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Podcast Folge 14: Der digitale Werkzeugkasten 2.0

Der Digitale Werkzeugkasten 2.0 - Das OZG in der Umsetzung in Bayern

Die Regeln des Onlinezugangsgesetz sind bekannt. Bis Ende 2022 müssen praktisch alle kommunalen Dienstleistungen auch online angeboten werden. Aber diese Anforderung überfordert kleine Kommunen sehr schnell. Wo anfangen, wie machen, und dann muss es auch noch der Bürgerin und dem Bürger gefallen. Und wie sollen wir das überhaupt bezahlen? Eine Möglichkeit, die von vielen Kommunen verstärkt angegangen wird, ist die Kooperation mit anderen Verwaltungen und die kollegiale Erstellung von OZG-Leistungen, die später von allen Partnern genutzt werden können. In Bayern hat die Digitalministerin Judith Gerlach den Digitalen Werkzeugkasten initiiert, der inzwischen in der Version 2.0 von 24 bayerischen Landkreisen genutzt wird. Was es mit diesem Werkzeugkasten auch sich hat, wie das Netzwerk arbeitet und wie Ergebnisse zustande kommen, habe ich Florian Hess gefragt. Er ist der Beauftragte für Digitalisierung im Landkreis Aschaffenburg und mein Interviewgast in dieser Folge. 

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Transkript

[Felix Schmitt] Kommunale Digitalisierung, der Podcast mit Felix Schmitt.
Herzlich willkommen zu Folge 14 meines Podcast zur kommunalen Digitalisierung. Mein Name ist Felix Schmitt,
Ich bin dein Moderator und Begleiter auf dem Weg in die kommunale Digitalisierung.
Die Regeln des Online-Zugangsgesetzes sind bekannt. Bis Ende 2022 müssen praktisch alle kommunalen Dienstleistungen auch online angeboten werden.
Aber diese Anforderung überfordert kleine Kommunen sehr schnell,
wo anfangen? Wie machen? Und dann muss es auch noch der Bürgerin und dem Bürger gefallen. Wie sollen wir das überhaupt bezahlen?
Eine Möglichkeit, die von vielen Kommunen verstärkt angegangen wird, ist die Kooperation mit anderen Verwaltungen zu suchen und die kollegiale Erstellung von OZG Leistungen, die später von allen Partnern genutzt werden.
In Bayern hat die Digitalministerin Judith Gerlach den digitalen Werkzeugkasten initiiert, der inzwischen in der Version 2.0 von 24 bayerischen Landkreisen genutzt wird.
Was es mit diesem Werkzeugkasten auf sich hat
Wie das Netzwerk dahinter arbeitet und welche Ergebnisse zustande kommen, das habe ich Florian Hess gefragt.
Er ist der Beauftragte für Digitalisierung im Landkreis Aschaffenburg und heute mein Interviewgast. 
Hallo Herr Hess, ich grüße Sie.
[Florian Hess] Hallo Herr Schmidt, servus.
 
[Felix Schmitt] Ähm Herr Hess, wir reden heute über den digitalen Werkzeugkasten zwei Punkt null. Das heißt, es hat ja schon eine erste Version gegeben. Ist denn bei ihnen auch schon die Version drei Punkt null in Arbeit?
[Florian Hess] Die Version drei Punkt null gibt’s noch nicht. Wir haben jetzt erstmal alle Hände voll zu tun mit der Version zwei Punkt null. Und stecken da drin.
[Felix Schmitt] Können Sie denn mal so kurz beschreiben, um um was geht es denn? Was ist denn der digitale Werkzeugkasten zwei Punkt null?
[Florian Hess] Der digitale Werkzeugkasten zwei Punkt null ist, wie es die Zahl schon sagt, die Fortsetzung des Projekts eins Punkt null. Ähm dieses Mal sind wir 24 Landkreise in Bayern. Wollen über 40 neue, echte, digitale online Formulare erstellen ähm und anschließend auch untereinander austauschen. Was wir dieses Mal auch besser machen wollen als beim eins Punkt null, dass wir eben den Prozess, dass wir einen Prozess etablieren zur Qualitätssicherung ähm in Zusammenarbeit mit dem Softwarehersteller dieser Formularsoftware. [Felix Schmitt] Mhm. Sie haben beschrieben, es ist schon eine eine Fortentwicklung an dieser Stelle. Ähm woher kam denn die Idee zu ihrem digitalen Werkzeugkasten in Bayern? Es muss ja originär mal irgendwo hergekommen sein.
[Florian Hess] Die Idee, die kam originär aus dem äh bayrischen Staatsministerium für Digitales, von der Digitalministerin Judith Gerlach. Die hat das Projekt aufgesetzt 2019 ähm unter der Projektleitung vom Innovationsring beim Bayerischen Landkreis Tag, die jetzt eben die Projektleitung innehaben. [Felix Schmitt] Und was waren damals die die Probleme, die ähm äh die die Vorlagen, die mit dem digitalen Werkzeugkasten auch gelöst werden sollten.
[Florian Hess] Ja, die Probleme ähm sicherlich, wie man sich so vorstellt, wir hatten eine Vielzahl papiergebundener Prozesse und Anträge, eben in der Verwaltung und ähm. Leider noch viele maximal klassische PDFs eben auf der Homepage, die dort ähm zwar wenn’s gut läuft schon am Computer ausgefüllt werden können, aber dann am Ende natürlich immer ausgedruckt, unterschrieben und per Post ähm an die Verwaltung ähm, übersendet werden müssen, was natürlich wenig bürgerfreundlich und oft auch sehr umständlich war. [Felix Schmitt] Herr Hess, der mit dem Werkzeugkasten äh eins Punkt null haben Sie ja dann auch Ihre Erfahrungen ähm äh gemacht. Können Sie mal kurz schildern ähm, wie das funktioniert hat, was was sie für Erfahrungen auch sammeln konnten und und vor allem wie sie da auch vorgegangen sind
[Florian Hess] Genau, also die Erfahrung natürlich muss man erstmal auch einen technischen Aufbau eben ähm sicherstellen in der Verwaltung, dass wir da auch ähm die Software installiert haben, die Infrastruktur aufgebaut haben, Firewall ähm DMZ et cetera. Aber als zwei Ergebnisse wo wir dann relativ schnell auch ziemlich glücklich wurden ist dass der Werkzeugkasten uns in die Lage versetzt, ähm OZG konforme online Formulare. Zu erarbeiten und sie nachher auch über über diese Software einfach die Möglichkeit bietet eben untereinander unter den Landkreisen eben auszutauschen. Was dann äh in dem Werkzeugkasten eins Punkt null der Ministerin noch sehr wichtig war, war eben, dass man auch äh die Bürgerinnen und Bürger eben mit einbezieht. Da gab es als als zweites Ergebnis neben echten Onlineformularen gab es eben dann einen sogenannten Leitfaden zur Nutzer orientierten und einheitlichen Formulargestaltung. Für die bayrischen Landkreise, was auch ein erster Schritt dahin ist zu einer ja gewissen Standardisierung dieser Formulare ähm was es dann eben den Austausch untereinander eben vereinfacht und somit dem Ziel ja Leistungen bis Ende 22 in OZG konform abzubilden und seine Stückchen näher bringt. [Felix Schmitt] Mhm. Und was hatte damals originär auch dazu geführt, dass sie gesagt haben, okay, wir machen das jetzt in in Eigenregie mit den Formularen? [Florian Hess] Ja wir wollten unsere Ziele waren natürlich, dass wir eine bürgernahe digitale Verwaltung eben aufbauen, ähm dass wir die Formulare sollten nutzerfreundlich sein in der Digitalisierung. Und natürlich auch dass wir hier die Basisdienste, die der Freistaat Bayern eben zur Verfügung stellt, dass wir die an diese Softwarelösungen eben anbieten können. Was sind diese Basisdienste? Ähm das sind, ein Authentifizierungsdienst. Es gibt hier die sogenannte Bayern ID. Ähm kann man sich so ein bisschen ähm mit dem Pendant auch zu Elster eben vorstellen. Ich kann mir dort eine Bayern-ID anlegen, kann dann über gewisse Authentifizierungslevel meine Anträge eben Schriftform ersetzen, digital stellen. Viele kennen das vielleicht von der Steuerverwaltung, ähm wo es eben das Elster-Zertifikat gibt. Bei uns in Bayern heißt es jetzt in Verbindung mit der Bayern ID das Ortega-Zertifikat oder als höchstes Sicherheitslevel wäre das eben der neue Personalausweis. Ein weiterer Basisdienst ist ein sicherer Postkorb, den auch der Freistaat hier zur Verfügung stellt. Wo wir eben den Bürger auch digital antworten können. Also das heißt, wenn er seinen Antrag bei uns stellt, lassen wir Schriftform ersetzen oder formlos mal außen vor, wir ihm auf jeden Fall, wenn er diese Bayern-ID hat, eben auch digital in diesen sicheren Postkorb antworten um ihm eine eine Mitteilung oder einen Bescheid eben dort zur Verfügung zu stellen. Und der letzte Basisdienst den es hier noch gibt wäre auch das Thema E-Payment also es wird auch dann dem Bürger eben möglich sein seine Verwaltungsleistung über diese ePayment Dienste eben bei uns zu bezahlen. [Felix Schmitt] Sie haben ganz am Anfang schon erwähnt ursprünglich kommen sie mal wie ja wahrscheinlich fast alle Verwaltungen in Deutschland aus der Situation, dass sie einzelne Anträge als PDF auf der Homepage vorliegen hatten, und ja festgestellt haben, so richtig nutzerfreundlich ist es nicht und sinnvoll für die Verwaltung, um’s weiter zu bearbeiten ja auch nicht. Sind Sie da auch rangegangen? Haben Sie sich mal angeschaut, wie gut die die Formulare, mit denen Sie jetzt arbeiten, bei den Bürgerinnen und Bürgern auch ankommen, wie die auch ähm wie sie auch genutzt werden, also ob sie auch in dem Sinne und in in der Form genutzt werden, wie sie sich das auch selber vorgestellt haben?
[Florian Hess] Also wir haben uns äh natürlich intensivst äh mit den äh Fachbereichen abgestimmt und man muss auch ganz klar sagen da liegt auch der weitaus größere zeitliche Aufwand ähm. Ein Formular zu designen, ähm das umzusetzen, die verschiedenen Felder, das geht relativ schnell. Der weitaus größere Aufwand ist eben dann die Abstimmung mit den Fachbereichen und man muss sich auch um die beiden Fachbereichen die genauen Workflows, also wie laufen die Arbeitsschritte dort ab, die muss man sich genau anschauen. Und da ist natürlich auch sind die verschiedenen Organisationseinheiten sehr, sehr unterschiedlich aufgestellt. Wir haben Organisationseinheiten, die arbeiten schon mit E-Akten, die sind sehr, sehr weit digitalisiert, aber es gibt natürlich auch Einheiten, die sind weniger äh weit digitalisiert und je nachdem was man dann halt dort vorfindet, gibt muss man eben in diesem Workflow darauf achten, ob man vielleicht auch digitale Medienbrüche, die gilt’s natürlich zu vermeiden, um da halt den möglichst nahen digitalen eben dranzuhalten. Was wir leider auch oft feststellen müssen, dass es dann auch fehlende Importschnittstellen eben bei den Fachverfahren, bei den Fachanwendungen gibt. Um die Daten des äh Bürgerinnen und Bürger eben digital über diese Formularsoftware in die Fachverfahren eben einfließen zu lassen, ja. An der Stelle reicht’s halt eben nicht nur aus irgendwie einen Workflow zu digitalisieren sondern das Ganze muss mit einer gewissen Optimierung eben immer einhergehen also so Hand in Hand. [Felix Schmitt] Mhm und wie haben Sie diese äh diese Optimierung ähm erledigt? Haben Sie dafür auch einen eigenen Prozess? Oder war das Erfahrungswissen, ähm was sozusagen dann dann immer weitergehend äh optimiert wurde,
[Florian Hess] Nee, wir haben uns ähm tatsächlich einen einen Prozess für die interne Formular ähm, ja für den für diesen interne Formularstellungsprozess eben erarbeitet natürlich auch durch ähm ja Versuch und Fehler, versuchen Fehler, und so haben wir uns wie so ’ne Checkliste geschaffen wo wir uns mit den Organisationseinheiten eben zusammensetzen in ersten Kick off um uns dann einfach dieser Thematik eben zu nähern um da die entsprechenden Fragen zu stellen. [Felix Schmitt] Und haben Sie die Ergebnisse, die Sie dann erarbeitet hatten? Wir sind ja immer noch beim digitalen Werkzeugkasten eins Punkt null. Ähm. Haben Sie die dann auch mal mit ähm mit Ihren äh Kundinnen und Kunden, also den Bürgerinnen aus äh ihren Landkreisen auch mal getestet? [Florian Hess] Ja wir hatten Tests mit den mit den Bürgern also das waren eben dann diese diese Nutzer-Evolution die stattgefunden hat wir haben unsere 20 Formulare. Diese ganze Geschichte, die ich vorhin erläutert habe, mit der Authentifizierung, die haben wir erstmal außen vor gelassen, sondern da ging’s jetzt wirklich nur um die ähm. Was empfindet der Bürger dabei? Das wurde von einer externen Firma auch nochmal betreut und das war auch kein, quantitativer Test und es war ein qualitativer Test, sodass wir wirklich verschiedene Berufsgruppen, verschiedene Altersschichten, verschiedene Bildungsschichten und auch ähm was die Affinität so Computern anbelangt. Mussten die Leute sich selbst einschätzen, sodass über dieses waren insgesamt 36 Nutzer, die unsere damaligen 20 Schrägstrich 21 Formulare eben durchgetestet haben. Ähm ja, die durchgegangen sind und dabei eben alle ihre ähm Was sie festgestellt haben, wo sind, wo hatten sie Probleme, wo sind sie hängen geblieben, ähm einfach mitgeteilt, sodass dadurch auch die Software eben weiterentwickelt werden konnte. Ein Punkt war zum Beispiel ähm die Bürgerinnen und Bürger hatten Probleme bei der sogenannten Uploadfunktion. Also wir haben ein ganz normales Formular und am Ende kann ich dort eben ein Bild oder ein PDF dranhängen und es in die Behörde schicken. Diese Upload-Funktion hatte bei dem Bürger keine Rückmeldung gegeben, ob die Datei hochgeladen war oder nicht. Das haben wir jetzt einfach gelernt und in Zusammenarbeit mit der Softwarefirma, die diese Formularsoftware, weiterentwickelt, ähm ist es uns mittlerweile schon gelungen, jetzt dem Bürger da auch ein ein optisches Feedback zu geben durch einen Haken, sodass er sieht, ja meine Datei ist erfolgreich hochgeladen. [Felix Schmitt] Also das zeigt ja, es macht doch macht doch Sinn an dieser Stelle. Ähm trotzdem merke ich auch immer wieder oder kriege auch das Feedback, dass gerade an der Stelle ja manche Kommunen auch ein Stück weit auch zurückschrecken, vielleicht auch Angst haben vor dem vor dem Aufwand, der da vielleicht entsteht, ähm war das denn, also ist diese würden Sie jetzt sagen aus Ihrer Perspektive, lohnt es sich die äh die zukünftigen äh zukünftigen Nutzer in in so einem Service auch zu beteiligen oder ist das eher so die äh so der der zehnte Zacken in der Krone, die sowieso schon schick aussieht,
[Florian Hess] Nee, absolut ähm tatsächlich als die Idee hochkam, ähm auch also die kam ja persönlich von der Digitalministerin Frau Gerlach, eben dies die Bürgerinnen und Bürger in diesen Prozess mit einzubeziehen, war ich auch erst skeptisch. Aber ich muss ganz klar sagen, dass dieser Schritt war wirklich unabdingbar, also ich bin auch sehr sehr dankbar, dass wir wirklich diese Extraschleife nochmal gedreht haben und, der Werkzeugkasten eins Punkt null uns eben nicht nur 21 OZG Formulare, konforme Formulare bietet, sondern. In diesem zweiten Schritt eben dieser Leitfaden herausgekommen ist, weil wir den jetzt ja als Blaupause neben jedes weitere Formular einfach legen können und somit alle diese ja die Emotionen, die positiven Dinge, die negativen Dinge sind dort eingeflossen und verbessern einfach jedes Formular, was jetzt neu hinzukommt. 
 
[Felix Schmitt] Also eigentlich könnten wir ja an dieser Stelle jetzt äh schon sagen, hey wow, vielen Dank für das Gespräch, weil das das klingt ja wirklich ähm auch auch gut aber sie sind ja jetzt noch einen Schritt weitergegangen. Wir sind kommen ja jetzt erst zum Thema digitaler Werkzeugkasten zwei Punkt null. Was haben Sie denn jetzt an an dieser Stelle, woher kam denn jetzt der ähm die Notwendigkeit aus aus ihrer Sicht ähm zu sagen, okay, wir gehen jetzt noch einen Schritt weiter. Was hat sich denn verändert zwischen dem digitalen Werkzeugkasten eins Punkt null und zwei Punkt null? 
 
[Florian Hess] Na ja, die Anzahl der Landkreise Also man merkt es äh alle Landkreise ringsum. Am Anfang waren wir 7 Landkreise. Jetzt sind wir eben 24 Landkreise über ganz Bayern ähm verteilt und auch alle Pilotlandkreise aus dem Werkzeugkasten eins Punkt 0 ähm sind eben, wieder mit dabei und ähm ja, es bildet, quasi fast sowas wie eine Standard jetzt ab ähm und natürlich auch das Netzwerk, was dadurch entstanden ist. Äh man lernt sich kennen untereinander ähm. Alle oder viele haben ähnliche Probleme ähm und das ist einfach das Tolle, dass jetzt dieses Netzwerk daraus entstanden ist und wir sind auch heilfroh, beim Werkzeugkasten zwei Punkt null eben wieder mit dabei sein zu können, um da jetzt weiter das Ganze auszubauen.
[Felix Schmitt] Ich kann mir vorstellen, äh unter 24 Landkreisen, ich selber komme aus Rheinland-Pfalz, äh das wäre schon das ganze Land an der Stelle. Ähm. Wahrscheinlich einen erheblichen ähm Abstimmungsbedarf dann auch. Haben sie da Regeln zur Arbeitsteilung und zur Kooperation sich auch selber gegeben, damit es auch möglichst optimal auch ähm abgewickelt werden kann
[Florian Hess] Genau, also die Federführung, die läuft ja eben beim Innovationsring, beim Bayerischen Landkreistag. Jetzt aktuell sind wir eben genau in diesem Abstimmungsprozess, jetzt hatten alle Landkreise, hatten jetzt äh Zeit bis Ende April ihre Schwerpunkte zu setzen an Formularen, die sie äh im zwei Punkt nuller Werkzeugkasten entwickeln wollen, Es wird so sein, dass jeder Landkreis erstellt zwei bis vier Formulare ungefähr, das kann man nicht immer ganz genau sagen. Ähm das hängt dann auch einfach ja von den Kapazitäten vor Ort eben ab, Wir werden jetzt im Mai wird’s den nächsten ähm die nächste Projektgruppensitzung geben, ähm wo wir dann diese große Liste, die da jetzt eben entstanden ist, nochmal durchgehen. Dann final eben abstimmen und dann wissen wir äh welche Formulare wir für uns eben umsetzen dürfen. Wir vom Landkreis Aschaffenburg, wir werden dieses Mal vermutlich unseren Schwerpunkt ähm auf drei Formulare aus dem Bereich des Wasserrechtes legen. [Felix Schmitt] Wasserrecht ist jetzt natürlich, also da merkt man, ähm da macht’s dann auch wirklich ähm auch auch Sinn hier in die Arbeitsteilung reinzugehen, weil ich kann mir jetzt korrigieren sie mich bitte, aber ich kann mir jetzt nicht vorstellen, dass die äh Dienstleistungen im Bereich Wasserrecht sich von den einzelnen Landkreisen dramatisch unterscheiden würden, oder.
[Florian Hess] Nee, genau, also diese Formulare, die können nahezu na ja eins zu eins wäre die Optimallösung, aber die können doch mit relativ kleinen Anpassungen dann eben von allen anderen Landkreisen eben übernommen werden und genau da liegt ja eben der Sinn dieser Arbeitsteilung und Kooperation wir diese Formulare durch eine relativ einfache Export- und Importfunktion ähm teilen können Wie gesagt, zwischengeschaltet eben noch diese Qualitätskontrolle durch den Softwarehersteller, die auf äh gewisse Standards, die Formulare sich eben nochmal anschauen, was diesen Austausch eben noch mal verbessern soll. [Felix Schmitt] Haben Sie denn schon erste Erfahrungen äh damit gesammelt? Äh wie hoch dieser Adaptionsaufwand ähm letztlich für einen einzelnen Landkreis auch noch mal ist, wenn man, jetzt ein fertiges, auch schon kontrolliertes ähm äh Formular eines anderen Landkreises für sich selber adaptieren möchte, muss man da noch mal einige Tage investieren oder ist das etwas, guckt mal drauf ähm also Beispiel wird das eher wir bei uns jetzt schon häufig geredet haben ist zum Beispiel ähm. Die Hundesteuer äh manche Kommunen sagen okay ihr müsst die Fellfarbe angeben, die anderen äh müssen äh sagen es ist dringend notwendig äh zu äh anzugeben wie groß der Hund ist ähm. Haben Sie das schon Erfahrungswerte, wie hoch dieser dieser Aufwand äh sein kann? Oder ist der wirklich eher so im in Details?
[Florian Hess] Also wir haben jetzt noch nach dem neuen Prozess, wie wir es uns jetzt im Werkzeugkasten zwei Punkt null vorstellen, haben wir natürlich noch keine äh keine Erfahrung, ähm weil ja jetzt, wie ja erst in diesem Schritt stehen, dass wir die Formulare final abstimmen, dann werden sie entwickelt und erst dann kommt die Qualitätssicherung und dann der Austausch, aber wir haben ja genau das gelernt eben aus dem Werkzeugkasten eins Punkt null, weil wir da dann doch an einigen Stellen eben feststellen mussten, dass ähm man das halt doch nicht eins zu eins einfach adaptieren kann und sei es auch nur, wie Sie’s angesprochen haben, kleine Details. Also man muss da schon nochmal ran. Also der der, der Formularsachbearbeiter, der ist importiert zu uns ins äh ins System muss dann doch nochmal auch in die Abstimmungsrunden mit den Fachbereichen gehen ähm aber das ist auch ganz unterschiedlich. Also es gibt Formulare, da kann man sie nahezu 1 zu eins übernehmen, was wirklich die Wunschvorstellung ist, aber es gibt auch Formularbereiche, wo man eben mehr anpassen muss.
[Felix Schmitt] Und wie stelle ich mir das jetzt bei Ihnen im Hause zum Beispiel vor, wenn Sie jetzt sagen, okay wir wir kümmern uns jetzt mal ein bisschen um ums Wasserrecht an der Stelle. Ähm, wo fangen Sie da an, wenn Sie dann neue Formulare aufsetzen? Schauen Sie sich an, wie’s bisher ähm gelaufen ist, zusammen mit dem mit dem zuständigen äh mit den zuständigen Sachbearbeitern. Ähm. Oder haben Sie dann schon eine andere Basis, eine andere Grundlage, auf der Sie dann arbeiten
[Florian Hess] Also wir müssen sicherlich auch schauen, was die anderen Landkreise machen. Ähm das tun wir eben über diese Projektgruppensitzung und ähm wir wollten eigentlich ursprünglich ähm in den Bereich der Jugendhilfe gehen, sind dort allerdings auf das ähm auf das Problem gestoßen, für was wir noch aktuell noch keine Lösung haben, ähm dass dort ein Formular, ähm es nennt sich Hilfe zur Erziehung, was eben von beiden Elternteilen unterschrieben werden muss. Und das können wir Stand jetzt ähm so noch nicht abbilden. Da wird es jetzt weitere Untergruppen vermutlich geben, wo wir hoffentlich dann auch unsere ja Expertise eben schon mit einbringen können, ähm um dafür auch Lösungen ähm zu erarbeiten. [Felix Schmitt] Das heißt, man man stößt dann natürlich dann auch auf auf weitere Probleme, die durch das Onlinezugangsgesetz natürlich äh dann vielleicht zum ersten Mal überhaupt erst in in Augenschein getreten sind, aber umso wichtiger, dass man ja jetzt ja wahrscheinlich dann auch äh frühzeitig auch rangeht. Ähm. Wie sieht’s denn heute in im Landkreis Aschaffenburg aus? Haben Sie schon eigene Formulare, die Sie Ihren Bürgerinnen und Bürgern auch schon anbieten. [Florian Hess] Also wir haben wie gesagt die einundzwanzig online Formulare aus dem Werkzeugkasten eins Punkt null. Bei uns sind es nur zwanzig falls jetzt jemand nachzählt auf der Homepage. Ähm Wir haben an einer Stelle zwei Formulare in Abstimmung eben mit dem Fachbereich zu einem ähm zusammengeführt, also als Beispiele könnte man dort eben, Antrag auf eine Gaststättenerlaubnis nennen oder eine Anzeige für eine gemeinnützige Sammlung nach dem Kreislaufwirtschaftsgesetz. Oder den Antrag auf Verteilung einer Erlaubnis aus dem aus dem Bewachungsbewachungserlaubnis äh nach der Gewerbeordnung. Ähm wir haben auch ein Formular jetzt ganz aktuell zur Kontaktpersonennachverfolgung durch bedingt durch die Coronapandemie umgesetzt. Oder ein Formularzuschuss für weiterführende Energieberatung von unserem Klimaschutzmanager hier aus dem Landkreis in Aschaffenburg. Wir haben noch weitere Formulare, aktuell in der Entwicklung, einen Fokus legen wir auch auf interne Formulare. Also das ist auch ein Einsatzgebiet, wo wir diese Software eben zum Einsatz bringen wollen. Also eine ganz banale Geschichte, eine Krankmeldung. Wie kann ich mein Kollege ruft mich äh morgens an und meldet sich krank? Wie kann ich ihn krank melden? Oder die Dienstreisebeantragung und die Dienstreisegenehmigung? Ähm das sind jetzt auch ähm, Prozesse und Formulare, wo wir auch dort in Abstimmung eben mit den äh Fachbereichen jetzt äh die Digitalisierung eben auch voran treiben wollen. Also wir haben nicht nur den Fokus nach außen gerichtet zum zu den Bürgerinnen und Bürger, sondern auch eben nach innen, um dort auch die Prozesse eben zu digitalisieren. [Felix Schmitt] Mhm. Jetzt haben sie ja zwei Zielgruppen ähm hier mal benannt. Einmal die Bürgerinnen und Bürger, aber natürlich auch die Kollegen, Kollegen. Ähm haben Sie denn schon Erfahrungswerte gesammelt? Wie wie stark so das Vorhandensein eines eines einfach nutzbaren Formulars ähm dann auch die die Masse auch erreicht, also merken sie schon, also ich nehme mal an, wenn ich jetzt, Wir haben gesagt, Antrag auf Gaststättenerlaubnis ähm heute reden wir immer noch mitten in der dritten Welle der äh Coronapandemie. Ich nehme mal an, das wird jetzt wahrscheinlich ganz generell wahrscheinlich nicht der äh eine der top äh Dienstleistungen sein, die sie im Moment wahrscheinlich zu bearbeiten haben, aber haben sie bei den anderen Dienstleistungen schon gemerkt, okay, wir bieten jetzt etwas einfacheres an. Da verschieben sich vielleicht auch schon ein Stück weit auch die Wege, über die solche Dienstleistungen beantragt werden? [Florian Hess] Wo wir sicherlich einen großen Trend festgestellt haben war bei wir hatten auch ein Formular für die Anmeldung einer Belehrung nach dem Infektionsschutzgesetz. Ähm da haben wir gesehen, dass da die Nachfrage wirklich äh sehr, sehr hoch war, und dass da eben viele Bürgerinnen und Bürger eben die Möglichkeit genutzt haben ihren Termin für diese Sammelbelehrung eben nach Infektionsschutzgesetz ähm dort online ähm ja zu beantragen. Da haben wir das ganz deutlich gesehen, ja.
[Felix Schmitt] Und haben Sie auch ein äh in in welcher Form machen Sie denn bekannt, dass bei uns hat sich was geändert. Ihr könnt jetzt online äh folgende Dienstleistungen in Anspruch nehmen. Ähm in in welcher Form informieren Sie denn über solche Veränderungen?
[Florian Hess] Wir hatten ähm kurz vor Ende des digitalen Werkzeugkasten eins Punkt null hatten wir hier auch ein Pressegespräch eben mit den Vertretern der der örtlichen äh Presse. Da wurde eben auch darüber informiert, ähm dann gab’s natürlich diverse Pressemitteilungen auch über das Digitalministerium als ähm das Projekt ähm eins Punkt null eben zu Ende war, wo auch da nochmal ähm darauf hingewiesen wurde, wie viele Verwaltungsleistungen und welche denn jetzt überhaupt digitalisiert wurden. Das gab’s schon, ja. [Felix Schmitt] Und sie haben auch äh gesagt, na ja wir gucken jetzt auch gerade mal nach innen, um hier auch Prozesse zu erleichtern, also Krankmeldungen hatten sie ja auch erwähnt Hat es bei Ihnen in der Verwaltung auch ähm direkt auch funktioniert, dass die Leute auch gerne auf solche ähm Sachen auch zurückgegriffen haben oder läuft es heute immer noch eher über Telefon, E-Mail, Hauspost, über die bekannten äh Prozesswege. 
 
[Florian Hess] Ja also ich wo ich mir sehr sehr große ähm ein sehr sehr großes Potential eben erhoffe ist äh insbesondere die Dienstreisebeantragung und die Genehmigung. Dass die eben voll digital läuft und dass wir da halt komplett vom Papier eben wegkommen, also dass wir sämtliche ich muss Papier ausfüllen, wir haben Liegezeiten, wir haben Transportzeiten zwischen den einzelnen Ämtern, äh die müssen hin und her getragen werden, also dass wir das alles wegnehmen und ähm da auch eine Prozessbeschleunigung eben erreichen an der Stelle. [Felix Schmitt] Jetzt muss ich aber eine Frage an an dieser Stelle ähm jetzt doch mal stellen, Im Prinzip arbeiten Sie in Bayern, wie Sie das jetzt mit dem digitalen äh Werkzeugkasten zwei Punkt null ja beschreiben, Machen Sie das genau so, wie das auf Bundesebene ja eigentlich auch angedacht ist. Einer entwickelt für alle. Ähm. Ist es nicht eigentlich etwas, äh was ist das nicht redundant an dieser Stelle, weil irgendwann sollten diese Dienstleistungen, die sie jetzt grade erarbeiten, ja auch von anderen Kommunen, eventuell aus anderen Bundesländern ähm ja auch fertig äh bei Ihnen ähm zur Verfügung stehen.
[Florian Hess] Genau, also man muss muss natürlich ganz klar ähm sagen, wie positioniert sich eben der digitale Werkzeugkasten. Ähm eben zu dem einer für alle Prinzip auf der auf der Bundesseite. Und auch auf der anderen Seite eben zu den Fachverfahrensherstellern, zu den IT-Dienstleistern, was für Onlineformulare oder online Verfahren kommen eben von dort Deswegen denke ich, der der digitale Werkzeugkasten, der füllt eben supergenau diese Lücke. Also genau diese Lücke, die uns in die glückliche Lage versetzt, jetzt eben auch selbstständig tätig zu werden, um gewisse Bereiche eben ähm OZG konform eben zu digitalisieren. [Felix Schmitt] Das heißt, Sie kommen hier auch ähm auch unabhängig davon, auch auch voran. Ähm was ist denn in den nächsten Monaten, Von den 24 Landkreisen ähm auch zu erwarten, welche zusätzlichen Dienstleistungen können denn hoffentlich in diesem Jahr vielleicht ja sogar auch noch äh auch zur Verfügung gestellt werden. Haben Sie da schon einen Überblick auch bekommen?
[Florian Hess] Einen Überblick haben wir schon, aber wie ich vorhin erwähnt habe, der ist eben jetzt aktuell auch in der in der Abstimmung. Also das ist kann man sich eben vorstellen, das ist wie ein äh ein bunter Blumenstrauß. Also wir werden über sämtliche Aufgabengebiete der eines Landkreises ähm Formulare bekommen, ob das aus dem Verkehrswesen ist oder bei uns jetzt eben ausm Wasserrecht. Also da sieht man auch, dass die einzelnen Kreise, die haben so ein bisschen ihre Schwerpunkte gelegt für die verschiedenen ja Rechtsgebiete, so wie wir das jetzt halt eben eigentlich im Bereich Jugendhilfe machen wollten und sind jetzt eben auf dem Bereich Wasserrecht umgestiegen und ähm ja wie gesagt, die genaue Auswahl, ähm wie viel es denn schlussendlich werden. Also es werden weit über 40 weitere, Onlineformulare hinzukommen. Ähm wer jetzt was dann genau macht, das werden wir eben im Mai ähm also jetzt im nächsten Monat dann bei der nächsten Projektgruppensitzung eben erfahren. [Felix Schmitt] Haben Sie denn ein einen Überblick, wie viele Dienstleistungen sie über den digitalen Werkzeugkasten insgesamt auch abbilden können jetzt, weil bezogen auf alle OZG Leistungen, die sie als Landkreis bis Ende 2022 auch ähm online anzubieten haben.
[Florian Hess] Also dafür stehen uns ähm, zwei ähm OZG-Monitoring-Systeme eben zur Verfügung, eben einmal auf der Bundesebene, äh wo man schauen kann, was kommt da eben von zentraler Seite, nachdem einer für alle Prinzip und ähm auch noch mal auf der vom Freistaat Bayern gibt es eben auch noch einen OZG-Monitoring-System, äh wo wir dann eben ein bisschen ins Detail reingehen können und können da auch unseren, den Arbeitsberg, der einfach vor uns liegt ähm abschätzen. Also das haben wir schon im Blick. [Felix Schmitt] Das heißt, es ist mit Sicherheit noch einiges auch äh zu tun bis Ende zweiundzwanzig, bis das OZG dann auch greift. Äh, Bis dahin, welche Herausforderungen ähm sehen Sie denn äh jetzt für sich auch noch äh ganz besonders groß, also was was müssen Sie in den nächsten Monaten anderthalb Jahren jetzt auch noch angehen,
[Florian Hess] Ja, wir werden ähm sicherlich auch das das den Bekanntheitsgrad eben von dem Bayernportal mit den angesprochenen Basisdiensten ähm der muss sich vermutlich noch steigern. Äh wir hoffen ein bisschen, dass über, die Elster-Zertifikate da eben neuer Schwung reinkommen, weil als ja als Authentifizierungsdienst äh oder als Zertifikat weit verbreitet ist eben aus der Steuer aus der Finanzverwaltung. Der neue Personalausweis ist eben auch relativ spärlich verbreitet, sehr sperrig vielleicht auch in der Nutzung, um den auch wenige haben. Ja, wir erhoffen uns eben, dass da wenn jetzt auch der Werkzeugkasten zwei Punkt null eben es kommen weitere ähm Verwaltungsdienstleistungen im OZG konform hinzu. Dass dadurch eben das Ganze immer mehr ins Rollen kommt und wir sehen’s ja auch bei uns an den Zahlen, wenn wir schauen, wie viele Anträge da reinkommen, ähm dass es dass es einfach nach vorne geht an der Stelle, ja. [Felix Schmitt] Sie haben sich jetzt sehr stark auch auf das Verhältnis Verwaltung äh zu Bürger*innen auch äh bezogen. Hat das äh das, was sie jetzt machen mit den Formularen, auch Auswirkungen auf die internen äh Verwaltungsprozesse, die sie haben. [Florian Hess] Ähm, Ja ich denke schon, dass wir halt an der Stelle äh auch versuchen müssen, eben die ja die digitalen Medienbrüche zu verhindern und was ich vorhin eben angesprochen hatte ähm auch da zu schauen äh in den Diskurs zu gehen mit den ähm IT-Dienstleistern, Fachverfahrensherstellern, ob, da die Möglichkeit von Importschnittstellen eben gibt, um da halt auch eben die einen Datenfluss zu gewährleisten eben von den Bürgerinnen und Bürgern, direkt bis in die Fachverfahren hinein und gegebenenfalls sogar wieder digital zurück eben in diesen sicheren Postkorb. Ähm eine Abschlussfrage ähm Herr Hess, Sie haben ja jetzt sehr deutlich auch beschrieben, wie das jetzt in mit dem digitalen Werkzeugkasten zwei Punkt null auch funktioniert, wie sie da auch vorankommen. Ähm in der Öffentlichkeit wird ja oftmals die Frage diskutiert, wie kann wie wie sollen die Verwaltungen, die ja nun mit Digitalisierung ja eigentlich überhaupt noch nichts am am Hut hatten ähm manche sagen auch haben ich glaube das konnten wir heute ja ausräumen an dieser Stelle. Ähm. Sind Sie der Überzeugung, dass Sie damit äh bis Ende 2022 die Aufgaben, die Sie bekommen haben über den Gesetzgeber auch erfüllen können? Also das denke ich auf jeden Fall. Das ist äh hat ein sehr sehr tolles äh Projekt und auch die die Software, die dahinter steckt und äh die setzt uns, gehe ich jetzt mal stark  positiv davon aus ähm die setzt uns eben stark, die setzt und in die Lage, dass wir die an uns gestellten Anforderungen auch mit dem entsprechenden Personal, was wir eben auch hier dankenswerterweise ähm ja vorhalten in die Lage, die an uns gestellten ähm Anforderungen eben umzusetzen. Im Übrigen bin ich da auch eben der Meinung, dass die die Digitalisierung die wird nicht an uns vorbeigehen. Ähm wir reden hier nicht von irgendeinem technologischen Trend. Ich glaube vorbeigehen wird höchstens der Gedanke daran, dass sie irgendwann vorbeigeht. 
 
[Felix Schmitt] Ja das bleibt doch zu hoffen an dieser Stelle. 
 
[Florian Hess] Genau.
[Felix Schmitt] Alles klar Herr Hess äh vielen Dank für die vielen äh für die vielen Informationen, für die vielen Einblicke, die sie uns zum digitalen Werkzeugkasten zwei Punkt 0 mit 24 Landkreisen in Bayern auch geben konnten. Vielen Dank.
 
[Florian Hess] Sehr gerne. 
 
[Felix Schmitt] So, das war’s für heute. Hast du noch Fragen oder willst mehr wissen? Dann schreib mir eine E-Mail an podcast@felixschmitt.de und ich melde mich bei dir. Ich freue mich auch über deine Themenwünsche, zu welchem Thema der kommunalen Digitalisierung möchtest du gerne etwas hören? Auch hier gilt, schreib mir eine Mail an podcast@felixschmitt.de. Willst du mehr über die kommunale Digitalisierung erfahren? Dann kannst du auch meinen Newsletter abonnieren, Hier versorge ich dich immer Freitags mit Tipps und Tricks mit Informationen und Hintergründen. Ich würde mich freuen, wenn ihr auch bei der nächsten Folge dabeibleibt, also den Podcast auch abonniert. Besonders wichtig ist mir dein Feedback, damit ich von Anfang an über das sprechen kann, was dir auch wirklich wichtig ist. Darum freue ich mich über eine Bewertung bei iTunes, Spotify oder wo auch immer du diesen Podcast gerade hörst. Bis zum nächsten Mal, dein Felix Schmitt.