Homeoffice in Kommunen: Wenn’s mal schnell gehen muss

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Viele Unternehmen haben einem Teil oder wie Google in Nordamerika gleich der gesamten Belegschaft Homeoffice verschrieben, als Rezept gegen eine unternehmensweiten Ansteckung der MitarbeiterInnen mit dem grassierenden Corona-Virus. Gerade in IT-getriebenen Unternehmen wird oft mit sehr agilen Methoden gearbeitet, die einen schnellen Wechsel des Arbeitsortes und eine nicht-lokale Zusammenarbeit recht problemlos ermöglichen.

Behörden haben besondere Herausforderungen

Ganz so einfach ist es für Behörden in Deutschland nicht, einfach mal die Belegschaft nach Hause schicken und dennoch die notwendigen Leistungen weiterhin erbringen. Und das hat nicht nur etwas mit den gelernten und gepflegten Arbeitsmethoden zu tun. Viele Arbeitsplätze in Verwaltungen eignen sich nur bedingt oder gar nicht für flexible Arbeitsorte. Oftmals fehlt auch die Erfahrung (vielleicht auch die Fantasie) wie eine Zusammenarbeit über Internet und Telefon funktionieren kann.

Dennoch gibt es natürlich auch in den deutschen Verwaltungen viele Modelle, mit denen zeitweise Homeoffice für MitarbeiterInnen ermöglicht wird. Erfahrungswerte und positives Feedback werden regelmäßig erhoben und verbreitet. Hier beschreibt beispielsweise die 40.000-Einwohner Stadt Ostfildern ihre inzwischen 13-jährige Erfahrung mit Telearbeit von Verwaltungsmitarbeitenden.

In diesem Artikel werden Telearbeit, mobile Arbeit und Homeoffice synonym verwendet, auch wenn dies, gerade in Bezug auf mobiles Arbeiten nicht ganz korrekt ist. Gemein ist, Arbeit die an einem festen Platz stattfindet, der aber nicht im Büro beheimatet ist.

Einführung von Telearbeit benötigt Vorarbeit

Die Einführung einer Telearbeitsumgebung für MitarbeiterInnen benötigt eine nicht zu unterschätzende Vorarbeit. Neben den technischen Geräten, muss Klarheit über die zu wählende Software, über den Zugang zu den dienstlichen Servern und die Sicherstellung der Sicherheit des Systems und der Daten hergestellt werden. Ein ebenfalls nicht zu unterschätzender Faktor sind Regeln, die die Zusammenarbeit zwischen den KollegInnen auf eine gemeinsame und funktionierende Basis stellen. Das fängt an bei einer individuelle Arbeitszeitregelung, bezieht Verhaltensweisen in Telefon- oder Videokonferenzen ein, beschreibt Etikette für dienstliche Mails und regelt die Nutzung oder das Verbot des dienstlichen Messenger-Gebrauchs.

Wenn es mal schnell gehen muss

Welche Regeln sollten unbedingt beachtet werden, wenn von heute auf morgen Homeoffice für einen Teil der Belegschaft angeordnet werden soll? Mit ein paar Grundregeln kann übergangsweise auch ohne Vorbereitung schnell zwischen Büro und Heimumgebung geswitcht werden.

  1. Sicherheit mit dienstlichen Geräten gewährleisten:
    Von der eigenen IT aufgesetzte Geräte erfüllen in der Regel einen höheren Sicherheitsstandard als private EDV-Geräte. Daher sollten MitarbeiterInnen möglichst mit entsprechenden Laptops ausgestattet werden. Auch zu Hause müssen Geräte über ein Passwort oder biometrische Daten vor dem Zugriff Dritter gesichert werden. Daten müssen regelmäßig gesichert werden, bestenfalls auf der Festplatte und einem zusätzlichen, redundanten System.
  2. Zugang zu dienstlichen Daten am besten über eine VPN-Verbindung
    Ein virtuelles privates Netzwerk kann schnell für den eigenen Server eingerichtet werden und anschließend über entsprechende Software von einem beliebigen Ort genutzt werden. Auf diesem Weg können MitarbeiterInnen schnell auf ihre notwendigen Daten und Dateien zugreifen.
  3. Nutzung schnell verfügbarer Videokonferenz-Tools
    Meetings und Besprechungen können oftmals nicht durch kollaboratives Arbeit ersetzt werden. Daher braucht es Alternativen zum gemeinsamen Austausch. Oft reichen bereits Telefonkonferenzen, die über die eigene Telefonanlage oder einen privaten Anbieter schnell und unkompliziert abgewickelt werden können. Für umfangreichere Besprechungen sind Videokonferenzen besser geeignet, wobei hier natürlich eine entsprechende Ausstattung Voraussetzung ist. Solche Tools können ebenfalls kurzfristig eingesetzt werden. Dabei muss berücksichtigt werden: Smartphones eignen sich nicht für erfolgreiche Videokonferenzen, obwohl sie technisch natürlich dafür in Frage kommen.
  4. Regeln für Telefon- und Videokonferenzen
    Gruppe mit mehr als drei Personen sollten eine Moderation oder Leitung bestimmen. Dabei sollten alle TeilnehmerInnen auf einen ruhigen Hintergrund achten, da Geräusche immer wahrgenommen werden und entsprechend stören. Vereinbaren Sie klare Ziele für eine Konferenz mit einer vorab vereinbarten Tagesordnung. Es fällt in der virtuellen Zusammenarbeit schwerer, spontane Veränderungen in den Ablauf einzubauen. Bilaterale Kommunikation über Messenger sollte unterbleiben.
  5. Führung
    Führungsverantwortung ist bei Homeoffice wichtiger für den Erfolg der Zusammenarbeit als sie es in einer Büroumgebung ist. Klare Zielvorgaben, Prioritätensetzung, Erwartungen müssen klar sein und bei Verzögerungen immer wieder geäußert werden können. Nur durch klare Führung können Missverständnisse klein gehalten werden.
  6. Erreichbarkeit sicherstellen und zuverlässig auf Anfragen reagieren
    Homeoffice wird vielerorts als bezahlte Freizeit angesehen. Um diesem Vorurteil zu begegnen und keine Unstimmigkeiten in der Belegschaft zu erzeugen, sollten feste Zeiten und Formen der Erreichbarkeit für Alle verbindlich sein. So einfach eine direkt Kontaktaufnahme im Büro ist, so einfach und nachvollziehbar sollte es auch online sein. Dazu gehört immer, dass der dienstliche Telefonanschluss auf die neue Umgebung umgeleitet wird.
  7. Reaktionszeiten auf Mails oder anders erreichte Nachrichten vorab klären
    Verbindlichkeit und schnelle Prozesse sollten sich auch bei der Erwartung auf eine Reaktion widerspiegeln. Mails die innerhalb der festgelegten Erreichbarkeitszeiten geschrieben werden, sollten innerhalb einer angemessenen Frist beantwortet werden. Auf Mailboxnachrichten sollte ebenfalls verlässlich reagiert werden.
  8. Pünktlichkeit bei Telefon- oder Videokonferenzen
    Small-Talk in Telefon- oder Videokonferenzen ist sehr viel schwieriger als es bei Präsenzsitzungen der Fall ist. Das heißt, es lässt sich nicht so einfach Wartezeit auf einzelne TeilnehmerInnen überbrücken, sondern es wird schnell unangenehm. Um so wichtiger ist Verlässlichkeit.
  9. Einfache und neutrale Sprache in schriftlicher Kommunikation
    Ironie und Sarkasmus gehören für vielen Menschen zum gepflegten Umgangsformen. Sie haben aber nichts in der schriftlichen Kommunikation zu suchen, in welcher dies nicht auf den ersten Blick erkenntlich scheint. Professionelle, einfache und neutrale Sprache hilft beim Verständnis und einer reibungslosen Kommunikation

Homeoffice übers Knie brechen kann schief gehen, wird auch in vielen Fällen nicht die Erwartungen an Leistungsfähigkeit und Ergebnisse erfüllen können. Wenn es aber dazu beiträgt, auch in Zeiten grassierender Viren die Arbeit einer Behörde aufrecht zu erhalten, kann über so manche Problematik hinweg gesehen werden. Sollte aus den Erfahrungen heraus im Anschluss eine dauerhafte Implementierung von Homeoffice angestrebt werden, geht es nicht ohne den langen Rattenschwanz an Regeln, Technik und Vorbereitung.