jahren Ortsbürgermeister und hat Erfahrung als Selbstständiger gewonnen, einmal sich selbst und Verwaltungen zu digitalisieren.

Dazu hat er ein Buch geschrieben, das ganz pragmatisch vorstellt, was Verwaltung heute schon an Tools und Methoden zur Verfügung steht. Wer das Buch nicht komplett lesen kann, heute gibt es in unserem Gespräch viele Tipps und Hinweise, die Führungskräfte aber auch Sachbearbeitung in ihrem Alltag weiterbringen.

Felix (01:20)
Hallo Karsten, ich grüße dich.

Carsten Gabbert (01:22)
Hallo Felix, freue mich sehr, dass wir uns hier zumindest virtuell mal wieder begegnen.

Felix (01:27)
Was Verwaltung braucht, ist alles schon da. Wenn ich aber jetzt als Digitalisierungsbeauftragter in einem Rathaus von einem riesigen Berg an UZG-Leistungen veralte das Software stehe, wo genau muss ich denn dahingucken, ⁓ diese schon vorhandenen Schätze zu finden?

Carsten Gabbert (01:45)
Ja, für jedes einzelne Rathaus in Deutschland weiß ich es natürlich nicht. Aber ich habe das Ganze ja auch ein bisschen im übertragenen Sinne gemeint. Ich glaube einfach, dass wir für die Dinge, die wir heute in der Verwaltung brauchen, was zum Beispiel die Methoden angeht, was aber auch die Zusammenarbeit angeht, was vielleicht auch Einflüsse angeht, die in der Wirtschaft schon relativ lange da sind.

Das ist eben alles schon da und das muss nicht neu entwickelt, neu erfunden werden, sondern man kann, glaube ich, diese ganzen Dinge relativ niedrigschwellig beginnen. Und das war eben so bisschen der Gedanke meines Buches, dass ich gesagt habe, hey, wir brauchen nicht noch mal die ganz großen theoretischen Dinge. Ich glaube, wir brauchen auch nicht Unmengen an Geld, sondern wir können mit ganz vielen Dingen loslegen. Und das war so ein bisschen dann auch der Gedanke, den ich etwas provokant versucht habe, mit dem Buchtitel auch loszuwerden.

Felix (02:41)
Jetzt bist du im Moment Regierungspräsident. Vorher warst du viele Jahre Bürgermeister gewesen. Jetzt aber aus deiner aktuellen Rolle heraus hätte man ja wahrscheinlich so ein Buch gar nicht groß erwartet. Warum hast du das geschrieben? Was hat dich da getrieben?

Carsten Gabbert (02:58)
Was mich getrieben hat, war, dass ich jetzt einfach mittlerweile schon 25 Jahre in verschiedenen Rollen mit öffentlicher Verwaltung zu tun habe. Vor 25 Jahren als Softwareanbieter, dann, wie du gesagt hast, viel im kommunalen Umfeld. Ich war zwischendrin ja selbstständig und jetzt bin ich in einer großen Verwaltung. Und ich habe einfach das Gefühl, ein paar Fragen haben sich in diesen 25 Jahren wirklich wieder rote Faden durchgezogen. Und gleichzeitig habe ich

auf einer sehr praktischen Ebene mit ganz vielen Verwaltungsmitarbeitenden arbeiten dürfen. Und dieser Übersetzungsprozess vielleicht auch ein bisschen. Die Dinge, die eben da sind, in die Verwaltung zu bringen, hat mir immer Spaß gemacht. Deswegen kreiste dieser Gedanke schon länger in meinem Kopf, dass ich gesagt habe, ich werde eigentlich das, ich jetzt so auch die letzten 25 Jahren …

erfahren durfte, da sind ja doch auch einige persönliche Erfahrungen mit Verwaltung mit drin, die würde ich echt mal gerne zu Papier bringen und habe dann gedacht, wenn ich das in einem Buch mache, was den Leuten auch helfen soll, ich hoffe auch helfen kann, dann würde ich einen tollen Beitrag leisten und das war so der Antrieb, warum ich unheimlich Lust hatte, dieses Buch zu schreiben.

Felix (04:12)
bevor wir jetzt gleich wirklich in die einzelnen Parts auch nochmal einsteigen, will ich aber mal eine Frage auch vorweg jetzt mal zu deinem Buch an sich stellen. Du hast da insgesamt rund 20 Werkzeuge und Methoden vorgestellt, die man in Verwaltungen auch umsetzen kann. Hast du eine Top 3? Was muss jede Verwaltung beherzigen, egal ob da oder noch nicht da, wenn es gelingen soll mit der Transformation?

Carsten Gabbert (04:39)
Ich habe da vielleicht eine Top 3 für mich als Carsten Gabert. Allerdings glaube ich, es ist super wichtig, dass jede Verwaltung für sich und ich befürchte, wir müssen sogar noch weiter runterdifferenzieren. Vielleicht sogar jedes Team für sich da seine Top 3 finden soll. Also will mal ein Beispiel sagen. Ich fand

in diesen vier Jahren der Selbstständigkeit, ich habe in sehr unterschiedlichen Zusammenhängen mit Menschen arbeiten dürfen. Da war mir zum Beispiel dieses Thema Kollaboration wahnsinnig wichtig. Gleichzeitig merke ich aber, dass es gerade in der Verwaltung auch viele Teams gibt, die sehr stabil zusammenarbeiten, wo die Leute gerne vor Ort in Physis acht Stunden am Tag miteinander arbeiten. Die brauchen dieses Kollaborationsthema, glaube ich, an der Stelle dann ganz anders.

würde ich mich sehr schwer tun, sozusagen meine Top 3 hier zu liefern, sondern ich habe eher das Gefühl, hey, findet euren Weg, probiert die Dinge aus, guckt euch das an und das, was euch dann hilft, das macht Sinn. Und wie gesagt, wir reden ja viel in der Verwaltung und in der Digitalisierung von Standardisierung und von Vereinheitlichung. Ich merke bei mir in meinem Haus, das Regierungsposidium, wir 1800 Leute, acht Abteilungen, ich glaube 70 Referate. Ich merke das oftmals in

einem Referat vielleicht unterschiedliche Teams, die Dinge anders einsetzen. Und deswegen würde ich mich mit der Top 3 von mir schwer tun, sondern rad wirklich schaut euch das an und macht euch eure eigenen Top 3, die euch helfen. Das können ganz andere sein als die, mir gehen.

Felix (06:16)
Das ist jetzt gerade wunderbar eine Überleitung mir vor die Füße gelegt, den ganz unterschiedlichen Kulturen, es teilweise auch in einem Haus gibt. Die eine Verwaltung arbeitet seit langer Zeit auf die eine Weise, die andere Verwaltung auf die andere Art und Weise. Und wir wissen ja auch, Digitalisierung scheitert ja, wenn es scheitert, an der Kultur und selten an der IT.

Jetzt sitzen aber alle Hörerinnen und Hörer, die wir haben, irgendwo in so einer Kultur drin. Und vor allem sitzen sie ja auch in so einer Hierarchie und warten dann meistens ja auf das Go von oben. Wenn jemand, Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter, die aber sagen, wir brauchen diese Transformation oder auch die uns Digitalisierungsbeauftragte sind.

Was ist denn da so ein erster konkreter Schritt, den du auch in deinem Buch dann ja auch mit verschiedenen Maßnahmen ja auch beschrieben hast? Was ist denn so ein erster Schritt, den Sachbearbeiter vielleicht sogar direkt morgen gehen kann, zu sagen, so, hier jetzt können wir mal den Kulturwandel im Kleinen starten. Wir brauchen keine Strategie, wir machen jetzt mal.

Carsten Gabbert (07:32)
Ich würde mich einfach, lass mich noch ein kleines bisschen ausholen dazu. Es gibt ja so verschiedene Werkzeuge, wo man sich auch selbst so bisschen messen kann, wie digital man zum Beispiel unterwegs ist. Das Digital Competence Wheel fällt mir da zum Beispiel ein. Und da sieht man dann sehr schön, wo man selber vielleicht auch noch ein bisschen besser unterwegs ist und vielleicht auch nicht so gut. So ein Werkzeug finde ich nicht schlecht. Ich würde …

⁓ eine Frage zu beantworten, beginnen, ich mir zunächst mal überlege, was würde mir denn helfen? Kenn ich vielleicht ein Werkzeug, ich, weil ich Tennisclubvorstand bin, dort ganz gerne nutze, aber in der Verwaltung noch nicht nutze? Nervt mich jeden Tag vielleicht der gleiche Vorgang, weil ich mich relativ stark über den Posteingang organisiere oder Ähnliches.

Mit dieser Analyse würde ich beginnen und mir dann einfach die Frage stellen, was braucht es, dass ich an der Stelle einfach besser vorankomme. Mit diesem ersten Punkt würde ich, glaube ich, dann zu meiner Führungskraft gehen und einfach sagen, ich habe das Problem dieses und jenes, das nervt mich, ich komme weiter. Wenn ich das und das anders mache, kann ich dieses und jenes Werkzeug mir mal näher anschauen oder können wir im Team da und da drüber reden.

Ich glaube, ist immer super wichtig, dass man sehr konkret ist, dass man sehr von der eigenen Arbeit her denkt und dass man dann eben, das war ja auch so bisschen in dem Buch, mein Ziel nicht mit den Dingen anfängt, die irgendwie ein Bundesministerium oder ein kommunales Rechenzentrum für mich machen kann, sondern vielleicht was, was ich wirklich selbst auch verändern kann. Also das wäre so bisschen meine Zielvorstellung, zu gucken, wo könnte ich besser werden. Vielleicht kenne ich schon was, vielleicht nutze ich das privat, wie kann ich das in die Verwaltung?

übersetzen und dann konkret beginnen.

Felix (09:27)
Viele, die bei uns zuhören, sind ja nicht unbedingt als Sachbearbeiterin oder Sachbearbeiter tätig, sondern vielleicht ja auch als Teamleitung, Führungskraft in der Verwaltung verortet, die sich ja oft auch erhoffen, dass genau, wie du es gerade beschrieben hast, die Kolleginnen und Kollegen, sollen mal ausprobieren. Die sollen mal machen, die sollen ihre eigenen Erfahrungen machen, sie sollen auch mal Fehler machen können. Aber auch da gibt es ja manchmal so echte Beißhemmungen.

bei den Kolleginnen und Kollegen, aber man will ja keine Fehler machen. Wie kann man denn als Führungskraft, und das bist du ja jetzt in ganz unterschiedlichen Rollen auch gewesen, die Kolleginnen und Kollegen dazu bringen, solche Werkzeuge wie in deinem Buch, da hast du ja auch verschiedene Tools, auch Programme vorgeschlagen. Wie kann man denn die Kolleginnen und Kollegen dazu bringen, das mal auszuprobieren, auch mit der Gefahr hin, dass es am Ende nutzlos für den Alltag

Carsten Gabbert (10:24)
Also ich glaube, eine wichtige Frage ist, habe ich bei mir im Team Leute, die daran Spaß haben? Ich glaube, es gibt natürlich, und das hat gar nichts mit Verwaltung zu tun, sondern es wird in jedem Unternehmen so sein, es wird Leute geben, sagen, hey, ich habe da überhaupt keine Affinität dazu, mich interessiert das nicht, mir macht das keine Freude, ich bin mit anderen Dingen beschäftigt. Ich glaube, denen kann man dann lang was erzählen von Fehlerkultur und ausprobieren und bla bla bla. Das wird nicht gut funktionieren.

Also ich glaube, es muss zum einen eben da sein, dass wir Leute haben. Mir ist es häufig, wird dann argumentiert, ja, die Jungen, sind da digital affin, die Älteren nicht so, dann nehmen wir ein paar Junge. Ich glaube da überhaupt nicht dran. Ich habe in meinem Berufsleben schon viel zu viele ältere Menschen, die total super digital interessiert waren, kennengelernt und junge Leute, die das alles nicht interessiert hat. Also klar, man kann es statistisch ein bisschen wachweisen, dass die digitale Affinität mit dem

aber das ist auch kein ganz dramatischer Effekt. Ich würde auf jeden Fall schauen, habe ich die Leute, die da Lust haben. Strecken die schon mal den Kopf aus dem Fenster und sagen, ich würde gern dieses oder habe ich gesehen, haben irgendwas besonders gut vorbereitet. Dann hat man, glaube ich, wichtigen Punkt. Man hat die richtigen Leute, also die muss man gut auswählen. geht nicht mit allen. So eine Zwangsbeglückung, glaube ich, funktioniert an der Stelle auch nicht so gut.

Und dann müssen natürlich die Menschen spüren, dass sie das auch wirklich tun sollen. Dass sie das jetzt nicht irgendwie für die Galerie oder für den Papierkorb machen, sondern dass man sie… Ich finde, da gibt es kein so richtiges, schönes deutsches Wort. Also dieses Enabling. Vielleicht ermöglichen auf Deutsch. Aber dass ich eben meinen Leuten auch wirklich, dass ich die in die Lage versetze, dass ich sage, hey, probier das aus und wir besprechen dein Ergebnis dann. Und wenn es nicht so toll ist, dann ist es nicht so toll. Und wenn es aber toll ist, dann feiern wir dich auch.

Also das wäre der zweite Punkt. die Frage konkret zu beantworten, ich würde sagen als erstes, ich brauche die entsprechenden Leute, da sind nicht alle dazu geeignet. Und dann muss ich eben als Führungskraft wirklich auch einen Rahmen aufbauen. Das hat was mit Vertrauen zu tun. Das hat natürlich was mit der viel zitierten Fehlerkultur zu tun. Ich muss die Leute dann auch wirklich machen lassen und hinterher dann aber auch natürlich die Rahmenbedingungen haben. Das ist was, wo wir in der Verwaltung leider ganz große Herausforderungen haben.

Ich muss mir vorher auch überlegen, kann ich das dann wirklich umsetzen? Oder habe ich vielleicht irgendeine Schwierigkeit, weil ich aus Gründen der Datensicherheit, des Datenschutzes vielleicht dieses Werkzeug dann gar nicht einsetzen darf? Das muss ich mir vorher auch gut überlegen, sonst macht man das Ganze nur für die Galerie.

Felix (13:01)
Ich will gerade nochmal beim Thema Führungskräfte auch bleiben. Da hast du ja auch einiges in deinem Buch zu geschrieben. Du hast ja auch geschrieben, dass Führungskräfte im Prinzip als Ermöglicher, ich bleibe jetzt mal bei so einem möglichen deutschen Wort, ja auch in der Rolle aufgehen können. In der Realität ist es ja oft so, nehmen wir mal so typische Amtsleiter oder Amtsleiterin.

Sie sind ja durch das Tagesgeschäft und je nach Größe der Verwaltung auch durch politische Vorgaben ziemlich absorbiert in dem, was ihren Handlungsspielraum und was ihr tägliches Arbeiten angeht. Wie könnte denn so eine, ich sag mal, Minimalausführung moderner Führung aussehen, die dann trotzdem den Freiraum, den du gerade beschrieben hast, den Teams ja dann trotzdem brauchen? Wie könnte denn so eine Minimalausführung moderner Führung aussehen?

Carsten Gabbert (13:55)
Du sprichst natürlich ein ganz großes Problem an. Wir haben zum Beispiel Moment auch tatsächlich unsere Mitarbeitendenbefragung im Regierungspräsidium Freiburg gemacht. Und klar kommt daraus, wenn ich Führungskraft bin, dann gilt fast für alle Führungskräfte, die haben natürlich eher wenig Zeit, die haben eine hohe Arbeitsbelastung, das ist ganz klar. Aber gleichzeitig habe ich da auch eine sehr klare Haltung dazu. Ich meine, wenn ich Führungskraft bin, dann brauche ich eben einfach auch Zeit für Führung. Ich muss mich selbst auch so führen.

dass meine Leute das Gefühl haben, sie haben Zugriff auf mich, sie können mit mir darüber sprechen. Und das ist, ich, eine unabdingbare Herausforderung, mit der sich jede Führungskraft beschäftigen muss. Man muss für diese Dinge Kapazitäten freischaufeln. Es ist ja kein Zufall, dass ich in meinem Buch mich sehr viel damit beschäftige. Wie kann ich mich gut organisieren? Diese Getting-things-done-Methode zum Beispiel. Wie sorge ich dafür, dass ich möglichst viele Dinge nur einmal in die Hand nehme?

Das gehört alles zu einer guten Führungskraft dazu. Und dann muss ich aber, sonst würde ich sagen, dann hat die Führungskraft einfach das Thema verfehlt. Dann muss ich mir die Ressourcen für meine Leute auch dann freischaufeln, sonst kann ich ja keine Führungskraft sein.

Felix (15:08)
Genau da noch einmal eine kurze, auch für mich so eine ganz banale Verständnisfrage. Jetzt bist du Präsident, nach oben kannst du nicht wirklich was delegieren, sondern ja eigentlich nur nach unten. Jetzt hast du als Präsident, als Regierungspräsident, Entschuldigung, als Regierungspräsident ja in deiner Freizeit auch noch ein Buch geschrieben. Und ich weiß, du spielst ja auch noch Fußball und hast vielleicht sogar noch dein ein oder andere Hobby.

Wie hast du das denn geschafft? Also auch da. Also da hat ja die Führungskraft plötzlich Freiraum gehabt. Wie hast du dir diesen Freiraum erkämpft?

Carsten Gabbert (15:44)
Für mich war tatsächlich das so eine eigene kleine Reise, die ich vorhin angedeutet habe. Bei mir war es mal so, ich habe gedacht, also ich war ja 16 Jahre Bürgermeister, habe da nicht kandidiert und dann bin ich in die Selbstständigkeit gegangen und dann habe ich gedacht, naja, ich bin ja eigentlich super digital aufgestellt, ich bin ja das digitale Monster.

Ich bin ja mit dem C64 groß geworden. Hey, ich bin super organisiert. Dann hab ich mal angefangen, Digital Competence Wheel zu machen. Und hab gedacht, so eine Eins-Plus war es nicht. Eher so eine, vielleicht eine Zwei-Drei. Und hab angefangen, mir die Dinge anzugucken, wie ich mich selber verbessern kann. Und für mich war wirklich absolut mind-blowing diese Gedankenwelt, diese Getting-Things-Done-Methode.

Also so Menschen wie Karl Pullein und Ähnliche, beschreibe ich ja auch, die sich wirklich ganz stark damit beschäftigt haben, wie organisiert man sich selber gut, wie macht man aus so einem Kalender und aus einer E-Mail-Verwaltung und vielleicht noch aus einem Notizensystem und einem Aufgabenmanagement ein hocheffizientes System. Und das hat mir natürlich extrem auch bei meinem Buch dann geholfen.

weil ich die Dinge aus meiner Sicht sehr gut organisieren konnte und einfach auch die ganzen Informationen sehr schön digital alle immer verfügbar hatte. Es gab, glaube ich, die Erstellung dieses Buchs kaum eine Papierseite. Und das hat mir dann einfach sehr geholfen. Und das ist auch ein bisschen das, was ich eben versucht habe, früher in meinen Workshops zu vermitteln, aber jetzt auch in dem Buch. Wir können wirklich selber uns entlasten. Und das ist ein…

kein allzu großes Hexenwerk und damit habe ich auch ein bisschen mehr Zeit freigeschaufelt, dieses Buch zu schreiben. Genau.

Felix (17:32)
Jetzt ist das etwas, man sich ja, so wie du es jetzt gerade beschrieben hast, etwas, was du dir selber beigebracht hast.

Nicht jeder in der Verwaltung hat ja diesen Antrieb, jeden Tag ein Stückchen besser zu werden. Das ist ja auch gar nicht notwendig. Du kannst ja trotzdem auch einen sehr, guten Job machen. Was kann denn eine Führungskraft für Ihre Führungskräfte machen, damit aber dennoch genau solche Spielräume entstehen und solche Spielräume dann auch genutzt werden oder konkret? Wie kannst du zum Beispiel auch bei dir …

in deiner Behörde auch mit dazu beitragen, dass genau diese Ideen bei deinen Führungskräften auch Einzug halten.

Carsten Gabbert (18:16)
Ich überlege immer noch ein bisschen, ob ich dir für deine Anmeldmoderation etwas widersprechen soll. Ich habe einfach folgendes Bild, was ich nicht loswerde. Ich glaube, wir sind in einer Zeit, wo die Herausforderungen für die Verwaltungen immer komplexer werden. Sie nehmen zu. Wir haben ganz andere Anforderungen, zum Beispiel vor dem Hintergrund der Öffentlichkeit.

auch was die Bürgerschaft angeht, Moment auch einen hohen Druck und eine hohe Erwartungshaltung, dass die Verwaltung irgendwie alles bitte ganz schnell und gut erledigen soll. Und dazu kommt noch die Personalsituation. Das heißt, weil du in deiner Anmoderation eben gesagt hast, diese Frage des Besserwerdens, für mich stellt sich einfach und zwar gerade als Führungskraft die Grundsatzfrage, wir werden

nach meiner festen Überzeugung in Zukunft mehr Dinge mit weniger Leuten hinbekommen müssen. Und das macht vielen Leuten Angst. Das ist aber, glaube ich, so ziemlich das Normalste auf der Welt. wir eine Autowerkstatt anschauen die letzten 20 Jahre, dann haben die heute sicherlich einen höheren Durchsatz als vor 20 Jahren, weil einfach die Dinge da weitergekommen sind. Und deswegen glaube ich, dass wir einfach an möglichst vielen Stellen gucken sollen.

kommen wir als Verwaltung noch ein bisschen besser ans Ziel und zwar nicht, das ist ganz oft die Diskussion, ich in meinem Leben schon geführt habe, nicht ⁓ sozusagen den Stress zu erhöhen und den Druck zu erhöhen und dass die Leute abends völlig kaputt nach Hause gehen, sondern im Gegenteil, dass wir eben diese Dinge

gut bearbeiten können und vielleicht für das, was uns nervt, was uns Zeit frisst, was gar nicht so produktiv ist, weniger Zeit brauchen, damit wir vielleicht für die wichtigen Dinge, für die Zukunftsfragen, es ja in der Verwaltung wahnsinnig gibt, die Mobilität, die Kinderbetreuung, das Thema Wohnen und so weiter, dass wir dafür mehr Platz haben. Und jetzt habe ich mich bisschen weit ausgeholt, aber die Antwort auf deine Frage ist, ich glaube eben, dass wir

⁓ diese größeren Anforderungen mit weniger Leuten in wahrscheinlich weniger Zeit erfüllen zu müssen. Dazu müssen wir halt was ändern. Und dazu, finde ich, sollten wir gucken, gibt es da noch eine Methode? Können wir das Treffen effizienter machen? Haben wir jetzt wirklich in den zwei Stunden, in denen wir zusammengesessen sind, wirklich den großen Wurf hinbekommen? Oder haben wir vielleicht da Zeit auf der Straße gelassen? Und deswegen glaube ich, dass für die Führungskräfte es für mich eine…

wahnsinnig wichtige Grundsatz und Grundverständnis ist, dass man sagt, hey, dort, wir Dinge machen können, die uns besser machen, dort machen wir sie. Ja, und ich versuche ja auch in meinem Buch ein bisschen darauf hinzuweisen, das sind alles Dinge, die sind nicht neu. Ich nehme jetzt mal Prozessmanagement. Das ist eigentlich 30, 40 Jahre alt. Dokumentenmanagementsysteme. Manchmal spreche ich mit Verwaltungen, sagen, ja, sie haben jetzt ein Dokumentenmanagementsystem eingeführt. Das ist auch super.

Aber das ist eine Geschichte, das gibt es auch schon seit 30 Jahren. Und ich glaube, wir müssen einfach dorthin kommen, dass die Führungskräfte ein Verständnis haben und sagen, hey, das, uns weiterhilft an Methoden, aber auch an Werkzeugen, auch an Zusammenarbeit, das bringen wir wirklich auch auf die Straße.

Felix (21:38)
Das ist gerade ein ganz wesentlicher Punkt, übergreifenden Transformationsprozess ist ja auch mit reingenommen, durch das Thema demografischer Wandel. Es ist eine Zahl oder Zahlennen, die inzwischen, glaube ich, auch überall angekommen sind, dass man auf die nächsten Jahre gerechnet nur ungefähr die Hälfte derjenigen, in Ruhestand gehen, mit Nachwuchskräften wieder neu besetzen kann. Im Moment noch so bisschen überdeckt.

glaube oder jetzt mal wieder so ein bisschen überdeckt, weil der Arbeitsmarkt gerade ein bisschen Schwäche zeigt. Aber selbst das wird ja die Verwaltung nicht davor bewahren, dass sie anders arbeiten muss. In deinem Buch hast du ja auch viele Methoden beschrieben, Prozessmanagement hast du gerade schon angesprochen, die ja auch in so eine unterschiedliche Tiefe gehen. Du einerseits zum Beispiel Projektmanagement als ganz wesentlichen Baustein mit drin und das ja mit

als einem Framework oder einer spezifischen Ausprägung des Projektmanagements ja auch noch mal in die Tiefe genommen. Auch das Thema Wissensmanagement ist in den meisten Verwaltungen ja auch nur, wenn überhaupt, sehr rudimentär vorhanden ist. Wie würdest du denn einer Verwaltung oder welche Werkzeuge, welche Methoden würdest du denn der Verwaltung am dringendsten empfehlen, dass sie sich das mal auch in deinem Buch vielleicht anschauen?

sich für genau diese Phase aufzustellen. Also wenn es dann soweit ist, dass man in einer 20-Mann-Verwaltung oder 20-Menschen-Verwaltung auf einmal nur noch mit 18 Personen arbeiten muss.

Carsten Gabbert (23:17)
Ich glaube, zwei wichtige Beispiele hast du gebracht. Das eine ist so dieses Thema Wissensmanagement. Da habe ich einfach viel erlebt im Positiven. Ich habe solche Wikisysteme wirklich sehr positiv kennengelernt im Sinne von Hey, wir nutzen das als Unternehmen. Da schmeißt jeder seine Information rein und wir machen damit das Wissen transparent. In der Verwaltung sind solche Systeme, glaube ich, weitestgehend unbekannt.

Und deswegen müssen wir irgendwie dahin kommen. Ich diskutiere immer wieder auch mit meiner Verwaltung sozusagen machen. Wir haben doch eigentlich Wissensmanagement. Wir haben die E-Akte. Ich glaube, das ist nicht dasselbe. Und deswegen glaube ich dieser Frage, wie organisieren wir unser Wissen, damit jemand Neues möglichst leicht.

darauf zugreifen kann. ist eine entscheidende Frage. Deswegen würde ich sagen, an allererster Stelle Wissensmanagement halte ich für besonders wichtig. Und es kann aber natürlich auch helfen, dass man sich die Prozesse anschaut. Jetzt ist Prozessmanagement natürlich, das habe ich in meinem Buch ja auch geschrieben, ich wollte ja eigentlich die Dinge beschreiben, die man relativ schnell und relativ einfach einführen kann. Das ist natürlich bei Prozessmanagement nicht so. Ich kann vielleicht die ersten Schritte schnell machen.

Aber natürlich hilft es auch, wenn ich jemand Neues dann in eine Verwaltung bringe und ich kann sagen, guck mal, das ist dein Aufgabenfeld zu und so funktioniert es. Das ist dein Prozess. Deswegen, glaube ich, hast du zwei gute Beispiele genannt mit Prozessmanagement und Wissensmanagement. Ich glaube so vor der Frage, wie gut eine Verwaltung in Zukunft aufgestellt ist und weiterarbeiten kann, ist das Wissensmanagement schon relativ elementar. Vor allem weil mir

ja auch eine Generation bekommen. Ich habe es vorhin gesagt, die digital affiner ist, die zum Beispiel dieses Social Media Thema, dieses Liken, dieses Kommentieren, das ist ja eine Kulturtechnik für junge Leute. Das bildet ja Wissensmanagement auch ein bisschen ab. Wer schon mal mit solchen Systemen gearbeitet hat, der weiß, wovon ich spreche, dass ich eben einfach mal schnell was kommentieren kann und dass ich mal was verschicken kann. Also ich glaube, das ist eine der

der wichtigsten Aufgaben, weil wir natürlich sagen müssen, das, nicht dokumentiert ist oder was irgendwo in irgendeinem Laufwerk oder in irgendeinem Dokument in einem Achtseiter in der E-Akte irgendwo abgelegt ist, das bedeutet natürlich nicht, dass das leicht zu verdauern ist, Wissensmanagement für die neuen Leute sein würde. Also ich glaube, dieses Wissensmanagement ist eine der zentralen Fragen und auch dort merke ich eben, es ist schwierig, wenn jemand noch nie

Confluence gesehen hat oder damit gearbeitet hat, keine Vorstellung hat und deswegen glaube ich macht es einfach Sinn solche Dinge mal für kleine Bereiche in der Verwaltung miteinander zu bauen, von den Leuten, die da Spaß dran haben, damit wir überhaupt erstmal eine Vorstellung haben und eben wegkommen von diesem Gedanken, naja das ist mein Ordnersystem und da drin liegen Word-Dokumente, das ist ein Business-Management.

Felix (26:18)
hast in deinem Buch, Wissensmanagement, auch noch mal noch mehr oder noch ausführlicher erklärt als jetzt gerade hier. Was würdest du denn so einer kleinen Verwaltung wie zum Beispiel vielleicht auch deinem früheren Rathaus, was würdest du denn den Kolleginnen und Kollegen empfehlen, wie sollten die denn vorgehen, wenn sie sich mit dem Thema bisher noch gar nicht auseinandergesetzt haben?

Carsten Gabbert (26:39)
würde schauen, gibt es jemanden, der da Spaß dran hat? Du hast jetzt mein ehemaliges Rathaus angesprochen. Auch dort war es so. Ich wusste, da gibt es Leute, haben so was eher Spaß, auch am Ausprobieren. Die würde ich damit beauftragen. Und dann würde ich einfach mal was bauen lassen. Keine Ahnung, vielleicht haben wir ein großes Fest-Event vor uns oder ein großes Baugebiet oder wir organisieren die Kinderbetreuung

Dann würde ich anhand von so einem Thema einfach mal erste Erfahrungen sammeln lassen und die Dinge in so ein Wikisystem beispielsweise reinfüllen. Ich habe auch ein Beispiel beschrieben, das hat mir ehrlich gesagt auch persönlich sehr gut gefallen, weil das so einfach war und so gut funktioniert hat. Ich habe wirklich eine Zeit für eine Unternehmensberatung gearbeitet. Dort durfte jeder sich selbst auf einer Seite im Wiki vorstellen.

Das war wirklich ein bisschen wie Kindergeburtstag. Der eine hatte dann schon eine ganz schöne Seite drin. Dann kam aber der nächste und hat gesagt, ich möchte noch meine besten Laufergebnisse und mein Rennrad und meine Urlaubsziele auf einer Weltkarte verlinkt in dieses System noch reinbringen. Das fand ich total witzig, weil es so niedrigschwellig fast spielerisch war. Zum Schluss hatten alle sich im Intranet, also in diesem Wiki sozusagen im Intranet, dann vorgestellt.

Das war toll, wenn neue Kolleginnen und Kollegen kamen, konnten die einfach mit einem Blick sehen, aha, das ist mein Team. Aber das viel Wichtigere, was ja dahinter war, jeder hat mit dem System mal gearbeitet. Ein paar Dinge gestolpert, hat was nicht hinbekommen und kam wirklich ins Doing. Und deswegen ist das so eins meiner Lieblingsbeispiele. Also diese Selbstvorstellung in so einem Wikisystem, weil da jeder halt überlegen muss, wie kann ich denen jetzt zeigen, was ich für ein toller…

Tennis-Spieler bin und dann mache ich da noch ein kleines Video rein und plötzlich bin ich mittendrin in dem Spiel.

Felix (28:26)
Ein zweites Thema, auch bei dir im Buch sehr stark auch mit dem Thema Wissensmanagement zusammenhängt, ist ja das Thema der Zusammenarbeit, der Kollaboration. Und auch hier hast du ja, wie soll man sagen, niedrig, schwellig vorgeschlagen, wie man hier vorgehen kann. Also wie Verwaltung auch digital zusammenarbeiten können, außerhalb oder ergänzend zum Beispiel zu einer E-Akte, zu einem DMS-System oder zum Posteingang.

hast ja zum Beispiel auch klassische Boards vorgeschlagen. Was kann man sich denn als Verwaltung darunter dann auch vorstellen, wenn man sich bisher mit so etwas noch gar nicht auseinandergesetzt hat? Was ist der Vorteil? Also was steckt da für ein Gewinn drin?

Carsten Gabbert (29:11)
Wir hatten ja vorhin schon mal kurz das Beispiel, wenn ich ein Team habe, was jeden Tag in Präsenz zusammenarbeitet, dann ist das vielleicht gar nicht so das ganz große Thema. Gleichzeitig haben wir aber eine zunehmende Flexibilisierung der Arbeitswelt. Ich glaube, dass die junge Generation, die reinkommt, hat stärker die Erwartung, dass sozusagen auch auf das Lebensumfeld von Personen

Rücksicht genommen wird und eben es dann auch möglich sein muss, dass ich mal eine Zeit lang nicht dabei bin und was eben auch nicht weiß oder dass ich halt keine Ahnung, vielleicht nur eine Viertagewoche habe oder ähnliches. Ich meine, das ist alles völlig wertfrei. Ich finde diese Anliegen völlig berechtigt. So, und dann geht es eben darum, wie holen wir diese Leute trotzdem ab? Wie können wir sicherstellen, dass die Bescheid wissen?

Da fand ich diese Boards sehr interessant, mittlerweile sogar so weit, dass die Funktionen haben, wo ich jetzt gucken kann, meine Kollegen, ich nehme jetzt noch mal ein Beispiel aus dem kommunalen Zusammenhang, was weiß ich, wir arbeiten an einem neuen Baugebiet.

Und ich kümmere mich jetzt als Beispiel vielleicht die Auswirkungen auf die Kinderbetreuung oder keine Ahnung, da gibt es einen Spielplatz zu planen. Und jetzt war ich aber drei Tage vielleicht da nicht bei den Besprechungen dabei und kann aber dann auf dem Board zum Beispiel von zu Hause aus sehr, sehr schön nachvollziehen, was in dieser Zeit gegangen ist. Das ist übrigens auch für mich eine viel effizientere Arbeitsweise, als dass ich irgendwelche langen Protokolle irgendjemand hinschick und nochmal in die Runde gebe.

Das kann man direkt auf so einem Board mit viel weniger Zeitaufwand machen. Deswegen finde ich diese Boards eine sehr schöne Arbeitsmethode. Du hast vorhin auch den Begriff der Kultur beispielsweise genannt. Ich finde, ist auch ein wichtiger. Ich habe mich genau in diese Corona-Zeit selbstständig gemacht und fand es immer super spannend, wenn man sich nicht gesehen hat, zum Beispiel über solche Boards.

auch gut abfragen konnte, wie geht es dir jetzt daheim im Homeoffice, was sind gerade deine Themen, was machst du so. Also da stecken einfach wahnsinnig viele Möglichkeiten drin und wenn ich die nicht nutze, dann hänge ich eben so in Dokumenten oder setze darauf, dass wir uns alle real zusammensetzen und jemand schreibt ein Protokoll. Das macht auch alle Sinne in vielen Zusammenhängen. Aber ich glaube, es ist eine deutlich bessere Möglichkeit.

die Leute in eine effiziente Arbeitsweise zu bringen. Und es ist super einfach. ist ja einfach, wenn man so will, großen Metaplan digital, den ich auch im besten Fall zu Hause von meinem Handy mal noch schnell einsehen kann. Also ich mag dieses Werkzeug sehr.

Felix (31:50)
Du bist ja nicht der Einzige, der Antworten darauf gibt, was Verwaltungen brauchen und was alles schon da ist. Das machen ja auch viele andere. Und gerade auch Bürgermeister, Bürgermeisterinnen sagen im Moment, na ja, wir brauchen ja eigentlich nicht viel, wir brauchen nur KI. Jetzt hast du das Thema KI auch behandelt, aber du hast es nicht als Antwort, sondern als Frage gestellt. Was ist eigentlich mit KI? Und jetzt frage ich dich, was ist eigentlich mit KI?

Müssen wir uns diese ganzen kleinteiligen Sachen, diesen Aufwand, den du beschrieben hast, müssen wir uns dem eigentlich wirklich hingeben oder ist das nicht für die Katze, weil in zwei, drei Jahren können wir das sowieso über ausreichend viele Agents ganz anders abbilden.

Carsten Gabbert (32:39)
Ich habe in meinem Buch versucht, so ein bisschen aufzuarbeiten. Das ist meine These, dass wir bei der Umsetzung von verschiedenen Methoden und Arbeitsweisen in der Verwaltung nicht in allen Bereichen so super weit vorne sind. Ich habe das an verschiedenen Dingen versucht aufzuzeigen. Du hast schon Prozessmanagement, Projektmanagement genannt.

sozusagen das Thema Qualitätssicherung, dann modernere Themen wie Cloud, ist, finde ich, immer noch nicht ausreichend in der Verwaltung angekommen. Software as a Service schon zweimal nicht. Das heißt, ich finde, haben eine Reihe von Entwicklungen, die sollten wir nachholen. Und jetzt kommt eben sozusagen dann noch mal eine andere Technologie, dieses Thema KI, mit dazu.

Ich habe das Gefühl…

dass diese Hammer-Anwendungen für die Verwaltung, also klar, wir können jetzt mit KI locker zu Hause Texte produzieren, wahrscheinliches Wissen abrufen, das ist auch alles toll, das bringt auch einen Impact. Und gleichzeitig wird aber KI, die in Teilen vielleicht sich auch mit der Automatisierung überschneidet, oder zum Teil macht KI, Automatisierung, ähnliche Dinge in der Verwaltung,

Ich muss eben einen bestimmten Grad erreicht haben an Digitalisierung, ⁓ das zu nutzen. Sonst kann ich es nicht nutzen. Also wenn ich eben sozusagen kein Workflow-Management zum Beispiel hinterlegt habe, dann kann ich dort auch noch nichts automatisieren, sondern ich muss dann diese Vorbedingungen eben erfüllen und für mich waren

mal ein sehr spannendes Podium. durfte mit jemand von ZF, glaube ich, vor zwei Jahren mal auf dem Podium sitzen und der hat mir gesagt, ja, wir haben 50 KI-Anwendungen in unsere Prozesse integriert bei ZF in Friedrichshafen. Sehr, sehr, sehr großer Automotive-Konzern.

Und dann habe ich gedacht, ja klar, so funktioniert eben die KI. Die KI ist sozusagen nicht das eine Hammerverwaltungstool, was mir dann alles macht, sondern es soll an der einen oder anderen Stelle helfen, dort wo ich digital drauf zugreifen kann. Und da glaube ich, braucht es aber dann eben noch diese Vorarbeiten. Deswegen ist in meiner Wahrnehmung es so, dass wir eben noch nicht die Wahnsinns-Power-KI-Anwendung haben, die sozusagen jedes Rathaus jeden Morgen öffnet und damit arbeitet.

sondern ich nehme es so wahr, dass es da gute Ansätze gibt. Bis es aber in die Breite kommt, glaube ich, braucht es noch ein Stück. Und ich schaue da nüchtern erwartungsvoll hin. Muss natürlich schon auch mal sagen, als kleiner Dorfbürgermeister, kann ich mich an viele Rückmeldungen erinnern, wo Leute unzufrieden waren, wenn mal ein Brief nicht so schön formuliert war. Ich habe letztens einen KI-Brief von meiner Sparkasse bekommen, fand ich auch nicht so schön formuliert.

Ich glaube, da stellen wir uns die Dinge manchmal noch etwas zu einfach vor. Wenn jetzt auch ein sehr berühmter deutscher großer Unternehmer hat, gesagt, wir brauchen gar keine Verwaltung mehr, das macht alles KI. Also ich glaube, man muss das einfach nüchtern einschätzen. Da steckt Potenzial drin. Ich glaube, es sind noch Vorarbeiten zu nutzen. Es wird aber sicherlich auch ein Kern bleiben, wo die Verwaltung maximal ein gutes Hilfsmittel ist, wo wir einfach dann die Menschen noch brauchen.

In diese Richtung sollte man aber gehen. denke, es ist gut, wenn die Digitalbranche hier weiter arbeitet, auch die kommunalen Rechenzentren, weil wir natürlich da schon ein Potenzial drin haben. Das ist ja gar keine Frage.

Felix (36:23)
Da will ich dir außer der Reihe mal ganz kurz auch zustimmen. Wir haben gemeinsam mit dem Gemeindetag in Baden-Württemberg, mit denen, weiß ich, bist du ja auch freundschaftlich verbunden, eine KI-Werkstatt für gerade auch Kommunen aufgebaut. Und wenn wir sie durchführen, das Erste, was wir sehen, auch wenn du mit KI vor Ort arbeitest, das ist halt Handwerk.

Also du musst halt eine Grundlage haben, der du sie einsetzen kannst. Und so dieses Schnelle auf bestehende Prozesse aufzusetzen, wie das teilweise ja aber auch nicht überall in der freien Wirtschaft vorhanden ist, das ist ja nicht gegeben. Und trotzdem gibt es aber auch wirklich schöne Beispiele, schöne Use Cases, wie Verwaltungen teilweise auch mit kostenlosen KI-Angeboten Verbesserungen durchführen, aber in der Tat

Carsten Gabbert (36:55)
Genau.

Felix (37:17)
innerhalb von ein, zwei Jahren die halbe Verwaltung damit ersetzen? Nein. Leider nicht. Also zumindest wir können es nicht. Vielleicht kann es jemand anderes. Genau. Carsten, dann lass uns zum Schluss noch eine Frage, die entscheidende Frage vielleicht jetzt noch klären für alle diejenigen, die jetzt zugehört haben und denken, okay, so, jetzt will ich aber loslegen. Jetzt muss ich aber loslegen, nachdem ich das Buch dann

Carsten Gabbert (37:25)
Dauert noch ein paar Wochen länger, glaube ich auch.

Felix (37:46)
auch durchhabe. Was ist denn die eine Sache, die du einer Kommune empfiehlst, was sie innerhalb von 30 Tagen ändern kann, die möglichst nichts kostet, aber sofort die Stimmung verbessert?

Jetzt denkst du aber ganz schön lange nahe.

Carsten Gabbert (37:59)
Schwierige Frage. Da fällt mir jetzt tatsächlich der Tischkicker ein

oder die Tischtennisplatte. Nein, ganz ernsthaft, wenn es sozusagen was sein sollte, was man innerhalb von 30 Tagen spürt, dann würde ich mir die Frage stellen, wie ist die Feedbackkultur bei uns im Team?

können wir uns gegenseitig gut Feedback geben und machen wir das. Und das wäre, glaube ich, so der erste Ansatz, den ich starten würde, dass ich sage, hey, lass uns mal Raum einfach in den Alltag einbauen, wo wir uns zu fachlichen Dingen Feedback geben können, vielleicht auch ein bisschen zum persönlichen Umgang, du hast jetzt gesagt, die Stimmung zu heben.

Das wäre natürlich auch schön, wenn das so wäre, aber vielleicht auch einfach, sozusagen mehr auf das Wichtigste in so einer Verwaltung zu gucken, nämlich die Menschen, die da arbeiten, und dass man sich einfach ein bisschen Feedback geben kann, dass man sich Wertschätzung geben kann, dass man auch weiß, was sind die anderen dran. Also ich glaube, das wäre der Punkt, wo ich als allererstes hingucken würde, wenn es nach 30 Tagen eine positive Wirkung schon gezeigt haben sollte.

Felix (39:14)
Lieber Kassen, vielen Dank. Ich bin überzeugt mit deinem Buch. Was Verwaltung braucht, ist alles schon da. Hast du einen wichtigen Beitrag auch geleistet, gerade für diejenigen in den Verwaltungen, die letztlich ja den Auftrag haben, genau das im schlimmsten Fall als Einzelkämpfer noch umzusetzen? Kann ich mir vorstellen, ist das eine wirklich wertschöpfende Lektüre? Kann man einiges auch draus ziehen?

Du hast es im Selbstverlag produziert. Link dazu gibt es in den Show Notes, wo man es erwerben kann. Soweit ich weiß, bei den üblichen Buchvertreibern findet man es natürlich auch. Vielen Dank, Carsten, dass du einerseits dein Wissen in dieses Büchlein auch gepresst hast und dass du heute auch nochmal hier an dieser Stelle deine Erfahrung, dein Wissen mitgegeben hast.

Vielen Dank, Carsten. Bis zum nächsten Mal.

Carsten Gabbert (40:14)
Vielen Dank für die Einladung, Spaß gemacht. Alles Gute, Dankeschön.

Felix (40:17)
Vielen Dank, dass du heute wieder mit dabei warst und bis zum nächsten Mal.