Podcast: Der Chief City Officer in Kiel

Der Chief City Officer in Kiel

Das Onlinezugangsgesetz regelt das digitale Verhältnis zwischen Verwaltung und BürgerInnen. Alle Dienstleistungen müssen auch digital angeboten werden. Auch heißt, das natürlich weiterhin der analoge Zugang über ein Bürgeramt möglich sein muss. Aber auch hier stehen, angetrieben durch die kommunale Digitalisierung und veränderte Erwartungshaltung der BürgerInnen massive Veränderungen an. Die Stadt Kiel geht das aktiv an, mit einer umfassenden Digitalstrategie, einem neuen Stadtamt und der Einsetzung eines Chief City Officers. Was sich dahinter verbirgt, habe ich den Kämmerer der Stadt Kiel, Christian Zierau gefragt. Neben den Finanzen der Stadt, trägt er auch für die Bereiche Personal, Ordnung und Feuerwehr Verantwortung. Darin sind auch die Bürgerdienste gepackt.

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Stadt Kiel

Transkript

[Felix Schmitt] Kommunale Digitalisierung, der Podcast mit Felix Schmitt.
Herzlich willkommen zu Folge 13 meines Podcasts zur kommunalen Digitalisierung. Mein Name ist Felix Schmitt. Ich bin dein Moderator und Begleiter auf dem Weg in die kommunale Digitalisierung.
Das Onlinezugangsgesetz regelt das digitale Verhältnis zwischen Verwaltung und BürgerInnen. Alle Dienstleistungen müssen auch digital angeboten.
Auch heißt, dass natürlich weiterhin der analoge Zugang über ein Bürgeramt möglich sein muss.
Aber auch hier stehen angetrieben durch die kommunale Digitalisierung und veränderte Erwartungshaltung der Bürger*innen massive Veränderungen an.
Die Stadt Kiel geht das aktiv an mit einer umfassenden Digitalstrategie, einem neuen Stadtamt und der Einsetzung eines Chief City Officers.
Was sich dahinter verbirgt, habe ich den Kämmerer der Stadt Kiel Christian Zierau gefragt.
Den Finanzen der Stadt trägt er auch für die Bereiche Personal, Ordnung und Feuerwehrverantwortung. Darin sind auch die Bürgerdienste gepackt.
Moin Herr Zierau, ich grüße Sie.

[Christian Zierau] Moin aus Kiel.

[Felix Schmitt] Hallo, ähm Herr Zerau die Stadt Kiel sucht einen Chief City Officer. Ich bin mir jetzt nicht ganz sicher, was sich dahinter wirklich verbergen soll. Ist das eine neue Beschreibung für die äh für die Tätigkeit eines Bürgermeisters?

[Christian Zierau] Nein, den ähm Oberbürgermeister haben wir. Wir haben auch eine tolle Bürgermeisterin. Wir suchen hier was anders. Wir ähm denken und, setzen moderne Verwaltung in Kiel um und da geht’s um unsere Bürgerservices und hier suchen wir, ein Gesicht nach draußen für die KielerInnen und ähm auch für unsere Mitarbeitenden, die die Veränderungsprozesse, die wir jetzt brauchen, mit ansteht.

[Felix Schmitt] Äh ich habe im äh vor unserem Gespräch mal eine ganze Weile auch ähm danach gesucht nach einem Chief City Officer. Ich bin jetzt in Deutschland noch überhaupt nicht fündig geworden. Ähm aber in anderen Ländern jetzt schon relativ häufig immer mal wieder auch in den größeren Städten sie schreiben auch selber, dass sie sich da ein bisschen an den skandinavischen Ländern orientieren. Können sie vielleicht mal ein bisschen beschreiben, was was ist ein City Officer, welche Aufgaben soll er in Kiel oder sie in Kiel einmal wahrnehmen? Wo in der Verwaltung gehört der denn hin oder sie?

[Christian Zierau] Mhm also landauf, landab in Deutschland ist es klassisch das Bürgeramt. Und ähm insofern ist dann der englische Begriff wieder in Skandinavien dann etabliert es City Office nicht ganz weit weg. Und ähm ich glaube, es beschreibt was einfach ganz gut zu sagen, wir sind ja ein Rathaus, es gibt einen Eingang. Quasi irgendwann digital wird es ein Portal, einen Eingang geben und der Anspruch unserer BürgerInnen ist einfach eine Antwort zu erhalten und nicht von Stelle zu Stelle geschickt zu werden und, dass wir dann die Zuständigkeiten erklären, sondern wir wollen hier uns weiterentwickeln und man danach Skandinavien guckt. Wir sind ja hier ein guter Ostseelage, da finden wir einfach ganz tolle Beispiele. [Felix Schmitt] Und was für Erwartungen haben Sie jetzt ähm an einen äh Chief City Officer? Sie haben vorhin beschrieben, er soll so ein bisschen das Bild ähm nach außen auch sein, ähm auch die Verwaltung bisschen mitgestalten, aber Ich glaube mit so einer neuen Stelle gibt’s ja wahrscheinlich noch ein paar mehr Erwartungen, die Sie damit ja auch ähm verbinden. [Christian Zierau] Wir haben uns hier in Kiel Ende 2019 auf den Weg gemacht. Wir haben hier ein Projekt gegründet, Amt vierundzwanzig. Digitalisierung ausdrückt aber es geht nicht nur darum also wir arbeiten hier mit drei Ds und zwar Dienstleistung, Dialog und Digitalisierung. Wir sind haben angefangen in Bewegung zu kommen. Wir wollen unsere Mitarbeitenden auf diesem Weg mitnehmen und dann immer, das ist meine Haupterwartung, konsequent für Problemzonen, die es halt gibt. Corona zeigt uns das zuletzt auch als öffentliche Verwaltung sehr deutlich. Einfache Lösungen finden. [Felix Schmitt] Und sie haben vorhin schon so angekündigt, die kommt so ein bisschen ähm aus äh aus der Region Skandinavien ähm. Da gibt es das hier glaube ich auch schon ein bisschen länger. Ähm wie stelle ich mir oder wie unterscheiden sich denn dort die Bürgerämter in in Dänemark, Norwegen, Schweden von dem klassischen Bürgeramt, wie wir’s hier in ähm in in Deutschland kennen?

[Christian Zierau] Also erstmal, dass eben dort ganzheitlich gedacht wird, wie gesagt, da werden einem nicht die Zuständigkeiten erklärt, sondern eben die Lösungen serviert und da machen die skandinavischen und gerade auch unsere Partnerstädte, Tallinn, Göteborg und Aarhus ganz ganz viel. Richtig und müssen für uns hier einfach Vorbild sein. Also Tallinn steht für mich einfach auch wirklich für Digitalisierung. Das ist da sind wir glaube ich zehn, 15 Jahre hier zurück in Deutschland. Göteborg hat sehr ähm sehr gut herausgearbeitet wie Change-Prozesse, wie Anpassung, Transformationsprozesse ähm laufen können, wie neue Arbeitswelten auch auch wir wir haben ja immer diese alten, Rathäuser aus der Kaiserzeit, die eben auch für diese Prozesse bisschen synonym stehen. Das das macht Göteborg toll. Und Aarhus hat ein City Office, also Bürgerservices, wirklich aus einer Hand digital wie analog. Bürgerservice das können auch nicht für alle, wenn man alle Bewohner innen der Stadt mitdenkt, auch nicht nur digital erfolgen, sondern wir müssen auch immer ein analoges Angebot bereithalten und das aus einer Hand und Aarhus hat dazu auch noch das baulich eben neu verwirklicht, dass man wirklich auch dort in einem, wie man’s vielleicht hier vom Banken kennt oder von anderen schönen Dienstleistungs ähm Einheiten, wo man eben das auch dann optisch und im Gefühl erfährt. [Felix Schmitt] Beim Online-Zugangsgesetz, was in Deutschland ja so ein ganz starker Treiber ist ähm bei der sowohl bei der Digitalisierung, aber auch bei der Art und Weise, wie Verwaltung und Bürger miteinander interagieren. Ähm. Das ist ja der eine Bereich, aber Sie beschreiben ja auch, Sie wollen hauptsächlich Lösungen oder Ergebnisse im ähm im Bürgeramt präsentieren. Das klingt für mich jetzt äh stark danach, dass es eben nicht nur um das Verhältnis zwischen Bürger äh Bürgerinnen und Verwaltung geht, sondern auch wie die Verwaltung mit Anträgen ähm oder mit äh mit Dienstleistungen, der Bürger auch umgeht, also dass auch viel Veränderung im Backoffice ähm notwendig ist, also in den Ämtern auch selber. Gehört das auch zu den Aufgaben eines Chief City Officers in in Kiel dazu, dass eben nicht nur sozusagen das das, was vorne passiert, sich verändert, sondern auch die Arbeit, wie in äh wie in den Ämtern ähm mit Anträgen, mit Bürgerdienstleistungen umgegangen wird. [Christian Zierau] Genau, absolut. Also wir haben hier in der Verwaltung ähm ganz, ganz viele Menschen über 5000 wir hier für die Landeshauptstadt Kiel arbeiten. Das sind ganz tolle Menschen. Wir haben viele Talente, Im Kern geht es in Verwaltung ja immer darum, rechtssicher zu arbeiten. Also wenn Sie einen Personalausweis brauchen, wenn Sie ein KFZ zulassen, sich um Ihren Führerschein kümmern, dann sind das immer ähm eigentlich sehr viele Gesetze, Verordnungen, Ausführungsvorschriften, die zu beachten sind. Und das ist und bleibt auch so, auch zukünftig, das das muss so sein. Aber ich glaube, die Frage, wie man das kommuniziert, wie man die Angebote anbietet. Das kann halt nicht sein, dass man da immer nur alle rechtlichen Regelungen erklärt, sondern da, dann wirklich darum, eine andere Form von Kommunikation, von Ansprechbarkeit zu finden, die auch vielleicht mehrsprachig ist, auch auch einfach ist, nicht zu kompliziert. Und letztendlich soll unsere neue Leitungskraft hier dann auch in Transformation ist für mich nicht nur Digitalisierung oder wir bringen irgendwas ins Internet, sondern, Es geht darum, diese Veränderungsanforderungen in unseren Mitarbeitenden in die Menschen zu pflanzen und dass die das dann auch alle, irgendwann ähm so rüberbringen können und die Bürgerinnen glücklich machen.

[Felix Schmitt] Mhm. Mir ist noch eine Sache aufgefallen, Sie haben ähm also ich verbinde eigentlich, so dass das ähm Amt eines äh Leiters, eines äh Bürgeramtes. Mit so einem klassischen Aufstiegsamt, mit einer ähm mit einem Beamten oder einer Beamtin, die ähm sich innerhalb einer Behörde eben dorthin auch entwickelt hat. Jetzt schreiben sie Ähm beim äh beim Chief City Officer dass unter anderem die Leitung eines eigenen Unternehmens in Selbstständigkeit, vor allem auch mit Vertriebserfahrung für diese Stelle wichtig ist. Das ist eine Formulierung, die ich so im öffentlichen Dienst, glaube ich, auch noch nie gelesen habe. Wie kommen sie denn dazu, dass sie genau solche Anforderungen auch stellen, die ja jemand ähm aus dem äh aus dem öffentlichen Dienst in der Form ja auch gar nicht äh gar nicht erreichen oder erzielen kann. Also will da hier ergänzen an der Stelle natürlich. Sie haben auch beschrieben, wie man aus dem öffentlichen Dienst auch dahin kommen kann, aber trotzdem diese Formulierung da bin ich ein paar Mal jetzt drüber gestolpert beim Durchlesen, wo kommt die her und was was versprechen sie sich auch davon?

[Christian Zierau] Also mich hat hier wirklich sehr nachhaltig eben die Kollegen in Aarhus ähm beeindruckt, die dort das City Office leitet. Die hatte hier in Kiel im Rahmen der digitalen Woche ähm, Projekt und wie Sie das angegangen ist und auch mit welchen Werten und welcher Haltung ähm äh sehr, sehr eindrucksvoll vorgestellt und da hab ich mich auch über Ihren Werbegang halt informiert und, Da ist diese Idee geboren. Also es kann sein, also wir suchen hier quasi für eine neue Aufgabe eine Person und es kann auch sein, dass wir die Person hier auch schon im Rathaus an Bord haben und das jemand ist, der eben klassisch den Beamtenweg gegangen ist. Mein meine Sichtweise, die Suppe startet eigentlich wirklich und das ist auch noch ein sehr schöner Satz, den wir hier reingeschrieben haben. Es braucht das Verständnis, eine Dienstleistung zu erbringen und wirklich. Noch als Zweites eben digitale Transformation mit dem, was jetzt alles in den nächsten Jahren auf uns zukommt, denken zu können und Menschen da draußen außerhalb des Rathaus wie immer im Rathaus weiterzubringen und deswegen bin ich da jedenfalls völlig offen ähm wen und was wir hier finden und es kann eben auch sein, dass das jemand ist, der bisher eine Erfahrung im öffentlichen Dienst hat, aber auf diese Aufgabe ähm Lust und Gestaltungskraft hat. [Felix Schmitt] Also noch ist der Bewerbungsprozess ähm noch nicht beendet. Jetzt grade wenn wir äh zusammen sprechen, läuft da glaube ich noch zwei Tage. Äh von daher ist es natürlich, können Sie natürlich noch überhaupt nicht sagen, in welche Richtung sich das entwickelt. Ähm. Das vielleicht hier nur als ähm als kurze Ergänzung. Sie haben jetzt auch schon viel beschrieben, wohin Sie äh wollen, was so auch die die Grundlagen sind, die Sie sich davon versprechen, ähm auch Transformationsprozess oder Change-Prozesse, ähm wie sie sie in Göteborg, haben sie von erwähnt, ja auch kennengelernt, haben äh haben sie erwähnt, haben Sie denn auch schon klar vor Augen, wo es denn ähm äh, besonders hakt bei Ihnen? Was muss besonders äh mit besonderer Dringlichkeit, vielleicht auch mit besonders hoher Priorität angegangen werden, um dieser Zieldefinition, die Sie haben, ähm dann auch irgendwann gerecht zu werden.

[Christian Zierau] Genau, also wir haben uns ja wie ich erzählt hatte ähm schon vor längerer Zeit bisschen auf den Weg gemacht und wir müssen hier sehr klar sein, dass es um einen längeren Prozess ist und wirklich auch ein mehrphasiges, auch vielleicht mehrere Projekte. Wir müssen Erfahrung sammeln und brauchen eben auch Vertrauen bei unseren Mitarbeitenden, dass sie in in diese in diese Prozesse eben vertrauen. Und ähm gleichzeitig eben Digitalisierung. Mobile first ähm alles was was so herangetragen wird auf welchen Kanälen in sozialen Medien kommuniziert wird, braucht halt neue Herangehensweisen und schlichtweg kann man feststellen, dass die Erwartungen an Behörden an an, öffentliche Institution sich verändert oder auch verändert hat und auch grad durch Corona, was aus Rahmenbedingungen ja auch noch mal vieles schwieriger, man kann sich nicht persönlich treffen. Das alles zieht aber letztendlich zeigt uns das Corona sehr deutlich, dass auch Behörden ähm flexibel werden.

[Felix Schmitt] Sie haben jetzt erwähnt an einer Veränderung in der Erwartungshaltung ähm, was genau nehmen Sie denn wahr? Ähm was sind denn so die die Grundprämissen, die Sie in diesem Veränderungsprozess, in dieser verändert mit dieser veränderten Erwartungshaltung ähm hochhalten? Was was haben Sie da in äh für Kiel ähm sich herausgearbeitet?

[Christian Zierau] Also erstmal ist wichtig, dass wir müssen natürlich immer arbeitsfähig bleiben. Wir können jetzt nicht ein Jahr zumachen, eine Plane drüber packen und sagen, okay, nach einem Jahr machen wir dann wieder auf und dann gibt’s einen Neustart, sondern es ist halt ein Prozess auch, wobei man parallel in arbeitsfähig bleibt und ähm was wir hier auch gemacht haben in Kiel auch in den letzten Jahren, dass wir einen professionellen Background erarbeitet haben und auch mit neuen Menschen versehen haben, die die Umstrukturierung begleiten. Also wir haben Digitalcoaches, die wirklich eben auch den Mitarbeitenden und die Führungskräfte unterstützen. Wir haben Projektprofis. Das sind Menschen hier bei uns in der Stadtverwaltung, die hauptamtlich Projekte leiten, weil bis dato war’s immer so, dass irgendjemand eben ein Projekt neben seiner Linienaufgaben mitmacht und dann das eigentlich nicht schafft. Und insofern haben wir das Glück jetzt hier über eine Unterstützungsstruktur zu verfügen, die eben ähm uns voranbringt und dann immer wieder, wie nach draußen, gilt auch nach innen immer wieder kommunizieren, davon. Erzählen, auch immer wieder die Methoden anpassen, erläutern und dann ähm ja einfach weitertun.

[Felix Schmitt] Mhm. Also sie haben gerade erwähnt, ne, sie haben auch sie haben sich auch Unterstützung ähm ins Haus geholt, ähm so zwei Schlagworte, die mir begegnet sind ähm in in Kiel ist einmal Design Thinking und agiles Projektmanagement im Behördenkontext. Design Thinking in der letzten Zeit ist, glaube ich, auch im im Bereich oder über das ähm Onlinezugangsgesetz jetzt der ein oder anderen äh Behörde vielleicht auch schon mal einen Begriff geworden, agiles Projektmanagement, habe ich jetzt auf kommunaler Ebene bisher nur sehr, sehr selten auch kennengelernt. Haben Sie diese zwei Sachen? Konnten Sie die schon ausprobieren oder ist das etwas, was Sie noch auf Ihrer Bucket List für die für die nächsten Jahre haben, die Sie unbedingt mal abarbeiten möchten? [Christian Zierau] Ähm also wir sind’s angegangen, aber ähm das ist so wie hier in auf der Kieler Förde. Es gibt die ganz großen Kreuzfahrtschiffe, so Riesentanker und das sind auch für Verwaltungen, wenn sie Akten digitalisieren wollen, die E-Akte oder E-Rechnung den ganzen Rechnungsworkflow digitalisieren wollen, also dass diese, schweren großen Schiffe, die sie auch über mehrere Jahre bewegen können. Das geht nicht ad hoc. Und ähm gleichzeitig können das nicht nur so eine mega Projekte sein, sondern es braucht irgendwie klein, wendigen Segelboote und, Es gibt nichts besseres, als wenn Mitarbeitende oder auch BürgerInnen spüren, wenn kleine Dinge schnell abgeschlossen werden und einfach die Sache besser und leichter machen.

Und damit auch zumindestens angefangen.

[Felix Schmitt] Mhm. Haben sie da ähm mit mit was für Projekten haben sie denn äh begonnen? Also was waren denn so diese kleinen, leichten oder leicht,

gängigen äh Projekte, die sie versucht hatten, ähm wo sie vielleicht auch schon Erfolgserlebnisse in der Verwaltung auch schon feiern können. Gibt es da Beispiele, die sie nennen können. [Christian Zierau] Also das hat uns jetzt auch noch ähm die Coronapandemie etwas erleichtert hier eben auch schneller voranzukommen. Wir haben zum Beispiel am Anfang im ersten Lockdown gemerkt, die BürgerInnen der Stadt haben ganz, ganz viele Fragen und dann treffen sie auf unsere komplexe Behördenwelt mit ganz viel entweder individuellen ähm Postfächern oder Funktionspostfächern werden geteilt und dann haben wir das einfach gemacht und haben Amt24@Kiel.de als

E-Mail-Adresse etabliert, wo wir dann im Hintergrund verteilen und dann eben nicht, Bürgerinnen aufzwingen, unsere Struktur zu verstehen, sondern du hast ein E-Mail-Postfach schreibt an dieses Postfach und du kriegst aus diesem Postfach, Eine Antwort und der Prozess, der dahinterliegt, den können wir professionell aufsetzen und Menschen und denen müssen wir halt nicht, nach draußen erklären und das andere war auch ein Beispiel aus dem Servicebereich, dass wir hier ganz viel Personalausweise und Dokumente auf Halde liegen hatten, wo wir eben ähm die nicht sonst also wie sonst abgeholt werden, ermöglichen konnte. Und deswegen hat dann ähm haben die Azubis der Feuerwehr, die auch nicht ihre Lehre machen konnten, dann die Ausweise zu den Bürgern nach Hause gebracht. Das sind kleine Dinge, aber die sind das macht einfach dann auch in schwierigen Situationen Freude und das ist Win-Win für alle.

[Felix Schmitt] Mhm. Das kann ich mir vorstellen. Also gerade so ein ein Lieferservice für Personalausweise, ähm. Das hat natürlich jetzt äh kann ich mir vorstellen ja auch einen kleinen Boom vielleicht auch erlebt, wenn man ja einen Personalausweis überhaupt nicht abholen kann. Ähm. Aber das spielt für mich, also nehme ich so ein bisschen ähm wahr. Das hat vielleicht doch ein bisschen was damit zu tun wie die Denkweise sich vielleicht auch verändert hat, dass also der Servicegedanke im ähm im im Kopf der der Mitarbeiter*innen Ähm vielleicht heute ganz eine ganz andere Wahrnehmung hat. Liege ich da vollkommen falsch an der Stelle ähm oder ist das wirklich etwas, was sie auch wahrnehmen, dass ich da vielleicht in der Verwaltung auch äh langsam etwas verändert. [Christian Zierau] Also etwas was ich was ich schon lange wahrnehme ist, dass der ähm Anspruch von draußen sich verändert und das ist ja ganz klassisch. Wir in Kiel sitzen in einem Rathaus hier zentral aus aus der Kaiserzeit stammt und, Wir erwarten, dass die Bürgerinnen hierher kommen und ich glaube, das ist das, was wir entwickeln müssen, was wir aus dem Rathaus rauskommen, dass wir zu den Menschen kommen. Das geht natürlich am einfachsten digital. Da kommen wir bis in die Hosentasche aufs Smartphone oder oder digital ins Wohnzimmer. Aber ich glaube, das ist auch noch mehr als nur digital, sondern, die Änderung der Meldeadresse kann auch nach dem Einkauf aufm Wochenmarkt am Samstag erfolgen an an diesen Angeboten arbeiten wir.

[Felix Schmitt] Solche Veränderungen sind jetzt auch gar nicht einfach ähm umzusetzen. Äh ganz egal wie ähm wie sie vielleicht ein Mindset entwickelt oder ob’s jetzt ein Chief City Officer äh vielleicht auch noch ein ein CDO haben Sie ja auch in der Stadt ähm äh ja auch gibt, so ein Change-Prozess, der zieht sich ja dennoch über viele Jahre. Haben Sie das in ähm in der Verwaltung auch organisatorisch hinterlegt, also werden diese Aufgaben gebündelt in einer neuen Struktur oder wird das in den unterschiedlichen Ämtern ähm bearbeitet. [Christian Zierau] Beides. Also wir haben die neuen Strukturen geschaffen. Das sind natürlich sehr, wie wir die Stabsstelle Digitalisierung beim Oberbürgermeister direkt. Das sind natürlich eher eher ähm auch auch kleine Einheiten, die aber eben die Frequenz in diese Veränderungsprozesse einsteuern und, Es geht auch nicht ohne die ähm Fachmenschen in den Fachämtern, weil die einfach so Verwaltung ist so vielfältig von Schule, Kita, Feuerwehr, Lebensmittelüberwachung. Sie brauchen letztendlich den Fachverstand, eben der und die Erfahrung. Aller Mitarbeitenden, deswegen ist das eben auch immer letztendlich wirklich beides. [Felix Schmitt] Sie haben auch vor, ein neues Stadtamt zu gründen oder wie Sie’s ähm auch beschrieben haben, ähm ein City Office. Ähm welche Aufgaben sollen denn dort gebündelt werden, die jetzt bisher noch an anderer Stelle ähm äh erledigt werden oder insgesamt was was versteht man unter diesem unter diesem Stadtamt, weil auch den Begriff, ähm den habe ich jetzt schon ein paar Mal gehört in der Tat, aber ich habe jetzt noch nicht so diese klare so ein klares Verständnis dafür entwickelt, dass darunter wirklich in jeder Stadt auch das Gleiche gemeint ist.

[Christian Zierau] Mhm. Es ist jetzt einfach erstmal ein einfacher Begriff, der sich am City Office anlehnt, also in in einer wirklich Übersetzung. Wir haben hier von Hafenamt, insofern lag die Bezeichnung, Stadtamt nicht so weit. Ich glaube, ich habe mal ein bisschen gegoogelt. Rostock sollen ja auch Ostsee nah und und die machen da auch ganz spannende neue Sachen. Ähm da da gibt’s auch ein Stadtamt, Insofern ist es so. Wir haben bisher ein Bürger- und Ordnungsamt, ein ein sehr großes Amt mit zehn Abteilungen. 300 Menschen, die dort arbeiten, Wir haben in Kiel kommen wir auch aus finanziell schwierigen Zeiten, und dann wurde sowas immer oft man spart einen Amtsleiter, man spart eine ähm ein ein Büro. So was wurde immer zusammengelegt und und ich glaube jetzt ist der Zeitpunkt auch wirklich. Auf Wirkungen zu gucken und dann kann es manchmal sein, dass man eben auch wieder große Einheiten viel wirksamer machen kann, wenn man sie dann auseinanderlegt und. Wir wollen in diesem neuen Stadtamt nur die direkten, großen Dienstleistungen und Services für die Kielerinnen und Kieler bündeln und letztendlich nochmal. Meine Vision ist, dass es irgendwann einheitliche Öffnungszeiten gibt für alle Dienstleistungen der Stadt. Das ist noch ein sag ich mal in einer späteren Phase vielleicht ein Prozess. Aber die großen Dienstleistungen, KFZ-Zulassung, Führerscheinstelle, Einwohnermeldeangelegenheiten, ähm die werden wir jetzt hier in diesem neuen Stadtamt bündeln. Das werden auch dann rund 150-200 Mitarbeitende bewegen. [Felix Schmitt] Und welche Aufgaben ähm oder haben Sie dann auch wirklich, sag mal, die Aufgaben, die ähm das Verhältnis Bürger, Bürgerinnen und und Verwaltung ähm äh betreffen, haben sie die dort alle gebündelt oder gibt es weiterhin noch ähm sind wir irgendwelche exotischen ähm Bereiche oder einzelne Aufgaben, wo sie sagen, das das kriegen wir jetzt erst einmal strukturell nicht gebacken, um das auch noch dort mit reinzuhaben oder ist das wirklich dann. Der eine Anlaufpunkt und es gibt keinen anderen mehr für alle Angelegenheiten, ähm die äh Bürger und äh Stadt betreffen.

[Christian Zierau] Das kann ich hier sehr schön aus unseren internen vorbereitenden Diskussionen auch wieder geben, wo, mein Leiter des Standesamtes fragte, wie stellen sie sich das vor, Herr Zierau soll dann auch ähm die Kraft, die eigentlich die Personalausweise ausgibt, soll die dann auch die Trauung übernehmen. Und und ähm das das können wir natürlich klar beantworten. Ähm Standesbeamte, ein Standesbeamter ist ja auch noch mal mit einer extra Ausbildung versehen und, die die Hochzeit verheiraten wird dann natürlich in die Kollegin, der Kollege, der es auch jetzt bisher macht. Aber den Termin dafür zu bekommen, vielleicht später die Geburtsurkunde dann zu erhalten oder Elterngeld zu beantragen, wo sie auch immer ganz viele einzelne Behördengänge dann als BürgerInnen, wahrnehmen müssen. Ich glaube, da kann man schon was tun. Dann geht’s nicht darum, eben sage ich mal das symbolhafte Verheirateten irgendwo zu vereinheitlichen oder an eine andere Stelle zu bringen, aber diesen ganzen Prozess dahinter dann doch auch nach außen, viel viel einfacher zu gestalten. [Felix Schmitt] Sie haben jetzt ein Beispiel angesprochen, wo’s dann ähm wo dann Bedenken auch geäußert wurden, natürlich auch nachvollziehbar. Ähm an dieser Stelle Ist das etwas, was ihnen weiterhin auch äh regelmäßig begegnet, dass man also viel erklären muss, dass man viel mitnehmen muss, auch den den Leuten vielleicht die Aufgabe geben muss, ähm sich selber auch Gedanken zu machen, wie es funktionieren kann oder erleben sie da auch eine sehr starke Offenheit ähm bei den Beschäftigten der Stadt auf eine andere Art und Weise mit den Bürgerinnen und Bürgern zusammenzuarbeiten. [Christian Zierau] Genau, also es ist glaube ich in der Startphase auch immer schwierig, weil es immer verlangt ähm sich zu bewegen aus Komfortzonen, aus etablierten Prozessen rauszukommen. Aber umso wichtiger ist eben gute Kommunikation und dann eben mit kleinen Dingen auch wirklich eben Erfolge zu sehen. Und es gibt gerade in diesem Bürgerservicebereichen. Nichts besseres an als wenn dann die Kolleginnen und Kollegen unmittelbar vom Bürger eben ein positives Feedback zu bekommen, was dann, ähm wirklich auch das Glauben an diesen ganzen Entwicklungsprozess, an diese Transformation dann stärkt. [Felix Schmitt] In in welcher Form ist es denn auch eine Herausforderung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter? In diesem neuen Stadtamt auch arbeiten werden. Also wir haben jetzt gesagt, auf der einen Seite, na klar, die die Leute sollen so das Aufgebot bestellen können. Ähm sie sollen das Elterngeld beantragen, ähm äh eine Meldebescheinigung ähm sollen sie dort bekommen. Ähm das Aufgabenspektrum dem ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dort äh gegenüberstehen, ist ja sehr, sehr breit. Unterstützen Sie ähm die die Mitarbeiter dort rein durch durch Weiterbildung, damit Sie das auch gebacken bekommen oder liegt dort auch in der IT entsprechend etwas dahinter? Ähm damit die Leute auch durch solche Prozesse auch durchgeführt werden können. Haben Sie da schon Lösungen auch entwickelt, die das ähm die das dann letztlich dann auch realisieren lassen. [Christian Zierau] Ich glaube, das ist auch auch jetzt sehr komplex. Also es gibt jetzt also wir als Landeshauptstadt Kiel sind natürlich eine sehr große Behörde mit dann auch sehr spezialisierten Zuständigkeiten. Das ist vielleicht in kleinen Rathäusern dann bisschen einfacher, wenn einzelne Mitarbeiter auch einen größeren Aufgabenbereich haben. Aber ich glaube hier schon auch an Technik basierte Unterstützung. Also zum Beispiel hat die Landeshauptstadt Kiel ein grauer Vorzeit die eigene Telefonzentrale aufgegeben und mache das hier in einem großen Zusammenhang Zusammenschluss durch den Hamburg-Service.

Ähm das hat sich jetzt gerade während der Coronapandemie herausgestellt, dass das jetzt, wo wir im Verfahren ändern, sodass nicht die Standards sind, wo wir andere Öffnungszeiten haben, dass das. Nicht funktioniert und so ist ein Punkt, den wir prüfen werden, zum Beispiel auch wieder dieses Angebot, also, ist die Stadt erreichbar per Telefon, dass wir das auch wieder selbst tun und das andere, was mir wichtig ist, woran wir auch viel Zeit und und Konzept investieren, sind eben, unsere Mitarbeitenden weiterzubringen mit Fortbildung, Weiterbildung und auch ähm guter Führung, letztendlich kann es ja auch sein, dass dann jemand auch perspektivisch mein Ziel ist, dann immer alle bei der Stadt hier zu halten, dann vielleicht in dem Bereich verändert und dort bessere Möglichkeiten für sich sieht, also auch wirklich ein sehr modernes Personalmanagement erforderlich macht.

[Felix Schmitt] Mhm. Also Sie haben jetzt ja schon eine ganze Reihe auch an an Veränderungsnotwendigkeiten ja auch äh beschrieben und ähm Digitalisierung ist da ja einer der Treiber, ähm der dahinter steckt, entweder unmittelbar ähm wie beim Onlinezugangsgesetz, also unmittelbar oder eben äh durch die IT Unterstützung. Haben Sie denn ähm in dem Bereich auch schon Erfahrungen ähm sammeln können wie äh Digitalisierungsprojekte in der Verwaltung auch ähm auch Vereinfachungen oder Verbesserungen auch erzielen können. Also Ein Beispiel, was was mir aufgefallen ist. Man kann sich auf den Chief City Officer ausschließlich online bewerben und ich habe auch gesehen, dass der Stellenbesetzungsprozess bei ihnen äh, digital äh durchgeführt wird. Also die äh Begutachtung durch die unterschiedlichen äh Verwaltungsbereiche zum Beispiel. Mhm. Ist das etwas, womit Sie auch schon in der Vergangenheit ähm Erfahrungen sammeln konnten, wo Sie auch sagen können, ja das das hilft uns weiter oder ja, wir müssen wir müssen’s halt machen, ähm aber so einen echten Nutzen können wir daraus nicht ziehen. [Christian Zierau] Also ich ich glaube per se an Digitalisierung so ich bin jetzt 25 Jahre in Verwaltung unterwegs. Wenn man mich am Anfang gefragt hätte, hätte ich immer gedacht, das geht alles viel früher und schneller, dass das alles noch schneller digitaler, online und so weiter möglich ist. Das ist in Deutschland schon, was eben schon sehr sehr zersplittert ist in den ganzen föderalen Strukturen, und weil oft auch nicht genug Geld oder Personal dahintersteckt, das das ändert sich jetzt grade mit Corona, aber. Insofern gibt’s viele kleine Insellösungen, aber eben noch nicht gerade diesen Wurf. Und ich glaube wirklich der Punkt ist, dass das jetzt überzeugend. Außen in diesen Dienstleistungen und Services für die BürgerInnen der Stadt erlebbar sein muss und, da Braucht man auch Geduld, das ist jetzt auch was wir während Corona spüren. Warum geht Digitalisierung noch nicht in Schule? Warum kann ich mein Motorrad jetzt grad schön wird eben schnell zulassen? Warum geht das nicht sofort und heute? Aber ich hoffe, dass was wir hier anstoßen, dass für die Kielerinnen unsere neuen Services, sage ich mal, ab zweiundzwanzig oder dreiundzwanzig. Wahrnehmbar und und auch nutzbar sind und das dann auch die Akzeptanz dadurch wieder steigt. [Felix Schmitt] Sie haben beschrieben, man braucht Geduld. Ähm bei der Digitalisierung im im äh öffentlichen Bereich. Gesehen, Sie haben’s jetzt ja auch geschafft, äh der der Stadtrat hat sich jetzt auch zu seiner ersten digitalen Ratssitzung ähm bei Ihnen auch getroffen. Auch das ist äh sollte man jetzt nicht denken, aber ist 2021 immer noch eine eine sehr, sehr große Ausnahme auch. Ähm Wie haben Sie das denn ähm auch selber äh erlebt diese Ratssitzung? Hat das alles funktioniert oder mussten Sie mehrfach den Raum wechseln? Ähm sind ständig irgendwie Kameras ausgefallen? Gab’s irgendwelche Katzen, äh die äh durchs Bild gelaufen sind? Welche Erfahrungen haben Sie da gesammelt?

[Christian Zierau] Ja, Also ich glaube, man muss diesen Gesamthintergrund auch wirklich nochmal beleuchten. Also dieser diese Ratsaal ist, wie gesagt, auch noch hier in diesem alten Rathaus und da haben sie unendlich viele stattgefunden, wenn man auf alten Bildern das Mobiliar sieht, dann sieht es auch noch aus wie früher, die Bilder, die Anna Wand hängen, sind auch alle ähm, uralt, sage ich mal. Also man hat wirklich jetzt hier geschafft, dass man was ich seit 1hundert Jahren ähm das vollkommen digital durchgezogen hat mit einem dann doch wirklich auch ad hoc Prozess auch mit externen Support, letztendlich muss man hier auch klar sagen, der Anspruch ist ja, das erleben ja auch andere Parteien jetzt bei ihrem Nominierungsverfahren, es muss am Ende eine Rechtssicherheit, eine Beschlussfähigkeit muss gewährleistet sein und dann musst du jeden Punkt, zu jedem Abstimmungspunkt da hängen rechtliche Entscheidungen, die Vergabeentscheidungen und und und dahinter, es muss einfach rechtlich sauber abgeben. Und es hat am Ende, es war, teilweise auch eine schwere Geburt, also es gab schon wo jemand eben abstimmen wollte, dann das nicht konnte, dann ins Rathaus fahren musste. Also es gab schon ein paar ganz witzige Sachen, woraus man dann einfach wieder lernen kann, aber am Ende hat es funktioniert und das. Ist dann schon. Also mich hat’s beeindruckt und ich fand vor allen Dingen toll, was da mitarbeitende an Leidenschaft und an Engagement investiert haben.

[Felix Schmitt] Mhm. Sie sehen jetzt nicht nur ähm verantwortlich für den Chief City Officer in der Stadt Kiel, sondern sie sind ja auch der Kämmerer. Ähm das heißt, sie zählen ja auch ein bisschen ähm das Geld. Sie haben auch, vorhin schon beschrieben, na Kiel geht’s jetzt äh finanziell, sie sind nicht auf Rosen gebettet ähm. Was für Erwartungen haben Sie denn selber in den in den in den äh Prozess der Digitalisierung? Ist das jetzt erst einmal ein reiner äh Kostentreiber oder ist es etwas, wo Sie sich auch ähm zumindest mittelfristig auch ähm eine eine Verbesserung äh der Kostenstruktur, vielleicht auch ähm an anderer Stelle entweder einen Einnahme zu gewinnen oder Kosten äh Senkungen versprechen. Haben Sie da als als Kämmerer einen eigenen Blick auf die Digitalisierung oder ist das wirklich in in erster Linie der Verantwortliche für den äh für den Bürgerservice in der Stadt der ähm äh dem es hier wichtig ist, hier äh weiter auch voranzukommen. [Christian Zierau] Ich glaube, das ist eine Frage, die relativ schnell einen immer begegnet, aber für mich in meiner Erfahrung ist ähm Digitalisierung oder auch Transformation darf nicht dazu dienen, einzusparen. Das ist was Verwaltung hier in Deutschland aus aus aus vielen Jahren kennen, dass eben gespart wird oder mit dem Rasenmäher gearbeitet wird, weil man Politik sich nicht traut eben, was zu entscheiden. Ich glaube, hier ist es deutlich, dass es einfach eine bessere Wirkung erzielen muss. Also wir müssen jetzt in unsere Services ähm investieren, sie besser machen. Wir müssen die Menschen, die mitarbeiten, dazu befähigen, sie mitnehmen in sie auch investieren und dass das hilft dann irgendwann glaube ich nicht einzusparen, aber wirklich wesentlich bessere Wirkung zu entfalten. Also ich glaube, darum muss es gehen. [Felix Schmitt] Das kann ich nachvollziehen an der Stelle. Ähm ähm vielleicht an der Stelle noch mal auf äh Ihre skandinavischen ähm Partnerstädte auch zu sprechen zu kommen. Sie haben so ein bisschen beschrieben Tallinn mit einer starken Digitalisierungs ähm äh Fokussierung Göteborg äh sehr stark im Bereich Change Management und Aarhus äh mit dem City Office. Ähm an an welchem dieser drei Städte, orientieren Sie persönlich sich denn da am am stärksten ähm in weil das sind ja alles drei unterschiedliche Herangehensweisen, wahrscheinlich natürlich, es ist ein Mix, aber es da eine eine Stadt oder ein ein Ziel, das sie verfolgen, was sie vielleicht auch mit einer dieser drei Städte in Verbindung bringen können. [Christian Zierau] Ich glaube, wir wir als Kiel, wir fangen an, hier unsere Eigenidentität zu entwickeln und ich glaube, wir müssen uns jetzt einfach die ähm besten Parts von allen drei und und vielleicht gibt’s auch noch woanders Dinge, die ich nicht kenne. Da bin ich auch immer neugierig. Ähm, müssen uns jetzt einfach, wir müssen man kann glaube ich nicht nur kopieren, sondern man muss die Dinge verstehen, man muss lernen und man muss sie dann hier genau auf uns passend, weil jede Stadt ist danach auch hat ihre eigene Identität, ihre eigene Geschichte wie hier Kiel mit dem Hafen oder dem Matrosenaufstand, wo man vielleicht auch sagen kann, hier kann auch mal was da ein bisschen Neuer gedacht werden und man kann hier auch mutig sein. Ähm man muss dann glaube ich das finden und den eigenen Rhythmus und den eigenen Weg finden. Also wir wollen uns das Beste aus unseren, Partnerstädten hier abgucken und dann hier umsetzen.

[Felix Schmitt] Ja vielen Dank Herr Zierau und viel Erfolg Der Weg, den sie beschreiten, das klingt spannend und verheißungsvoll und ähm ich bin auch gespannt, was sich in den nächsten Jahren bei Ihnen an der Förde entwickelt und wie sie später den aktuellen Transformationsprozess bewerten. So das war’s auch für heute. Hast du noch Fragen oder willst du mehr wissen? Dann schreib mir eine E-Mail an podcast@felixschmitt.de und ich melde mich bei dir. Ich freue mich auch über deine Themenwünsche. Zu welchem Thema der kommunalen Digitalisierung möchtest du gerne etwas hören? Auch hier gilt, schreib mir eine Mail an podcast@felixschmitt.de. Möchtest du mehr über die kommunale Digitalisierung erfahren? Dann kannst du auch meinen Newsletter abonnieren, Hier versorge ich dich immer freitags mit Tipps und Tricks mit Informationen und Hintergründen. Würde mich freuen, wenn ihr auch bei der nächsten Folge dabeibleibt, also den Podcast auch abonniert. Besonders wichtig ist mir dein Feedback, damit ich von Anfang an über das sprechen kann, was dir auch wirklich wichtig ist Darum freue ich mich über eine Bewertung bei iTunes, Spotify oder wo auch immer du diesen Podcast gerade hörst. Bis zum nächsten Mal, dein Felix Schmitt.