Das Bausteinkonzept für die digitale Kommune – So funktioniert es! : Felix Schmitt

Viele Städte und Gemeinden setzen sich mit der kommunalen Digitalisierung auseinander. Die einen stärker, die anderen weniger intensiv. Aber alle Verantwortlichen versprechen sich etwas davon, eine Smart City oder ein Smart Village zu werden. Es gibt viele, sehr individuelle Herausforderungen, denen Kommunen auf dem Weg in die digitale Kommune begegnen. Wir haben mit dem Bausteinkonzept einen Weg beschrieben, wie Städte und Gemeinden schnell, erfolgreich und zuverlässig ihre Ziele erreichen.

Wie genau eine Zusammenarbeit aussehen kann, welche Ziele Kommunen mit uns erreichen können und welche Herausforderungen wir bewältigen können, lesen Sie hier.

Überblick gewinnen – zielgenau vorgehen

So breit gestreut wie die Ziele, sind auch Mittel und Methoden, mit denen sie erreicht werden können. Die Digitalisierung macht vor fast keinem Bereich halt und bietet umfassende Möglichkeiten besser zu werden.

Aber wo fängt man an? Wie können die vielen Optionen so kombiniert werden, dass eine Stadt oder Gemeinde maximal profitiert? Und woher sollen Wissen, Finanzen und die notwendigen Infrastruktur kommen? Wie schaffen die MitarbeiterInnen einer Kommune den Weg in die Digitalisierung?

Genau um diese Fragen zu beantworten, haben wir das Bausteinkonzept für die digitale Kommune entwickelt. Es orientiert sich strikt daran, was in einer Kommune bereits vorhanden ist und welche Ziele unbedingt erreicht werden sollen. Wir berücksichtigen den Wissensstand ihrer MitarbeiterInnen, die finanziellen und logistischen Möglichkeiten vor Ort.

So funktioniert unser Bausteinkonzept für die digitale Kommune

Gemeinsam analysieren wir Ihre Lage und Ihre Vorkenntnisse. Je nachdem wo sie stehen, wählen wir gemeinsam attraktive und erreichbare Ziele aus. Dabei berücksichtigen wir immer, dass gesetzliche Vorgaben bestimmte Ziele vorschreiben oder im Bereich Datenschutz und Datensicherheit besondere Standards gelten müssen.

In Städten und Gemeinden, die sich in der Orientierungsphase befinden, soll die kommunale Digitalisierung in Kürze ein Thema werden. Daher ist das Wissen noch nicht tiefgehend und Orientierung schwierig.Das Onlinezugangsgesetz als Zielvorgabe ist bekannt, aber die Umsetzung wurde weder tiefergehend beraten noch erste Schritte beschlossen.

In der Verwaltung und in den Reihen der Kommunalpolitik sind attraktive Ziele, die durch Digitalisierungsprojekte erreicht werden können, nicht bekannt. Generell lassen sich Herausforderungen an Verwaltung und Politik nur erahnen.

Mögliche Ziele

Aufbau von Erfahrungswissen unter den MitarbeiterInnen
Politische Gremien und die Verwaltung gewinnen einen fundierten Einblick in gesetzliche Vorgaben, generelle Möglichkeiten und Potentiale für die Entwicklung vor Ort
Identifikation notwendiger Veränderungen oder Anpassungen in einer Verwaltung. Dies kann je nach Größenordnung, Aufgaben und Ambition verschiedene Bereiche betreffen: Personalbedarf, Weiterbildung, Zusammenarbeit der Abteilungen, Einrichtung von Stabsstellen oder Beauftragten
Motivation in Politik, Verwaltung und Bürgerschaft werden geweckt, die Vorteile der kommunalen Digitalisierung vor Ort für sich geltend zu machen

Wie Sie das mit uns erreichen können

gemeinsam definierte Ziele für verwaltungsinterne Fortbildungen
Workshop von Verwaltungsspitze, ausgewählten MitarbeiterInnen oder VertreterInnen der Kommunalpolitik: Input zu Möglichkeiten und potentiellen Zielen, Entwicklung von Projektideen, von denen die Kommunen schnell profitieren kann
Vorstellung von best-practice-Lösungen aus vergleichbaren Kommunen
Prüfung der Verwaltungsstruktur auf zukünftige Anpassungsbedarfe

Dieses Ergebnis können Sie erwarten

Nach unserer Zusammenarbeit in der Orientierungsphase sind Sie in der Lage, sich ein Bild über die Chancen und Vorgabe der kommunen Digitalisierung zu machen. Sie können Ideen finden und bewerten, mit denen Sie die Lebensqualität Ihrer BürgerInnen verbessern können. Und Sie sind in der Lage, strategische Entscheidungen für die langfristige Weiterentwicklung der kommunalen Digitalisierung zu treffen.

Städte und Gemeinden in der Startphase wollen loslegen, haben erste Ideen und MitarbeiterInnen, die bereits Wissen und Erfahrung gesammelt haben. Bei ihnen treten nun aber Kapazitäts- und finanzielle Probleme auf, die gelöst werden müssen.

Oft fällt es EntscheiderInnen in dieser Phase schwer, aus der Masse an Möglichkeiten, die für sie richtigen Tools und Methoden auszuwählen. Dies führt dazu, dass viele Entscheidungen „aus dem Bauch heraus“ getroffen werden. Oftmals treten in dieser Phase Befürchtungen und Ängste unter MitarbeiterInnen auf, die zu Verzögerungen oder einem Scheitern von Projekten führen können.

Viele Ideen schwirren durch Rathaus und Rat, in den Köpfen der Beteiligten entwickeln sich langsam erste Visionen und Ziele, die erreicht werden möchten. Es herrscht insgesamt eine kleine Aufbruchstimmung und Mut, die neuen Chancen zu ergreifen.

Kurz: Kommunen in der Startphase stehen in den Startlöchern. Aber vor dem Startschuss müssen noch einige Grundlagen festgezurrt werden.

Mögliche Ziele

sinnvolle Projektideen finden und finanzieren
Grundlagen für die erfolgreiche Umsetzung digitaler Lösungen sind gelegt
Erfahrungsaufbau bei den MitarbeiterInnen wird durch Praxis, Weiterbildung und Mentoring forciert
Verwaltungsinterne Fachleute für die kommunale Digitalisierung sind in verschiedenen Fachbereichen identifiziert
Erfolgreiche Bearbeitung individueller Befürchtungen aus Verwaltung, Rat oder Bürgerschaft

Wie Sie das mit uns erreichen können

Identifizierung, Finanzierung und Umsetzung erster Digitalisierungsprojekte, die bestehenden Probleme lösen und mit hoher Wahrscheinlichkeit erfolgreich sind
Schulungsangebote für MitarbeiterInnen, Etablierung erster Change-Management-Elemente in der Verwaltung,
Weiterentwicklung von digital-affinen MitarbeiterInnen zu verwaltungsinternen Digitalisierungslotsen, die als Ansprechpartner für die Verwaltungsspitze und für KollegInnen fungieren.

Dieses Ergebnis können Sie erwarten

Grundlagenwissen ist breit vorhanden, Verwaltungsmitarbeiter konnten sich in besonders wichtigen Bereichen weiterbilden, einzelne Digitalisierungslotsen stehen als Ansprechpartner für die Verwaltungs- und Fachbereichsspitze sowie die übrigen KollegInnen zu Verfügung. Mit ersten umgesetzten Projekten wird der Nutzen der Digitalisierung sichtbar und der Rückhalt für weitere Schritte größer. Die Verwaltung kann weitergehenden Planungen (auch Haushaltsplanung) für die kommenden Jahre angehen.

Der vielleicht größte Schritt in der Entwicklung einer digitalen Zukunft für die Kommune, ist die passende Digitalisierungsstrategie für Verwaltung und den lokalen Alltag. Mit einer gemeinsam festgeschriebenen Vision und gemeinsamen Zielen, können die vielen Möglichkeiten auch optimal ineinander greifen.

Der Nutzen einer kommunalen Digitalisierungsstrategie ist von langfristiger Bedeutung. Denn die Digitalisierung verändert nicht nur einzelne Prozesse, es werden Strukturen, Organisation, Denk- und Sichtweisen verändert. Damit das Leben in einer Stadt oder Gemeinde interessanter, gesünder oder lebenswerter wird, müssen die individuellen Herausforderungen klar sein. Alle EinwohnerInnen und MitarbeiterInnen sollen mitgenommen werden, sollen die Vorteile für sich erleben können. Dafür braucht es eine aktive Steuerung der Digitalisierung, damit nicht einige wenige durch ihr Handeln darüber entscheiden können.

In welche Richtung es geht, hängt entscheidend von der Bereitschaft ab, die Digitalisierung mitzugestalten. Genau um diese aktive Gestaltung geht es bei der Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie.

Der Strategieprozess ist eine große Herausforderung, die aber in jeder Kommune gestemmt werden kann. Viele erprobte Methoden ermöglichen ein stringentes Vorgehen und lassen schnelle Ergebnisse zu. Auch kann flexibel auf lokale Anforderungen reagiert werden und damit auf besondere Schwerpunkte Rücksicht genommen oder politische Ziele aufgenommen werden.

Mögliche Ziele

Stadtentwicklung vorantreiben und langfristige, strategische Ziele verfolgen
Politische Ziele als Mittelpunkt der Strategie
Rückhalt für die Ziele in der Bürgerschaft
Beteiligung der BürgerInnen und Unternehmen bei der Strategieentwicklung
Weiterentwicklung der Lebensqualität der BürgerInnen und des Standortfaktors für ArbeitgeberInnen
Langfristige Planungssicherheit bei der Digitalisierung der Verwaltung und der Umsetzung des Onlinezugangsgesetz
Priorisierung von Projekten möglich, die einen besonders hohen Nutzen für die Kommune versprechen
Finanzierungs- und Förderplan
Minimierung von Fehlinvestitionen und Fehlplanungen
Zielgenau Fortbildung von Verwaltungsmitarbeitern möglich

Wie Sie das mit uns erreichen können

Entwicklung einer passenden, übergreifenden Vision für die digitale Stadt oder Gemeinde
interne Workshops zur Strategieentwicklung zur Entwicklung politischer Ziele
Identifizierung wichtiger Zielgruppen für eine aktive Ansprache im Rahmen der BürgerInnenbeteiligung
Module der online- und offline-BürgerInnenbeteiligung
Durchführung des „kommunalen Digicheck“
aktives Stakeholdermanagement in der Kommune
Prüfung und Bewertung von vorgeschlagenen Zielen und Projekten
Gewichtung verschiedener Ziele zur bestmöglichen Erreichung Ihrer Ziele

Dieses Ergebnis können Sie erwarten

Der Weg in die kommunale Digitalisierung ist geebnet und für die nächsten Monate und Jahre bekannt. Projekte können nachvollziehbar anhand der langfristigen Entwicklungsziele einer Kommune priorisiert, nicht erfolgversprechende Projekte ausgesiebt werden. Bevölkerung und lokale Unternehmen werden durch Beteiligungsmodelle aktiviert und beteiligen sich an für sie wichtigen Projekten.

Jetzt wachsen Gemeinde oder Stadt und werden Schritt für Schritt eine digitale Kommune. Mit der fertigen Digitalisierungsstrategie und vielen Projektideen gehen sie nun in die Umsetzung. Die Verantwortlichen können Ergebnisse präsentieren, die einen direkten und positiven Einfluss auf das Leben Ihrer BürgerInnen und Unternehmen hat.

Wie bei allen Maßnahmen zur Stadtentwicklung, begrenzen die vorhandenen Personal-, Fach- und Finanzkapazitäten das Fortkommen. Auch können einzelne Projekte eine zu umfangreiche Eigenentwicklung voraussetzen, die sich für eine einzelne Kommune nicht lohnt. Viele der angebotenen Fortbildungsangebote sind für Ihre Kommune zu allgemein und wenig spezifisch. Hier brauchen Kommunen verlässliche Partner, die im Rahmen der interkommunalen Zusammenarbeit Entwicklungsarbeit gemeinsam stemmen.

Die Anforderungen an die eigenen MitarbeiterInnen steigen im Verlauf der Entwicklung zur digitalen Kommune. Nicht nur Elemente des klassischen Change-Managements, sondern auch zielgenaue Fortbildungen und individuelle Mentoring-Programme helfen dabei, auch als Verwaltung zu wachsen.

Mögliche Ziele

rasche und kostengünstige Abarbeitung vereinbarter Projekte
Transparente Darstellung des Projektfortschritts gegenüber BürgerInnen und Unternehmen
Nutzung sinnvoller Förderprogramme
MitarbeiterInnen arbeiten effizient und schnell Projekte innerhalb und außerhalb der Verwaltung ab
Flexibilität in der Projektumsetzung
Zusammenarbeit in der Verwaltung wird optimiert
MitarbeiterInnen passend weiterbilden und entwickeln
interkommunale Zusammenarbeit bei der Entwicklung von Smart City-Elementen

Wie Sie das mit uns erreichen können

dauerhaftes und zielgerichtetes Finden passender Förderprogramme und Finanzierungsmöglichkeiten
passendes Fortbildungs- und Mentoringprogramm für die eigenen MitarbeiterInnen
Identifizierung passender Partnerkommunen für gemeinsame Entwicklung und Moderation der interkommunalen Zusammenarbeit
Grundzüge agiler Projektarbeit kennen lernen und erproben

Dieses Ergebnis können Sie erwarten

Die Kommune wächst zur digitalen Kommune! Sie erreichen nachhaltige Erfolge durch gut entwickelte, finanzierte und aus BürgerInnensicht sinnvolle Projekte. Die Verwaltung profitiert durch viele zusätzliche Kenntnisse und Fähigkeiten. Dies zeigt sich sowohl in der Zusammenarbeit untereinander als auch in der Erbringung von BürgerInnendienstleistungen. Gemeinsam mit anderen Kommunen haben sie ein Netzwerk gebildet, in dem jeder vom anderen profitiert.