Von Wadgassen zu Smartgassen - Mein Interview mit Sebastian Greiber

Coworking im Rathaus, das seine Dienstleistung auch so einfach und schnell wie Amazon erbringen soll.
Ein Co-Living Space für Bürger*nnen, die in neuen Arbeitsmodellen so nah wie möglich bei ihren Kindern arbeiten möchten. Ein virtuelles Mehrgenerationenhaus, Smarties, die das Change Management im Rathaus befeuern und Data Driven Government.
Wir reden hier nicht über Helsinki oder andere Städte, die als Vorreiter der Digitalisierung gelten.
Wir reden heute über die 18.000-Einwohner-Stadt Wadgassen im Saarland.
Smartgassen, wie der Bürgermeister Sebastian Greiber gerne sagt.
Sebastian ist in dieser Folge zu Gast. Er erzählt davon, dass er vor acht Jahren bei seinem Dienstantritt nicht mal einen Computer in seinem Büro vorgefunden hat und wie er von dort ausgehend der Stadt eine Vision gegeben hat, an der sich viele andere Städte und Gemeinden ein Beispiel nehmen.

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Transkript

[Felix Schmitt] Kommunale Digitalisierung, der Podcast mit Felix Schmitt.
Herzlich willkommen zu Folge 33 meines Podcasts zur kommunalen Digitalisierung.
Mein Name ist Felix Schmitt. Ich bin dein Moderator und Begleiter auf dem Weg in die kommunale Digitalisierung.
Coworking im Rathaus, das seine Dienstleistung auch so einfach und schnell wie Amazon erbringen soll.
Ein Co-Living Space für BürgerInnen, die in neun Arbeitsmodellen so nah wie möglich bei ihren Kindern arbeiten möchten.
Ein virtuelles Mehrgenerationenhaus, Smarties, die das Change Management im Rathaus befeuern und Data Driven Government.
Wir reden hier nicht über Helsinki oder andere Städte, die als Vorreiter der Digitalisierung gelten,
Wir reden heute über die 18.000 Einwohner-Stadt Wadgassen im Saarland.
Smartgassen. Wie der Bürgermeister Sebastian Greiber gerne sagt.
Sebastian ist heute mein Gast. Er erzählt mir, dass er vor acht Jahren bei seinem Dienstantritt nicht mal einen Computer in seinem Büro vorgefunden hat und wie er von dort ausgehend der Stadt eine Vision gegeben hat,
an der sich viele andere Städte und Gemeinden ein Beispiel nehmen.
Hallo Sebastian Greiber, ich grüße dich. 

 
[Sebastian Greiber] Hallo Felix, grüß dich.

[Felix Schmitt] Aus Wadgassen wird Smartgassen beim OZG wissen wir ja, Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung kann manchmal ein bisschen länger dauern. Wie weit auf dem Weg nach Smartgassen seid ihr denn schon gekommen?

[Sebastian Greiber] Das ist natürlich ähm die Frage, wie das Ziel definiert ist, Smartgassen ist ja eigentlich auch irgendwo eine Vision und wahrscheinlich werden wir nie,
ganz final dort ankommen und immer auf dem Weg dorthin sein, weil die Technik sich ja auch permanent weiterentwickelt und es immer wieder neue Möglichkeiten gibt aber ich glaube, wir haben schon ganz, ganz große Schritte,
in diese Richtung nach Smartgassen gemacht und schon viele erste Erfolge in der Veränderung, in dem Change-Prozess, in dem wir mittendrin stecken
und ja eine sehr spannende Reise und wir sind da natürlich auch total noch gespannt, was da alles noch auf uns zukommt.

 

[Felix Schmitt] Ihr habt euch ja eine ganze Menge vorgenommen und ihr habt doch schon eine ganze Menge auch umgesetzt.
Weil es so viel ist, würde ich gerne mal wirklich ganz am Anfang anfangen, um so ein bisschen die Geschichte auch zu erzählen, wie es denn dazu gekommen ist, dass bei euch das Thema Digitalisierung so eine, kann man ja schon sagen, dominierende Rolle spielt und ähm du bist,
2014 zum ersten Mal zum Bürgermeister von Wadgassen gewählt worden.
Kannst du mal beschreiben, welche Herausforderung ist denn damals jetzt vor acht Jahren gab, die dir als Bürgermeister in den Schoß gefallen sind? Um was musstest du dich denn damals kümmern, als du erstmals in Wadgassen Verantwortung übernommen hast?

[Sebastian Greiber] Ja, 2014 mein erster Arbeitstag war passenderweise der 1. Mai als Tag der Arbeit. Ein guter Einstieg. Und ich glaube da war meine Gemeinde Wadgassen von Smartgassen noch Lichtjahre entfernt und ich umschreibe das gerne so, äh mein Vorgänger war über zwei Jahrzehnte im Amt und dementsprechend bin ich am ersten Tag in mein Büro gekommen
und dort gab es weder einen Netzwerkanschluss noch einen Rechner, sondern den klassischen Tischkalender und wie man sie von früher kennt, die Unterschriftmappen.
Das heißt meine erste Aufgabe war mein eigenes Büro zu digitalisieren und ja mit einem MacBook auszustatten. 
Und das ist dann sozusagen auch der Ausgangspunkt. Also wir waren vom Thema Digitalisierung ganz weit weg und von daher war das für mich auch von Anfang an klar, dass das eins meiner wesentlichen Themen sein wird diese Gemeinde dort nach vorne zu entwickeln. Ähm wir hatten nicht mal flächendeckendes DSL aus den unterschiedlichsten Gründen. Also.

Die Aufgaben waren von Anfang an im Rahmen der Digitalisierung groß und herausfordernd. Das hat mich dann aber nicht davon abgehalten, da,
Gas zu geben, dass wir sehr schnell aufholen und vielleicht jetzt sogar etwas in der Range nach vorne gerutscht sind.

[Felix Schmitt] Wie bist du dann vorgegangen, als du festgestellt hast, okay, wir haben hier im Prinzip, ich sag’s jetzt mal,
positiv formuliert ein großes, weites Feld zur Verfügung und können im Prinzip von Anfang an anfangen. Was waren denn so die ersten Schritte, mit denen ihr begonnen habt um die Verwaltung, die Gemeinde so ein bisschen in Digitalisierungsprojekte auch reinzubringen, denn ich nehme mal an, wenn das beim damaligen Bürgermeister nicht nicht breit verortet war, wird es wahrscheinlich in der Verwaltung auch nicht breit verortet gewesen sein. Wie seid ihr da gestartet? Wie habt ihr die Leute da auch mitgenommen?

 

[Sebastian Greiber] Absolut war das Thema Digitalisierung oder generell IT kein dominantes Thema in dieser Verwaltung, was man allein schon daran gemerkt hat, dass die EDV
Abteilung, die mit einer Person besetzt war, in einer ja, eine Unterabteilung und der Kämmerei war.
Und dementsprechend auch der Stellenwert und von daher war eine meiner ersten Handlungen, die EDV-Abteilung zur Stabstelle,
erstmal ganz nah an mich heranzuholen und dann mit den vorhandenen Strukturen das erstmal ja den Überblick zu verschaffen. Mit den Dienstleistern, die seinerzeit auch schon mit hier im Haus unterwegs waren, zu schauen, wo wir stehen. Und dann aber auch relativ schnell und konzentriert die EDV-Abteilung aufzubauen. Weil eine Person, so was sicherlich nicht schaffen kann und ja heute die Stabsstelle Digitalisierung daraus geworden ist mit vier Personen, die insgesamt das Thema vorantreiben, also wirklich von Grund auf das Thema noch mal neu aufgebaut hier.
Und was ich erstmal damals als Riesenaufgabe vielleicht mich auch etwas äh herausgefordert hat, war aber auf der anderen Seite natürlich auch die große Chance,
es von Grund auf in dieses Haus, in diese Gemeinde hereinzubringen und dann aber auch irgendwann, ja, zu einem Selbstverständnis zu kommen und dass es jetzt wirklich gut am Laufen und am Rollen ist.

[Felix Schmitt] Und aus dieser anfangs, ich sag mal Kernerarbeit die notwendig war, ist ja dann bald die Vision von Smartgassen geworden oder vielleicht war’s auch erstmal eine Idee. Wie seid ihr denn da drauf gekommen, dass es da vielleicht ein bisschen mehr braucht als nur ein paar DSL-Leitungen im Rathaus und vielleicht noch ein WLAN?

[Sebastian Greiber] Der finale Auslöser, das definitiv mehr sein muss, war natürlich irgendwo auch die Coronapandemie. Aber wir hatten davor bereits angefangen, mobiles Arbeiten zu ermöglichen, um allein die Vereinbarkeit von Familie und Beruf gerade für die jungen Frauen, die in den letzten Jahren hier auch, viel Verantwortung an vielen Stellen übernommen haben eben auch das zu ermöglichen. Das ist, glaube ich, heute in der heutigen Zeit auch als Arbeitgeber vor Corona schon ein gutes Instrument gewesen. Da haben wir uns schon auf den Weg gemacht. Das heißt, wir hatten Gott sei Dank vor der Pandemie schon eine Grundinfrastruktur,
die ja sagen wir mal vereinzelt hier und da routiniert genutzt wurde, aber natürlich nicht in der Fläche.
Und spätestens dann mit all den Einschränkungen und den Dingen, die durch den Lockdown und Corona dann natürlich uns auch als Arbeitgeber mit den Mitarbeitern vor Herausforderungen gebracht hat, hat, glaube ich, dann auch wirklich jeder Mitarbeiter hier im Haus verstanden, dass die Digitalisierung kein Teufelszeug ist, sondern uns hier hilft weiter gut und effizient arbeiten zu können.
Die jeweiligen unterschiedlichen schwierigen Situationen zu Hause, sei es durch Quarantäne und all die Dinge, die uns da beschäftigt haben, gut vereinbaren zu können und da war dann auch der gedankliche Weg gar nicht mehr so weit zu sagen in diesen Situationen, wir hier als Mitarbeiter der Gemeindeverwaltung stecken betrifft das ja auch die Bürgerinnen und Bürger, die jetzt hier im Homeoffice sind für ihre Arbeitgeber.
Und deshalb der große Ansatz, wie positionieren wir uns als Gemeinde mit der Smartgassenstrategie auch als Zukunftsgemeinde, dass hier Familien, Arbeitnehmerinnen, Arbeitnehmer gut leben können, aber auch gut mobil arbeiten können. Und dann kommt natürlich zwangsläufig die Infrastrukturfrage und all das, was wir darüber hinaus auch noch entwickelt haben.
 

[Felix Schmitt] Also ich verstehe das so ein bisschen so der der erste Impuls ging davon aus die Arbeitssituation im Rathaus
zu verbessern und das dann mit digitalen Hilfsmitteln, mit New Work-Elementen hast du ja auch grade beschrieben, dann auch anzureichern.
Wenn man sich jetzt heute mal eure eure Website zum Beispiel auch anschaut, dann sieht man davon ja auch viel. Also da finde ich ganz schnell Schlagworte wie smarte Verwaltung, Co-Living Spaces oder auch das virtuelle Mehrgenerationenhaus, das zeigt aber,
Ihr seid ja deutlich drüber hinausgegangen, was so ähm die Digitalisierung der Arbeitsmethoden und auch vielleicht auch der Kompetenzen der Kolleginnen und Kollegen angeht.
Wie war denn dieser Schritt? Ähm was ist denn da passiert, dass ihr gesagt habt, okay
smarte Verwaltung ist das eine, aber jetzt wollen wir auch äh nach Wadgassen reingehen und uns drum kümmern, dass die Bürgerinnen und Bürger auch was von diesen Trends und von den neuen Möglichkeiten haben. Was war da so der,
ich sage mal, der der eine Moment, vielleicht gibt’s den ja, dass man gesagt hat, so wir haben jetzt diese Erfahrung, jetzt gehen wir mal nach draußen.

[Sebastian Greiber] Ob es wirklich so einen ganz einfachen Moment gibt, glaube ich nicht. Das sind glaube ich viele einzelne kleinere Momente, die das so in relativ kurzer Zeit dann auch ausgelöst haben. Wir haben aufgrund des Internetausbaus, weil wir ein großer Kita-Träger sind, natürlich auch viel mitbekommen, was die
Mitbürger hier auf der auf der Seele brennt oder wo sie so ihre Schwierigkeiten haben. Wenn sie jetzt von ihrem Arbeitgeber Immobilien arbeiten den ganzen Tag in Wadgassen sind. Und wir waren früher, so hat das auch immer mein Vorgänger gesehen, eine klassische Wohngemeinde, das heißt oder Schlafgemeinde, das heißt 80Prozent der Bevölkerung pendelt morgens aus und ist abends wieder eingependelt und hat eben die Freizeit und den Abend und die Nacht sozusagen hier verbracht. Das heißt, tagsüber relativ ruhig. Und das hat sich eben mit Corona erheblich verändert und ähm so als Kommune im Speckgürtel der Landeshauptstadt, aber auch der Kreisstadt, für saarländische Verhältnisse alles sehr nah beieinander, einmal zehn, einmal zwanzig Kilometer. Ist dann irgendwann der Groschen gefallen, dass glaube ich, eine riesengroße Chance haben, wenn wir uns als attraktive Lebensmittelpunkt für die Menschen ja positionieren und entwickeln, dass dieses New Work für uns hier eine Selbstverständlichkeit ist und man dann eben nicht mehr in der Stadt wohnen muss. Es gibt ja auch ähm ja den den Wanderungsbewegungen aus der Stadt heraus, aufs Land, eben im Rahmen dieser Bewegung und dass das eine riesengroße,
Zukunftschance für unsere Gemeinde, aber auch unter dem demografischen Aspekt ist. Und als diese Erkenntnis hier im Haus gereift ist, haben alle relativ schnell ja das auch als große Chance begriffen und deshalb sind wir da auch sehr beherzt rangegangen, um ja diese Zeit über die Coronapandemie zu nutzen, um uns für die Zeit danach.
Eben auch entsprechend zu positionieren.

[Felix Schmitt] Ich hatte vorhin ja schon so zwei Begriffe auch reingeworfen, die ja auch sehr prominent bei euch bearbeitet werden. Co-Living Space und ein virtuelles Mehrgenerationenhaus, was ja wenn man wenn man sich jetzt noch mal Revue passieren lässt, was du gerade auch beschrieben hast, welche Trends es ja auch bei der Wahrnehmung der Infrastruktur der Stadt durch Corona ja auch gibt. Ähm was verbirgt sich denn hinter diesen zwei Begriffen? Welche Ziele verfolgt ihr mit diesen zwei Projekten und was verbirgt sich dahinter? 

 
[Sebastian Greiber] Man muss ja eben auch aufpassen, dass man bei dieser Veränderung zur Digitalisierung auch versucht alle mitzunehmen und alle Generationen. Und das ist zum Beispiel auch der, Aspekt des virtuellen Mehrgenerationenhauses, wo wir mit einem Projekt über die Seniorenarbeit insbesondere Seniorinnen und Senioren, aber auch Menschen, die beim Thema ähm Digitalisierung, vielleicht ihre Berührungsängste haben, daher auch über mehr Generationen, ja ich will sagen wie eine Art
Workshop machen. Sie bekommen von uns Tablets zur Verfügung gestellt, um den Umgang damit Generationenübergreifend zu lernen und im Alltag auch zu nutzen. Also das kriegen die Anwendungen gezeigt, wie die Technik funktioniert, dass eben auch die Angst verloren geht,
das anzuwenden, um dann ja auch generationenübergreifend im Zweifel nur zu chatten oder Videocalls zu machen.
Oder oder oder, um sie eben gemeinsam an diese neue Welt in Anführungszeichen heranzuführen.
Um eben alle versuchen mitzunehmen. Das ist die Idee des virtuellen Mehrgenerationenhauses.
Die Idee des Co-Living-Spaces geht da nochmal deutlich drüber hinaus. Wir sind ja wie ich eben schon sagte auch ein großer Kita-Träger bei uns in der Gemeinde und als Gemeinde auch Grundschulträger.
Und aus Überlegungen heraus, dass jetzt plötzlich bei uns so viele Menschen mobil oder im Homeoffice bei uns zu Hause arbeiten, also tagsüber hier sind vor allem in der Regel ja Familien mit Kindern, die das auch betrifft, die Überlegung, na wenn sich diese Lebensmodelle,
und die Arbeitsrealität jetzt so verändert hat, müssen wir vielleicht auch das Setting drumherum anpassen auf diese neue Lebenswirklichkeit und da ist die Vision entstanden, einfach mal zu überlegen, was wäre denn, wenn,
einem klassischen Familienbild, Vater, Mutter, wegen mir, zwei Kinder, 1 in der Kindergarten, eins in der Grundschule statt, dass jeder morgens irgendwo anders hinfährt, um in der Kita zu sein oder zu arbeiten und man erst abends wieder spät zusammenkommt, wenn sie alle an einen Ort fahren und an einen Bildungsstandort die Kita ist, die Grundschule ist, aber auch ein Coworking Space. Das räumlich getrennt. Alle Familienmitglieder an einem Ort hier bei uns in der Gemeinde eben dann entweder betreut werden, in der Schule sind oder eben dann auch beide Elternteile möglicherweise mobil in einem Coworking Space arbeiten können,
um nicht nur Fahrwege zu sparen, sondern dann zum Beispiel auch in der Mittagszeit, in der Mensa gemeinsam die Mittagspause als Familie nochmal verbringen zu können und Zeit miteinander gewinnen zu können. Und ich glaube das sind Möglichkeiten, die diese veränderte Lebens- und Arbeitswelt heute mit sich bringt
die auch vielleicht bei vielen, gerade der jüngeren Generationen, äh der berühmten Generation Z Dinge ermöglicht, die ihnen wichtig sind, Zeit mit der Familie eben zu verbringen und nicht die Arbeit über alles zu stellen, wenn wir eben die Infrastruktur drumherum anpassen und das verbirgt sich hinter dem Co-Living-Space.

[Felix Schmitt] Ich kann mir vorstellen, das ist ja für eine Kommune nicht nur für eine Kommune eurer Größenordnung, sondern auch für deutlich größere Kommunen ja eine ziemliche Herausforderung, solche Projekte umzusetzen
Ähm bleiben wir vielleicht mal bei dem Co-Living-Space, weil es ja wie du das ja sehr schön ja auch beschrieben hast in der Tat ja auch eine Nachfrage mit Sicherheit ja auch abdecken kann. Eine Nachfrage, die es vielleicht in der Form vor ein paar Jahren auch noch gar nicht gab. Wie geht ihr denn vor, um aus so einer Vision aus Smartgassen mit einem Co-Living-Space auch Realität werden zu lassen?
Wie setzt ihr so etwas um? Welche Partner braucht ihr auch dafür, um so etwas dann auch sozusagen auf die Straße zu bringen?

[Sebastian Greiber] Das sind natürlich keine Projekte, die von heute auf morgen gehen, gerade weil die Veränderungen ja auch mit all den neuen Krisen, mit denen wir zu tun haben, ja sich überschlagen. Aber wir brauchen dafür natürlich nicht nur die Kitas oder die Schulen, die das eben auch ja dann mittragen müssen, sondern vor allem auch die Zielgruppe und wir sind deshalb auch dort intensiv in der Kommunikation im Austausch mit Eltern an vielen Stellen auch über ihre Bedarfe, wie sie,
Betreuung in Zukunft sich vorstellen, wie sie sie benötigen, um eben auch das
Interesse dafür, einmal A abzufragen beziehungsweise B auch über diese Ideen oder über diese Konzepte zu informieren und
die frühzeitig mit ins Boot holen, weil sie ja von diesem Coworking Space ja auch dann die,
zukünftigen Nutzer sind oder wären. Und auf der anderen Seite ist natürlich auch ganz wichtig die Entscheidungsträger, also sprich den Gemeinderat und andere Akteure, die vielleicht auch aus Durschnitt ja meistens anderen Generationen sich zusammensetzen von dieser neuen Lebenswirklichkeit der gerade der jüngeren Familien zu überzeugen und das nahe zu bringen. Also es ist schon glaube ich ein sehr großer Wandel, der dort an vielen Stellen passiert und das ist natürlich auch eine Herausforderungen für Entscheidungsträger, die vielleicht aus anderen Generationen kommen. Das entsprechend nachvollziehen zu können, was die Bedürfnisse der kommenden Generation sind. Und da muss man natürlich viel miteinander reden und auch teilweise überzeugen, wie sich die äh Realität eben verändert hat.
Kommunikation und auch Transparenz sind da ganz wichtige Faktoren um für diese Zukunftsvision oder diese Zukunftsideen dann auch alle mitzunehmen.

[Felix Schmitt] Ich kann mir vorstellen einen Teil der Zielgruppe für so einen Call-Living-Space könnten ja zum Beispiel auch die Beschäftigten aus seinem aus seinem Rathaus ja auch sein, hattest es ja vorhin schon erwähnt, dass bei euch auch in den letzten Jahren noch viele Frauen mit Kindern oder Eltern mit Kindern in Verantwortung auch gekommen sind. Aber ihr arbeitet ja nicht nur für die Beschäftigten draußen, sondern ja auch in der Verwaltung selber an Modernisierungsschritten, die über das hinausgehen, was du vorhin beschrieben hast. Ihr habt das so ein bisschen überschrieben, die Entwicklung in der Verwaltung, der smarten Verwaltung, das neue Amazon.
Das wird bestimmt bei dem einen oder anderen sehr unterschiedliche Gefühle auslösen, weil Amazon ja auch in ganz unterschiedliche Bereiche auch eingreift und unterschiedliche Auswirkungen hat. Wie verstehst du denn, das neue Amazon in einer Kommunalverwaltung? Was für eine Vision verbirgt sich hinter dieser Überschrift?

[Sebastian Greiber] Der Vergleich mit Amazon ist natürlich erstmal schwierig, aber dahinter steckt die Idee, dass wir Amazon für unsere Bürgerinnen und Bürger sein wollen, dass am Ende des Change-Prozesses und wenn die Digitalisierung hier durch ist, der Verwaltungsgang, der Kontakt des Bürgers mit uns für den Bürger so einfach sein muss wie das Onlineshoppen bei Amazon. Das entsprechend daher die Prozesse alle hinterfragt werden müssen, die wir heute haben. Weil diese maximale Kundenorientierung, die es bei Amazon eben gibt und auch diese einfachen und schlanken und schnellen Abläufe und Prozesse kriegt man natürlich nicht von heute auf morgen in ein Verwaltungsleben, aber das ist die Idee dahinter, dass das unser Ziel sein soll, bei all den Dingen, wo wir den Bürgerkontakt haben. Das ist für den Bürger,
ob’s eine Terminbuchung, ein Dokument, was er braucht oder ein Ticket für irgendetwas kauft oder eine Auskunft bekommt, so einfach ist im Idealfall rund um die Uhr online und dann genauso schnell anschließend funktioniert wie heute bei Amazon, was ja manchmal schon beängstigend ist, wenn man dort abends um zehn Uhr noch bestellt und morgens um 8 Uhr das Paket vor der Tür stehen hat. 
Aber das ist so etwa die Idee dahinter, die auf der Kundenseite damit klargemacht werden soll, sprich auf der Bürgerseite, wo wir hinwollen.
Auf der anderen Seite da weiß ich nicht, ob wir da unbedingt das Amazon-Vorbild holen wollen, aber hier intern die Prozesse eben hinterfragen und ich sage mal ähnlich wie, ja, einen Start-up-Gedanken in diese Verwaltung gebracht haben, in agilen Strukturen zu arbeiten. In flachen Hierarchien, um eben auch diese Geschwindigkeit und Modernität als Arbeitgeber ähnlich wie solche Unternehmen sie haben auch in eine Verwaltung zu bringen. 

 

[Felix Schmitt] Ich merke immer wieder, wenn ich selber auch in Verwaltung bin, viele auch die Jüngeren lernen ja in der in der Ausbildung, aber auch an den an den Hochschulen im Verwaltungsbereich,
nicht wirklich, wie man in flachen Hierarchien arbeitet. Bei den Älteren, die bei denen die Ausbildung
sogar noch ein bisschen länger zurückliegt, dann ist das ja manchmal sogar noch verschärft, die ja dann sehr stark ja nicht nur bestimmte Ausbildungen bekommen haben, sondern ja auch gelernt haben, dass Verwaltungen hierarchisch funktionieren. Wie gehst du denn diese Veränderung an, die ja vielleicht bei dem einen oder anderen ja nicht nur auf Gegenliebe stößt? Habt ihr dann eine Idee, einen Plan, wie ihr das umsetzen wollt oder ist das eine Dienstanweisung und dann funktioniert das.

[Sebastian Greiber] Es wäre schön, wenn es mit der Dienstanweisung funktioniert hätte oder würde, dann wär’s natürlich deutlich einfacher und schneller, aber das funktioniert natürlich nicht. Wir haben uns ja tatsächlich gewandelt, ich sage mal, von der preußischen Verwaltung, das ist ja das Bild, was du gerade so noch gesagt hast. Tatsächlich zur agilen Verwaltung und da ist bei uns schon sehr viel passiert und auch da ist natürlich ganz wichtig Mitarbeiter und die Führungskräfte mitzunehmen, ihnen auch das Handwerkszeug mitzugeben. Und dafür haben wir einen sehr großen und auch sehr aufwendig gestalteten Change-Prozess gemacht, der aber auch noch weitergeht und wir haben zwei glaube ich entscheidende Säulen. Der Prozess ist natürlich etwas umfangreicher. Wir haben zwei glaube ich ganz wichtige Dinge gemacht die zu dem Erfolg auch beitragen, dass es uns gelungen ist in diese agile Struktur reinzukommen. Zum einen haben wir oder habe ich jetzt gerade in den letzten Jahren auch den Generationswechsel bei den Führungskräfte nutzen können, eben neue Mentalitäten mit reinzubringen und wir haben auch mit sämtlichen Führungskräften die Amtsleiter, deren Stellvertreter,  Stabstellenleiter, aber auch die Führungskräfte aus unseren kommunalen Gesellschaften als Team in einen Lenkungskreis gesetzt für diesen Change-Prozess und auch mindestens einmal jährlich ein Workshop-Wochenende, um mit auch externer Begleitung, diese Dinge sich gemeinsam zu erarbeiten. Also nicht vorgesetzt zu bekommen per Dienstanweisung, sondern wir haben die uns gemeinsam als Führungskräfte erarbeitet. Da ist zum Beispiel auch rausgekommen im vergangenen Jahr, dass,
neue und zum ersten Mal Unternehmensleitbild als auch ein Führungsweitbild, was wir uns gemeinsam gegeben haben. Das habe nicht ich vorgegeben, sondern das haben wir, mit allen Führungskräften an einem Wochenende gemeinsame Arbeit, wie wir uns das in Zukunft vorstellen als modernes Unternehmen.
Auf der anderen Seite dieser Change-Prozess mit flachen Hierarchien funktioniert auch nur, wenn ich die vormals untere Ebene, sprich den klassischen Sachbearbeiter auch mit reinhole und das sind unsere sogenannten Smarties. Also jeder konnte sich aus allen Ämtern und Abteilungen freiwillig auch melden. Wer hat Lust den Arbeitsplatz der Zukunft in meiner Gemeindeverwaltung mitzugestalten? Daraus ist eine bunte Truppe voller Smarties geworden. Die Namen haben sie sich auch selbst gegeben, die wirklich dort sich die Themen auch selbst nehmen, die sagen, der Prozess nervt uns schon seit Jahrzehnten, ist maximal aufwendig, kann man den nicht besser machen und erarbeiten dann auch ämterübergreifend die Lösungen oder stellen sich Aufgaben und verändern damit proaktiv auf in Anführungszeichen Sachbearbeiterebene, ums bildlich zu erklären, die Prozesse und die Workflows in unserer Gemeindeverwaltung.

 

[Felix Schmitt] Also das klingt jetzt nach einem auch nach einem sehr spannenden Projekt, was jetzt gerade auch am Ende nochmal geschildert hast, dass sozusagen der Change-Prozess, der in der Verwaltung notwendigerweise stattfindet, der im Prinzip von einzelnen sozusagen mitgetragen wird, also von der Verwaltung selbst umgesetzt wird. Was habt ihr denn bei den Smarties wie seid ihr da vorgegangen? Haben die eine Ausbildung bekommen oder haben die sonstige Unterstützung bekommen oder haben die sich alles sozusagen selber beigebracht, selbst überlegt und auch eine eigene Zusammenarbeit selbst organisiert.

[Sebastian Greiber] Unsere Smarties ähm organisieren sich im Wesentlichen selbst, die Workshops oder die Treffen werden natürlich durch die Stabsstelle Digitalisierung koordiniert und organisiert, aber die Themen oder die Aufgaben machen die tatsächlich autark. Es geht da halt darum dass die Sachbearbeiter, die sozusagen ja tagtäglich mit diesen Dingen zu tun haben und mit denen sie immer wieder konfrontiert sind, auch hinterfragen dürfen.
Und wenn sie dann an ihre fachlichen Grenzen kommen, ist natürlich auch hier und da externe Unterstützung dabei in diesem Prozess. Oder wenn Rat von außen gebraucht wird, auch diese Möglichkeit haben sie, aber ansonsten stellen sie sich die Aufgaben selbst. Und so haben sie sich zum Beispiel auch ämterübergreifend auf
gemeinsame Ordnerstrukturen geeinigt, wie sie Ablagen gemacht werden oder andere Dinge, Prozesse und da gibt es wirklich eine ganz, ganz große Vielzahl und du kennst das vielleicht auch aus anderen Diskussionen wo Sachbearbeiter über Generationen mehr oder weniger in Verwaltung schon immer einen Prozess oder ein Dokument so abgelegt und von links nach rechts von oben nach unten gebracht wird und die fragen sich alle, ist total unnötig oder verdammt viel Arbeit und ärgern sich seit Generationen darüber über diese viele Arbeit und auf die Frage, warum das so ist, kommt im Zweifel, weil’s schon immer so gemacht wurde.
Und das ist die Kompetenz, die wir den Smarties auch in die Hand gegeben haben. Sie dürfen wirklich alles hinterfragen,
Und wenn sie zum Ergebnis kommen, es geht einfacher oder auch wir brauchen’s gar nicht, dann haben sie auch die Freiheit, das wegzuräumen oder zu verändern und ihre Erfolge dann und die Dinge, die sie verändert haben, dann diesem Lenkungsausschuss, den ich eben ja schon erwähnt habe, wo alle Führungskräfte drin sind, dann auch zu präsentieren und zu zeigen. Schaut mal, das haben wir uns
erarbeitet, da sparen wir unnötige Arbeit oder es ist maximal effizienter oder, oder, oder, oder und stehen dann oder der Erfolg geht dann auch mit ihnen äh nach Hause und so hat jeder hier in diesem Haus heute die Möglichkeit wirklich sein Arbeitsumfeld und auch seine Prozesse mitzugestalten für die Zukunft und den Arbeitsplatz auch angenehmer zu machen und effizienter zu machen. 

 

[Felix Schmitt] Zu der veränderten Arbeitsweise und anderen Prozessen, die du gerade beschrieben hast innerhalb einer Verwaltung gehört bei euch unter anderem auch dass ihr mit anderen Datengrundlagen arbeitet oder um’s ein bisschen anders zu formulieren, dass ihr mit aktuellen Datengrundlagen arbeitet. Ich glaube in vielen Verwaltungen ist es nicht immer der Fall. Beispielsweise habt ihr ein eigenes Dashboard für euch, in dem die demografische Situation der Gemeinde im Prinzip Tages- oder fast tagesaktuell immer wieder auch dargestellt werden kann und euch dann in die Lage versetzt, solche Informationen für die tägliche Verwaltungsarbeit auch
zu nutzen. Kannst du mal beschreiben, was genau dieses Dashboard bei euch macht und wie ihr das bei euch in der Verwaltung auch einsetzt?

[Sebastian Greiber] Ich bin ja ein Riesenfan vom Data driven Government. Das ist ein Thema, was mich in der Vergangenheit schon immer, ja, oft geärgert hat, dass wenn man in die Gremien geht, auch Ratsmitglieder Entscheidungen, die oft auch, ja, von strategischer Relevanz sind, nach Gefühl getroffen wurde und erst über Jahre später hat man dann gewusst, man hat das Gefühl, das Bauchgefühl richtig oder falsch?
Und wie du sagst Daten haben wir und ich glaube ist auch eine Erkenntnis die immer mehr greift.
Grade die kommunalen Verwaltung, wir haben verdammt viele Daten im Haus, wo wir nutzen sie, so gut wie nicht oder wenn, war es verdammt aufwendig in der Vergangenheit diese Daten heranzuziehen, um sie auch als Entscheidungsgrundlage zu nehmen und grade demografische Daten, Einwohnerzahlen, all das, männlich, weiblich, Geburten, Sterbefälle et cetera, sind natürlich für viele Themen maximal relevant und bis neulich sozusagen und das kennen wahrscheinlich viele, die in ähnlicher Funktion sind wie ich oder an anderen Stellen, wenn sie solche Daten brauchen und die vom Einwohnermeldeamt haben wollten, musste man schon genau vorgeben, welche Daten hätte ich gerne,
und dann hat irgendein armer Mitarbeiter beim Einwohnermeldeamt darf dann diese Daten sehr mühsam in irgendwelche Excel-Tabellen exportieren und die dann seinen Vorgesetzten zur Verfügung stellen. Wenn einem dann einfällt, ah, ich brauche noch diese Ergänzung, machte das Ganze noch mal von vorne und äh das dann auch wirklich für jeden Tag oder Vergleichsraum.
Und mit dieser Fragestellung haben wir mit einem Start-up aus Berlin, Polyteia, das mitentwickeln dürfen, ein Dashboard für diese Demografie-Daten. Und so kann ich aber auch jeder hier im Haus jederzeit in Echtzeit DSGVO konform natürlich anonymisiert, sehen wie sich grade die Demografie in unserer Gemeinde darstellt oder verändert hat. Oder auch Prognosen sehen, was das Thema Geburten, Sterbefälle oder Bevölkerungszahlen angeht und mit diesem Dashboard, das alleine schon aufgrund der demographischen Daten sehr sehr viele Auswertungsmöglichkeiten hergibt, aber das ist tatsächlich auch erst der Anfang dieses Dashboards. Haben wir zum Beispiel es geschafft und da sind wir auch ein gutes Stückchen stolz drauf, diesen Geburtenanstieg, den es gerade über die Coronazeit gab, frühzeitig zu erkennen und wir sind, glaube ich, zumindestens mal im Saarland nicht sogar mit die einzigste Kommune, die allen Kindern einen Krippen- und Kitaplatz anbieten kann. Also bei uns gibt es keine Wartelisten für einen Kitaplatz, weil wir dank der tagesaktuellen Auswertung und Prognosen aus dem Dashboard der Demografie-Daten sehr, sehr früh erkannt haben. Wir brauchen mehr Kitaplätze und haben wertvolle Zeit gewonnen, um die eben herzustellen, zu bauen oder zu erweitern und das ist ein relativ einfacher, aber ich glaube ein für Bürgermeister oder Bürgermeisterin ein Thema, was sehr präsent ist, weil dort der Druck gerade sehr groß ist und das zeigt, wie man mit
Daten und Datenbasiert mit entsprechenden Datenmodellen und einfachem Zugriff auf diese Daten schon sehr viel erreichen kann.
Und die Idee und äh die Vision von  mir, aber auch von den Jungs von Polyteia, geht da ja viel weiter, wenn wir noch weitere Datenquellen mit dazu nehmen in solcher Auswertung, wie zum Beispiel unsere Kitadaten et cetera, Betreuungsquoten und, und, und, und.
Kann eine Verwaltung, kann eine Kommunalverwaltung oder eben auch ein Gemeinderat wesentlich verlässlichere und zielgerichtere Entscheidungen treffen.

[Felix Schmitt] Du hast jetzt in den in der letzten halben Stunde sehr sehr umfassend ja beschrieben, welche Veränderung es in der Verwaltung schon gegeben hat, welche ihr noch anstrebt aber auch wie sich das das Leben für die Menschen vielleicht auch verändern soll, also die Lebensqualität hier auch in den Blick genommen wurde. Wann ist denn aus deiner Sicht so der Punkt erreicht, dass du dann zum Innenministerium gehst und sagst, hier bitte, wir wollen uns umbenennen und ab sofort aufs Ortsschild Smartgassen schreiben. Kannst du sagen, wann der Punkt erreicht ist, dass ihr das macht oder ist das gar nicht das Ziel?

[Sebastian Greiber] Dazu habe ich eine lustige Anekdote als ich die Smartgassen-Strategie auch über unsere Kommunikationskanäle, sprich unser Amtsblatt, Internet meinen Bürgerinnen und Mitbürgern der Öffentlichkeit vorgestellt habe,
hat eine ältere Dame dann hier im Rathaus angerufen und hat gesagt: „na ja, was soll denn der Quatsch jetzt? Warum heße mir dann jetzt Schmartgassen?“
Das ist natürlich nicht das Ziel, dass wir das Ortsschild umbenennen wollen. Die Gemeinde Wadgassen wird die Gemeinde Wadgassen bleiben. Aber ich glaube, es ist wichtig diesen Veränderungen im Rahmen der Digitalisierung, der Vision, sie wird, glaube ich, sehr oft sehr abstrakt diskutiert.
Dass sich kaum jemand etwas darunter vorstellen kann und vor allem, dass sich kaum alle dahinter versammeln können und unser Streben war und unsere Idee war, wie wir auch im Rahmen der Kommunikation diese Vision greifbar machen. Und mit all ihren Facetten und das sind ja wirklich teilweise sehr kleinteilige Themen, aber für jede Zielgruppe sozusagen ihre Lösung oder ihre Veränderung trotzdem unter ein Dach geben, dass wir es hoffentlich schaffen, dass sich alle hinter dieser Smartgassen-Vision, dieser Smartgassen-Strategie versammeln können und alle an diesem Strang ziehen, dass wir, technisch und von ja den digitalen Chancen und den neuen Lebens- und Arbeitsmodellen. Zwar Smartgassen werden, aber im Herzen und auf den ortsschildern natürlich immer noch Wadgassen bleiben.

 

[Felix Schmitt] Auf dem Weg wünsche ich euch ganz viel Erfolg und dass ihr die Ziele, die ihr euch gesetzt habt, auch erreicht und bedanke mich ganz herzlich für deine Zeit. Vielen Dank.
[Sebastian Greiber] Ja, vielen Dank Felix für die Einladung und bis bald. 
 
[Felix Schmitt] Dankeschön.
So, das war’s für heute. Vielen Dank, dass du dabei warst und bis zum nächsten Mal.