2020 wird in den deutschen Rathäusern flächendeckend das Onlinezugangsgesetz zum dominierenden Thema und damit Grund für Veränderung und Mehrbelastung sein.
Bereits im letzten Jahr hat Kiel erste Prototypen veröffentlicht, die einen guten Einblick geben, wie das Onlinezugangsgesetz (OZG) das Verwaltungshandeln verändern wird. Vor allem zeigen sie, dass sich die BürgerInnen auf eine neue Verwaltung einstellen dürfen. Anträge werden verständlicher, schneller und einfacher auszufüllen und können zügiger bearbeitet werden. Aus Theorie wird Praxis!
Sobald die BürgerInnen selbst die Möglichkeiten des OZG kennen lernen, wird sich ihre Erwartungshaltung eminent verändern. Bisher wird die verbindliche und einfache Behördenkommunikation über das Internet nicht eingefordert. Verwaltungen galten und gelten vielfach als zu altbacken und behäbig. Wenn bisher fehlende Möglichkeiten schulterzuckend hingenommen wurden, wird dies zukünftig stärker eingefordert.
Schlechte oder fehlerhafte Prozesse ernten Kritik und machen Verbesserungen notwendig. Das heißt: Die Verwaltungsmodernisierung durch das OZG wird mit jedem Schritt der Verbesserung erst einmal auch umstrittener, da die Anforderungen der BürgerInnen schnell steigen werden. Sie kennen einfache, auf dem Sofa mit dem Smartphone durchführbare Prozesse. Sie sind Facebook, Google und Instagram gewöhnt. Sie arbeiten beruflich oftmals nur noch am Rechner. Simples Online-Banking dürfte die technisch und intellektuell herausfordernste Anwendung sein, mit denen sich die allermeisten Menschen online beschäftigen. In diesem Bereich werden die Erwartungen der Menschen verankert sein, wenn sie einen Anwohnerparkausweis beantragen oder den Sperrmüll für die nächste Woche bestellen möchten. Klappt das nicht, ist es aufwändig oder kompliziert, werden sich Kommunen zukünftig mit Kritik daran auseinandersetzen müssen.
Mehr Aufwand, mehr Arbeit, mehr Kosten – aber auch viel neues Wissen
Die anstehenden Veränderungen durch das OZG, wie die Anbindung von digitalen Antragsformularen an die bestehenden Fachverfahren, die Implementierung von DMS oder ECM-Systemen, mancherorts auch die Einführung der flächendeckenden E-Akte wird dazu führen, dass in den Verwaltungen 2020 verstärkt über Prozesse und ihre IT-Landschaften nachgedacht wird. Auch wenn in diesem Jahr viele Rathäuser erst für eine Umsetzung 2021 vorbereiten, die Beschäftigung mit den Veränderungsnotwendigkeiten wird nicht nur in den IT-Abteilungen einiges an Wissen anhäufen. Es wird aber vor allem mehr Aufwand, mehr Arbeit und mehr Kosten verursachen, die aufgefangen werden müssen. Investitionen in die IT, in Beratung, in Veränderungsprozesse innerhalb der Belegschaft müssen geplant und im Haushalt abgebildet werden.
Gut durchdachte Veränderungsprozesse speichern gelerntes. Das kann später Gold wert sein. Denn die Digitalisierung macht in den Kommunen beim OZG nicht halt.