[Felix Schmitt]: In Kiel haben sich heimlich einige Verwaltungshacker im obligatorischen schwarzen Hoodie zum Hacken verabredet. Was sie dort getrieben haben und warum auch der OB das super findet. Darum geht es in der heutigen Episode. Kommunale Digitalisierung, der Podcast mit Felix Schmidt, Herzlich willkommen zu Folge 51 meines Podcasts zur kommunalen Digitalisierung, Mein Name ist Felix Schmitt. Ich bin dein Moderator und Begleiter auf dem Weg in die kommunale Digitalisierung. Gute, digitale Bürgerdienste aufbauen und Verwaltung dabei zu modernen Service-Einheiten zu transformieren. Das ist der Auftrag von CDOs in den Kommunalverwaltungen. Auch von Jonas Dageförde in Kiel. Neben vielen spannenden Projekten hat er dort auch einen Hackathon für das OZG eingeführt und bereits zweimal durchgeführt. Dort soll in attraktiver Atmosphäre der Erstellungsprozess für neue OZG-Dienste erheblich beschleunigt und die Qualität erhöht werden. Und Spaß sollen die Beschäftigten aus der Stadtverwaltung dabei auch noch haben. Jonas ist heute mein Gast und berichtet uns davon, warum für sie ein Hackathon für die Stadtverwaltung genau das richtige Format zur richtigen Zeit war und wie sich dadurch die Arbeit auf dem Amt verändert. Hallo Jonas, ich grüße dich.

[Jonas Dageförde]: Moin. Hallo Felix.

[Felix Schmitt]: Moin Jonas.Grüße aus Mainz in den Norden. Bin sehr gespannt, was wir heutegemeinsam hier auch besprechen, denn wir wollen uns einem Thema zuwenden, was auf einer kommunalen Ebene so eher noch relativ neu ist. Ein Hackaton für das Online-Zugangsgesetz. Ist das nicht was für große Kommunen, die auch eigene Nerds auf der Gehaltsliste haben und selber programmieren können?

[Jonas Dageförde]: Könnte man denken wenn man Hackathon googelt und schaut wer das so macht und was da so passiert. Ich, muss dazu sagen, wir sind vielleicht schon eine etwas größere Kommune in Kiel mit 250.0000 Menschen, die hier leben und so um und bei 6000 Beschäftigten in der Verwaltung, aber wir haben, herzlich wenig digitale Nerds, also Menschen, die wirklich programmieren können, haben wir ganz, ganz, ganz wenige und die machen das auch eher als Hobby und nicht im Alltag oder im Beruf. Also es geht ohne und da kommen wir auch bestimmt noch zu. Aber das ist

[Felix Schmitt]: Genau.

[Jonas Dageförde]: Hackathon heißt nicht immer, dass sich die Nerds hinter der Tastatur verschanzen und, etwas in sozusagen Programme schreiben, codieren und in diesem Sinne hacken. Es geht auch anders.

[Felix Schmitt]: Dann bin ich jetzt auch sehr gespannt, denn ihr habt ja jetzt schon zweimal einen Hackathon bei euch auch durchgeführt. Ich sage mal, Hackathon, sorry, ich habe das mit dem TH ist mir manchmal ein bisschen zu schwierig. Und habt euch daher auch intensiv mit dem OZG auseinandergesetzt, damit wir das vielleicht auch mal verstehen, um was geht’s da eigentlich? Kannst du mal beschreiben, was hier bei den bisherigen zwei Hackathons so veranstaltet habt.

[Jonas Dageförde]: Also, wir haben in 2022 war wie überall natürlich OZG Umsetzung in aller Munde und auch im Gange. Aber wir haben uns gefragt, geht das auch schneller und wie kommen wir besser voran? Online-Angebote für Bürgerinnen und Bürger an den Start zu bekommen. Da muss auch dazu sagen, sehr viele unterschiedliche Ämter mit ganz unterschiedlichen Aufgaben und sehr unterschiedlichen Bereichen, Menschen, Teams Verständnis, wie man zusammenarbeitet. Sorgt nicht dafür, dass alles gleichmäßig schnell nach vorne geht. Wir haben uns gefragt, können wir online Formulare anders bauen? Im Land lief das so, dass, sie zentral beauftragt wurden. Es wurden alle Kommunen angefragt an äh in sogenannten Arbeitskreisen sich einzutreffen und in diesen Arbeitsgruppen dann über das Formular zu beratschlagen, dann zu gucken, wie könnte der aussehen. Dann unseren kommunalen IT-Dienstleister damit zu beauftragen, das umzusetzen. Das wurde dann getan, dann wurde es getestet und dann wurde das live gestellt. So, ich höre jetzt auf zu reden. Das dauerte ungefähr so ein dreiviertel Jahr für Dienste mit vielleicht 15 bis 20 Formularfeldern, also mit sehr überschaubarem Umfang. Und trotzdem hat’s ein Dreivierteljahr gedauert, bis die sich alle getroffen, das abgestimmt haben. Dann wird es umgesetzt und es hat auch ehrlich gesagt relativ viel Geld gekostet, selbst wenn es für alle Kommunen in Schleswig-Holstein umgesetzt wird. Und das war uns zu langsam und zu viel Aufwand. Dann haben wir gesagt, das machen wir anders. Online-Formulare, das ist- Dazu gibt es Werkzeuge, mit denen man die bauen kann. Das heißt, ich kann Onlineformulare erstellen, auch wenn ich überhaupt keine Programmierkenntnisse habe. Wenn ich mit Word umgehen kann, wenn ich meinen Computer eingeschaltet bekomme, wenn ich den Browser schaffe zu starten, bin ich schon ziemlich gut vorbereitet, um Onlineformulare zu bauen. Und dann sind wir auf die Idee gekommen und haben gesagt, damit die Menschen das in Kiel machen, also die Verwaltung, die Mitarbeitenden, unsere KollegInnen, auch wirklich machen können Brauchen wir einen Raum, in dem das geht. Ein Raum in Anführungszeichen, also einen ähm wie soll man sagen einen Freiraum, in dem man das tun kann. Denn wenn ich im Alltag bin, das sehe ich auch bei mir selbst, das sehe ich bei mir im Team überall, haben wir alle so viel zu tun, dass wenig Zeit bleibt, sich wirklich mal etwas länger auf was ganz Neues einzulassen. Weil da muss man sich drauf einlassen, eintauchen, damit leben dass nicht alles sofort klappt und muss mal ein paar Stunden oder vielleicht sogar ein paar Tage dranbleiben, damit man sich etwas erschlossen hat und mit etwas Neuem arbeiten kann. Und das haben wir in diesem ersten Hackathon getan, indem wir gesagt haben, wir treffen uns für drei Tage und wir brauchen drei Tage, haben wir einfach so geschätzt ähm und haben an drei Tagen uns eingemietet, hier auf einem Kreativ-Festivalgelände in Kiel, das so gar nicht wie Verwaltung ist, also vollkommen anders. Da waren äh da findet sonst ein sehr kreatives, etwas Verrücktes, Schräges äh Start-up-Festival statt einmal im Jahr und das Gelände ist das ganze Jahrsteht zur Verfügung und das haben wir uns geschnappt und mit der Start-up-Community dort einen Rahmen geschaffen, an dem Menschen arbeiten können, ihre Hunde mit können, den ganzen Tag über Verpflegung haben. Es gab abends Musikprogramm, es ging morgens los mit äh High Five in der ganzen Runde. Wir hatten eine Bühne. Es war wirklich eine ganz andere Stimmung als irgendwer in der Verwaltung so kennt. Und das haben wir ganz bewusst getan, weil wir gesagt haben, hier wollen wir etwas anders machen. Also haben wir’s anders gemacht, schon vom ganzen Setting her. Äh abends wurde gefeiert, da kam Pizzabäcker vorbei und hat live Pizza im Holzofen gebacken. Es gab Livemusik, wie gesagt und es gab all das, was es in Verwaltung sonst nicht gibt, freie Getränke, Essen, rundum sorglos Paket. Aber wir haben natürlich auch was uns gedacht dabei, denn wir hatten den vorbereitet den Hackathon und haben dieses Werkzeug, das war damals bei uns, ist nicht das beste Werkzeug und ist sicherlich auch nicht das schönste Werkzeug, aber wir hatten es zur Verfügung. Wir konnten es einsetzen und darauf kommt es an. Nehmt, was ihr habt und guckt, was ihr draus machen könnt. Und in dem Fall hatten wir dieses Werkzeug hatten die OZG-Cloud, haben das zusammengebracht und hatten so die Möglichkeit, schon vor dem Hackathon, dass wir wussten, Wenn hier ein Onlineformular entsteht auf dem Hackathon, dann können wir das kurz danach auch wirklich für die Bürgerinnen live schalten, anbieten und die Daten kommen strukturiert in die Verwaltung, können bearbeitet werden und man kann digital rechtssicher antworten. Das war Vorbereitung, das hatten wir schon. Das heißt, der Hackathon war insoweit vorbereitet, dass wir wussten, wenn da was passiert, können wir das live schalten. Was wir nicht wussten, ist, passiert was auf dem Hackathon. Das wussten wir nicht wirklich, Wir hatten im Vorfeld nur mal so, also das hört sich, es ist müssen jetzt alle, die zuhören, bisschen dran denken. Retrospektiv denkt man, boah waren die cool, was die alles wussten und gemacht haben. Und ich sage euch, wir sind da mit schwitzender Stirn und wir haben Blut und Wasser geschwitzt sind wir da ehrlich gesagt auch ein bisschen durchgestolpert weil wenn man so einen ersten Hackathon macht, hat man keine Ahnung, was wirklich passiert, wie der ablaufen wird, ob er auch nur annähernd so laufen wird, wie man sich das denkt. Er kam etwas anders, aber er kam viel besser, als wir dachten und wenn man das so rückwirkend erzählt, sieht das so aus, als hätten die das s uper Mastermind mäßig alles schon im Kopf gehabt und ich kann euch beruhigen, das hatten wir nicht. Wir hatten nur ein bisschen Glück und es hat wirklich funktioniert und wir haben gelernt, dass das ein tolles Format ist, mit dem man bestimmte Dinge sehr gut machen kann.

[Felix Schmitt]: Du hast jetzt viel so, auch so, über die Rahmenbedingungen, auch das, was ihr zur Verfügung hattet, ja auch berichtet. Kannst du vielleicht mal ein bisschen schildern, weil ich glaube, wenn man mit so der Idee, so wir machen jetzt mal einen Hackathon für die Stadt Kiel ähm auf die Kolleginnen und Kollegen zugeht. Wird man bestimmt hier oder da auch auf Nachfrage stoßen, aber ich kann mir vorstellen, dass da ja wahrscheinlich auch so ein bisschen Vorsicht auch noch geherrscht hat. Wie habt ihr denn- welche Leute habt ihr denn bei dem Hackathon auch gehabt und wie habt ihr die auch rekrutiert? Also gab’s da eine Dienstanweisung you have to hack oder oder konnten die sich anmelden?

[Jonas Dageförde]: Das gefällt mir, ja, ja. Erstmal eine DuGa schreiben, Dienst und Geschäftsanweisung, ein Traum. Ja, als wäre er fast wie abgesprochen, aber wir haben uns gar nicht abgesprochen, aber das ist eine, extrem gute Frage, denn ganz am Anfang stand natürlich bei uns diese Idee, dass wir die Leute dazu kriegen, selber etwas zu bauen, wir sie dabei unterstützen können und dann haben wir das also kundgetan, haben diesen Hackathon beworben und festgestellt, das interessiert niemanden und keiner meldet sich an und das ist auch passiert. Und wir haben dann in erster Linie geguckt und hatten so ein bisschen gehört, na ja, da gibt’s nicht nur kritische Stimmen von denjenigen, die wir direkt ansprechen, sondern auch von denjenigen, die das erlauben und möglich machen müssen, nämlich die Führungskräfte und dann haben wir sehr schnell drauf reagiert und gesagt, okay, wir brauchen von oben mal mindestens das formale Go, dass jeder weiß, ich darf. Und dann haben wir mit der Führungsspitze, das sind unsere Dezernatsleitungen. Das sind also die obersten Führungskräfte in der Verwaltung bei uns in Kiel und dem Oberbürgermeister haben wir, uns wirklich unterschreiben lassen im wahrsten Sinne auf PowerPoint haben uns unterschreiben lassen, dass jeder Dezernent sagt, wer sich meldet zu diesem Hackathon, bekommt drei Tage freigestellt, um an diesem Hackathon teilzunehmen und muss an diesen drei Tagen sonst nichts machen und bekommt einen Tag für den Kick-off und die Vorbereitung freigestellt, also vier Tage. Das haben wir uns dort also geholt und dann ist erstmal immer noch nichts passiert und da fing das Blut- und Wasserschwitzen schon an, weil dann mussten wir gucken, wie kriegen wir die Leute dazu, sich bereit zu erklären, mitzumachen und wo müssen wir vielleicht bei Führungskräften ein bisschen unterstützend nachhelfen, dass sie die Leute auch dort mitmachen lassen? Da haben wir dann alles mobilisiert, was wir können. Ganz viele Telefonate geführt, E-Mails sind vorbeigeschlappt, Mittagessen gegangen, haben alle, Digitalkollegen, die wir haben, mit denen zusammengearbeitet, wie können wir die richtigen Personen finden, die mitmachen wollen und, Zum Glück haben wir dann ein paar gefunden. Ich hatte auch den Anruf von einer Kollegin, die meinte, wir haben bei uns im Bereich keine, Online-Dienste oder Angebote. Aber ich würde trotzdem gerne mitmachen. Und natürlich sollte sie mitmachen und sie hat dann anderen geholfen, was zu bauen und so konnten wir dann über die Wochen bis zum Hackathon ausreichend viele Menschen mobilisieren so dass am Ende über 60 Personen aus etwas über 20 Ämtern dann mitgemacht haben. Es waren sogar Düsseldorf und Lübeck dabei und haben uns geholfen und haben mitgebaut.

[Felix Schmitt]: Das heißt, ihr habt sozusagen in der, die Werbung in der Verwaltung hat dann so breit funktioniert, dass die Kolleginnen und Kollegen auch aus anderen Kommunen mit dazugekommen sind und da hattet ihr die auch noch mal separat angesprochen?

[Jonas Dageförde]: Ja, also wir haben uns natürlich in Kiel die Hacken abgelaufen, um das hinzubekommen und das muss man auch. Das höre ich auch von Hackathons, die sonst so stattfinden. Wir haben uns auch verzweifelt an unsere Startup-Community hiergewandt, die auch oft Hackathons durchführen und haben gefragt, ob nur wir die Probleme haben. Wir haben beim Ocean Recreation Hackathon gefragt, der auch europaweit gelaufen ist hier in Kiel und alle haben diese gleichen Probleme, dass man einmal die Personen findet, die auf so was Lust haben, die sich auf sowas einlassen und dann dafür sorgt, dass die nicht gestoppt werden und dass die wirklich die den Freiraum bekommen bei so was mitzumachen und das haben wir zum Glück hingekriegt und Düsseldorf und Lübeck, das war so ein bisschen Zufall. Wir stehen, regelmäßig in Kontakt mit anderen Kommunen, haben so ein bisschen davon erzählt, weil wir einfach, Ich erzähle so was gerne, um auch zu hören, was denken andere darüber. So kann man vielleicht das Beraten noch mit einbauen, was man hört und die wollten sofort vorbeikommen und sich das anschauen, haben wir gesagt, das könnt ihr gerne machen und dann kamen die sogar vorbei, haben sich hingesetzt und für Kiel Formulare gebaut.

[Felix Schmitt]: Und dann lass uns doch mal ein bisschen einsteigen in den ja in den Hackathon, Drei Tage beziehungsweise mit Kick-off und allem drum und dran, ja sogar vier Tage. Was stellt man sich da vor? Bei einem bei einem Hackathon. Also das ist man dann irgendwann wirklich eingeschlossen und kommt erst wieder raus, wenn es fertig ist. Also wie man so klischeehaft auch kennt?

[Jonas Dageförde]: Einschließen du niemanden. Das ist gar nicht nötig. Also ich fange jetzt mal mit Direkt mit dem Hackathon an, wobei man sagen muss, davor ist ganz viel gelaufen. Wir können ja noch mal gucken, ob wir da hinschauen. Aber so ein Hackathon fällt nicht vom Himmel, sondern das hat uns ein halbes Jahr Vorbereitung gekostet. Nicht durchgehend, aber insgesamt ein halbes Jahr und auch schon sehr viel Zeit. So, aber auf dem Hackathon ging’s dann morgens los. Es war alles vorbereitet. Die ganze Location war hergerichtet. Wir hatten hinten so kleine Booths, so kleine Stände von zentralen Einheiten. Da waren die Kollegen, die Prozessoptimierung machen. Da war IT-Sicherheit, da war KollegInnen von einfacher Sprache, da waren eine technische Abnahme, da war leichte Sprache, die waren alle dort hinten, sodass sie mit meinem fertigen Dienst dann noch in so eine Prüfung gehen kann, die mir alle Feedback geben und in der Mitte waren große, runde Tische Da haben wir alles dran versammelt. Gemischt querbeet und zwar völlig egal, wer wo arbeitet. Die Leute sollten, sich irgendwie zusammenfinden, sich gegenseitig helfen und alle zusammen an etwas arbeiten. Wir hatten eine große Bühne, auf der ging’s los mit dem Oberbürgermeister, der ein paar Worte gesprochen hat, zu diesem Event und was er sich davon erhofft und wie er da sehr drauf gespannt ist, was passiert. Ich habe ein paar Worte dazu gelassen und, habe dann auch gesagt, was wir hier wollen, ist in erster Linie etwas lernen. Das war ein riesengroßes Experiment für uns festzustellen: Können wir selber, in den Fachbereichen mit einer gewissen Unterstützung Onlineformulare wirklich selber bauen oder müssen wir immer auf irgendetwas zurückgreifen, was das Land baut mit ganz vielen Kommunen, was ein Dienstleister baut oder was uns ein Hersteller anbietet? Ich wollte wissen, geht das auch anders? Und das wollten wir auch wissen. Und das habe ich auf der Bühne dann so kundgetan und gesagt, ich will hier, dass wir uns kennenlernen, dass ihr, Wer hat Lust auf so was in anderen Bereichen, damit wir uns kennenlernen und sehen, es gibt noch mehr von uns. Ich möchte sehen, geht das mit dem Bauen und vielleicht habe ich gesagt Schaffen wir ja auch ein paar Onlineformulare zu bauen und da gab’s dann gleich die erste Widerrede ausm Publikum, weil die Kollegen gesagt haben, ne Jonas, wir sind hier, weil wir echt viele Onlineformulare bauen wollen. Es hat mich natürlich sehr gefreut. Wir haben dann losgelegt, und die Leute haben mit dem, was sie vorbereitet, mitgebracht haben, angefangen im Pair-Programming, also mit Leuten, die wissen, wie dieses Tool funktioniert oder mit KollegInnen, die sich das schon mal im Vorfeld auch etwas näher angucken konnten, denn wir haben diese ganzen Informationen bereitgestellt und auch das Lernen zu dem Tool schon vorab auch vorbereitet, haben die losgelegt zu bauen und immer wenn’s irgendwo gehakt hat, ein Problem gab, nicht weiterging, hatten wir immer jemanden da, der helfen konnte. Wir hatten den Hersteller von dem Werkzeug da da waren drei Personen von Form Solutions da, das war wirklich großartig, die vor Ort geholfen haben. Unser Team war da, da waren einige bei, die mit diesem Tool schon umgehen konnten und es waren auch schon einige in der Verwaltung, die sich das näher angeguckt haben Und so haben wir das geschafft, dass am ersten Tag auch tatsächlich, ich glaube, ein, zwei oder sogar drei Onlineformulare, fertig geworden sind, kleinere Onlineformulare und, Wenn etwas fertig war, das heißt, ich bin dann durch diese Station, die ich vorhin benannt habe, durchgegangen und alle haben gesagt, yo, das funktioniert, das passt. Aus deren Aspekt betrachtet. Und wenn das durch alle diese kleinen Prüfungen durch war das Formular, Dann wurde am Ende eine Schiffsglocke geläutet, ne? Wir sind ja hier im Norden am Wasser und wenn die Schiffsglocke geläutet wurde, dann haben alle kurz aufgehört zu arbeiten. Haben nach vorne geguckt und die Person, die geläutet hat, hat ganz kurz erklärt. Was hat sie dort digitalisiert? Warum ist es cool für BürgerInnen und was hat Der Fachbereich davon, dass das jetzt digital läuft. Dann wurde auch applaudiert. Das heißt, es wurden alle gefeiert, die was fertig gemacht haben. Und davon hatten wir so dreimal. Am ersten Tag hat diese Glocke geläutet und ich muss ehrlich sagen, ich war, ultra happy und war sehr glücklich, dass das so funktioniert hat, dass diese drei das geschafft haben und die saßen wirklich an diesen runden Tischen. Und du hast eben gefragt, hat man die eingeschlossen und die kommen erst raus, wenn sie was geschafft haben? Die haben gearbeitet bis es abends dann diese besagte Pizza gab, die man frisch draußen sich vom Holzofen holen konnte und sind mit der Pizza und dem Bier wieder rein und haben sich an die Tastatur geklemmt. Weil die einfach keinen Bock hatten aufzuhören. Die hatten Bock was zu schaffen und die haben gesehen, sie kriegen was vorwärts, sie kriegen was erstellt. Es entsteht etwas aus ihren Händen. Da konnten die gar nicht die Finger von lassen. Und wie gesagt, da waren Hunde mit dabei, jemand hat die Kinder dabei gehabt. Wir wollten einfach, dass nichts im Weg ist, wenn die wirklich wollen. Und am zweiten Tag, ich war derjenige, der ganz früh da war, weil ich in der Gegend da oben meine Kinder zur Schule gebracht, also zur Schule bringe und Dann war ich also der Erste, der dort war und äh bin mit dem Schlüssel auf das Gelände und habe dann da die die die Pforten aufgeschlossen und da kamen schon die ersten und meinten, ey Jonas, wir wollen ja gleich loslegen. Wir sind gestern, wir, also wir brauchen die Zeit. Wir wollen jetzt hier loslegen. Und da haben wir zusammen erstmal die ganzen Lichtschalter gesucht, geguckt, wo schaltet man hier den Strom an in dieser großen, alten Halle? Wir mussten überhaupt erstmal alles in Betrieb nehmen und die wollten anfangen, bevor überhaupt jemand das Licht angemacht hat. So viel zum Thema, du musst die Leute einschließen. Ähm, da entsteht also ein Spirit und der entsteht überall, egal wo du hingehst, wenn du Menschen es ermöglichst wirklich etwas auf die Straße zu kriegen und ich glaube, das ist der Hauptfokus von diesem Hackathon. Etwas Hacken heißt, ich schaffe etwas, in der Zeit auf die Beine zu stellen. Das kann ein Prototyp sein, der kein fertiges Produkt ist aus Schuhkarton zusammen genagelt. Aber er stellt etwas dar. Er ist etwas in Form gewordenes, was vorher nur als Idee in irgendwo in der Luft war. Das heißt, man hat etwas geschaffen, man ist einen Riesenschritt weiter. Ich kann auch Programmcode erstellen. Ich kann aber auch, Dinge wirklich ins Leben rufen, die die müssen sich aber materialisieren. Also es reicht nicht so arbeitsgruppenmäßig am Ende irgendwie so eine, keine Ahnung so Meeting Notes zu haben wie nennt man das? Gesprächsnotizen zu haben und ein Protokoll rumzuschicken. Das finde ich reicht nicht für ein Hackathon. Es muss es muss etwas geschaffen werden, dass ein, dass alle einen richtigen Schritt weiterbringt und im Idealfall etwas, was sogar schon den Charakter hat danach in kurzer Zeit Realität zu werden oder ein ganz essentieller, wichtiger Schritt ist, um danach etwas, Bis zur Realität entwickeln zu können. Das ist der große Warum das so wichtig ist, sich beim nicht einfach nur zu treffen, sondern wirklich zu überlegen, was will man dort erstellen und wir konnten das nur tun, weil wir dieses Werkzeug uns vorher a ngeschafft haben, das verbunden haben mit der OZG-Cloud, die bei uns schon äh in dem in dem Zeitrahmen auch an den Start gegangen ist und wir das sozusagen damit auch möglich gemacht haben, dass wir danach die Onlineformulare nicht alle in den Schrank legen müssen, sondern sie dann auch wirklich, live stellen können.

[Felix Schmitt]: Mhm. Ähm wichtige Frage von von meiner Seite da du bringst es mit unfassbarerLeidenschaft ja grade auch rüber. Braucht man diese Leidenschaft, damit es gelingt oder kommt diese Leidenschaft aus dem Hackathon? Was war da was war zuerst da, also braucht man das sozusagen, also auch diese diese Einstellung, diese Mentalität ähm oder oder entsteht die dann auch ähm in in so einem Event?

[Jonas Dageförde]: Also die Leidenschaft und das Glänzen in den Augen ist in dem Event entstanden, weil uns die KollegInnen gezeigt haben, was sie auf dem Kasten haben was in ihnen steckt, wenn sie wenn man sie lässt äh und sie einfach nur unterstützt und machen lässt, da kam das Glänzen und die wahnsinnige Begeisterung. Der OB hat sich am letzten Tag auf die Bühne geworfen und war so begeistert von dem, was da rumgekommen ist, was da passiert ist, dass er gefragt hat, wann machen wir den nächsten noch, noch in der Tür, bevor er raus war. Und das entsteht auf dem Event. Vorher muss man einfach nur genug Kollegen haben, sodass man sich gegenseitig immer wieder am Rockzipfel packt und hochzieht und sagt, das schaffen wir, das schaffen wir trotzdem. Das kriegen wir hin. Äh wir schmeißen die Flinte jetzt nicht ins Korn, weil es wird, irgendwas passieren, was, dem entgegensteht, sei es mit der Location, sei es mit KollegInnen, sei es dass wir zum Beispiel keine Leute gefunden haben, die mitmachen wollen am Anfang. Viele Unwegbarkeiten und die muss man einfach durchstehen. Da muss man ein paar Kollegen haben, die einem helfen, dass man da durchkommt und da muss man vertrauen, den langen Atem haben, irgendwen anrufen, den man kennt, der so was schon mal gemacht hat und sagt, doch, doch, das schafft ihr, haltet durch, ähm damit man nicht kurz vorher sozusagen auf der Strecke liegen bleibt, weil dann entsteht das mit dieser Begeisterung und dem glänzen in den Augen nicht. Weil das kommt erst auf dem Event, wenn man sieht, wie sich das entfaltet und darauf würde ich, habe ich jetzt ein Grundvertrauen. Ich glaube, egal wo. Ich habe von Hackathons gelesen, in Versicherungen, in bei Banken. Also eigentlich in Organisationen, die ähnlich einer Verwaltung sind, die weltweit aufgestellt sind, riesengroß, verkrustet und die haben Grandioses damit geleistet und geschafft. Und das geht, wenn man, glaube ich, sich absolut befreit von dem Alltag. Wir haben’s vielleicht sehr weit, man muss nicht immer so weit gehen, wie wir gegangen sind in der Wahl der Location und in dem, was wir drumherum gestrickt haben, aber alle müssen, glaube ich, sehr deutlich spüren dass an diesen drei Tagen an dem Ort, mit dem was dort gemacht wird, alles deutlich anders ist. Wie man das macht, würde ich sagen viel Kreativität gefragt, aber bitte wirklich. Aus dem also sich dazu im Ratssaal treffen geht auch, aber dann muss der Ratssaal wirklich dann was völlig anderes hergeben als sonst. Und bitte nicht dann in so einen mifigen, grauen Meetingraum gehen, wie wir sie alle kennen, wo dann so ein Board an der Wand ist und dann sagen, jetzt machen wir mal. Bringt mal eure Notebooks mit. Das ein paar Erdnüsse aufm Tisch, das ist zu wenig. Mhm. Da muss ein anderer Spirit rüberkommen und da muss man sich irgendwas ausdenken, auch mit Low-Budget geht das ähm und das muss allen klar machen, dass sie sich davon befreien, wie sie sonst jeden Tag arbeiten müssen oder äh sich angewöhnt haben zu arbeiten. Das ist ja das besteht ja immer aus vielen Komponenten. Aber wenn man dort, Wir haben auch drauf Wert gelegt, dass nicht jeder alleine sitzt und dann immer so Achter-Zehner-Tische sind, die rund waren, sodass man sich mit Blicken und und direkt signalisieren kann. Du, ich will mit dir kurz reden und dann redet man schnell und die hatten alle ganz schnell Kontakt auch zu allen Menschen, die Hilfe brauchen. Das ist auch wichtig für den Hackathon. Niemand sollte auf einem Hackathon da sitzen, sich fragen, wie das geht, und man hat niemanden, den man dazu holen kann, der das auflöst. Weil dann ist diese Person in dem Moment ist da Schluss mit hacken, weil die sitzt da und kommt nicht weiter. Das heißt, ich muss mir die Leute organisieren. Per Zoom, per Telefon, vor Ort, egal. Ich muss sie im Zugriff haben, dass ich sagen kann, Moment, dein Problem, wir finden, Mach du mal irgendwas anderes oder mach eine Pause. Äh trink iss irgendwas. Wir gucken mal, dass wir wir haben da ein paar wir wir besorgen Hilfe Das muss, das ist ganz wichtig, weil dann kann auf dem Hackathon die Personen, die straucheln und das werden alle irgendwann, finden dann die Unterstützung Hilfe von Kollegen oder von Experten und können sofort weitermachen. Und das ist das, worauf’s ankommt. Weitermachen können und etwas umsetzen und etwas auf die Straße bringen, also sogenannte Selbstwirksamkeit erfahren und das ist der entscheidende Punkt und dann funktioniert auch so ein Hackathon und der Fokus liegt dort liegt da drauf, dass wir anders arbeiten als in unserem Alltag, wo wir doch oft relativ alleine arbeiten, so lerne ich das in Verwaltung. Es ist doch sehr zergliedert, sehr zersplittert in sehr kleinen Einheiten gedacht und selbst wenn Teams an großen ähm Wohngeld oder anderen Anträgen arbeiten an sogenannten äh also an Services, wo viele, viele Anträge bei uns eingehen, arbeitet jeder für sich seinen Stapel auf seinem Tisch ab. Und ich glaube, das ist kein Modell der Zukunft. Das Modell der Zukunft ist, es gibt einen Stapel für die Verwaltung oder für das Amt. Und jeder holt sich seinen Schritt oder seinen nächsten Auftrag, wenn er Zeit hat und man findet und trifft sich öfter und und bespricht, Was ist passiert? Was habe ich gelernt? Wie kann man was besser machen? Ich habe ein Problem. Wisst ihr was, wie das geht? Dass man also Wissen, Know-how, Best Practices austauschen. Das findet oft gar nicht statt, weil wir die uns die Zeit nicht nehmen. Und der Hackathon bricht damit, vollständig. Morgens gibt’s eine Runde. Da hören alle kurz auf und man redet gemeinsam. Allen ist klar, sie können jederzeit alle fragen. Keiner fühlt sich gestört. Wir, fördern, dass sich alle kennenlernen, egal wo sie arbeiten. Wir haben natürlich im Vorfeld schon Mattermost allen nahegebracht. Das ist ein äh ein themenbasierter Chat, was ich glaube, ein super, super wichtiges Kommunikationstool ist. Keine E-Mail mit Verteilern. Das ist Kommunikation von gestern und sie ist grausam. Ähm sondern so was wie Slack Rocket Chat, Mattermost. Das ist sozusagen für alle, die das nicht kennen, sowas bisschen wie äh WeChat nur wirklich für Teams und Menschen, die zusammenarbeiten. Da wird dann ein Thema eingestellt als Kanal. Und jeder, der Lust und Interesse hat, kann diesem Kanal beitreten, lesen, was da drin passiert, selber was zum Besten geben und auch wieder tschüss sagen, wenn man sagt, das Thema interessiert mich doch nicht oder ich habe jetzt kein Interesse mehr. Wenn ich aber in so ein Thema reingehe, in so einen Kanal sehe ich alles, was in der Vergangenheit besprochen wurde und steige nicht erst dort ein, wo ich auf den Verteiler einer E-Mail gerutscht bin. Und das ist ein ganz ganz großer Unterschied, Ich hole mir die Info, wenn ich sie haben will und ich kann teilnehmen und beitreten und bin nicht ausgeschlossen von allem, was schon gelaufen ist. Und genau das haben wir dort genutzt. Im Vorfeld, während des Hackathonsund auch danach, um diese Menschen, die völlig unterschiedlich in der Verwaltung arbeiten, beisammenzuhalten und sozusagen zu einer Community langsam jetzt zusammenzuschweißen. Die wir, glaube ich, heute geschaffen und geformt haben. Wir haben noch ein paar mehr Sachen gemacht, aber das sind so wichtige Dinge, die Ein Hackathon ist ein großer Baustein, an dem ganz viele Dinge, die zum Kulturwandel beitragen. So ein bisschen zusammenlaufen. Wie diese andere Form des Zusammenarbeitens. Völlig direkte Hierarchiefreie Bereichs- und strukturfreie Kommunikation derer, die Interesse an diesem Thema haben über diese Kanäle und dieses äh themenbasierte Chatten mit Mattermost bei uns, aber da gibt es auch andere Werkzeuge. Das andere ist im Vorfeld haben wir ein eine E-Learning-Plattform aufgebaut, nur für den Hackathon. Mit Blinkit haben wir das sehr schnell aufgebaut und da stand drin. Warum tun wir das? Videobotschaft vom Oberbürgermeister, vom CDO, vom Dezernenten für Personal, Finanzen und ähm was hat er noch bei sich? IT und, mit diesen Botschaften klargemacht, was wir da wollen, warum tun wir das überhaupt? Bis hin zu, wie funktioniert dieses Werkzeug? Schritt für Schritt Erklärung ähm und auch weiterführende Informationen, die Interesse hatten. Und das in so kleinen Häppchen in so einer etwas gamifizierten Lernumgebung und Das konnte jeder für sich nutzen, jeder in seinem Tempo vor dem Hackathon während des Hackathons und danach und das sind Dinge, so lernt man heute, so arbeitet man heute. Nicht ich buche mir einen Kurs Und bis ich das benutze, ist alles wieder vergessen, sondern ich habe jetzt ein Problem Ich will jetzt was lösen, ich muss jetzt was tun und ich finde das, ich kann das sozusagen mir anlernen in einer kleinen Einheit und kann das jetzt zum Einsatz bringen und bin einen Schritt weiter. So muss das heute funktionieren und so was haben wir dort, verwendet, eingeführt äh zum ersten Mal benutzt und auch unseren Personalbereich damit dort erlebbar gemacht und auch selber gelernt, wie das geht ähm und und das wird jetzt weitergeführt und und größer gemacht. Das andere ist dieses Strukturen vergessen und und Dinge, zusammenbringen, weil die Menschen daran interessiert sind und nicht weil sie in einem Team, in einer Struktur zusammenarbeiten, zwingend. Ähm wir haben Werkzeuge eingeführt, die es uns ermöglichen, selber digitale Lösungen zu bauen, also zumindest Onlineformulare, und haben sozusagen ganz viel Veränderung reingebracht die an so einem Hackathon, Weil es ein Event ist, weil es drei intensive Tage sind, dort alle funktionieren müssen und man eigentlich keine Ausreden hat zu sagen, na ja, da machen wir noch ein bissl später oder nee, das machen wir jetzt E-Learning, dann dann schleppt sich das so hin. Das geht dort nicht. Man muss es zum Hackathonauf die Beine stellen, auch selber, und eben materialisieren, es muss dann da sein. Na ja und dann ist das da und man lernt was draus und man hat es zur Verfügung, man hat es getan und man lernt auch, dass die Menschen ausbrechen dürfen müssen. Und man muss ihnen diesen Freiraum geben, weil im Alltag ist es unfair zu sagen beschäftige dich doch mal mit was Neuem. Mach doch mal was ganz anderes. Wenn vor mir aufm Tisch 37 unbearbeitete Anträge liegen, die wirklich wichtig sind, weil Menschen das Geld brauchen, die machen das ja, die bearbeiten die Anträge ja nicht, weil Sie denken, das ist Sie wissen nix Besseres. Die wissen ganz genau, wie wichtig das ist und deswegen bearbeiten Sie diese Anträge und nehmen sich nicht die Zeit die muss man sich frei boxen bei sowas. Und das müssen wir halt auch lernen, wie das geht, um Neues reinzubringen, um Dinge verändern zu dürfen und zu können, ne Beispiel Scrum und Veränderung Iteration, agiles Arbeiten, da gibt es immer die sogenannte Retrospektive, eine der wichtigsten und wertvollsten Aktionen des Teams. Macht man in gewissen Abständen nach einer Woche, zwei Wochen, drei Wochen, je nachdem wie man so seine Sprints definiert, setzt sich das ganze Team zusammen und nimmt sich ein, zwei, drei Stunden Zeit und überlegt, nicht an was haben wir gearbeitet, sondern Wie haben wir gearbeitet? Funktioniert das? Was funktioniert nicht? Was können wir in der nächsten Runde, eins, zwei, drei Wochen, je nachdem wie lang die ist, verändern, anpassen, damit’s besser wird. Das ist das, was man braucht, sonst wird es nie besser und man redet nie drüber. Und das hat man eben auch in so einem Hecke von schafft man sich den Rahmen, das zu tun.

[Felix Schmitt]: Also du hast ja jetzt das Thema ähm viel viel größer gemacht. Ähm wir haben gerade über den Hackathon ähm, Ja auch gesprochen, aber du hast ja auchsehr deutlich auch gerade gezeigt, das ist ja eigentlich so ein Baustein. Denn eigentlich geht es ja dadrumVerwaltung auch zu verändern und wir hatten jetzt bei uns im, Podcast beispielsweise auch schon das OZG Bootcampaus Mönchengladbach. Wir haben über OZG Barcamps hier schon gesprochen. Die ja im Prinzip auch immer eint, so ein Stück weit es geht dadrum die Art und Weise des Arbeitens, des Denkens in Verwaltungen auch zu verändern, Da hast du jetzt ja schon einige Punkte hier auch mit reingebracht, die sowohl ähm Tools betreffen, also sozusagen die Technik oder womit man auch arbeitet. Aber viel wichtiger ja auch das Thema Mentalität.Also wie wollen wir zusammenarbeiten? Machen wir das in Teams? Darf ich eigentlich mit den Kolleginnen und Kollegen aus dem anderen Fachbereich überhaupt direktreden oder muss ich da erst noch mal jemanden fragen? Ähm, Das sind ja äh ziemlich große Veränderungen, die die da anstehen, die für die einzelne Person ja auch eine Veränderung bedeuten, wie sie in einer Verwaltung auch tätig sein können. Wie versucht ihr denn genau also diese Herausforderung, die ja größer ist als zum Beispiel ein Formular für einenAntrag, den ihr dann auf die Homepage auch stellt. Ähm wie oder wie geht dir denn genau diese Herausforderung an dir viel stärker auch in in in Verwaltungshistorien, Verwaltungskultur eingreift, also in ganz lange Traditionslinien, was Leute gelernt haben vor 30 Jahren, vor 25 Jahren und das natürlich auch weitergeben an Kolleginnen und Kollegen, die vielleicht noch nicht so lange drin sind. Wie setzt ihr denn da an? Ist das sozusagen so jetzt haben wir den Hakathon? Der Rest der Mentalität ändert sich von selbst oder ist es ein Baustein, den ihr dort auch gezielt eingesetzt habt?

[Jonas Dageförde]: Also bei Mentalitätswende, ich würde jetzt einmal ganz kurz nur groß ausholen, denn warum machen wir das überhaupt alles? Also warum interessiert uns überhaupt den der Kulturwandel und die Veränderung in der Verwaltung? Wir könnten doch auch alles lassen, wie es ist. Bisschen Digitalisierung und gut ist. Könnte man machen aber wir haben einen riesengroßen Fachkräftemangel vor uns. In allen Verwaltungen und ich glaube auch in Unternehmen und darüber hinaus, ich höre und lese darüber überall, wird in den nächsten Jahren werden viele Menschen in Rente gehen. Wir haben davon äh auf der digitalen Woche von der Provinzial gehört, dass die damit sehr zu kämpfen haben. In Kiel, in der Verwaltung, auch bei der Provinzial, gehen bis ungefähr 2030 ein Drittel der Belegschaft in Rente. Das sind Herausforderungen, denen müssen wir uns stellen. Hinzu kommt, die Menschen erwarten heutzutage etwas anderes. Die erwarten heute sowas wie bei Amazon. Ich gehe dahin, Ich drücke wo drauf, heute bestellt, morgen da, Heute bestellt heute da, gibt es schon. Und dann kommen sie zur Verwaltung, da geht nix digital. Ich stehe am Rathaus, stehe mir die Beine in den Bauch, warte, muss irgendwie so Anträge ausfüllen, die kaum ein Mensch versteht, selbst wenn er studiert hat und nach sechs, acht, zehn, 12 Wochen kriege ich mein Ergebnis und das ist vielleicht noch nicht mal zufriedenstellend. Ich übertreibe natürlich ein bisschen und ich vergleiche auch gerade Extreme. Wir werden nicht Amazon, aber wir müssen uns an den Erwartungen messen und so, wie man uns heute erlebt, Entschuldigung, das ist- Das funktioniert nicht. Unser Ansehen können wir so nicht verbessern. Und wenn wir’s nicht tun, wenn unser Ansehen, so wie wir durch den Kakao gezogen werden, wie wir, wie wir Feedback kriegen und wie man auch Verwaltung oft darstellt und kommentiert in Teilen zurecht, aber in Teilen tut man uns nicht recht. Dem, was Verwaltung wirklich auch an Aufgaben hat und auch eine Herausforderungen hat, die Amazon überhaupt nicht hat. Ähm dann werden Menschen aber das Vertrauen in uns verlieren und ich glaube, das ist ein mehr als ein Vertrauen in die Verwaltung. Also in die reine Stadtverwaltung oder kommunale Verwaltung, denn, Ich war vor fünf Jahren nicht in der Verwaltung. Ich war selber. Ich habe in Start-ups gearbeitet, mittelständischen Unternehmen in Großkonzernen. Ich habe selber gegründet. Also ich kannte die äh ganz, ganz viel, aber sicherlich nicht Verwaltung. Für mich war das alles das Gleiche. Stadtverwaltung, äh Landesverwaltung, Bundesverwaltung, Regierung, Politik, ganz ehrlich, das war für mich eher mehr oder weniger eine große Soße. Weil ich mich nie damit richtig beschäftigt habe, weil’s mich interessiert hat. So geht es aber, glaube ich, ganz vielen Menschen. Und wenn Sie das Vertrauen in uns verlieren, verlieren Sie das Vertrauen in eine Stadt, in die Politik und ich glaube sogar in den Staat und damit auch in die Demokratie und, Das müssen wir uns vor Augen führen. Das müssen wir uns vor Augen führen, auch in den Verwaltungen, wo der Kontakt zu den Menschen am größten ist, dass hier wirklich was auf dem Spiel steht. Das treibt das mich an, das treibt uns hier in der Stabsstelle an, das treibt mittlerweile auch die meisten Führungskräfte an und das treibt auch immer mehr Menschen an Die sich dessen gewahr werden und diesen Schritt einmal zurücktreten und sich das angucken. Und das brauchen wir und dafür, damit das klappt, also diese großen gestiegenen, heraus äh Erwartungen der Menschen, die wir heute noch gar nicht erfüllen können, die wir aber erfüllen müssen, damit man uns ernst nimmt und glaubt, dass wir funktionieren. Mit den mit den Herausforderungen, die wir haben, durch den, Wandel, dass dass viele Menschen in Rente gehen werden und Fachkräftemangel noch oben drauf kommt und wir in Konkurrenz stehen. Das müssen wir alles gleichzeitig hinkriegen und noch zusätzlich, Wir haben größere Krisen, die öfter vorbeischauen als in den Jahrzehnten davor und wir gehen im Moment mal eher davon aus, dass das vielleicht sogar so bleibt und dass wir jetzt nicht wieder zehn Jahre Ruhe haben, bevor die nächste Krise vorbeikommt. Und all das zusammen erfordert, dass wir anders andere Lösungen suchen müssen, dass wir mit den Lösungen, die wir heute Normalerweise suchen mehr Geld, mehr vom Gleichen, also mehr Stellen mit den Profilen, die wir heute schon haben, äh werden wir nicht mehr punkten können. Wir müssen umdenken und zum Umdenken gehört eben auch, aber nicht alleine, aber auch alle Chancen der Digitalisierung zu nutzen, die es gibt. Und der Hackathon war jetzt eines dieser Formate, das wir nutzen, um unsere Ki:GO-Bewegung ins Leben zu rufen. Die haben wir vor vier, vor fünf Jahren mittlerweile gestartet und das ist in Kiel eine demokratisierte Bewegung für alle, Interesse und Lust haben, die sich motivieren lassen und jeder darf sie nutzen. Es ist nicht von oben verordnet. Es ist nicht zentral geplant und sozusagen stabsmäßig organisiert und wie bei der Bundeswehr dann auch wirklich komplett durchgeplant und durchgeführt, macht die Bundeswehr übrigens auch nicht, wenn’s um Gefechte geht. Die erhalten sich mobile Einheiten, die dann vor Ort entscheiden, wie’s weitergeht Was sie eint, ist das Ziel, was sie eint ist das Verständnis, warum sie tun, was sie tun. Und genau das machen wir hier auch. Wir versuchen die Menschen zu mobilisieren, ihnen klarzumachen, warum wir das tun. Wir informieren viel. Es gibt das Ki:GO Forum. Wird regelmäßig durchgeführt, mindestens einmal im Jahr, da sind alle Menschen der Verwaltung eingeladen, dürfen vorbeikommen, sind auch freigestellt dafür und sich informieren zu ganz vielen Themen der Digitalisierung in der Stadt, aber auch über die Stadt hinaus. Wir holen Speaker rein, wir holen äh Menschen rein, die Workshops machen. Wir Teilen von Kollegen für Kollegen aus anderen Kommunen aus Kiel und das alles dann vor Ort, zum Beispiel im Ratssaal. Wir machen das Ganze auch digital zu speziellen Themen, damit alle die Chance haben, mitzumachen, auch die, die nicht vor Ort sind. Und da kommen dann gerne 200 Leute vor Ort zusammen, die sich das alles angucken und das wie so eine Messe auch dann nutzen. Wir haben aber auch Formate zum Mitmachen. Das sind sogenannte Sprints, wo man sich mal einen Tag trifft und jeder kann dort reinschneien und sagen, ich habe zwei Stunden Zeit Ich brauche euch, ich will hier was umsetzen, machen tun, zum Beispiel zu den Onlineformularen oder wir kommen gleich noch ganz kurz vielleicht zu einem zweiten Hackathon, den wir noch viel größer und ich glaube, viel mutiger gemacht haben, weil der erste so erfolgreich war wir machen diese wir bauen und bilden diese Community, dass die Menschen weiter zusammenkommen, die an sowas Lust haben und mitmachen. Wir führen diese Hecke von uns durch als sehr große Formate aber wir verändern auch Strukturen und Organisationen. Wir haben neue Rollen eingeführt wie den Change Manager, Data- und Tech-Enabler, Digitalcoaches, Digitalkoordinatoren, alles neue Stellen zentral in den Bereichen. Wir haben neue Organisationsstrukturen jetzt aufgebaut, das Ki:GO-Board, in dem es dem Stadtweite Projekte und digitale Vorhaben besprochen werden, mit Menschen aus von allen äh Führungshirchieieebenen in allen Bereichen. Wir haben ein neues großes Amt gegründet, ähm in dem jetzt die das nennt sich Innovation und zentrale Dienste. In dem geht die IT auf, aber auch Bauen wir jetzt ein komplett neuer Abteilung für Produktentwicklung, Produktmanagement und Beratung auf, um wirklich, digitale Produkte der Zukunft zu entwickeln. Für uns und für die Menschen in Kiel. Und wir haben, Auch mit dem Personal und Organisationsamt in deren Führung in Kiel jetzt einen neuen Leitfaden für und jetzt Achtung, Zusammenarbeit und Führung erstellt. Das hieß am Anfang Führung und sonst was und der Prozess hat gezeigt nein. Zusammenarbeit kommt erst und dann kommt Führung. Und das haben wir in einem Leadership-Forum vorgestellt. Und in diesem Ki:GO Leadership Forum, das hat es in der Stadt noch bisher nicht gegeben, wurden alle Führungskräfte der Stadt. Das waren über ähm 600 Personen und 400 Personen sind gekommen und waren vor Ort. Ähm wurden zu einem wirklich sehr guten, professionellen Event auf rotem Teppich empfangen von der Führungsspitze der Stadt Kiel und haben alle Informationen bekommen zu einem wirklich tollen Event, um ihnen klar zu machen Wir brauchen euch, ihr seid die, die diesen Wandel, diese Veränderung möglich machen. Ihr seid die, die Anstöße geben. Ihr seid die auch bei Zeiten einfach aus dem Weg treten und nicht im Weg stehen, gilt auch für mich. Manchmal steht man im Weg. Da muss, das muss man erkennen und einfach mal ausm Weg gehen und die Menschen machen lassen und sagen, wird schon und wenn nicht, ist auch egal, Hauptsache es ist passiert und es hat jemand gemacht und getan und niemand hat die Person gestoppt etwas Neues auszuprobieren. Das sind alles Dinge, die passieren und das ist, auch auf dem Weg entstanden. Wir haben mit gewissen Aktivitäten und Ideen und einem Konzept begonnen Aber auf dem Weg in den letzten vier Jahren hat sich das ständig verändert und wir haben ständig auf das reagiert, was in der Stadt passiert. Und so ist Ki:GO eben nix designtes und Verordnetes, sondern wie eine Landkarte, die zeichnen wir uns. Wir überlegen uns, wo wir längs gehen, aber auf dem Weg orientieren wir uns neu nehmen ne Abkürzung oder gehen um den Teich herum äh oder schwimmen mittendurch, weil wir gesehen haben, äh da gibt’s ein neues Boot, das nutzen wir. Ich versuche so mit Metaphern das zu erklären, weil wir uns da so durch navigieren, beratend und wir uns auch zugestehen, dass wir nicht wissen, wie Ki:GO in ein oder 2 Jahren aussieht. Selbst wenn wir Ideen davon haben, glauben wir, wissen wir nicht genau, wie das ist. Und ich glaube, das ist das Das ist das, worauf man sich wirklich einlassen muss. Nicht so zu tun, als ob und auszuhalten, bis man so ein bisschen belächelt wird, wenn es heißt, na, ihr habt ja gar keinen Plan. Ihr macht ja einfach nur so. Wir haben eine Vision, wir haben ein Ziel, wir haben einen echten Grund, warum wir das tun, was wir tun, was uns antreibt und dann gestehen wir uns zu, dass wir eine so große Veränderung in so einer Organisation, in dem, Kontext einer ganzen Gesellschaft von so einer Stadt Kiel, überhaupt gar nicht vorhersehen können, zumindest nicht auf so einen langen Zeithorizont, sondern eher so auf ein halbes Jahr, Jahr. Wir verändern auch Dinge, von denen wir wissen, die bleiben jetzt erst mal, aber dann ändert sich schon was und wer so ein Digitalcoach ist und was ein Data und Tech Enabler macht Die, die ich eingestellt habe, den habe ich immer gesagt. Ihr seid die ersten dieser Rolle. Ich war auch der erste CDO. Unsere Aufgabe ist es, unsere eigene Rolle auch weiter zu entwickeln und zu definieren Hier steht eine erste Idee, hier steht ein Aufschlag, aber ihr müsst es mitgestalten und das erwarte ich in Zukunft von allen Mitarbeitenden in der Verwaltung. Immer mehr drauf zu gucken, was ändert sich, was wie müssen wir drauf reagieren und welche Vorgehensweisen sollten wir vielleicht in Frage stellen? Und dann verschiedene Formate nutzen, um auszuprobieren, wie wir etwas anders machen können und Hackathon ist so ein Beispiel. Wir haben jetzt in Noch ganz kurz im letzten Jahr mit neun Kommunen zusammen in Schleswig-Holstein und dem ITV.SH, das ist jetzt so ein so ein IT-Verbund für die Kommune Schleswig-Holstein und der Staatskanzlei des Landes Schleswig-Holstein gemeinsam Hackathon von durchgeführt mit Lowcode-Nocode-Werkzeugen. Um auszuprobieren, sage und schreibe Software zu erstellen, selber zu bauen für sogenannte Fachverfahren, also Spezialsoftware in den Fachbereichen, um digitale Workflows zu bauen, dem, unterschiedlichste Personengruppen kollaborativ zusammenarbeiten. In unserem Beispiel war das der niedergelassene Arzt, der Patient das Fachamt bei uns, der die Gesundheitsbehörde ähm, Die haben alle zusammengearbeitet und der Prozess hat vorher sechs Wochen gebraucht für das Mitführen von Betäubungsmitteln den Antrag und in diesem Prozess vier Tage oder drei Tage und das haben die komplett selber gebaut in drei Tagen, in vier Tagen. Und wir haben Automatisierung selber gebaut, sodass wir gar keine Arbeit mehr haben der Straßenverkehrsbehörde. Da wurde ein Antrag nahezu vollständig automatisiert und spart dort jetzt jedes Jahr fünf Monate Nettoarbeitszeit. Und das ist auch den haben wir auch schon live Die anderen Sachen noch nicht, weil wir diese Tools, das war ein Experiment auszuprobieren, tun wir uns das an, diese Werkzeuge in die Stadt zu bringen, zu kaufen, einzuführen, mit Sicherheitschecks alles durchzuführen, in die OZG-Cloud zu integrieren. Das ist ein Riesenaufwand und wir wollten lernen, lohnt es sich, Und ich muss sagen auch auf diesem Hackathon mit den vielen Kommunen, die dort mitgemacht haben. Da war auch die äh das Bayerische äh Ministerium für Digitalisierung war dabei. Ähm und haben richtig mitgemacht und waren auch wieder ganze Woche vor Ort. Hat gezeigt, Verwaltung kann sowas mit den richtigen digitalen Infrastrukturen und Werkzeugen. Und jetzt werden wir diese Infrastruktur, sind wir dabei, die zu bauen und diese Werkzeuge uns in die Stadt und auch, nach Schleswig-Holstein, also in diese OZG-Cloud zu holen, bei der alle mitmachen können. Es ist ein offenes Ökosystem und dafür taugen diese und, das ermöglichen sie einem sowas auch zu experimentieren. Ich habe jetzt natürlich das Problem, dass die Ämter, die dort ein Fachverfahren gebaut haben, die sind so scharf auf dieses Fachverfahren, um ihr Excel abzulösen, Die sind jetzt ein bisschen traurig, dass das doch leider nur ein Experiment war und die ein fertiges Produkt dort hätten in einer Umgebung, die wir noch nicht haben, die wir noch nicht einsetzen können.Also Kinder- und Jugendbereich bei uns. Die könnten jetzt damit, weit über 200 Millionen Euro in Kiel an die entsprechenden Einrichtungen verteilen, weil sie all die Algorithmen, die es braucht, auf Basis der digitalen Daten, die sie einsammeln über dieses Werkzeug ähm jetzt verteilen könnten und das nicht mehr mit Excel machen müssten, was was grausam ist bei denen, wie’s läuft,

[Felix Schmitt]: Ja, das verstehe ich sofort. Es hat glaube ich Excel auch bis heute immer noch das meist genutzte Fachverfahren in in in Kommunen da mal eine Veränderung herbeizuführen, wäre mit Sicherheit sehr sinnvoll.

[Jonas Dageförde]: Ich kann das nur allen nahe legen. Wenn ihr glaubt, ihr könnt keine digitalen Lösungen bauen. Ihr habt euch alle geschnitten. Ich habe mich auch geschnitten, weil ich hätte nicht gedacht, dass so ein komplexes, großes Fachverfahren, an vier Tagen fast vollständig gebaut wurde. Es hat funktioniert, es hat berechnet, es wurde verglichen, das Ergebnis wurde verglichen mit der Excel-Berechnung und ist eins zu eins, sozusagen das gleiche Ergebnis geliefert, so dass das Fachamt jetzt sagt, Wir wollen, dass auch die Führungskräfte dort sagen, wir wollen das. Und das muss ich sagen, das, entfesselt eine ganz andere Möglichkeit in Verwaltung, nämlich diese Selbstwirksamkeit. Digitale Werkzeuge zu nutzen, die einen nicht weiter stören oder noch mehr belasten, sondern die einem wirklich die Arbeit vollständig abnehmen oder erleichtern. Und das können wir, Wenn die Rahmenbedingungen stimmen, also Low-Code No-Code ist so eine Rahmenbedingung, ein Ökosystem, in dem vieles zusammenspielt wie ein Bürgerkonto, ein Postfach, mit dem man mit Bürgern kommunizieren kann, E-Payment, äh zentrale Register, die man einbinden kann und so weiter. Das braucht es und das muss fertig sein. Das kann ich jedes Mal neu erfinden. Und wenn ich dann ein Werkzeug habe, um digitale Lösungen zu bauen, mit, Ich klicke mir das und ab und zu frage ich einen Experten, der baut mir ein bisschen was und dann klicke ich wieder. Dann können Fachämter selber, wahnsinnig viel selber erstellen und dann ist der Schritt nicht mehr weit, dass wir echte proaktive, tolle Dienste bauen, die zu den Bürgern kommen, anklopfen und sagen. Sie haben sich scheiden lassen, sind alleinerziehende Mutter oder Vater. Da gibt es 15 Leistungen und sieben Leistungen davon haben wir als Stadt. Wir haben das hier mal vorbereitet. Wohin dürfen wir Ihnen das Geld überweisen? Hier sind die Beratungsstellen. Wir haben Ihnen Termine reserviert. Wollen Sie davon einen wahrnehmen? Und hier hinten finden Sie noch ganz andere Caritas-Organisationen, die bieten Ihnen auch was. Hier sind die Ansprechpartner, können Sie direkt anrufen. Heute ist nämlich das Problem, dass diejenigen, die in die Situation kommen, gar nicht wissen, was sie alles nutzen können und keiner vorbeikommt, ihnen das zu erklären. Wir hätten aber eigentlich alles parat, Wenn wir diese Werkzeuge haben und die Lösungen bauen können und die Daten zusammenbringen können, so dass diese Dienste dann bei den Menschen vorbeischauen können und proaktiv werden. Und das, glaube ich, geht nicht zentral. Das geht nur dezentral. Wir brauchen zentral die großen Basiskomponenten wie die zentralen großen Register. Äh die Bund ID. Die E-ID, ein ein payment, das überall funktioniert. Äh eine E-Wallet, die funktioniert, wo wir Verwaltung uns integrieren können. Das sind die Dinge, die wir zentral brauchen, die bitte keine Kommune selber entwickeln sollte. Und dann sollten wir aber bei den Lösungen gucken, Was brauchen wir dort noch zentral und was lohnt sich zentral gar nicht zu bauen? Weil das doch viele selber schnell entwickeln können und andere dann mit ins Boot springen und sagen, nehme ich, kopiere ich mir. Was machen wir heute schon? Online-Formulare kopieren wir uns aus Tübingen äh von uns wird kopiert und woanders eingesetzt, ist überhaupt kein Problem.

[Felix Schmitt]: Ähm genau.Jonas, Wir haben jetzt noch die wir könnten glaube ich noch sehr lange auch über euer zweites äh über euren zweiten Hackathon auch sprechen, der ja auch noch mal ein bisschen anders abgelaufen ist als der äh als der erste Hackathon, den hast du ja auch grade schon so ein bisschen angedeutet. Auch das Thema OZG-Cloud oder jetzt grade proaktive Verwaltung. Wie kommen wir eigentlich dahin? Ähm sind auf jeden Fall Themen, dieauch nochmal Zeit brauchen. Die kriegen wir alle in diese Folge gar nicht mehr rein. Hätte ich gar nicht gedacht, dass wir dass wir so intensivauch über über das Thema Hakathon so lange sprechen können, aber ich fand das totalfantastisch, mit wie viel Leidenschaft, mit wie viel Fachwissenund Begeisterung du das auch rübergebracht hast an der Stelle. Wir werden zu den anderen Themenaber auch noch etwas verlinken in den Shownotes,sodass man sich bei den anderen Themen zumindest dann auch nochmal anschauen kann, was dort auchabgelaufen ist.

[Jonas Dageförde]: Also wir haben ausführlich berichtet auf LinkedIn, das das verlinken wir. Das ist auf jeden Fall. Man kann uns auch bitte ansprechen. Wir kommen auch gerne zu Veranstaltungen und äh helfen auch allen Kommunen, die Lust haben und tauschen uns mit denen aus und geben Tipps und Folien und alles rüber, was wir haben, damit die ins Laufen kommen. Äh wir lernen ja auch von anderen und kopieren, Äh du hattest glaube ich in der Vorbereitung, bevor wir aus der Leitung gehen, gefragt wie ist das so mit Nachhaltigkeit oder auch hier jetzt schon in dem äh in der Aufnahme. enken, Hacke von gemacht, getan, vergessen? Kann passieren, ähm, Ist aber hier nicht passiert. Die Fachbereiche erstellen seit dem Hecke von, muss ich sagen, hat’s ein Jahr gedauert, bis alles online war. Schande über aller unser Haupt in der Verwaltung in Kiel. Aber so ist das nun mal manchmal. Heute, Bauen alle Fachbereiche Onlineformulare und wir haben im letzten Jahr, ich glaube, über 200 neue Formulare gestartet. Ich habe den Überblick da fast verloren, was gut ist, weil die Fachbereiche es jetzt selber machen und uns gar nicht mehr fragen müssen. Und, Nachhaltigkeit jetzt auch beim zweiten Hack gefunden. Die Automatisierung in der Straßenverkehrsbehörde war zwei Monate nach dem Hackezone live und läuft bis heute und die Straßenverkehrsbehörde bei uns äh der Kollege, der es dort gebaut hat, der freut sich ohne Ende und ist schon an den nächsten Automatisierungen dran, äh die auch umzusetzen. Also man kann und es wird auch nachhaltig, wenn man das sozusagen auch so aufsetzt. Mhm. Ganz wichtiger Punkt, dass nicht jeder denkt, das ist so ein kurzes Blitzlicht und dann war’s das. Kann passieren. Ähm aber wenn man die Weichen stellt, dann kann es eben auch anders laufen, Mhm. Ähm genau, also auch wichtiges Thema nehmen wir auch noch mit auf und äh bin schon gespannt. Also das wir waren jetzt heute ja zum zweiten Mal in Kiel, Wir hatten ja schon mal ein ein Interview auch mit der Stadt gehabt damals zum Chief City Officer, aber schon eine ganze Ecke her. Ja mit der Jutta Schlemmer, genau, die ist jetzt.

[Felix Schmitt]: Da gab’s Jutta Schlemmer noch gar nicht. Da hatten wir schon drüber gesprochen es ist wirklich schon eine ganze Weile her. Genau, also von daher aber sehr spannend auch zu sehen von Mainz aus, von einer Landeshauptstadt zu einer ähnlich großen Landeshauptstadt, wie unterschiedlich hier manchmal auch das Vorgehen ist, ähm wie unterschiedlich auch die Prioritätensetzung manchmal sind, gibt es ja auch kein richtig oder falsch, aber es gibt einen unterschiedlich und auch davon kann man ja ein Stück weit auch lernen. Ähm ich habe heute auch wieder ganz viel mitgenommen. Dafür lieber Jonas, vielen Dank. Die Kontaktdaten zu dir wie gesagt, nehmen wir auch gerne mit auf, um dann den Kolleginnen und Kollegen aus den Verwaltungen auch die Möglichkeit zu geben, auch direkt nochmal nachzufragen oder auch gleich zu erfahren, wo findet denn der nächste Hackathon statt und kann ich mich da auch anmelden.

[Jonas Dageförde]: In Bayern. Länderübergreifend. Jawoll.

[Felix Schmitt]: Genau. Sehr gut. Da genau, da hatten wir nämlich auch im Vorfeld schon drüber gesprochen. Glaube ich auch ganz spannendzu wissen, dass sich diese Ideeund das Konzept weiter rumgesprochen hat und jetzt mit der Akademie, wenn ich’s richtig ähm im im Kopf habe, jetzt auch gemeinsam in Bayern umgesetzt wird.

[Jonas Dageförde]: Ministerium für Digitales, AKDB ist dabei, da sind einige Institutionen an Bord, genau.

[Felix Schmitt]: Super. Lieber Jonas, vielen Dank,dass du mit dabei gewesen bist, dass du uns so vielan Input jetzt hier auch noch mal mitgegeben hast. Da haben wir unsere Zeit, die wir eigentlich in denBlick genommen haben, auch durchaus gesprengt. Dafür vielen Dank undich bin gespannt, was ihr in den nächsten Monaten in den nächsten Jahrenalles noch umgesetzt bekommt und wann wir ein drittes Mal in Kiel sind und ähm was wir uns dann bei euch auch mal abgucken können. Vielen Dank Jonas.

[Jonas Dageförde]: Auch vielen Dank von meiner Seite, dass wir mit unseren Erfahrungen, dass wir die hier teilen konnten und ich hoffe, dass wir viele anregen können, es uns gleich zu tun oder andere Dinge zu tun, von denen wir dann wieder profitieren können. Dankeschön.

[Felix Schmitt]: So, das war’s für heute. Vielen Dank, dass du dabei warst und bis zum nächsten Mal.