Transkript:

[Felix Schmitt]

Kommunale Digitalisierung, der Podcast mit Felix Schmitt. Herzlich willkommen zu Folge 53 meines Podcast zur kommunalen Digitalisierung. Mein Name ist Felix Schmitt und ich bin nicht nur dein Begleiter in der kommunalen Digitalisierung, sondern heute auch live auf der Smart Country Convention in Berlin.

 

Natürlich nicht alleine. Bei mir ist noch ein Felix. Felix Appel, ich grüße dich.

 

[Felix Appel]

Hi Felix, danke für die Einladung. Schön, dass ich dabei sein darf.

 

[Felix Schmitt]

Felix, als Rheinland-Pfälzer kenne ich kleine Kommunen richtig gut. Unsere Verbandsgemeinden, die haben teilweise nur 10.000 oder auch weniger Einwohner, aber praktisch alle Bürgerdienste im Portfolio. Die Verwaltungen bei uns, die sind entsprechend klein.

 

Unsere OZG-Beauftragte, die betreuen nebenher noch eine ganze Menge weiterer Themen. Allein heute Morgen hatte ich mit einer Kollegin gesprochen, die neben dem OZG noch die Tourismusförderung macht, die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, die betreut ein landesweites Digitalisierungsnetzwerk mit über 100 Mitgliedskommunen und natürlich OZG. Das ist bei uns nicht die Ausnahme, sondern das ist die Regel, dass wir solche Personalausstattungen auch haben.

 

Wenn wir jetzt aber mal von Rheinland-Pfalz nach Bayern blicken, da haben wir ja noch ganz andere Strukturen. Bei euch reden wir ja über Verwaltung mit 10 oder teilweise noch weniger Beschäftigten. Lohnt es sich da überhaupt in der Verwaltung mal anzurufen und über die OZG-Umsetzung zu sprechen?

 

[Felix Appel]

Ja, es würde sich lohnen, wenn man weiß, wen man anrufen möchte. Also wir haben in Bayern die Herausforderung, wir haben 2056 Gemeinden. Das verteilt sich für uns als Beikommunen auf 1450 Anknüpfungspunkte und wenn ich in die Kommune reinhorche und frage, wo steht ihr beim Thema OZG, dann wissen viele gar nicht, was es so wirklich ist.

 

Es gibt natürlich die gesetzliche Verpflichtung, das umzusetzen, aber das Leben vor Ort in der Kommune ist anders priorisiert. Ich habe als Kommune den gesamtheitlichen Blick. Das heißt, ich muss mich kümmern um meine Feuerwehr, ich muss mich um Sportvereine kümmern.

 

Da fällt die Verwaltung, gerade die Digitalisierung oftmals hinten runter, weil es auch noch nicht so ganz greifbar ist, was ist digitale Dividende. Also man sieht da oft den Kostenfaktor und gerade in kleinen Kommunen ist es schwierig zu sehen, was habe ich hinten raus für eine Vendite und Killerproblem, Faktor Mensch, Fachkräfte, Ansprechpartner.

 

[Felix Schmitt]

Dann lass uns doch mal vielleicht ein bisschen in eine von diesen eher kleineren Kommunen reinschauen. Also ihr habt ja nicht nur Kommunen mit zehn oder weniger Beschäftigten. Die große Masse hat ja ein bisschen mehr Personal, aber trotzdem sind die Herausforderungen ja oft ja auch sehr vergleichbar.

 

Was begegnet euch denn in Bayern, wenn ihr mit den Verwaltungen sprecht und sagt, so übrigens wir sind die Beikommunen. Wir wollen das OZG und wir wollen Eva in Bayern auch einführen. Was sind denn so die Herausforderungen, die euch da begegnen?

 

[Felix Appel]

Ganz zu Beginn hatte die Beikommune die Herausforderung, uns gibt es jetzt seit knapp eineinhalb Jahren, erst mal bekannt zu werden in der kommunalen Fläche, erst mal anzukommen. Wir haben eine große Roadshow veranstaltet. Wir wollten kommunale Digitalisierer einladen.

 

Es gibt leider keine Verteilung. Das heißt, wir haben wirklich Hands-on alle 2000 bayerischen Kommunen gegoogelt und haben versucht, digitale Ansprechpartner zu finden. Klar, ich habe unterschiedliche Einflugschneisen in so einer Gemeinde.

 

Ich kann die Geschäftsleitenden, Beamten adressieren. Ich kann den Bürgermeister adressieren, aber wir müssen ja an die Indianer ran. Wir wollen ja nicht die Häuptlinge, sondern wir wollen diejenigen, die auch was umsetzen, die vor Ort dann damit leben müssen und das betrauen.

 

Das war für uns eine Herausforderung. Im OZG-Eva-Kontext, was gibt es da für Herausforderungen ganz generell? Und die sind bundesweit.

 

Wir haben im Markt starke Fachverfahrenshersteller, die ihre Systeme abschotten, die Schnittstellen natürlich auch bepreisen. Klar, die müssen auch leben, aber für eine kleine Kommune ist es natürlich eine Hausnummer, wenn die 4000 oder 5000 Euro für eine Schnittstelle zahlen muss. Ein Landratsamt oder eine größere Kommune, die veratmen das.

 

Aber ich habe in Bayern 90 Prozent mit Kommunen unter 7000 Einwohner. Das heißt, ich habe zum Teil drei bis vier Kommunen, die wir betreuen müssen. Das ist auch so eine Herausforderung, diese komplette Range.

 

Also wir haben Kommunen mit drei bis vier Mitarbeitern. Wir hatten aber auch zum Beispiel die Landshauptstadt München mit 40.000 Mitarbeitenden. Die haben 1200 Leute in der IT-Abteilung, in der IT-Sektor.

 

Das haben viele Kommunen, nicht mal Einwohner. Also dieses Thema der Mensch ist eine Herausforderung, zu wissen, mit wem wir die Projekte umsetzen. Ich rede ja gar nicht von gelebtem Projektmanagement in Kommunen.

 

Da sind wir ganz weit davon entfernt. Bekannt zu werden, das Thema mit den Fachverfahrensherstellern ist ein Problem, eine Herausforderung. Und was ich so ein Gefühl habe, es wurde zu Beginn von der IFA, als man es aufgesetzt hatte, da wurde nicht ordentlich geschaut, was habe ich am Markt schon für etablierte Fachverfahren.

 

Und wenn ich jetzt eine kleine Kommune ran drehe und sage, hallo, ich habe für dich hier einen IFA-Dienst, magst du ihn nutzen? Dann zucken die mir den Schultern und sagen, ich habe doch schon was. Wieso soll ich jetzt was anderes nehmen?

 

Und ich habe das Gefühl, als die Themen im Kontext IFA vergeben wurden, das war wie so eine Pool-Landschaft im All-Inclusive-Hotel. Und da gingen die großen Fachverfahrenshersteller mit ihren Bundesländern raus und haben einfach wahllos die Handtücher auf irgendwelche Themen geschmissen. Dann wurde natürlich programmiert und es wurde auch tüchtig abgerechnet.

 

[Felix Schmitt]

1. Genau. Und vielleicht noch einmal auf die Verwaltung zurückzukommen.

 

Du hast ja schon das Thema Mensch, wie du es jetzt auch beschrieben hast, auch mit reingebracht. Wie sieht denn das aus? Sind die notwendigen Kenntnisse, die man braucht, um beispielsweise einen IFA-Dienst auch anzubinden?

 

Sind die entweder vorhanden oder wie versucht ihr dieses Wissen, diese Kenntnisse auch reinzubringen? Da vielleicht noch mal so eine Frage. Ich kenne das aus Rheinland-Pfalz.

 

Wer bei uns mit dem Thema OZG betraut wird in der Verwaltung, das sind ganz überwiegend Quereinsteigerinnen oder Quereinsteiger, die in die Verwaltung reingekommen sind. Weil jemand, der Verwaltungsausbildung oder in der Hochschule gekommen ist, die setzt man in der Regel nicht auf diese Orchideen-Themen in Anführungsstrichen, sondern auf die richtigen Themen. Also da ist ja auch immer noch so eine gewisse Hierarchie auch aufzuspüren.

 

Ist es ähnlich oder habt ihr in diesen kleinen Verwaltungseinheiten diese Quereinsteigerinnen oder Quereinsteiger gar nicht so stark präsent? B.

 

[Felix Appel]

Absolut. Die werden immer mehr. Also du findest, also auch hier ist wieder von bis.

 

Es gibt Kommunen und Städte, die sind von der IT so stark aufgestellt, die treiben uns vor sich her. Es gibt aber ganz viele kleine Kommunen, die müssen wir an die Hand nehmen, die müssen wir abholen. Und für die ist IT ein Nebenthema.

 

Die wollen, dass die IT läuft. Die wollen sich um den Bürger kümmern. Gewisse Dinge, die werden wir auch nie weg digitalisieren.

 

Das sollten wir auch nicht. Dinge wie beantragen von Sozialleistungen. Da musst du dem Menschen helfen.

 

Der braucht dann manchmal Guidance. Der will dich anschauen. Wie bringen wir dieses Know-how rein?

 

Also wir müssen erstmal das ganze Eva-Konstrukt, das müssen wir erstmal, wir müssen Verständnis schaffen. Und wir überlegen, wie holen wir unsere Kommunen ab? Und wir machen es ganz klassisch über einen Art Kanal wie Newsletter.

 

Wir machen Webinare. Wir haben jetzt ein Community aufgebaut. Da haben wir jetzt 1.000 Nutzenden aus 450 Kommunen. Da haben wir Support-Foren und so weiter und so fort. Also wir versuchen von bis das komplette Spektrum an Kommunikation zu bedienen. Und wir sind jetzt wahrscheinlich dabei, nochmal dienstspezifisch eigene Videos zu machen und letztendlich das ganze Snaggable runterkratzen in Reels.

 

Weil die Menschen sind ja alle von, wie sie alle heißen, versaut. Du wirst ja permanent nur noch getriggert, wischst mit dem Finger und denkst dir, was habe ich die letzten zwei Stunden gemacht? Also wir holen jemanden mit einem eineinhalbstündigen Webinar, holen wir nicht mehr ab.

 

Da ändern sich die Zeiten.

 

[Felix Schmitt]

Also Einführung der elektronischen Wohnsitzanmeldung in 30 Sekunden.

 

[Felix Appel]

Das ist das neue Format. Ja, wir haben auch ein was gemerkt. Wir waren auf der Kommunale und da kommt zu uns ein Bürgermeister und dann sagt er, sag mir mal in zwei Sätzen, was du tust.

 

Erzähl mal, wieso OCG Evernachnutzung in zwei Sätzen nicht geht. Also man musste sich schon gut überlegen, wie man das pitched. Und letztendlich, wir befassen uns den ganzen Tag mit dieser Thematik.

 

Du hast es schon gesagt, geh mal in so ein Rathaus rein. Da hast du links deinen Schalter. Da ist vielleicht eine Mitarbeiterin, die verkauft Müllbeutel, die sagt dem Touristen, wo er wandern gehen kann.

 

Die macht noch das Notizbuch und so weiter und so fort. Also das passiert nicht. Du kannst nicht so nebenbei sagen, jetzt machen wir hier noch ein bisschen Digitalisierung.

 

So läuft es nicht. Also man kann nicht Porsche wollen und Rolf bezahlen, sondern wenn ich gute Leute in der Verwaltung habe, muss ich die auch mit dem ausrüsten, was sie brauchen. Und dann kann ich auch Erwartungshaltung aufbauen.

 

[Felix Schmitt]

Du hast jetzt auch die Bürgermeister gerade auch genannt. Auch nochmal ein ganz anderer Faktor. Wen müsst ihr denn eigentlich in der Verwaltung alles überzeugen oder wen müsst ihr alles adressieren, um das Thema auch nach vorne zu bringen?

 

Also zum Beispiel reingebracht, wir haben die OCG entweder Beauftragten oder diejenigen, bei denen das Thema letztlich auch liegt. Das sind ja diejenigen, die machen. Die müssen machen.

 

Ob sie wollen oder nicht, ist nur ihr Job. Wir haben die Fachbereiche, wo wir auch ganz oft, auch wir zum Beispiel zu hören bekommen, naja, das brauchen wir eigentlich nicht. Also wenn das Standesamt sagt, ja nö, also wir brauchen das nicht, weil unsere Bürger wollen das auch nicht.

 

Es ist ja auch schwer, die zu adressieren. Und wenn dann noch ein Bürgermeister, eine Bürgermeisterin oben drüber sitzt und sagt, ja, Bürgerservice, der findet aber bei uns statt. Es ist ja wahrscheinlich schwer, in so eine Verwaltung reinzukommen.

 

Was sind denn da neben Kommunikationen? Habt ihr dann auch andere Wege, auch da reinzugehen? Oder versucht ihr das rein über diejenigen, die dort auch arbeiten müssen, das zu adressieren und ein bisschen auch zu forcieren?

 

[Felix Appel]

Du hast das schön zusammengefasst. Also wir brauchen den, letztendlich brauchen wir auch die Entscheidungsebene. Weil wenn ich als Digitalverantwortlicher ein Projekt umsetzen will und die Fachabteilung macht nicht mit, dann muss ich die eigene Stufe weitertragen.

 

Und wenn dann der Vorgesetzte auch noch sagt oder der Bürgermeister, ja, das ist doch egal, kannst du es eigentlich direkt lassen. Das heißt, wir müssen eine Geschichte erzählen. Wir müssen eine Geschichte erzählen und sagen, mit dem kannst du dich digital aufstellen.

 

Wenn du das einführst, sparst du dir die und die Zeit, den und den Aufwand. Und das führt dazu, dass du dich und deine Bürger anders kümmern kannst. Also wir müssen so einen gesamten Zug machen.

 

Was bei Bürgermeistern oder Bürgermeisterinnen immer gut funktioniert, Politiker stecken sich gerne was ans Revier. Das heißt, mach 50 Online-Dienste und dann kommt jemand und gibt dir eine Plakette. Das zieht eigentlich die OZG-Nadel in Gold.

 

Aber ja, es ist ein ständiger Kampf. Es ist wichtig dran zu bleiben, weil OZG-EV-Umsetzung hat jetzt nicht die Priorität. Und wir reden ja auch bei Kommunen an unterschiedlichsten Ebenen, was da schon digitalisiert ist.

 

Also wir haben auch Kommunen, die fangen gerade an, eine E-Akte einzuführen. Dem brauchst du jetzt nicht erzählen, mach mal einen Online-Dienst.

 

[Felix Schmitt]

1. Du hast jetzt gerade zum ersten Mal, ich sag mal im weitesten Sinne, ein IT-Thema beim Thema OZG mit reingebracht. Es ist bei euch in der Tat auch so, dass IT oder EDV sozusagen einem hinten dran steht und eher so die, einerseits das Thema Organisation in der Verwaltung und auf der anderen Seite eher so die soften Themen im Fokus stehen.

 

Oder ist es bei der Einführung schon irgendwann so, so irgendwann kommen wir zu den harten Themen und jetzt geht es halt um IT, um Zertifikate, um Gedöns und Schnittstellen?

 

[Felix Appel]

1. Ja, organisatorisch ist es immer ganz spannend, wenn ich zum Beispiel ein Landratsamt anschaue. Da haben wir eine Zentralabteilung, da ist Personal, da ist IT und Digitalisierung in einer Verantwortlichkeit gewesen.

 

Die kriegen PS auf die Straße, weil da ist die Führung dahinter gewesen. Die haben wirklich die Leute dann auch ausgeschrieben, bewertet. Also das funktioniert.

 

Was wir ganz oft aber haben, IT läuft irgendwo separat mit und dann machen wir so eine kleine Stabstelle und hier ist jetzt plötzlich Digitalisierer. Da gibt es ja das ungeschriebene Gesetz, nie ohne die Fachabteilung. Und wenn die nicht mit will, dann sind das Windmühlen, gegen die man ankämpft.

 

Ich glaube, die soften Themen, die werden ganz oft vernachlässigt. Wir merken gerade schon so einen gewissen Wandel, der Trend geht schon dahin, dass man sich damit befasst. Aber Thema Change Management, das ist für viele wirklich kein Begriff.

 

Ich kann ja nicht einfach sagen, wir machen hier ein Chatbot und wir rationalisieren dich weg. Das werden wir niemals tun. Aber es gibt Menschen in den Verwaltungen, wo Menschen sind, da menschelt es immer.

 

Die sagen halt auch, ja macht mir das jetzt mein Job kaputt. Oder der Bürgermeister sagt, ich will gar nicht digitalisieren, ich will doch, dass der Bürger reinkommt. Also es gibt aber auch natürlich die ganz positive andere Seite.

 

Da gibt es Bürgermeister, die sagen, ich schicke meine Leute auf Schulungen. Ich habe jetzt Shoutout an die Stadt Landshut, die zahlen der Digitalverantwortlichen ein MBA. Also was ganz was anderes.

 

Und wir merken auch, dass dieses Netzwerken viel stärker wird. Die Kommunen reden mehr miteinander, die wollen was bewegen, die haben auch zum Teil Schmerz. Und wenn ich an großes Landratsamt denke, aktuell 900 Mitarbeitende auf absehbare Zeit fehlen den 200 Leute.

 

Also denen fehlen Menschen, nicht Fachkräfte. Wir haben keinen Fachkräftemangel, wir haben einen Personalmangel. Ich kriege gar nicht mehr das Personal, um das zur Fachkraft zu machen.

 

Also wir reden da ja von ganz anderen Herausforderungen. Und wenn wir nicht konsequenter digitalisieren, dann wäre der nächste große Schritt eine Gebietsreform oder komplett zentralisierte Bereitstellung.

 

[Felix Schmitt]

Ich kann mir vorstellen, ein Gespräch ist schnell zu Ende, wenn man sagt, entweder Online-Dienst oder Gebietsreform. Oder ist es in Bayern, du red mal drüber, die von nebenan.

 

[Felix Appel]

Wenn ich an die bayerische Landesgrenze fahre, wäre ich jetzt wahrscheinlich in Rauch aufgehen. Ja, aber es ist doch so. Also was wir auch für einen Trend feststellen, dass sich immer mehr Gemeinden zu lokalen, kleinen, interkommunalen Verbünden zusammenschließen.

 

Klar, ich habe große Fachverfahrenshersteller, die decken aber halt gewissen Bereich ab. Aber ich habe ja als Kommune, ich habe ja die Schulen, ich habe den Bauhof, ich habe das Rathaus. Also nicht nur das Rathaus, sondern noch viel mehr.

 

Und das habe ich jetzt schon mehrfach gehört. Es gab dann immer so im Landkreis eine Roulette. Also der Mitarbeiter ging von einem Amt zum anderen und so weiter.

 

Und dann hat man gesagt, okay, wir können mit dem Fachkräftemangel, wir kommen da nicht mehr mit. Wir kriegen auch die Leute nicht. Wir zentralisieren das, schließen das zusammen, gießen das oftmals auch an die Organisationsform, machen eine GmbH draus.

 

Dann bin ich dem Tarifrecht nicht so sehr unterlegen. Dann kann ich auch da finanziell ein bisschen mehr Spielraum mit reinbringen. Also die Kommunen helfen sich schon selbst.

 

Und das ist auch so ein Herzsthema. Wir dürfen die Kommunen nicht schlechter machen, als sie sind. Also es wird ja auch gerade auf der politischen Ebene, und umso höher es geht, geht es ja oft in Richtung, ja, wir müssen den Kommunen helfen.

 

Ich sage dir eins, wenn eine Kommune arbeiten würde wie ein Ministerium, die würde keine drei Tage überleben. Also die können mehr, als wir ihnen zutrauen. Wir müssen halt mal schauen, was sie brauchen.

 

[Felix Schmitt]

Kenn deine Zielgruppe. Ja, genau. Wir haben jetzt über die Herausforderungen ja schon eine ganze Menge ja auch gesprochen.

 

Ich glaube, das hätten wir nicht müssen, weil jedem ist, glaube ich, klar, es ist nicht so einfach. Aber ich glaube, es ist einfach wichtig zu wissen, was sind die Rahmenbedingungen, in denen Kommunen auch agieren, um EV, um OZG auch umzusetzen. Aber lasst uns an der Stelle vielleicht auch wirklich mal ein bisschen konkret werden, wie ihr in Bayern auch vorgeht.

 

Vielleicht, bevor wir über die Beikommunen auch sprechen, was sind denn die Online-Dienste, mit denen ihr gerade versucht, Bayern ins digitale Zeitalter, ist fürchterlich, das darf jetzt keiner hören, weil Laptop und Lederhose gibt es ja, glaube ich, schon seit vielen, vielen Jahrzehnten. Aber was sind denn die Online-Dienste, die ihr gerade versucht, auch auszurollen? Also um was geht es denn konkret?

 

[Felix Appel]

Wir haben um die 15 Online-Dienste auf dem EVA-Prinzip. Da ist sowas wie E-Waffe dabei, elektronische Wohnsitzanmeldung und so weiter. Aber wir haben auch in Bayern eigene bayerische Entwicklungen, die wir auch zentral ausrollen.

 

[Felix Schmitt]

Wie könnte es anders sein?

 

[Felix Appel]

Ja, wo Bayern ist, ist vorne. Das ist eine Frage. Nein.

 

Und die Beikommunen hat sich da, wir haben uns ein ausgefuchstes System überlegt, weil wir ja wissen, dass hinter den unterschiedlichen EVA-Leistungen auch unterschiedliche Dienstleister sind. Jetzt habe ich 2000 Kommunen, Pi mal Daumen, auf 1400 Anknüpfungspunkten, im Schnitt zwei bis drei Kontakte. Das heißt, ich habe einen Personalschlüssel, ich bin 18 Mann stark, muss mich aber um 6000 Kontakte kümmern.

 

Und dann noch im Hintergrund vielleicht zehn verschiedene IT-Dienstleister mit Monitoren und koordinieren und ausrollen. Das funktioniert nicht. Das heißt, wir haben auch geguckt, was gibt es in anderen Bundesländern, haben jetzt für uns einen Dreiklang entwickelt.

 

Das eine ist unser kommunales Wikipedia, das bayerische Kommunalnetzwerk als Community-Tool. In diesem Community-Tool gibt es auch Support-Gruppen für jeden Dienst und den Digitalmarkt. Und wir haben uns überlegt, was braucht eine Kommune, um möglichst einfach einen Dienst intern auch zu verkaufen.

 

Und dann haben wir mit den Kommunen gesprochen, haben uns auf so einen One-Pager geeinigt und haben gesagt, okay, ich brauche immer diese Basisinformationen. Das haben wir zu jedem Dienst aufbereitet, haben das im Digitalmarkt, stellen wir das gerade ein. Das kann man sich wie so ein Online-Shop für Kommunen vorstellen.

 

Die können sich mit dem Unternehmenskonto identifizieren und dann können die das online direkt nachnutzen, wenn sie aber auch wollen, die ganzen Inhalte als PDF runterziehen, die Umlaufmappe geben, Bürgermeister, whatever, und das Ganze dann online nachnutzen. Und in dem Moment, wo die Kommune auf verbindlich nachnutzen, sage ich jetzt mal, klickt, wird ein Ticket losgeschickt, das über unser Cheer-Up-System durchgeroutet wird und dann an die jeweiligen IT-Dienstleister geht, der das Ganze dann ausrollt. Also wir machen da bei uns einen komplett papierlosen Prozess.

 

Anders wissen wir auch gar nicht, wie wir das monitoren können. Und wir müssen ja ein System haben, an dem sich dann die Dienstleister anpassen. Wir können ja nicht zehn verschiedene Dienstleister mit 20 verschiedenen Systemen bedienen.

 

Das wird nicht funktionieren. Und das heißt, wir haben so diesen Dreiklang mit dem Netzwerk-Tool, da sind wir ganz stolz drauf mit unserem BikeConnect, da haben wir nämlich gesagt, okay, klar, ich kann Newsletter schicken, klar, die finden online die Information, aber manchmal will man auch eine Frage stellen. Und da muss man nicht immer anrufen oder eine E-Mail schreiben.

 

Also auch da wieder versuche ich, möglichst viel Interaktion bei der Beikommune zu verhindern, sage ich mal. Also wir reden unglaublich gern mit unseren Kommunen, aber es kann nicht sein, wenn ich fünfmal die gleiche Frage bekomme, dann weiß ich, dass ich die auch noch 50 mal weiterhin bekomme. Da muss ich gucken, wo packe ich diese Antwort, weil es ist ja ein Schmerz da, an zentraler Stelle rein.

 

Und dann kann ich das zu jedem Dienst spezifisch machen. Die müssen eine Voraussetzung mitbringen. Sie brauchen eine E-Mail-Adresse von der bayerischen Gemeinde und dann können die sich für unser Netzwerk registrieren.

 

Wir lassen alle Dienstleister draußen, weil wir einen Safe Space für die Kommunen haben wollen. Und wir merken, die tauschen sich aus, die interagieren selbst. Fragen, die vorher uns gestellt wurden, posten die da rein und beantworten sie selbst.

 

Kommune happy, Austausch findet statt. Keiner fragt uns, spart Ressourcen, die wir wieder anderweitig reinbringen können. Und das ist so ein bisschen unsere Strategie, das Ganze umzusetzen.

 

[Felix Schmitt]

1. Jetzt haben wir ja schon ein bisschen was auch über die Dienstleistungen und euer Vorgehen als Beikommunen gesprochen. Jetzt müssen wir nur noch eine wichtige Sache klären.

 

Wer seid ihr eigentlich? Wer oder was ist die Beikommune und warum gibt es euch? Ich meine, die AKDB, kleiner Softwareladen aus Bayern, den gibt es ja auch.

 

Wäre das nicht einschlägig, dass man so etwas über einen IT-Dienstleister, gerade wenn es so einen gibt, ja mit einer Perspektive Kommune, dass man das da drüber ausrollt?

 

[Felix Appel]

1. Also die Beikommune hat ja keinen technischen Rollout in dem Sinn. Wir arbeiten ja auch mit Partnern zusammen.

 

Also hinten raus ist immer nochmal ein IT-Dienstleister, der das Ganze damit umsetzt. Die Beikommune ist eine Anstalt öffentlichen Rechts, getragen, Kraft, Gesetz zu 50 Prozent vom Freistaat Bayern und zu 50 Prozent von den bayerischen Gemeinden. Das heißt, wir haben eine Inhouse-Verkettung.

 

Wenn jetzt also der Freistaat etwas nachnutzt und es an uns weiter reicht, können wir das dann über diese Inhouse-Verkettung an die Kommunen geben. Das kann die AKDB in dem Sinn nicht. Die haben diese Inhouse-Verkettung nicht.

 

Da gibt es natürlich auch unterschiedliche Meinungen. Aber die Beikommune wurde mit dem Zweck gegründet, zu sagen, wir brauchen ein Intermediär zwischen Freistaat und Kommune, die die E-Verdienste weitergeben, die monitoren, die Bedarfe erheben und so weiter. Und ich sage immer, wenn ich immer gefragt werde, was machst du?

 

Und ich will es nicht im Detail erklären. Dann sage ich, ich bin Software-Broker für die bayerischen Kommunen. Das kann man ein bisschen greifbarer machen.

 

[Felix Schmitt]

Ja, wobei Software-Broker, ist das ein greifbarer Begriff für eine kleine bayerische Kommune aus dem bayerischen Wald?

 

[Felix Appel]

Ja, die Mitarbeiter, die wissen das. Bürgermeister, die wissen das. Wir müssen wahnsinnig viel erklären.

 

Wir erklären manche Dinge dreimal und viermal. Wir erklären sie so lange, bis sie verstanden werden. Also wir verproben aber das, was wir tun.

 

Also wir machen gerade eine Erhebung zum Thema digitale Dividende. Wir haben einen Fragebogen aufgestellt, also eine Erhebung, haben das mit ein paar Partner-Kommunen gespiegelt und die sagen uns ganz ehrlich, also wenn ich von fünf Kommunen zweimal eine Frage bekomme, weiß ich, der Fragebogen ist eine Todgeburt, da müssen wir neu rangehen. Und wenn die Kommunen uns aber zurückspiegeln, die ersten Signale und sagen, das passt, das verstehen wir, damit können wir arbeiten, dann schicken wir das an die 2000 raus.

 

Vorher nicht.

 

[Felix Schmitt]

Wir haben das Thema EVA und das Thema OZG auf kommunaler Ebene begleitet uns ja schon ein paar Jahre. Wir sind ja offiziell schon mehrfach fertig gewesen mit der OZG-Umsetzung. Offensichtlich hat es ja bisher nicht funktioniert.

 

Was macht jetzt oder wie würdest du jetzt euer Vorgehen beschreiben, gerade auch in der Abgrenzung zu den bisherigen Vorgehen in Bayern, bleiben wir vielleicht mal in dem Bundesland, so ein Vergleich über die Ländergrenze ist ja immer kompliziert, aber wie würdest du, welche Learnings aus der Vergangenheit habt ihr mitgenommen, habt ihr als einfließen lassen in die Arbeit, die ihr jetzt heute als Beikommune auch macht?

 

[Felix Appel]

Ja, Erwartungshaltung runterschrauben. Von vornherein, es wurde halt beim OZG, beim 1.0 oder beim ersten EVA-Konstrukt, da wurde erst mal bis zur Landesgrenze gedacht und dann wurde bis zur Rathaustür gedacht. Also wir haben jetzt zum Teil Online-Dienste, die aber, wenn es im Amt ist, ausgedruckt werden oder die auf den Webseiten der Kommunen so stark vergraben werden, dass der Bürger die gar nicht findet, weil die sagen, ja, ich will das ja gar nicht haben.

 

Also man hat leider das Pferd von hinten aufgezäunt. Man hätte auch mal von vornherein die kommunale Ebene einbeziehen müssen und da rede ich nicht von den Beigeordneten von dem Verband. Du musst mit den Menschen sprechen vor Ort.

 

Das ist für uns ein großes Learning. Ein großes Learning ist, dass wir wenig bis keine Expertise voraussetzen mittlerweile, weil immer zum ersten und zum 15.1. jeden Monats irgendwo jemand neu in das Thema kommt. Und was für uns ein ganz wichtiger Punkt ist, zu sagen, wie schlauen wir die schneller auf, skalierbar.

 

Skalierbare Wissensvermittlung heißt für mich, da steht kein Mensch mehr davor und macht eine Schulung, sondern es muss irgendwie zeit- und ortsunabhängig konsumierbar sein. Das ist für uns ein Riesenthema und wir müssen viel besser erklären. Wir müssen a, den Mitarbeiter in der Verwaltung das Zeug an die Hand geben, damit sie die Projekte umsetzen können.

 

Und die müssen vor Ort erklären können, warum wollen wir den Dienst. Und die müssen auch zum Bürger hin erklären, was hat der Bürger davon. Kein Unternehmen dieser Welt macht ein Produkt und denkt während des Produkts nicht darüber nach, wie ist mein Marketing.

 

Da scheitern wir in komplett Deutschland nach wie vor gnadenlos gut, zu kommunizieren, wie so E-Verdienste bei uns oder generell, wo wir da einen Mehrwert haben. Weil das führt nämlich zu einem Punkt. Die binden was an, die führen das ein.

 

Am Ende des Jahres wird geguckt, wie oft ruft es der Bürger auf. Und wenn ich dann nur 3, 4, 5, 6, 7 Aufrufe habe, dann stapfe ich das wieder ein. Dann digitalisieren wir wieder rückwärts.

 

[Felix Schmitt]

A2 Lass uns jetzt vielleicht nochmal, nachdem wir so ein bisschen über eure Perspektive auch gesprochen haben, nochmal ins Rathaus reingehen. Da hat es ja vorhin so ein bisschen die Herausforderungen, die glaube ich auch bekannt sind, nochmal beschrieben und nochmal zusammengefasst und euer Vorgehen ein bisschen auch daneben gestellt. Welche Schnittstellen zwischen Beikommun und Verwaltung gibt es denn heute, die einfach dazu beitragen, dass ein Online-Dienst jetzt auch mal erfolgreich ausgerollt werden kann und eine Kommune nicht einfach vor einem riesigen Berg steht und allein schon aus Angst vor einem Scheitern gar nicht erst damit anfängt.

 

Wie genau sieht das aus einer kommunalen Perspektive, das Vorgehen, was ihr architektonisch dann aufgebaut habt, wie sieht das da aus? Was begegnet den Menschen da?

 

[Felix Appel]

Also in erster Linie bringen wir Aufmerksamkeit auf die Themen. Wir müssen eigentlich Wissen verknappen und kanalisieren und das an die Kommunen weitergeben. Die sagen dann, okay, ich habe einen Online-Dienst, mich interessiert das.

 

Die können dann bei uns in unser Portal gehen, können erstmal wirklich drop down klicken. Ich bin eine Gemeinde, ich bin kreisangehörig, ich habe 10.000 Einwohner. Dann fallen erstmal mit einem Filter alle Dienste raus, die nicht für eine kleine kreisangehörige Gemeinde sind.

 

Also maximal einfach. Dann kommt es zum Thema Nachnutzen oder es geht halt dazu, dass sie sagen, ich interessiere mich dafür. Dann können die mit uns in Kontakt gehen.

 

Also wir betreiben ganz aktives Community-Management und wir spezialisieren uns immer erstmal auf die Kommunen, die mit uns arbeiten wollen. Also momentan haben wir jetzt nicht die Muße, die Zeit und die Energie, Kommunen davon zu überzeugen, was zu machen, sondern wir müssen die bedienen, die vorausgehen wollen. Das machen wir.

 

Die Kommunen können uns über unsere Social-Netzwerke. Also wir machen das wirklich ganz klassisch. Wir schreiben zum Teil einen Aufruf rein oder auch ganz schön, wir können Ad-Hoc-Umfragen machen.

 

Die leben das, die interagieren da auch, weil sie einen Mehrwert rausziehen können. Beispiel hat jetzt nicht mit EVA oder OZG was zu tun, aber Hochwassersituation. Eine Kommune hat das Formular gebaut, um eben die Hochwasserhilfe zu beantragen.

 

Das ging wie warme Butter durch dieses Netzwerk und alle anderen waren dankbar. Also da hat einer Zeit investiert, die anderen haben wirklich was davon rausgezogen an Mehrwert und das hat Zeit und Ressourcen gespart. Kommunen können mit uns agieren, wie sie möchten.

 

Also wir sagen, wir haben keine Kommunen, wir haben Familie. Also ich rede auch immer von der kommunalen Familie, weil wir stehen wirklich Seite an Seite und wir haben halt einen absoluten Charme. Wir sind finanziert zentral.

 

Das heißt, ich muss der Kommune nichts verkaufen. Ich muss nicht sagen, ja hier bin ich, tolle Leistung, sondern die akzeptieren uns wirklich als Teil und die Sporen haben wir uns aber auch verdient, weil wir wirklich geschaut haben, was brauchen die Kommunen, wo können wir helfen. Wir nehmen das authentisch mit und müssen uns dann aber natürlich an anderer Stelle dafür einsetzen.

 

Also nach unten buckeln und nach oben treten, nicht anders.

 

[Felix Schmitt]

Das ist gerade so ein bisschen beschrieben. Also ihr findet im Prinzip, ich sag mal neudeutsch, die First Mover für den Dienst im Prinzip über eure eigenen Werbekanäle. Wenn die sich dazu entscheiden, nehmen wir mal zum Beispiel die elektronische Wohnsitzanmeldung, ja einer der einfacheren Dienste.

 

Wie begleitet ihr die Verwaltung dann, wenn es darum geht, das anzubinden? Also ist das dann wirklich im Tempo der jeweiligen Verwaltung, hier ist ein Leitfaden, da könnt ihr darauf vorgehen oder treibt ihr die auch ein bisschen an, macht das mal in dem Zeitrahmen fertig und wenn ihr eine konkrete Unterstützung braucht, dann ruft den Felix an.

 

[Felix Appel]

Ja, so einfach ist es leider nicht. Also wir schauen schon, dass wir alles möglichst bereitstellen. Wir werden ja auch künftig auch mit Tickets penetrieren und immer daran erinnern, weil wir müssen ja auch die Themen zu Ende bringen.

 

Also wir machen grundsätzlich keine Eins-zu-eins-Betreuung. Wenn aber eine Frage kommt von einer einzelnen Kommune, beantworten wir das im Support-Forum, wo es die anderen lesen. Also wir machen schon, wir machen einen hybriden Ansatz.

 

Also wir schauen, dass wir möglichst die Interaktion standardisieren, aber du hast immer die Ausnahme. Wie immer, hast du überall die Ausnahme, dann nehmen wir die an die Hand. Wir sprechen mit den IT-Dienstleistern auch.

 

Wir versuchen da zu gucken, dass wir uns zum Thema schnittstellen, dass man sich da findet und so weiter und so fort. Und was halt wichtig ist, wir bündeln Nachfrage. Jeder kennt das, wer als Kommune mit einem Dienstleister spricht, da hört man ganz oft, ach, das habt nur ihr.

 

Aber wir würden das andere auch wollen, dann könnte man da was machen. Und so kann man halt auch recht schnell mal sagen, jawohl, wir sprechen hier aber für 2000 Kommunen. Was ist denn die Ausgangssituation?

 

Und dann ist schon immer der Wunsch von allen Seiten, sich da irgendwo gut zu treffen und das haben wir bisher immer gültig geschafft.

 

[Felix Schmitt]

Und wie viele Dienste habt ihr im Moment im Portfolio, die von den Kommunen auch nachgenutzt werden können? Vielleicht mal abseits nicht nur der ganz, ganz kleinen?

 

[Felix Appel]

Ja, wir haben ja auch noch die Bayern-Packages, das heißt, es ist eine bayerische Eigenentwicklung. Ich müsste raten, ich glaube, wir liegen da insgesamt so bei 28, 29 Diensten, die wir im Portfolio haben. Aber wenn ich mir was wünschen dürfte, dann wäre das, dass wir den Scope weiten, dass ich irgendwann auch mal Kommunen beraten kann zum Thema, was ist ein guter Anbieter für A, B, C.

 

Kommunen haben keine Zeit und keine Lust, sich mit den ganzen Dienstleistern auseinanderzusetzen.

 

[Felix Schmitt]

28 ist was anderes als 400. Das mal rein logisch. 400 sind ja ungefähr so die Dienste, die Kommunen in irgendeiner Form über ÖZG nachnutzen können.

 

Das leitet mich so ein bisschen so zum Schluss jetzt hin auch über, was sind denn die Ziele, die ihr damit auch verfolgt? Also es ist jetzt ein ganz anderes Herangehen. Wenn man sagt, so alle bis Ende 2022 und jetzt reden wir hier aber über 25, also ich sage mal, so zwei Dutzend Online-Dienste.

 

Was sind denn die Ziele, die ihr damit auch verfolgt?

 

[Felix Appel]

Flächendeckend. Also flächendeckend herzustellen. Ich muss dazu sagen, die korrekte Antwort bei Kommunen ist, wir sind der operative Umsetzer.

 

Wir waren jetzt nicht betreut damit zu überlegen, welcher Dienst soll es werden, sondern wir haben sozusagen ein fertiges Portfolio bekommen und das wird jetzt in die Auslage gelegt und das treibt mir aus. Was natürlich schon hilfreich ist oder der Sinn und Zweck dahinter ist, Flächendeckung von Online Verwaltungsleistungen einzuführen. Das heißt, dass die User Experience für den Bürger im optimal überall gleich ist.

 

Ich würde mir noch ein bisschen mehr Fokussierung auf den Menschen in der Verwaltung legen und auch ein bisschen mehr auf die Wirtschaft, weil der normale Bürger hat jetzt ja nicht tagtäglich mit der Verwaltung zu tun. Man muss aber auch ehrlicherweise sagen, es ist ein Prozess. Das Prozess, das wird noch lange dauern und wir sind da noch bei weitem nicht perfekt aufgestellt, aber ich kann nicht beruhigen, das sind die anderen Bundesländer auch nicht.

 

Ich habe gerüchterweise was gehört.

 

[Felix Schmitt]

Wir haben auf der einen Seite ja die Online-Dienste, aber für die Verwaltung ist es ja auch ganz wichtig, nicht nur einen Dienst irgendwo zur Verfügung zu stellen, sondern es gibt ja auch immer welche Basisdienste, die einfach notwendig sind, dass sie vorhanden sind. Sei es die Authentifizierung, sei es das Bezahlen. Seid ihr da auch involviert oder kommt das dann wieder auf eine andere Stelle?

 

[Felix Appel]

Nein, also in Bayern haben wir momentan einen sehr spannenden Prozess und es ist eine Zukunftskommission, die sich da gefunden hat. Da spricht die ministerielle Ebene mit der kommunalen Ebene und man überlegt sich, wie man sich gerade für so ein Ökosystem neu aufstellen kann, auch organisatorisch. Wir vielleicht ein paar Dinge konsolidieren und trotz der kurzen Zeit, die es die Ballkommune jetzt gibt, werden wir gefragt.

 

Wir können Input weitergeben, wir können auch die Wünsche der Kommunen weitergeben, vielleicht nochmal mit einer anderen Sichtweise spiegeln. Und ja, wir dürfen uns da einbringen, aber letztendlich ist es natürlich dann auch eine strategische Entscheidung und da gibt es wahrscheinlich einen Kabinettsbeschluss auf Landesebene und dann wird das Ganze umgesetzt.

 

[Felix Schmitt]

Du hast es gerade so am Rande so ein bisschen erwähnt. Ihr seht euch auch so ein bisschen, oder so habe ich zumindest verstanden, als Stimme der Kommunen in diesem Prozess. Ist es auch so eine gewünschte Rolle, die ihr drin habt?

 

Und Anschlussfrage vielleicht auch darin, falls die Antwort ja sein sollte, wie tauscht ihr euch da zum Beispiel auch mit den Kommunalen Spitzenverbänden aus, die ja im Prinzip ja auch so eine ähnliche Rolle ja zumindest auch einnehmen wollen, wenn auch nicht nur spezifisch jetzt zum Beispiel auf die Einführung von Online-Diensten?

 

[Felix Appel]

Also wollen wir eine Stimme der Kommune sein? Ja. Bleibt uns was anderes übrig?

 

Nein. Also wir sind ja für die kommunale Ebene da und wir haben da einen ganz starken Fokus auf diese Digitalthemen, für die wir zuständig sind. Kommunaler Spitzenverband, die sind alle vier im Übrigen in unserer Trägerschaft.

 

Also das heißt, wir sind da in sehr mengen Austausch. Wir sind sehr happy mit unserem Verwaltungsrat, muss ich auch dazu sagen. Auch das war ein Prozess sich zu finden, aber wir tauschen uns da wirklich kollegial aus.

 

Es geht halt um die Sache. Und was halt bei der Beikommun schön ist, wir sind so der Schmelztiegel von Innenfinanz, Digitalministerium, vier Kommunalen Spitzenverbände. Man kann nicht mit, man kann nicht ohne uns und deswegen vielleicht manchmal fühle ich mich auch so ein bisschen wie so der Mediator in der Mitte, aber es dient der Sache und darum geht es uns letztendlich.

 

[Felix Schmitt]

Das heißt, ihr seid schon sehr stark natürlich auf dieser Landesebene oder der zentralen Stakeholder und Akteure ja auch mit eingebunden. Aber was ist denn das Feedback, was ihr gerade auch aus den Kommunen bekommt zu eurer Arbeit? Also wird das, ich weiß, das ist im Publikum.

 

Julian, mach mal Daumen hoch oder Daumen runter. Genau, also repräsentative Abfrage. Eine bayerische Kommune findet es gut, was ihr tut.

 

Kann man das extra polieren auf den Rest des Freistaates?

 

[Felix Appel]

Ich würde schon sagen ja, weil unser Ansatz ist ja, mit den Kommunen zu reden. Also wir fragen die ja zuvor und sagen, wo drückt denn euch der Schuh? Wo haben wir den größeren Hebel?

 

Das muss ich tun, weil dann kann ich mich auch an anderer Stelle hinstellen und voller Selbstbewusstsein sagen, das brauchen die Kommunen. Also was niemals funktionieren wird, dass ich glaube, mit meinem schlauen Kämmerchen oder die Ministerien im Elfenbeinturm denken sich irgendwas aus und die kommunale Ebene wird es umsetzen. Auch wenn was umsonst ist, heißt es noch lange nicht, dass die Kommune es einführt und umsetzt.

 

Das heißt, reden, reden, reden. Kommunen spiegeln uns das zurück. Die spiegeln uns aber auch mal was zurück, wenn es nicht funktioniert.

 

Und das ist ein ehrlicher Austausch. Ja, wir haben einen Vertrauensvorschuss bekommen und den erfüllen wir auch. Das missbraucht man auch nicht und das ist sehr viel wert.

 

[Felix Schmitt]

Ich würde gern zum Schluss noch eine Frage, gerade auch mit Blick in die Zukunft, auch noch mal mit reinbringen. Bisher war ja OZG immer mit einem Schlusspunkt. Irgendwann musste es fertig sein.

 

Das ist ja jetzt auch mit den EVA-Diensten soll das ja in eine ähnliche Richtung auch gehen, aber dann steht ja der Rest immer noch aus. Jetzt gibt es diesen Schlusspunkt nicht mehr, zumindest nicht offiziell. Es wird einfach ein Gesetz, steht drin, es ist zu tun.

 

Schön, dass es dritt steht. Genau, die Herausforderung an dieser Stelle ist ja, dass die OZG-Einführung dadurch ja schnell zu einer gewissen Daueraufgabe werden kann. Also, dass sie kein Ende mehr findet.

 

Was ist denn die Perspektive, gerade auch für die Beikommunen? Also seid ihr aufgestellt in dem Sinne, dass ihr euch selber irgendwann wieder abschafft? Das ist jetzt schon so die Perspektive oder ist die Beikommunen zukünftig mal diese eine bayerische Institution, die die digitale Verwaltung entsprechend dann dauerhaft auch nach vorne bringt?

 

[Felix Appel]

Also ich könnte jetzt mal in meine Glaskugel schauen. Das kann ich dir nicht sagen, aber alles, was wir tun, ist übertragbar auf alle anderen Produkte und Dienste. Das heißt, wir haben von vornherein es so aufgesetzt, dass wir künftig auch zum Beispiel Schulungen empfehlen können, dass wir E-Jagd-Systeme, also wir können eigentlich alles über dieses Informations- und Kommunikationssystem und über dieses Rollout-System ausrollen.

 

OZG und Eva ist ein wichtiger Baustein, wird auch nie fertig sein. Also Digitalisierung ist nicht fertig. Die wird nicht fertig sein.

 

Das müssen viele noch begreifen. Und die Beikommune ist gekommen, um zu bleiben. Wir haben ja eine Lücke gefüllt und wir haben den Nerv getroffen.

 

Das zeigen uns die Kommunen auch. Die Frage ist, wieso reist man dann? Also das wird nicht stattfinden.

 

Andere Bundesländer ziehen gerade ein bisschen nach. Also das macht uns natürlich stolz, dass wir es nicht komplett schlecht machen, was wir tun.

 

[Felix Schmitt]

Genau, das habe ich in der Tat auch mitbekommen. Ja, Felix, erst mal vielen Dank dafür. Bin gespannt, wie der bayerische Weg, ausnahmsweise mal kein totaler Sonderweg, aber trotzdem bayerischer Weg wieder auch weitergehen wird.

 

Wie ihr euch auch als Beikommunen da auch schlagen werdet und was die Kommunen dann vielleicht in zwei oder drei Jahren dazu sagen werden. Vielen Dank, dass du heute mit dabei warst. Sehr gerne.

 

Danke, dass ich dabei sein durfte. Und dann bis zum nächsten Mal. Bis zum nächsten Mal.

 

Tschüss.