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Digitale Teams – Neue Arbeitsmodelle in ländlichen Räumen und Kommunalverwaltungen

Es ist gar nicht so einfach, Menschen im Homeoffice in den laufenden Betrieb einer Kommunalverwaltung zu integrieren. Viele verschiedene Fachverfahren, Anwendungen, aber auch die eingeschränkte direkte Kommunikation verlangen, dass das Arbeiten und Kollaborieren sich verändert. Nur so können die Leistungsfähigkeit einer Behörde, aber auch die Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aufrecht erhalten werden. Das gilt natürlich nicht nur für Behörden und nicht nur für die Corona-Zeit. Viele Unternehmen, gerade im ländlichen Raum suchen händeringend Wissensarbeiter*innen. Immer stärker wird auch der Trend, dass viele Menschen lieber in einer Landgemeinde wohnen, statt in der Stadt, wo ihr Arbeitsplatz sich befindet.

Eine Lösung, die räumlich verteilte Kolleg*innen an einem virtuellen Arbeitsplatz zusammenbringt und dank weniger Medienbrüche die Effektivität und Zufriedenheit steigert, die könnte die Art wie wir arbeiten dramatisch verändern. Und sie hätte vor allem auch großes Potenzial, Pendlerströme und verstopfte Straßen in den Ballungszentren zu reduzieren.

Digitale Teams, ein Projekt das vom Fraunhofer-Institut für Experimentelles Software Engineering IESE in Kaiserslautern vorangetrieben wird, soll genau diese Lösungen sein. Eine virtuelle Arbeitsumgebung, die als Infrastruktur für Menschen dient, die zu Hause, unterwegs oder auch im Büro am Rechner sitzen. Und das als Open Source-Lösung, die im Prinzip später auch von anderen weitergenutzt werden kann.

Das Fraunhofer IESE ist auch für Behörden nicht irgendwer: Seit 2015 haben sie im Forschungsprojekt Digitale Dörfer viele Anwendungen auf die Beine gestellt, die das Leben im ländlichen Raum lebenswerter machen soll. Gemeinsam mit vielen Kommunen, vor allem aus Rheinland-Pfalz und inzwischen auch weit darüber hinaus.

Digitale Teams ist Teil des Technologieprogramms Smart Service Welten des Bundeswirtschaftsministerium.

Insgesamt werden 39 Smart-Service-Projekte vom Ministerium gefördert. Die Fördervorhaben entwickeln prototypische Lösungen in den Bereichen Bau und Beschäftigung, Energie, Medizin, Mobilität, Produktion sowie Wohnen und Leben. Das Teilprogramm Smart Service Welt II widmet sich dabei insbesondere der Digitalisierung im ländlichen und kleinstädtischen Raum. Insgesamt 200 Millionen Euro stehen für die Projekte zu Verfügung, die je zur Hälfte aus Mitteln des Bundes und von Partnern aus Wissenschaft und Wirtschaft kommen.

 

Meine Gesprächspartner sind Susanne Braun, Software-Architektin und Projektmanagerin für Digitale Teams. Und Michael Ochs, Leiter der Bereiche Software und Plattform-Business am Fraunhofer IESE und stellvertretender Projektmanager für Digitale Teams.

Alle zwei Wochen gibt es eine neue Folge des Podcasts zur Kommunalen Digitalisierung. Die bisherigen Ausgaben und Möglichkeiten den Podcast kostenlos zu abonnieren, gibt es hier. 

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Transcript

[Felix Schmitt] Herzlich willkommen zu Folge 25 meines Podcasts zur kommunalen Digitalisierung. Mein Name ist Felix Schmitt. Ich bin dein Moderator und Begleiter auf dem Weg in die kommunale
Digitalisierung. Es ist gar nicht so einfach, Menschen im Homeoffice in den laufenden Betrieb einer Kommunalverwaltung zu integrieren viele verschiedene Fachverfahren, Anwendungen, aber auch die eingeschränkte, direkte Kommunikation verlangen, dass das Arbeiten und Kollaborieren sich verändert. Nur so können die Leistungsfähigkeit einer Behörde, aber auch die Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aufrechterhalten werden. Gilt natürlich nicht nur für Behörden und nicht nur für die Corona-Zeit, denn viele Unternehmen, grade im ländlichen Raum, suchen händeringend Wissensarbeiterinnen. Immer stärker wird auch der Trend, dass viele Menschen lieber in einer Landgemeinde wohnen statt in der Stadt, wo ihr Arbeitsplatz sich befindet. Eine Lösung, die räumlich verteilte Kolleginnen an einem virtuellen Arbeitsplatz zusammenbringt und dank weniger Medienbrüche die Effektivität und Zufriedenheit steigert. Die könnte die Art, wie wir arbeiten, dramatisch verändern. Und sie hätte vor allem auch großes Potenzial, Pendlerströme und verstopfte Straßen in den Ballungszentren zu reduzieren. Digitale Teams, ein Projekt, das vom Fraunhofer Institut für experimentelle Software Engineering IESE in Kaiserslautern vorangetrieben wird, soll genau diese Lösung sein. Eine virtuelle
Arbeitsumgebung, die als Infrastruktur für Menschen dient, die zu Hause unterwegs oder auch im Büro am Rechner sitzen. Und das als Open Source-Lösung, die im Prinzip später auch von anderen weiter genutzt werden kann. Das Fraunhofer IESE ist auch für Behörden nicht irgendwer seit 2015 haben sie im Forschungsprojekt digitale Dörfer viele Anwendungen auf die Beine gestellt, die das Leben im ländlichen Raum lebenswerter machen soll. Gemeinsam mit vielen Kommunen, vor allem aus Rheinland-Pfalz und inzwischen auch weit darüber hinaus. Digitale Teams ist Teil des Technologieprogramms smarte Servicewelten des Bundeswirtschaftsministeriums. Insgesamt werden 39 Smart Service-Projekte vom Ministerium gefördert. Die Fördervorhaben entwickeln prototypische Lösungen in den Bereichen Bau,
Beschäftigung, Energie, Medizin, Mobilität, Produktion sowie Wohnen und Leben. Das Teilprogramm smart Servicewelt zwei widmet sich dabei insbesondere der Digitalisierung im ländlichen und kleinenstädtischen Raum. Insgesamt 200 Millionen Euro stehen für die Projekte zur Verfügung, die je zur Hälfte aus Mitteln des Bundes und von Partnern aus Wissenschaft und Wirtschaft kommen. Meine Gesprächspartner heute sind Susanne Braun, Softwarearchitektin und Projektmanagerin für digitale Teams und Michael Ochs, Leiter des Bereichs Software und Plattformbusiness am Fraunhofer IESE und
stellvertretende Projektleiter für digitale Teams. 
Hallo Frau Braun, Hallo Herr Ochs, ich grüße Sie. Frau Braun, ähm die Idee zu den digitalen Teams entstand ja schon vor Corona, wie ich ähm im Vorgespräch ja gelernt habe, ähm welche Ziele wurden denn damals auch äh damit verfolgt und und wie kam es denn damals zu der Initiative bei Ihnen bei der Fraunhofer IESE?


[Susanne Braun] Also es gab einen Aufruf sozusagen für einen bestimmten Call von Forschungsprojekten und die Frage war, was wir da eben. Eventuell anbieten könnten und ähm also bei mir ist es so ich bin eigentlich so ich sag immer ich bin eigentlich ein Landei ja also ich bin auf dem Land mehr oder weniger aufgewachsen, ich hab auch im ländlichen Raum studiert. War dann für gut fünf Jahre. Die nächst größere Stadt gezogen, Rhein-Main-Gebiet, äh riesen Metropolregion, habe da äh paar Jahre wirklich ähm super Projekte gemacht, hat mir total viel Spaß gemacht. Ich habe aber für mich selber gemerkt, na ja, ich will eigentlich viel lieber aufm Land leben. Und für mich war das so ein Zwiespalt irgendwie, weil zum einen
fand ich’s total super, das Arbeitsangebot in der Stadt, die Projekte, die Kunden da und auf der anderen Seite auf dem Land wo eben genau wo ich eben genau das nicht habe, wo ich aber eine super  Umgebung habe, sehr viel Natur habe und so weiter und äh ich war damals schon der Meinung, dass das
eigentlich beides gehen sollte, gerade in so wissensintensiven Tätigkeiten wie im Software, Engineering sollte es meiner Ansicht nach eigentlich gehen, dass die Leute einfach von überall aus arbeiten können. Und ähm das war im Endeffekt die ursprüngliche Idee dazu. Wir haben dann auch gelernt, dass es
natürlich noch ganz viele weitere Vorteile gibt, also nicht nur das Thema Landflucht. Äh wir haben auch das Thema ähm explodierende Wohnkosten in den Metropolen das Klimathema durch den ganzen Pendelverkehr. Das waren dann im Endeffekt die Ziele ja so Ziele im gesellschaftlichen Bereich, die wir mit
digitalen Teams angehen wollten. Also wir wollten in allererster Linie zeigen, dass es funktioniert. Wir wollten eine bessere Tool und Technologie Unterstützung äh entwickeln ähm und das Ganze besser zu unterstützen.

[Felix Schmitt] Digitale Teams gibt es ja jetzt nicht nur, wie sie das ja gerade auch beschrieben haben bei bei Wissensarbeiterinnen äh und Wissensarbeitern, die im äh im im privaten Bereich unterwegs sind oder im Forschungsbereich sondern ja auch ähm in Verwaltungen war das für sie ähm am Anfang auch eine Perspektive, dass sie gesagt haben, wir wollen uns auch ähm auf die Anforderungen beispielsweise
von öffentlichen Verwaltungen konzentrieren. Herr Ochs, vielleicht können Sie mir äh dazu ein bisschen was sagen?

[Michael Ochs] Ja äh der Vergleich zwischen privatwirtschaftlichen Arbeitskräften und Mitarbeiterinnen in der in der Verwaltung. Ähm der ist eigentlich eigentlich gut machbar in meinen Augen. Ähm auch in der Verwaltung gibt es viele viele Menschen, die eben in Projekten arbeiten die Sachbearbeitung machen, also eben Wissensarbeiter sind nach unserer weit gefassten Definition und äh damit wäre also auch hier Remotework durch Technologien und auch ähm arbeitswissenschaftliche Methodik hervorragend
unterstützt war. Also ich würde hier uneingeschränkt ja sagen dazu, dass wir digitale Teams, Technologien und Methoden auch in in kommunalen Verwaltung einsetzen können.

[Felix Schmitt] Haben wir schon ein bisschen ähm da drüber gelernt, ähm was man mit digitalen Teams machen kann, aber wir wissen ja noch gar nicht, was die eigentlich sind. Ähm können Sie vielleicht mal beschreiben, was die digitalen Teams sind und was sie machen?

[Susanne Braun] Genau, also wir äh entwickeln ähm zum einen äh Technologie, das heißt ähm Webanwendungen, die in der Cloud laufen, ist der eine Bestandteil, der technologische Aspekt, der andere Aspekt ist, wir arbeiten auch sehr stark mit mit Arbeitswissenschaftlern zusammen, ähm die dann
im in sozialwissenschaftlichen Bereich sozusagen best practices erarbeiten, wir haben ein Team Playbook erarbeitet für verteilt arbeitende Teams, das heißt wir betrachten nicht nur die Technologie, sondern eben auch die anderen, die organisatorischen Bereiche, die oft auch relevant sind, Kulturfragen und so
weiter. Und von der Technologie her äh hatte ich schon gesagt, ähm es sind im Prinzip einfache Webanwendungen, die jeder auch über den Browser aufrufen kann, man kann sich ja auch sehr leicht integrieren mit anderen äh Anwendungen über webbasierte Schnittstellen und ähm wir haben so zwei, ich sage jetzt mal Kernprodukte im Amazon Dashboard entwickelt wo sich sozusagen die digitalen Teams ihre eigenen Anwendungen hineinlegen können, ihre wichtigsten Einstiegspunkte in die verschiedenen Anwendungen anlegen können und wir haben außerdem einen äh digitalen äh Assistenten der Teamo Assistent, der sozusagen die Teams unterstützt und einfach Routinetätigkeiten übernimmt.

[Felix Schmitt] Sie haben gerade von verschiedenen äh Softwarelösungen oder beziehungsweise ähm äh App-Anwendungen äh gesprochen, die man sich dann auf der Startseite, auf einem Dashboard auch hinterlegen kann. Was sind denn so Standardanwendungen, die wenn Sie jetzt selber auch mit äh mit digitale Teams auch arbeiten, jetzt bei sich auf so einer Startseite äh haben. Was kann ich mir denn dadrunter vorstellen? Was würde denn da hin passen? 

[Susanne Braun] Genau, also wichtig sind natürlich Tools ähm für die Selbstorganisation das geht so ein bisschen zusammen mit verteiltem Arbeiten, also wir brauchen da natürlich dann in den Teams viel mehr äh Eigenverantwortlichkeit und Selbstorganisation, das heißt ein ganz wichtiges ähm Tool ist natürlich ähm das gemeinsame Wort über das sich die Teammitarbeiter koordinieren, sich gegenseitig ihre Aufgaben zuweisen und so weiter. Das ist eine Sache, äh die wir da anzeigen. Ähm wir haben auch
äh Elemente, ähm die die Planung von dem Arbeitstag erleichtern. Ähm das haben glaube ich sehr viele Menschen jetzt in der Corona Pandemie gemerkt im Homeoffice ist es gut, wenn man sich, wenn der Tag beginnt kurz Zeit nimmt um den Tag so ein bisschen zu strukturieren, sich zu überlegen was alles so
anliegt und insbesondere ganz wichtig auch nicht vergisst sich Pausen und Ruhezeiten einzuplanen. Also solche bieten wir dann auch an dass man sich sozusagen seinen Tag strukturiert, schon morgens sehr früh planen kann. Da gibt’s dann auch noch weitere Tools dazu, unter anderem äh eine Verfügbarkeitsanzeige, das heißt, wir verwenden die Daten aus der aus der Tagesplanung, um eine eine
etwas intelligentere Verfügbarkeitsanzeige bereitzustellen, ja? Also die meisten kennen das aus den Chat-Programmen, da kann ich irgendwie so einen Status eingeben oder ich kann sagen, ich bin jetzt verfügbar oder ich bin nicht verfügbar. Bei uns ist es so, äh wir haben sozusagen auch eine äh Vorausschau,
äh weil wir ähm Verfügbarkeitsanzeige wie so eine 24 Stunden Uhr anzeigen und so kann sich dann jeder ein Überblick verschaffen, wer wann verfügbar ist und was man in diesem, in dieser Verfügbarkeitsanzeige eben auch sieht, ist der Kollege Focus Zeiten eingeplant hat, das ist so wie wenn ich im Büro wäre und ich würde meine Tür schließen, dann wissen alle, okay, die möchte jetzt ungestört mal an etwas arbeiten. Äh dann sehe ich also, okay, in dem Zeitraum ist es nicht so gut, wenn ich den Kollege kontaktiere, aber danach hat er mehr Zeit und äh zu der Zeit ist er auch sehr gut ansprechbar.

[Felix Schmitt] Und jetzt ist ja die die Organisation der Arbeit auch in Teams sehr wichtig ähm aber ja auch die Kommunikation miteinander. Welche Möglichkeiten gibt es denn ähm mit den digitalen Teams auch miteinander zu kommunizieren geht es rein über Chat, wie man das über über Teams oder auch
über Slack vielleicht ein bisschen kennt oder haben Sie da auch noch andere Möglichkeiten ähm oder Möglichkeiten sich von ähm von externen oder von Drittanbietern entsprechende Lösungen mit in diese Landschaft hineinzunehmen.

[Susanne Braun] Also wir integrieren uns sehr weitgehend mit der mit dem Microsoft Teams Ökosystem das heißt was jetzt Chat-Anwendungen und solche Geschichten gibt angeht Da gibt es glaube ich schon sehr viele Tools. Äh da setzen wir eher darauf, dass wir Möglichkeit bieten wollen, dass man verschiedene Chatsysteme sozusagen bei uns einklinken kann über APIs, aktuell unterstützen wir hie eben auch ein Forschungsprojekt sind, nur die Kommunikation per Chat, über Microsoft Teams, was aber bei uns äh auch geht. Äh wir können äh Videokonferenzen starten direkt über unsere Plattform. Da gibt es dann
auch noch die Möglichkeit dass sich der Teamo einklingt in solche Meetings und dann beispielsweise so lästige Aufgaben übernimmt wie das äh Protokoll zu führen.

[Felix Schmitt]Da würde ich gerne gerade auch nochmal nachfragen, damit’s schon den den Teamo schon zweimal ähm erwähnt. Ähm das ist ja, glaube ich, etwas, das ist ja sehr ähm ist ja eine Besonderheit bei den digitalen Teams. Wer ist denn Teamo und was kann er? Oder ist oder ist Teamo eine Frau? Ich weiß es
nicht. 

[Susanne Braun] Äh also Teamo steht für äh also ist quasi also so ein äh also. Also da wird nicht wie I
geschrieben, sondern wie Team T E A M O, Teamo und es ist äh der digitale Assistent äh soweit ich weiß, hat er kein Geschlecht, zumindest haben wir darüber noch nicht so genau gesprochen. Es ist, wie gesagt, also unsere KI für für Teams sozusagen. Und ähm ähm der Timo ist in erster Linie dafür da sozusagen digitale Teams zu unterstützen, äh indem er zum Beispiel solche lästigen Routinetätigkeiten übernimmt wie Protokollführung ähm ich kann ich kann halt mit ihm interagieren äh indem ich mit ihm chatte oder auch mit ihm rede, ja? So ähnlich wie ich mit der Alexa reden kann, aber er ist halt wirklich dafür da, insbesondere für Wissensarbeiter und für verteilte Teams und ich kann ihn dann zum Beispiel fragen, äh such mir doch bitte mal den nächsten freien Slot ein Meeting mit der und der Person und dann übernimmt er mir diese lästige Sucherei durch verschiedene Kalender und sucht da äh ein paar
Vorschläge raus wann das nächste Meeting stattfinden könnte. Das ist ja auch etwas, was also jetzt wenn wir mehr ähm auch zeitlich asynchron arbeiten, ja also nicht nur örtlich äh an verschiedenen Orten sind, sondern auch zeitlich verschieden arbeiten, dann wird es ja auch immer schwieriger quasi gemeinsame
Zeiten zu finden, in denen Meetings stattfinden können. Und in meiner Erfahrung geht dafür sehr viel Zeit mittlerweile drauf ähm allein schon diese freien Meeting-Zeiträume zu finden, uns auch etwas absolut lästiges, was keiner gerne macht. Das auch so ein Beispiel was ähm was der Teamo eben übernehmen
kann. Also das kann ich sofort sehr gut auch nachvollziehen. 

[Felix Schmitt] Zu einem habe ich gerade auch nochmal eine Nachfrage. Das haben sie jetzt nur so so nebenbei erwähnt. Äh Teamo schreibt Protokolle. Wie macht er das denn?

[Susanne Braun] Ja, also indem er sich äh in das Meeting einwählt, wie ein ganz normaler äh äh Meeting-Teilnehmer und dann natürlich äh mithört ähm was da eben gesprochen wird und dann über entsprechende KI-Technologie wird das Ganze in Text umgewandelt und dann hat man auf jeden Fall mal eine Mitschrift von dem äh was da eben gesprochen wurde automatisch, ohne dass da irgendjemand
mitschreiben muss und ähm was halt eben zukünftige Erweiterungen sein könnten ist, dass man da noch stärker auch ähm KI einsetzt, die eben automatisch Themen erkennen kann, Entscheidungen erkennen kann, äh To Dos erkennen kann, also das sind auch noch mögliche Ausbaustufen, wo wir auch noch sehr viel Potenzial sehen richtig gute Funktionen, die auch echte Mehrwerte liefern könnten.

[Felix Schmitt]  Also Sprache zu Text habe ich ja jetzt schon in in vielen Programmen auch mitbekommen, dass das funktioniert ja eigentlich ja auch inzwischen ähm sehr gut ähm aber kennen ich habe sie, ich lese es jetzt zum ersten Mal oder höre es jetzt auch zum ersten Mal, dass sie so eine Technologie dafür einsetzen, auch reale Protokolle von Sitzungen auch zu erstellen. Wie gut funktioniert das denn? Wie kann ich mir denn vorstellen, ähm was dann am Ende für ein Ergebnis auch dabei rauskommt?

[Susanne Braun] Also meiner Ansicht nach funktioniert das eigentlich schon sehr gut es kann Schwierigkeiten geben, wenn äh wenn die Leute Dialekt reden, also beispielsweise bei uns wird sehr viel pelzig gesprochen und das kann ja dann teilweise noch nicht ganz so gut, äh aber im Grunde genommen, also wenn man äh wenn alle sich bemühen, da einigermaßen deutlich zu sprechen, dann sind die Ergebnisse meiner Ansicht nach schon sehr zufriedenstellend und äh ich habe ich habe eben viel weniger Aufwand. Und viel weniger Stress auch während dem Meeting wenn möchte ich mich ja eigentlich auf die Moderation konzentrieren und gerade auch in äh virtuellen Meetings ist es ja ohnehin anstrengender als in Präsenzmeetings, ja, also weil einfach ähm das Medium nicht so klar ist. Ich meinte äh Mimik und sowas nicht so gut wahrnehme, vielleicht wie wenn wir uns gegenüber setzen, sodass es also an der Stelle schon nochmal eine äh sehr gute Erleichterung ist am äh meiner Ansicht nach. Es man kann es natürlich noch deutlich aufbauen.

[Felix Schmitt] Aber das klingt ja auf jeden Fall schon mal nach einer ähm nach einer echten äh grandiosen Anwendung. Dir viele andere glaube ich so auch noch nicht haben. Ich habe noch eine ein ein ein Thema, was mir an der Stelle noch wichtig ist, ähm was jetzt bestimmt auch viele äh von den Hörerinnen und Hörern auch kennen. Es gibt ja inzwischen ganz viele digitale Meetings. Ähm viele haben ja so das Gefühl, so geht’s mir auch manchmal. Man sitzt nur noch in Meetings und kommt nicht mehr zum Arbeiten. Ähm
da ist ja dann auch ein Problem, dass dann irgendwann auch die Stimmung in solchen Meetings ja manchmal auch richtig in den Keller geht, weil man denkt, oh warum denn jetzt schon wieder? Ähm wie gehen wie gehen denn die digitalen Teams mit solchen Herausforderungen um?

[Susanne Braun] Also wir haben ähm zum einen auch so ein so ein äh Element in unserem äh Dashboard für die um die Teamstimmung kontinuierlich zu erfassen sozusagen. Ähm das heißt, die äh die Teammitglieder können jederzeit abstimmen und auch vollkommen anonym kundtun ähm wie sie sich aktuell im Projekt fühlen, also hinsichtlich Produktivität, Stresslevel und solchen Dingen beispielsweise und ähm das ist glaube ich schon ein sehr gutes Instrument ähm um rechtzeitig mitzubekommen als Scrummaster oder auch als Projektleiter, dass da etwas in Schieflage zugeraten droht und äh so kann man da entsprechend rechtzeitig gegensteuern das ist glaube ich eine sehr gute Sache, denn ich habe ja das Problem, dass wenn ich komplett verteilt arbeite, sehe ich die Leute einfach viel weniger und ich bekomme auch vielleicht nicht so mit, wenn jemand irgendwie im Stress ist oder irgendein Problem hat oder so, von daher glauben wir, dass das ähm ein sehr wichtiges Instrument ist. Wir haben auch Ideen das auch direkt in die äh Meetings zu integrieren. Das haben wir aber noch nicht implementiert. Auch da macht es natürlich total Sinn nach dem Meeting abzufragen, war das jetzt produktiv, hat es jetzt was gebracht, war das eigentlich eher unnötig. Über solche Funktionen denken wir natürlich auch nachher, ganz klar.

[Felix Schmitt] Klingt sehr äh sehr spannend, vor allem auch welche Perspektive sie da ja auch äh beschreiben. Wir reden ja heute unter anderem auch dadrüber, wie zum Beispiel digitale Teams, auch im im Bereich Kommunalverwaltungen eingesetzt werden kann, ähm nicht nur da, sondern auch in vielen anderen Zusammenhängen ist es ja oft eine Herausforderung ähm dass es sehr viele unterschiedliche Fachverfahren äh gibt oder Spezialanwendungen ähm die von unterschiedlichen Mitarbeiterinnen, Mitarbeitern auch äh genutzt werden und die oft in sehr unterschiedlicher, ich sage mal Online-Qualität vorliegen. Manchmal sind’s ja ähm manchmal kann so ein Fachverfahren ja auch einfach ein
Excel äh sheet oder ein Excel Script sein, was vor 15 Jahren mal erstellt wurde. Wie gehen Sie denn ähm mit solchen äh mit solchen Herausforderungen um, wenn’s so eine sehr heterogene Softwarelandschaft äh gibt?

[Susanne Braun] Ähm also wir haben also versucht den Ansatz zu fahren, also wir wollten es möglichst einfach gestalten, sich zu integrieren, deswegen setzen wir auch ganz stark auf Pep basierte Anwendungen, weil bei diesen Webanwendungen ist meine funktioniert die Integration meiner Ansicht nach sehr viel einfacher als wie bei irgendwelchen so properitären Lösungen oder irgendwelchen Anwendungen, die man die man zuerst installieren muss man kann da halt sehr gut arbeiten mit mit diesen äh webbasierten Rest Restschnittstellen und ähm alles was sozusagen eine Webanbindung ist, behaupte ich jetzt mal, könnte man relativ einfach bei uns dann äh auch integrieren. Ähm bei jetzt wenn
das jetzt wirklich Excel, gut, Excel gibt’s ja mittlerweile auch als als Webanwendung über O 365, das heißt auch da kann ich mittlerweile Excel-Tabellen mir im Web anschauen sodass also über, was jetzt Excel betrifft, denke ich, das Problem gelöst ist, ähm aber wenn es sich jetzt wirklich umso irgendwelche proprietären Desktoplines handelt ähm da wird es dann meiner Ansicht nach schon schwieriger, also da bin ich dann eher der Meinung, sollte man dann vielleicht auch mal den Mut haben, diese Altanwendungen abzulösen und auf den neuesten technologischen Standard zu heben da an der Stelle. Also von unserer Seite, wir sind sehr offen.

[Felix Schmitt] Herr Ochs ähm direkt eine eine Anschlussfrage daran ähm auch an sie die äh die dahin äh in die Richtung geht. Ich habe am Anfang es so verstanden die digitalen Teams sollen ja eher so eine Art Plattform auch sein ähm und eine Ergänzung zum endlich klingenden, ich glaube damals gab es das ja
noch gar nicht, Microsoft Teams, habe ich das so irgendeine richtig verstanden?

[Michael Ochs] Digitale Teams ist vom Konzept her und von der Grundidee eine Plattform, das heißt also, wir sind an der Stelle offen, ähm dass zum Beispiel auch weitere Anbieter digitale Teams die ich dann auf
dem digitalen Teams Desktop eben einbetten kann und dann nutzen kann, ähm auch anbieten und den quasi äh auf der Plattform dann verfügbar machen das könnten dann Apps sein für für bestimmte Zwecke wie zum Beispiel jetzt auch nochmal ein spezieller Chat, wenn man den über Microsoft Teams nicht möchte. Ähm es könnte ein ein ein Tastmanagement und Planungssystem sein. Ähm also hier ist im Prinzip alles vorstellbar so dass so dass quasi auch ein Marktplatz entsteht. Wir sind auch ähm jetzt in unserem Prototyp, weil auch Microsoft äh im Consortium mit drin war der Entwicklung Richtung Integration mit Microsoft Teams gegangen. Das ist äh kurz nach Projektstart verfügbar gewesen, sind aber eben durch den Plattformgedanken und auch den Gedanken eben von Arpis und der auch dann umgesetzt wurde natürlich offen, ähm zum Beispiel auch mit anderen Plattformen zum Beispiel auch andere Schwerpunkte haben ähm uns zu integrieren. Also Microsoft Teams beispielsweise hat ja den Schwerpunkt Kommunikation per Online-Meeting und per Chat. Ähm Wir haben bei uns äh und damit sind wir eigentlich auch nicht im zu Microsoft Teams den Schwerpunkt auf Zeitmanagement, Selbstorganisation, Entlastung von Routineaufgaben gelegt. Andere Anbieter wie beispielsweise Jira, das sind eher zentriert um das ganze Thema Task Management und Aufgabensteuerung, ähm sodass sodass digitale Teams ähm mit der Idee der Plattform und der entsprechend angebotenen Apps, eigentlich eine ideale Ergänzung ist zu den anderen Plattformen. Auch aktuell im Moment schon.

[Felix Schmitt] Sie haben auch gerade eine eine wichtige ähm Sache eröffnet. Das war, sie haben das ja jetzt bei bei der Fraunhofer jetzt nicht einfach so munter vor sich hin entwickelt, sondern sie haben das ja mit Partnerinnen und Partnern auch gemacht. Wer war denn in diesem Entwicklungskonsortium ähm
mit drin und und wer hat auch äh bei der in bei der Weiterentwicklung, auch beim Test von digitale Teams, die dann auch in den letzten Jahren noch unterstützt.

[Michael Ochs] Also unser Konsortium, das äh besteht ähm aus im Kern aus den Unternehmen Insiders Technologies, ähm das ist ein Unternehmen, das sich spezialisiert hat auf den Einsatz von KI ähm im Bereich ähm Incoming Mail also Erkennung beispielsweise von Fakten aus eingehenden Briesen und
ähm sehr großes Einsatzfeld der Insiders ähm Kernsoftware, also das Kernproduktes ähm ist eben äh auch in Versicherung, also da dort der Meldungen was ankommt an Briefen per E-Mail eben oder auch per Post ähm das zu analysieren und dann in die richtigen Prozesse zuzuordnen. Teil davon eben
auch automatisch dunkel zu verarbeiten, wie beispielsweise die Adressänderung von einem Versicherungsnehmer oder ähnlichem. Ähm also hier ist KI im Vordergrund und äh Insiders hat man beispielsweise auch maßgeblich an der Entwicklung des KI-basierten Teamo-Assistenten gearbeitet. Dann hatten wir mit drin ähm das Frauenhofer IESE. Wir haben selbst auch entwickelt in dem Bereich
Zeitmanagement, Selbstorganisation ähm und führen auf Distanz über als als Indikator die Teamstimmung hier zu nutzen. Ähm wir haben als Partner noch mit drin, äh Kua, die sich äh vor allen Dingen um den KI-Einsatz in Meetings gekümmert haben und wir hatten ähm auf der Technik und
Entwicklungsseite auch Microsoft ähm für eine bestimmte Zeit lang mit dabei, die eben dann auch den Anschluss an Microsoft Teams beispielsweise mit äh gewährleistet haben. Daneben gab’s dann noch ähm Zwei weitere wichtige Partner, nämlich äh das Institut für Technologie und Arbeit an der Uni
Kaiserslautern und äh die Firma Avilogs. Ähm die sich dann um die arbeitswissenschaftlichen arbeitspsychologischen Themen, also die methodische Unterstützung für unsere äh im Projekt entwickelten Werkzeuge äh gekümmert haben. Also hier sind dann natürlich Dinge wie führen auf Distanz
ähm Menschen in in verteilt arbeiten, Teams haben, jeder ein individuelles Distanz erleben, das sich auch in verschiedenen Ausprägungen äußert, wie gehe ich damit um? Und da ist zum Beispiel das, was Susanne erwähnt, hat das auch schon sehr wichtiges Instrument um eben zu sehen wie ist die Stimmung im Team das ist ein Werkzeug die Methode ist dann auch noch im Team Playbook oder im Team zu vereinbaren wann wende ich es an, zum Beispiel nach jedem Meeting oder einmal täglich, zum Ende, zum Beginn des Tages, also da sind die Teams flexibel und in der Evaluationsphase ist das auch
beispielsweise in den äh Einführungsworkshops äh zu Beginn der Evaluation mit den Teams ähm abgestimmt worden, wie bestimmte Werkzeuge eingesetzt werden dann in deren täglichen Ablauf. Ja, weil dann wird es eine runde Sache und dann kann ich eben das Werkzeug, das reine Werkzeug, eben auch sinnvoll einsetzen. Also immer die Kombination Technologie und Methodik, die dann auch in der Erprobungsphase, die jetzt auch abgeschlossen ist, inzwischen äh im Vordergrund stand.

[Felix Schmitt] Also Sie haben ähm mit Ihren mit Ihren Partnerinnen und Partnern im Prinzip ja jetzt ein neues Ökosystem ähm geschaffen, beziehungsweise sind jetzt kurz davor, ähm es dann auch fertigzustellen. Eine Frage, die ganz viele an an dieser Stelle immer umtreibt beziehungsweise nein,
es sind eigentlich sogar zwei. Das ist äh die Frage der Schnittstellen. Ähm wie offen gehen Sie auch ähm äh damit um, äh dass sich andere Programme auch daran andocken können? Und die zweite Frage, ähm da geht’s ganz stark auch in den Bereich der digitalen Souveränität, ähm ein Thema, was auch in
Kommunalverwaltung immer wichtiger wird, also auch selber äh bestimmen zu können oder zumindest darüber eine Hoheit zu haben, was die eigene Software kann und dass man sich nicht in die Abhängigkeit ähm von anderen jetzt schon wieder begibt. Ähm das Thema hier hinten dran ist Open Source. Wie
ähm wie verfahren Sie denn mit diesen zwei Fragen, mit offenen Schnittstellen, mit opensource bei den digitalen Teams.

[Susanne Braun] Gut, ja, ich kann gerne etwas zu äh zu dem Orten äh wie’s äh dazu sagen äh wie es dazu kam, dass wir uns für äh äh Modell entschieden haben ist ja zunächst nicht erstmal nicht so offensichtlich,
warum man das tun sollte. Also wir haben äh auch durchaus Partner im Konsortium diesem Thema nicht so offen gegenüberstehen. Und wenn man Richtung Verwertung denkt, Geschäftsmodellentwicklung, dann ist es erstmal nicht unbedingt ein Vorteil den Quellcode offen zu legen, weil dann natürlich Wettbewerber diesen theoretisch auch äh nutzen können. Nichtsdestotrotz gibt es mittlerweile sehr viele Unternehmen, die sehr erfolgreiche so als Geschäftsmodelle äh entwickelt haben und ähm letzten Endes war es auch bei uns zum Teil der Tatsache geschuldet, dass der Fördergeber es auch verlangt hat,
also hat gesagt, wir hätten gern, dass das äh als Open Source auch entwickelt wird, was aus unserer Sicht auch absolut nachvollziehbar ist, denn es ist ja hier auch öffentliches Geld, was verwendet wird und deswegen ähm ist es natürlich auch absolut nachvollziehbar, dass das, was daraus dann entsteht, auch möglichst der Allgemeinheit möglichst gut äh zugute kommen sollte. Für uns ist es wiederum deine Herausforderung, weil wenn wir jetzt danach ausgründen oder verwerten wollen, dann müssen wir natürlich schon schauen, wie wir das dann machen und auch bestelle ich natürlich auch die Frage, ob ob man da immer alles offen legt oder ob man nicht vielleicht auch Teile, die halt wirklich jetzt irgendwie wirklich das Kerngeschäft ausmachen, ob man die nicht doch irgendwie separat vertreibt, ja. Okay, aber
das machen ja andere Open-Sorce-Anbieter auch so. Äh ein weiterer riesen Vorteil, den ich im Zusammenhang mit mit den ganzen Themen sehe, bei Open Source ist äh das Thema Transparenz, ja? Äh Daten, Datenschutz ist ein Riesenthema weil’s zum Teil eben sehr sensible Daten sind, die hier
ausgetauscht werden und äh wenn wir sozusagen die Teile unserer Plattform liegen die an der Stelle auch kritisch sind so kann theoretisch jedermann nachvollziehen was damit geschieht damit kein Schindloder
getrieben wird und deswegen ist es aus meiner Sicht auch nochmal ein riesen Pluspunkt insbesondere was die was die Transparenz eben angeht.

[Felix Schmitt] Herr Ochs, ähm Sie können, glaube ich, was zu den Schnittstellen sagen. Ist das richtig? 

[Michael Ochs] Sehr gerne. Wir haben auf der digitalen Teamsplattform ähm verschiedene Services in einer ähm API integriert. Da gibt’s unter anderem als ein Beispiel den den ähm digitale Teams Datenservice, mit dem ich auf die relevanten Daten der Nutzer natürlich äh unter der Prämisse auch entsprechender Freigaben und da bestehenden Berechtigungen ähm dann zugreifen kann. Ähm wenn sich also jemand entscheidet, eine eine neue Applikation für digitale Teams in in die Plattform mit einzubringen, also damit auch in das Ökosystem, dann hätten wir von unserem Konzept her nur die Möglichkeit, ähm auf Daten der Nutzer die relevant sind für diese App, ähm dann über den entsprechenden Datenservice zuzugreifen. Das heißt also hier ähm bin ich an der Stelle zwar einerseits
offen, ähm um neue Applikationen, neue Anwendungen ähm eben die Möglichkeit zu schaffen, mit Daten zu arbeiten aber auf der anderen Seite auch beschränkt, indem es ähm für die Applikation dann auch ähm bestimmte Datenberechtigung nur gibt, auf bestimmte Datenquellen zuzugreifen, während andere, die nicht dem Zweck der Applikation entsprechend von vorne herein gesperrt wären. Also hier ist auch ähm die Idee natürlich von Datenschutz mit in bis in die Schnittstelle eben nach außen für weitere Anbieter vollständig mit eingetragen worden und umgesetzt.

[Felix Schmitt] Äh Frau Braun, Herr Ochs, Sie haben gerade ähm zwei wichtige Schlagworte äh auch noch mal mit reingebracht. Datenschutz und Datensicherheit. Viele Kommunen wissen, dass inzwischen ja auch aus eigener äh äh Betroffenheit wie wichtig diese Fragestellung ähm bei der Auswahl von Softwarelösungen ja inzwischen ja auch äh geworden sind und wir diskutieren ja auch immer wieder, dass auch heute immer noch viele der gängigen Anwendungen, die äh genutzt werden in unterschiedlichen Szenarien ähm. Auch heute noch, ich sag’s mal, vorsichtig, umstritten sind, ob sie äh beispielsweise mit der DSGVO oder den nationalen Datenschutz äh Gesetzen in Übereinstimmung zu betreiben sind. Die gehen äh sie denn mit den digitalen Teams hier um, was ähm was haben sie denn aus vielleicht auch aus den letzten Monaten ähm an Diskussionen da auch mitgenommen?

[Michael Ochs] Von unserer Seite können wir sagen, dass äh das Thema Datenschutz ähm vom Beginn an der Entwicklung äh ein hochrelevantes Thema war. Also uns ist die die ganze Thematik Standard Contractral Closes für Auftragsverarbeiter, die wir auch sind als digitale Teamsplattformanbieter. Ähm
natürlich sehr wohl bekannt, äh also ähm ich darf jetzt einfach mal ein paar Beispiele nennen, ähm zum Beispiel Zoom. Äh Zoom läuft größtenteils überwässer, aber das ist natürlich für viele Unternehmen, aber auch für viele Behörden und öffentliche Einrichtungen ein großes Problem sodass sodass hier natürlich einerseits eine Verarbeitung, was ja dann das Online-Meeting, das über US-Server stattfindet. In diesem Fall ähm natürlich problematisch ist in der DSGVO Aspekt. Ähm da haben wir ähm auch bei der bei der ganzen Thematik äh minimalistische Datenhaltung haben wir vor Beginn der Entwicklung im Prinzip jedes digitale Team-Feature, das aus dem Konzept umgesetzt werden äh sollte also im Datenschutzjargon dann jedes Verarbeitungsverfahren ähm eigentlich den vollen ähm Datenschutz äh Zyklus durchlaufen. Das heißt, wir haben die Datenschutzrisikoanalyse gemacht. Wir haben geschaut, ähm was für Arten von personenbezogenen Daten werden dort verarbeitet. Welche Gruppen sind betroffen, sodass wir also auch die Relevanz einer Datenschutzfolgeabschätzung ähm herausfinden und ermitteln konnten äh und entsprechend dann umgesetzten Features vorher schon so designt, dass sie den Anforderungen an Datenschutz und Informationssicherheit genügen. Das hat dann letztlich dazu geführt, dass wir einen ganzen Strauß von von weit über ähm dreißig technische und organisatorischen Maßnahmen für Datenschutz und Informationssicherheit äh bereits in der Konzeptphase identifiziert hatten und dann auch in der Entwicklung umgesetzt haben. Ähm dabei beziehen sich die Maßnahmen eben nicht nur auf auf die Werkzeuge selbst, sondern eben auch ähm auf die Entwicklungsprozesse und die Betriebsprozesse sodass wir beispielsweise auch in ständige Watch haben, ähm darauf, ob beispielsweise ähm Anwendungsentwicklungsbibliotheken, die wir einsetzen, ähm aktuell sind oder eben nicht mehr aktuell sind. Denn sobald Sie ähm quasi mit einer aktuelleren Version am Markt verfügbar sind, würden wir auch sofort das Ganze aktualisieren, sodass hier eventuell dann auch in diesen Bibliotheken ähm
aufgetane Sicherheitslücken dann auch so geschlossen werden würden, aber eben auch ähm die das Thema wie zum Beispiel Haltung, innerhalb von der die digitalen Teams Plattformen. Also wir halten einen absolut minimalistischen Satz von personenbezogenen Daten und die Daten beispielsweise für das Thema Zeitmanagement und Selbstorganisation, also meine Tagesplanung beispielsweise werden nicht dupliziert bei uns in der Plattform, sondern es wird quasi eine eine eindeutige ID eines beispielsweise Teamtags, den ich mir für 11 bis 13 Uhr heute einplane, wird in der Plattform gehalten und in dem Task-Management-System, dass das Unternehmen oder der Anwender einsetzt. Dort stehen die Originaldaten. Das heißt also, selbst ähm hier könnte man nicht rauslesen, was ich heute von 11 bis 13 Uhr mache, sondern da steht eine Task-Guide. Ja, also das heißt, wir haben hier pseudonymisierung eingesetzt,
wir haben beispielsweise auch in der schon erwähnten Teamstimmung anonymisierung eingesetzt ist, nicht zu ermitteln, wer welchen Stimmungswert gegeben hat, um zum Beispiel dann auch negative
Konsequenzen, die man befürchten könnte, von vorne herein einfach ausschließen zu können.

[Felix Schmitt] Vielen Dank. Ähm als sie losgelegt haben mit der mit der Entwicklung. Ähm Frau Braun, Sie hatten ja auch am Anfang bisschen ja auch beschrieben, wie es damals auch zu dem Projekt kam. Äh damals kannte er glaube ich weder weder jemand von uns noch sonst irgendjemand den Begriff
Covid-19 heute kennt ihn glaube ich jeder und damit einher geht ja auch das dezentrales Arbeiten, Homeoffice äh sehr viel wichtiger geworden ist. Mit Sicherheit nehme ich jetzt mal an, auch bei Ihnen im Entwicklungskonsortium. Ähm was haben Sie denn in den äh letzten Monaten oder inzwischen kann man ja, glaube ich, sagen Jahren, da auch nochmal mitgenommen und auch gelernt, wenn sie ähm auch mit mit so einer Lösung arbeiten, was so die größten Anforderungen an solche digitalen Arbeitswelten sind, wenn dezentrales Arbeiten auch wirklich funktionieren und erfolgreich auch umgesetzt werden soll.

[Susanne Braun] Mhm. Also es gibt natürlich mehrere Bereiche, die hier wichtig sind und die ähm äh gut passen müssen aus meiner Sicht ein ganz wichtiger Bereich ist die Kultur die auch in dem Unternehmen herrscht ja? Also dass es nicht so stark davon Kontrolle geprägt ist sondern mehr von Vertrauen ja,
dass die Mitarbeiter eigeverantwortlich und auch weitgehend selbstbestimmt arbeiten können, also das Ergebnis eher zählt als vielleicht die Zeit äh die ich gearbeitet habe diese diese Punkte müssen aus meiner Sicht auf jeden Fall passen, damit es funktionieren kann. Äh dafür braucht es halt auch ganz neue äh Modelle da ist auch nicht mehr so stark das hierarchische gefragt sondern eher das Arbeiten in Netzwerken dass man Wissen und Informationen teilt, dass die also dass auch die Führungskraft, da spricht man ja auch von Service Leadership eher so eine Art Coach ist, die versucht, das Beste aus ihren
Mitarbeitern rauszuholen, die unterstützt, also diese äh Punkte sind meiner Ansicht nach ganz wichtig, äh dass das funktioniert. Ein weiterer Aspekt ist meiner Ansicht nach auch die Ausstattung, ja. Also wir müssen ähm also und das gibt es ja teilweise auch schon die Büros, sofern es die überhaupt noch gibt, ganz anders denken und aufbauen, das ist alles viel flexibler, ja, wenn ich da morgens reinkomme, obwohl ich mir vielleicht meinen Rollcontainer, suche mir einen Platz aus in einem Bereich, wo ich an dem Tag meine Aufgabe am besten erledigen kann wir brauchen Rückzugsräume, wir brauchen aber auch diese gute Ausstattung vor allem im Homeoffice oder alternativ äh je nachdem wie die Situation eben bei der Mitarbeiter zu Hause ist, vielleicht auch einen Schreibtisch äh im Coworking Space und auch da ist es wichtig, dass die Ausstattung äh sehr gut ist, dass da ein guter ähm ist, der vielleicht schön verstellbar ist, ein guter Stuhl ’ne gute Kamera ist wichtig mit ’nem scharfen Bild, gutes Mikrofon, also auch der Ton ist wichtig das sind halt Dinge wo meiner Ansicht nach auch die äh Arbeitgeber ein Stück weit mit hinein
äh investieren müssen äh wenn sie die guten Fachkräfte gewinnen wollen, denn gerade jungen Leuten sind diese flexiblen Arbeitsmodelle sehr wichtig. Und das dritte sind natürlich die ja auch da glaube ich ist es wichtig dass die Leute mit den arbeiten können mit denen sie ihre Aufgabe am besten erledigen
können, also auch da meiner Ansicht nach mehr Mitspracherechte, mehr Flexibilität auch wie wir das jetzt in unserem Ökosystem anbieten, dass einfach verschiedene Apps gibt und man sich dieses äh den Toolsack so zusammenstellen kann, wie er eben für das Team eben am besten passt, ja. Denn ähm das kennen wir auch alle, wenn wir mit einem Tool arbeiten müssen, was schlecht bedienbar ist, was eigentlich gar nicht richtig zu dem passt, was ich da machen muss, dann bin ich permanent da nur am kämpfen und äh da geht auch so viel Zeit und Energie drauf, äh die ich dann diesem Tool widme, also meiner Ansicht nach gerade im Bereich Wissensarbeit, wo wir sehr viel Wissen generieren müssen, sehr viel denken müssen, uns konzentrieren müssen, gute Ideen haben müssen, äh sollte es zu solchen Reibungsverlust nicht kommen, das sollte man auf jeden Fall vermeiden.

[Felix Schmitt] Vielen Dank, da sind bestimmt jetzt auch eine Menge Tipps auch dabei gewesen äh über die und das, was sie beschrieben haben, treibt natürlich auch ganz viele Kommunalverwaltungen immer noch. Auch um viele von denen haben ja auch die zum ersten Mal in ihrer langen Geschichte, als Verwaltung zum ersten Mal die Erfahrung gemacht, wie man denn Homeoffice umsetzt und da gibt’s natürlich immer noch auch Nachholbedarfe. Sie haben jetzt so ein bisschen ja auch aus dem berichtet, was so sie in den letzten Monaten auch in den in der Evaluation auch mitbekommen haben, können sie denn auch sagen ähm welche Features? Wir haben ja jetzt einiges ja auch beschrieben äh von dem, was sie jetzt auch bereitstellen, was ist denn da am meisten gefragt? Was hilft den Leuten denn auch wirklich gut weiter, wenn sie mit digitale Teams arbeiten.

[Michael Ochs] Also die ähm die Erfahrung bisher in der Evaluation sind so ähm dass vor allen Dingen der der Themenkreis äh Entlastung von Routineaufgaben und ähm der Themenkreis, Digitale Führung auf Distanz, also hier vor allen Dingen das Werkzeug Diebstammung und das Thema äh Zeitmanagement durch die persönliche Tagesplanung ähm sehr gut ankommen. Ähm  weil ich eben hier die ähm Möglichkeit habe über die über die Assistenzfunktion tatsächlich aufwende, die ich äh anderweitig dann einsetzen kann im Bereich kreativ oder produktiver Tätigkeit einsparen kann. Da haben wir das Gefühl, ähm dass das tatsächlich etwas sein könnte, wo  die Nutzercommunity tatsächlich auch drauf gewartet hat, ähm weil ganz viele ähm Teams nicht die Möglichkeit haben, das mal schnell und vor allen Dingen anonymitätsgeschützt ähm zu erheben und äh, in den Bereich Tagesplanung geht es eigentlich, was wir, glaube ich, auch alle erlebt haben zu Beginn jetzt auf der Covid-19-Krise, dass wir alle nur noch in
Online-Meetings saßen, plötzlich für eine Zeit lang, weil eben typischerweise Tas aus Tasport nicht in den Kalendereingang finden. Das heißt also ähm jemand anderes kann dann in der Zeit, wo mal eigentlich für sich ähm gerne arbeiten würde, kann einem Meeting reinbuchen und ist natürlich dann schwer, einfach
abzusagen, wenn Feuerwehr Kalender leer war. Also durch die Tagesplanung wandern Tätigkeiten tags ausm Teamboard Planungsboard in den persönlichen Tageskalender mit einem definierten Zeitraum und auch noch einer Information, ob man dort dann eben gestört werden kann oder eben ähm ob man nicht gestört werden möchte. Und das ist glaube ich ein ganz wichtiger Aspekt, um ich sag’s mal so salopp, die eigenen Arbeitszeit auch zu verteidigen, damit man am Ende vom Tag auch eine produktive Leistung ähm bereitstellen kann und eben nicht nur in Meetings gesessen hat und über Dinge geredet hat.

[Felix Schmitt] Mit Sicherheit eines der wichtigsten Learnings, aber zumindest aus meiner Sicht äh der letzten Jahre und da kann ich mir auch gut vorstellen, dass das in der Tat auch ähm bei der Produktivität und vor allem auch ähm dabei, wie gerne man eine Arbeit auch macht äh mit Sicherheit weiterhelfen kann. Sie haben jetzt auch nochmal aus der Evaluation beschrieben, wie geht es denn weiter mit dem Projekt der digitalen Teams? Wie lange läuft denn noch die Evaluation und wann kann man das vielleicht auch als Verwaltung sich selber einmal anschauen, ähm wie dieser digitale Arbeitsplatz auch funktioniert.

[Michael Ochs] Die Evaluation ist jetzt gerade in den letzten Tagen abgeschlossen worden. Ähm wir hatten insgesamt acht Evaluationspartner ähm darunter waren auch vier Unternehmen aus dem privatwirtschaftlichen Bereich. Ähm. Unter anderem auch aus dem Bereich Finanzdienstleistungen. Ähm sodass wir hier quasi einen Einsatz hatten unter echten Bedingungen, ähm auch mit den für den Sektor durch Barfin-Regulatorik beispielsweise induzierten harten Prüfungen vorher für Datenschutz und Informationssicherheit, sonst wäre es dort nicht zum Einsatz gekommen, auch nicht für die Evaluation eines Forschungsprojektes für einen Zeitraum, der sehr eingegrenzt ist. Also da kann man auch nochmal
kurz zum Thema Datenschutz sagen da haben wir sämtliche Prüfungen mit Bravour bestanden, sodass wir dann auch produktiv gehen konnten für die Evaluation. Wir sind jetzt fertig und sind gerade auch in Workshops mit den anderen Partnern, wie wir ähm im Anschluss an das Ende diesen Jahres dann
offiziell endet gemeinsam äh in einer Kooperation weitermachen können und da ist der Strauß von Möglichkeiten, Joint Venture ähm also als lockere Kooperationsform bis hin dann zu einem eigenen Startup, wo der Spin-off ähm ist groß. Wie gesagt, wir sind gerade im Gespräch und äh versuchen uns da einen optimalen Weg zu legen.

[Felix Schmitt] Dann bin ich mal gespannt, wie’s weitergeht ähm an dieser Stelle. Wo kann man sich denn, wenn man jetzt mehr darüber wissen möchte, noch über die digitalen Teams ähm äh weiter informieren, Frau Braun?

[Susanne Braun] Ja, also da sind natürlich einmal unsere unsere Webseite zu nennen oder wir sind auch sehr stark in den sozialen Medien vertreten, also über Twitter, Linkedin und so weiter kann man sehr gut mit uns in Kontakt kommen. Im Laufe des Septembers wird es auch einen Demonstrator geben. Von unserer Plattform in Berlin im Forum digitale Technologien von BMWI da kann man sich das Ganze dann auch nochmal direkt anschauen. Auch und damit auch experimentieren und das Ganze mal so ein bisschen ausprobieren.

[Felix Schmitt] Genau. Alles klar, dann vielen Dank für die vielen Informationen. Ich glaube, man konnte jetzt sehr, sehr viel auch mitnehmen, wie digitale Teams, ähm erstens, was es ist, wie’s funktioniert und äh ich hoffe, man konnte sich auch ein gutes Bild dadrüber machen wie man so einen digitalen Arbeitsplatz auch vor Ort bei sich in der Verwaltung auch einsetzen könnte. Herr Ochs und  Frau Braun vielen Dank für ihre Zeit, für das Gespräch und genau, bis dahin. So, das war’s für heute. Ich freue mich, wenn ihr auch beim nächsten Mal wieder mit dabei seid. Bis dahin, euer Felix Schmitt.