Die Verunsicherung durch den Corona-Virus ist überall spürbar. Nicht nur bei den BürgerInnen, auch in den Verwaltungen deutscher Kommunen. Spätestens wenn der erste Fall in der eigenen Region auftritt, ist der kommunikative Aufwand plötzlich immens. Aber wie sollen wichtige Informationen schnell an die BürgerInnen kommen? Die eigene Homepage reicht nicht, hier schauen nur die wenigsten Menschen aktiv rein. Das Amtsblatt ist natürlich wichtig, aber auch nicht so schnell und flexibel wie notwendig. Das heißt, die lokalen Medien übernehmen weiterhin eine Schlüsselfunktion bei der Information der BürgerInnen. Aber auch die Lokalzeitung erreicht selten mehr als 20% der Menschen in einer Region. Was also tun?

Die Verbreitung sozialer Medien wie Facebook, Twitter oder Instagram hat die der klassischen Medien längst überholt. Dort suchen und finden die Menschen Informationen, die sie jetzt gerade interessieren. Sie teilen Sie mit ihren Freunden oder Followern und tragen so zu einer schnellen Verbreitung von Informationen bei.

Aber wie kann eine kleine Verwaltung, die nur wenig oder noch gar keine Erfahrung mit Social Media hat, schnell und erfolgreich kommunizieren? Dafür habe ich hier ein paar Tipps zusammengestellt.

Tipp 1: Einfach loslegen!

Informationen zum Corona-Virus von behördlicher Seite sind glaubwürdig und werden von allen Seiten gesucht. Um hier in die Kommunikation einzusteigen, brauchen Sie kein großes Konzept oder ausgefeilte Regeln. Was Sie brauchen sind eine geregelte Verantwortlichkeit für das Erstellen der Postings und einen gesicherten Austausch mit den fachlich Verantwortlichen.

Tipp 2: Weniger ist mehr!

Nur weil Sie jetzt auch in Social Media posten, müssen Sie nicht jeden öffentlichen Termin, jede Nachricht, jede Äußerung des Bürgermeisters aufnehmen. Orientieren Sie sich daran, was jetzt gerade für die Menschen relevant ist. Und auch hier gilt, reduzieren Sie Ihre Botschaften auf das wirklich wichtige. Nehmen wir ein Beispiel zum aktuellen Corona-Fall. Sie wollen Ihre BürgerInnen auf dem aktuellen Stand halten und Tipps zum Umgang mit dem Virus geben. Das heißt, sie informieren neutral in einer Nachricht über die aktuellen Fälle und verweisen für weitergehende Informationen auf einen Beitrag auf Ihrer Homepage oder jener des Gesundheitsamtes. In einer zweiten Nachricht können Sie eines der aktuell vielen Schaubilder zur Hygiene verschicken und dazu auffordern, dass die Menschen diese Hinweise beachten.

Es braucht hier weder Zitate von Experten oder Verantwortlichen, die Sie abstimmen müssen. Sie müssen keine eigenen, exklusiven Informationen erheben oder in Erfahrung bringen. Arbeiten Sie mit dem was Sie bereits haben.

Tipp 3: Sie bestimmen das Tempo und die Häufigkeit der Postings!

Bei akuten Lagen kann es sinnvoll sein, gleich mehrfach am Tag Postings zu veröffentlichen. Sie können damit auf sich verändernde Situationen hinweisen, anlassbezogen informieren und auf sich wiederholende Nachfragen aus der BürgerInnenschaft reagieren. Behördliche Informationen über Twitter, Facebook oder Instagram werden gelesen, wenn sie für die Menschen relevant sind.

Wenn es aber nichts zu berichten gibt, saugen Sie sich nicht irgendwas aus den Fingern. Bleiben Sie relevant und aktuell, werden Sie nicht beliebig.

Tipp 4: Lesen und Reagieren!

Wofür genau die Menschen sich interessieren, welche Informationen sie aktuell von Behörden erwarten, ist nicht immer auf den ersten Blick zu erkennen. Wurde in der Nachbarkommune eine Grundschule vorübergehend wegen Corona geschlossen? Dann werden Sie Nachfragen zur Lage bei Ihnen bekommen. Haben Sie eigene Krankheitsfälle in der Gemeinde zu beklagen, suchen die Menschen natürlich nach Bezügen und Folgen für sich selbst. Gibt es Unklarheiten zu einem Volksfest oder einer kleinen Veranstaltung? Auch das sollte sie beantworten lassen. Je mehr Sie auf die Fragen und Befürchtungen der BürgerInnen eingehen, desto glaubwürdiger und wichtiger werden Ihre Nachrichten wahrgenommen. Das kann später wichtig sein, wenn Sie schnell mit wichtigen Informationen kommunizieren müssen!

Tipp 5: Entscheiden Sie sich nur für die relevanten Netzwerke!

Es gibt inzwischen viele verschiedene Netzwerke, über welche Sie viele ihrer BürgerInnen direkt erreichen können. Aber nicht jeder Weg ist nötig, nicht jeder ist erfolgversprechend. Und jedes zusätzliche Netzwerk schafft weiteren Aufwand. Daher möchte ich einen ganz kurzen Überblick geben, welche Netzwerke für Sie relevant sind, welche vielleicht nicht.

• Facebook
  Über Facebook erreichen Sie mit Sicherheit die meisten Menschen in Ihrer Kommune. 21 Millionen Menschen in Deutschland sind jeden Tag mindestens einmal bei Facebook online. Sie können hier eine eigene Seite für Ihre Behörde oder Kommune erstellen, über welche Sie kostenlos und umfassend über Themen informieren können. Allerdings ist der Facebook-Algorithmus nicht darauf ausgerichtet, akut wichtige Meldungen immer gleich an alle ihrer Abonennten oder Fans zu verteilen. Sie sind hier angewiesen auf die Unterstützung Ihrer LeserInnen, einen Artikel zu teilen. Aber seien Sie sicher: ist das Thema relevant, dann wird dies auch passieren. Wichtig ist zu wissen: Facebook bildet wahrscheinlich am besten einen annähernden Vergleich der deutschen Bevölkerungsstruktur ab. Hier finden Sie auch viele ältere Menschen, die sich in anderen Netzwerken eher nicht aufhalten.
• Twitter
  Twitter ist schnell und einfach. Auch wenn die Reichweite von Twitter nicht im Ansatz mit Facebook vergleichbar ist, können Sie hier wichtige, vor allem zeitkritische Informationen schnell unters Volk bringen. Die Zeichenzahl bei Twitter ist stark begrenzt, daher gilt hier um so mehr: Weniger ist mehr!
• Instagram
  Mit diesem Netzwerk, welches ebenfalls zu Facebook gehört, erreichen Sie die eher jüngere Zielgruppe. Die Reichweite ist verlgeichbar mit Facebook, da die Aktivitätsrate der Mitglieder deutlich höher ist als bei dem älteren Facebook. Wichtig hier: Kommunikation findet über Bilder oder Grafiken statt. Wenn Sie nicht in der Lage sind, diese zur Verfügung zu stellen, verzichten Sie auf Instagram.

Tipp 6: Ohne Kosten loslegen und mit eigener Erfahrung wachsen

Sie brauchen für einen schnellen Start nicht unbedingt ein eigenes Budget. Was Sie brauchen ist Personal und Verantwortung. Können Sie beides bereitstellen, steht einem schnellen Start nichts im Wege. Legen Sie sich ein Konto an, befüllen Sie es mit den notwendigen Grundinformationen, Kontakt und Impressum (Link zur eigenen Homepage reicht), laden Sie ihr Wappen als Profilbild hoch und fertig.

Bleiben Sie am Anfang immer bei der Sache, aber lassen Sie auch ab und an Tests und Experimente zu. Die dürfen auch schief gehen, wenn Sie bereit sind daraus positive Lehren zu ziehen.

Sollten Sie jetzt während der Corona-Krise mit Social-Media loslegen wollen, tun Sie das!

Auf Dauer geht aber kein Weg an einer substantiellen Ausbildung Ihrer MitarbeiterInnen vorbei. Aber das heißt, ja nicht, dass sie heute auf diese Möglichkeit zur Erreichung Ihrer BürgerInnen verzichten sollten.

Tipp 7: Flexible Unterstützung ins Haus holen!

Sie sind überzeugt, Sie müssen auch über Social Media starten oder Ihre Kommunikation dort kurzfristig ausbauen? Aber Ihnen fehlen die Grundlagen, wie ausreichend Personal oder Verantwortlichkeit? Dann können Sie sich für den Start auch Unterstützung hinzuziehen. Und das geht ganz flexibel, denn bei Social Media bietet sich eine Zusammenarbeit über das Internet förmlich an. Haben Sie Interesse? Dann melden Sie ich telefonisch oder per Mail bei mir. Gemeinsam schaffen wir in 24 Stunden die Grundlagen für Ihren Auftritt und Ihre Kommunikation in den Sozialen Netzwerken.

Ich freue mich über Ihre Kontaktaufnahme!