Transkript

[Felix Schmitt] Der OB ganz ohne Büro in einer modernen und digitalen Arbeitsumgebung? Das klingt noch immer ein bisschen nach Märchen, ist aber die Realität in Calw in Baden-Württemberg. Wir schauen heute einmal in den Alltag und die Herausforderung der digitalen Transformation in einem Schwarzwälder Rathaus. Kommunale Digitalisierung, der Podcast mit Felix Schmitt. Herzlich willkommen zu Folge 46 meines Podcasts zur kommunalen Digitalisierung. Mein Name ist Felix Schmitt. Ich bin dein Moderator und Begleiter auf dem Weg in die kommunale Digitalisierung. Wie gelingt die Transformation einer Verwaltung mit viel Tradition und Erfahrung von der analogen papiergebundenen Arbeit hin zu einem Arbeitsumfeld mit Kreativräumen und Hybriden Multi Space? Welche Veränderungen müssen bewältigt werden und wie gelingt das im klassischen Fachwerkhaus einer 23.000 Einwohnergemeinde? Darüber habe ich mit Oberbürgermeister Florian Kling gesprochen, der gerade erst sein eigenes OB-Büro aufgegeben hat und jetzt gemeinsam mit seinen Kolleginnen und Kollegen in einem Multi-Space arbeitet. Was so ein Multi-Space ist, wie es bei den Beschäftigten ankommt und welche Vorteile die Verwaltung aus der digitalen Transformation bisher gezogen hat, Das berichtet er mir in dieser Episode. Hallo Herr Kling, ich grüße Sie.

[Florian Kling] Hallo Herr Schmitt.

[Felix Schmitt] Herr Kling, ähm Calw gehört zum Regierungsbezirk Karlsruhe, der ist, wenn mich mein geographisches Gedächtnis nicht völlig trübt, sehr badisch geprägt. Jetzt spart der OB von Calw aber sein eigenes Büro ein, was ja doch ein ziemlich schwäbischer Move ist. Wo genau fühlen Sie sich jetzt eigentlich zu Hause?

[Florian Kling] Nee, das hören die Calwer gar nicht gern, dass sie zu baden gehören. Wir gehören zum Regierungsbezirk Karlsruhe und nicht Baden. Ähm wir sind hier tatsächlich Schwaben und Calw ist eine schwäbische Schwarzwaldstadt. Ähm da geht’s auch unter anderem ums Sparen in der Kultur.

[Felix Schmitt] Jetzt hat der OB einer Stadt, die er durchaus auch über die Regionsgrenzen ein bisschen Bekanntheit ja auch äh hat, sein eigenes Büro eingespart. Wie ist es denn dazu gekommen?

[Florian Kling] Ja tatsächlich habe ich seit ähm diesem September mein eigenes Büro aufgegeben, weil ich mit gutem Beispiel vorangehen möchte. Wir haben festgestellt, ich bin jetzt seit vier Jahren im Amt, also ich habe Ich habe gerade die Halbzeit. Ähm wir haben viel digitalisiert. Wir haben die elektronische Verwaltungsarbeit vorangebracht. Das heißt, wir können jetzt auch endlich Papierlos arbeiten und ähm haben Homeoffice eingeführt und damit man, wenn man durchs Rathaus kommt nicht nur Schreibtisch-Friedhöfe sieht und ähm wegen Teilzeit und Homeoffice ganz viele Tische unbesetzt sind, haben wir gesagt, dann müssen wir auch jetzt von diesem klassischen Charakter einer, Ämterverwaltung weg und deswegen haben wir uns ein Projekt gegeben, das heißt von der Amtsstube zum hybriden Multi-Space und diesen Multi-Space haben wir jetzt bei mir im Stabsbereich zuerst eingeführt, weil ich mit gutem Beispiel auch vorangehen muss, um das dann auch dem Rest meiner Verwaltung schmackhaft zu machen.

[Felix Schmitt] Wie kann man sich denn jetzt den äh den hybriden Multi-Space bei Ihnen vorstellen? Ist das ein großer äh Raum im im Rathaus oder sind diese unterschiedlichen Bereiche, die man äh dort wahrscheinlich ja auch hat in unterschiedliche Räume auch aufgeteilt.

[Florian Kling] Ja, wir haben ein klassisches Fachwerkhaus, das aus dem siebzehnten Jahrhundert kommt. Da gibt Gibt es kein Großraumbüro, wie man das vielleicht aus amerikanischen Filmen kennt? Wir haben die klassische äh Gebäudestruktur mit einer mit mit einer Strukturierung in Einzel- und Doppelbüros äh gehabt. Wir haben ein großes Foyer, das Rathaus ähm ist 2019 komplett neu eingeweiht worden nach einer zehnjährigen Sanierung, Und ähm diese Räume, die haben wir jetzt aber nicht mehr einzelnen Mitarbeitern dezidiert zugeordnet, sondern die haben wir aufgelöst, haben in verschiedenen Bereichen aus diesen Einzelbüros Meetingräume gemacht und ähm der Multi-Space, wo es dann die ähm die Schreibtische gibt höhenverstellbar mit Docking Station zwei Monitoren, Wo man sich eben überall einklinken kann. Die sind jetzt hauptsächlich im Foyer und teilweise eben in den Büros und dann gibt es verschiedene Arbeitsbereiche, Wenn ich jetzt, ich bin jetzt gerade im Fokusarbeitsraum, hier ist eigentlich Telefonverbot, ähm das soll man eben ähm im Backoffice, was auch abarbeiten können, ohne gestört zu werden. Da habe ich mich jetzt zurückgezogen. Gegenüber ist der Kreativarbeitsraum, das sind die Sitzsäcke drin, da kommt noch eine Legokiste rein und Couches. Dann haben wir einen Sozialraum, der an der an die Küche angeschlossen ist, wo wir jetzt immer unser Stehcafe machen zweimal die Woche mit dem Team ähm und eben natürlich die klassischen Meetingräume.

[Felix Schmitt] Sie haben also Sitzsäcke, sie haben am Lego und ähm Kreativräume, das klingt alles jetzt nicht so nach, Ähm nach so einer klassischen Verwaltung, wie man sie sich vielleicht im siebzehnten Jahrhundert aus der Zeit, aus der das Rathaus stammt, vielleicht so ähm auch vorgestellt hat. Bis heute gibt’s da ja mit Sicherheit auch bei ihren Beschäftigten viele Verwaltungstraditionen. Ähm, Die da noch nicht drauf einzahlen. Wie ist das denn bei ihren Beschäftigten angekommen diese Veränderungen einerseits vom alten Fachwerkhaus mit viel Geschichte, hin zu einem hybriden Multi-Space mit Kreativräumen. Ähm Haben Sie dabei den äh bei Ihren Kollegen, Kollegen offene Türen eingerannt?

[Florian Kling] Jein, also die Verwaltung grundsätzlich ähm ist erst mal schwer in der im Veränderungsmanagement und dafür braucht es viel Change Management und die Leute mitnehmen und das mache ich seit vier Jahren. Mit der Verwaltung in der Digitalisierung. Ähm wir haben aber als äh Calwer-Verwaltung ganz viel Erfahrung mit Papier, mit Akten, denn unser Rathaus drohte vor über zehn Jahren einzustürzen, weil die Akten im Dachgeschoss gelagert wurden und die waren so schwer, dass das Fachwerkhaus tatsächlich angefangen hat, Risse zu bekommen und runtergedrückt wurde und dann musste das ganz schnell evakuiert werden, die komplette Registratur wurde von der Feuerwehr mit Drehleitern ausgeräumt und dann war zehn Jahre lang Sanierung angesagt. Das heißt, wir wissen, Wie viel Papier da eigentlich ist und wir haben jetzt auch die LKWs fangen nächste Woche anzukommen. Wir müssen in den nächsten vier Jahren siebeneinhalb Millionen, Papier entsorgen. Die gehen an den Aktenscanner, die werden erst gescannt in die E-Akte und dann werden sie vernichtet. Ähm das ist unglaublich viel, was man da angesammelt hat. Und diese Verwaltung, die die wollte ich ändern, also dass man eben Homeoffice machen kann. Wir hatten in Corona total ähm viele Zeiten, da wollten Mitarbeiter zu Hause sein, konnten aber nicht, weil sie auf ihre Akten Ordner in den jeweiligen Büroschränken angewiesen waren und das haben wir jetzt aber inzwischen so weit, umorganisiert und verändert, dass es eben inzwischen auch möglich ist, mit der E-Akte komplett vom Homeoffice zu arbeiten, dass man zu Hause telefonieren kann, dass man eben sich überall einklinken kann und dann gewinnt natürlich auch diese Arbeitskultur agile Verwaltung ähm mehr ähm iterative Zusammenarbeit auch über Fachbereichs- und Abteilungsgrenzen hinweg jetzt an Bedeutung.

[Felix Schmitt] Sie haben grad schon die vier Millionen Papierseiten beschrieben. Das sind ja nicht nur Seiten, ähm sondern das sind ja auch viele Register, viele Informationen, die da auch drinstecken. Also ein riesiger Aufwand, diese Veränderung auch äh zu gestalten. Ähm welche wenn man sich jetzt mal diese digitale Transformation in der in ihrer Verwaltung jetzt insgesamt anschaut. Welche Rolle spielt denn da der äh der hybride Multi-Space? Ist das, Zum einen ein Beispiel, an dem man erkennt, an dem man auch visuell und auch haptisch erkennt, ja, hier verändert sich was wirklich radikal ähm oder steht da ähm auch ein bisschen im Zentrum dieser Veränderung ähm im Sinne von Produktivität ähm und produktiven Veränderungen. Wo verordnen Sie den in diesem Prozess?

[Florian Kling] Ich glaube zuallererst steht die Digitalisierung an. Ähm das bedeutet und darauf haben wir uns auch spezialisiert. Wir haben gesagt, wir machen zuerst das Brot und Buttergeschäfte Verwaltung digital. Das bedeutet, wir arbeiten nicht am Onlinezugangsgesetz, an den Fachverfahren, da haben wir gar keine Möglichkeit, als kleine Stadt irgendwas zu verändern. Dafür ist Land und Bund zuständig. Da schwimmen wir mit im Strom. Aber sollte es endlich mal klappen, dass die Bürger auch online über diese Portale ihre Anträge stellen, dann müssen wir auch sicherstellen, dass wir eben hier drin im Rathaus diese Anträge nicht ausdrucken, abheften und weiterhin mit der Hauspost ähm durch die Gebäude schieben. Und da haben wir angesetzt und gesagt, okay, jetzt wollen wir diese elektronische Verwaltungsarbeit, das bedeutet, wir brauchen Kollaborationstools, das brauchen das bedeutet, wir brauchen eine voll digitale, E-Akte und wir brauchen dann die Workflows, um unsere Prozesse auch voll digital anzugehen und wenn wir das umgesetzt haben, dann stellt man auf einmal fest, Mensch, jetzt sind ja viel mehr Mitarbeiter auch im Homeoffice jetzt, haben wir Menschen in Teilzeit und wir haben Mitarbeiter, die setzen sich mit ihren Laptops einfach dahin, wo es Sinn macht, weil ich gerade heute mit dem Kollegen zusammenarbeiten möchte, weil wir heute eine Teamsbesprechung haben und dann braucht man ja gar nicht mehr diese Einzelplatzregelung und es ist sogar dann viel schwieriger mit den ganzen geschlossenen Türen, wenn jemand im Homeoffice ist, überhaupt zusammenzuarbeiten und damit auch das Rathaus nicht wie tot erscheint, sondern dass es auch Lust macht, für die Mitarbeiter wieder herzukommen, um sich auszutauschen, um im Team zu arbeiten, um die typischen Brände zu löschen, die es so gibt, bei einer in einer Stadt. Ähm dafür muss es attraktiver werden und ich glaube, das ist so, das hängt miteinander zusammen. Das eine ist die Arbeitskultur, die sich anpassen muss und die sich transformieren muss und das andere sind die klassischen Mittel, die Tools, die man braucht, um das zu können. Ich kann erst einen Multi-Space einführen, wenn ich das Papier nicht mehr in meinem persönlichen Akt Faktenschrank habe, sonst funktioniert das Ganze nicht, weil dann hat schiebt am Schluss jeder die Container durch das Haus, nur weil er sich irgendwo anders hinsetzt oder man hat dann eben doch seine festen Arbeitsplätze, nur nennt man es nicht so.

[Felix Schmitt] Jetzt gibt’s ja in einem in einem Rathaus sehr unterschiedliche Aufgabenträger, die auch sehr unterschiedlich arbeiten. Ähm wie viele von ihren Beschäftigten können denn heute schon von Homeoffice von einem Hybriden Multispace profitieren? Ist das schon, In allen Abteilungen auch angekommen oder arbeiten Sie sich da jetzt sozusagen Stück für Stück durch die Verwaltung durch.

[Florian Kling] Also wir machen das so wie mit unseren Digitalisierungsprojekten. Wir gehen iterativ Schritt für Schritt vor. Wir haben kein Wasserfallmodell, dass wir sagen, Mensch, nächstes Jahr seid ihr dran, übernächstes Jahr und in fünf Jahren haben wir die ganze Welt zum Multi-Space umgebaut, sondern wir versuchen die Leute mitzunehmen und ähm also Homeoffice können inzwischen alle der 150 Mitarbeiter der Kernverwaltung nutzen. Bis zu 50 Prozent. Die anderen 50 Prozent sind derzeit noch ein bisschen bedingt darin, dass wir eben diesen Austausch brauchen und weil eben auch die Akten bisher noch in Papier geführt wurden. Und das möchten wir aber gerne auflösen. Ähm ich glaube der Hauptdruck, den ich habe, ist der demografische Wandel und der Fachkräftemangel. Ähm in meiner restlichen Amtszeit wird ein Drittel meiner Beschäftigten äh in den Ruhestand gehen. Und diese ähm Stellen, die muss ich nachbesetzen und junge ähm Bewerberinnen, Menschen, die von der Verwaltungshochschule kommen, die haben keine Lust auf, gehäkeltes äh Sitzkissen und die typische klassische Ämterverwaltung, sondern die wollen eben auch sehen, dass man mit der Industrie, mit der Wirtschaft mithält und dass es eben auch eine moderne kooperative Arbeitsatmosphäre gibt und deswegen machen wir das auch.

[Felix Schmitt] Mit dem demografischen Wandel, den Sie ja gerade angesprochen haben, ähm geht ja nicht nur das Ausscheiden von Kolleginnen und Kollegen ähm einher, die ja unglaublich viel wissen und Methoden, Hintergründe äh mitbringen ähm sondern ja auch haben sie gerade so ein bisschen beschrieben, die Herausforderung überhaupt Fachkräfte zu finden. Gibt da so eine Wie ich finde, sehr, sehr eindrückliche Statistik, ein Drittel geht den Ruhestand bis 2030 und nur die Hälfte dieser Stellen können wiederbesetzt werden. Ähm haben Sie diese ähm nicht nur diese Fluktuation, sondern auch diesen Druck, effizienter zu werden, damit man als Rathaus überhaupt noch leistungsfähig bleibt. Ähm haben Sie das in dieser Veränderung auch mit gespürt oder vielleicht sogar auch ähm aktiv mitberücksichtigt, dass man ähm insgesamt äh jeder Beschäftigte auch von ähm von einfachen Tätigkeiten vielleicht auch ein bisschen stärker entlastet werden kann.

[Florian Kling] Ja absolut, also ich glaube, das ist der Haupttreiber für die Veränderung. Ähm wenn wir keinen Druck hätten, dann würde sich auch weniger verändern. Ich glaube, dieser dieser Need for Change, urgency for change, also dieser die diese Sicht, dass sich was verändern muss, die ist da und das hängt zum einen am Fachkräftemangel. Das hängt aber auch daran, dass wir grundsätzlich als Verwaltung meist überfordert sind und die, Anfragen und die Bedarfe, die von außen an uns gestellt werden als Verwaltung einfach nicht mehr gerecht werden können und deswegen müssen wir schauen, wo können wir optimieren, wie können wir alte Bärte abschneiden, wo können wir effizienter werden und so eine Digitalisierung, also wir haben jetzt die in Volldigitalisierung mit der elektronischen Verwaltungsarbeit elektronischen Signaturen ersetzendem Scannen KI zur Posteingangsverteilung. Diese Dinge, ich gehe davon aus, dass wir damit 20 bis 30 Prozent effizienter werden. Und wenn es auch nur ist, dass der Mitarbeiter eben nicht ins Rathaus kommen muss, um ein Dokument zu finden und auch beim Wissensmanagement. Ich konnte eben jetzt meine Sekretärin ist jetzt 47 Jahre bei der Stadtverwaltung. Sie hat fünf Oberbürgermeister durch. Die kann ich irgendwann nicht mehr fragen, und dann wenn ich aber alle Dokumente eben auch in meiner ähm in meinem Dokumentenmanagementsystem habe, dann kann ich eben auch mit digitalen Tools versuchen, trotzdem Wissen auch wieder zu finden, Volltext suchen zu machen und damit zumindest ein bisschen des historischen Wissens auch zu erhalten und wieder hervorzubringen.

[Felix Schmitt] Jetzt sind ja teilweise mit ähm solchen Arbeitsmodellen, wie sie gerade beschrieben haben, ähm ja auch noch ganz andere Veränderungen äh am Laufen, nämlich zum Beispiel man trifft sich nicht mehr in der Teeküche. Ähm Das heißt, muss ja auch die Kommunikation untereinander neu organisieren. Haben Sie das bei sich dann auch eher noch mal stärker in so eine digitale Richtung, in Richtung Kollaborationstools und äh vielleicht auch Chattools auch noch mal geschoben oder wie organisieren Sie hier diese Online Zusammenarbeit zwischen den Kolleginnen und Kollegen?

[Florian Kling] Ja, tatsächlich nutzen wir ähm Chattools, Kollaborationstools. Wir setzen Microsoft Teams für die Videokonferenzen und für Mitarbeiterchats ein. Am Ende muss man aber wirklich sagen, die meiste Arbeit findet im persönlichen Austausch statt Und äh ich hätt’s nicht geglaubt, aber den Sozialraum, den wir an der Küche angegliedert haben in unserem Multi-Space, der ist am meisten besetzt. Da werden die Gespräche zu zweit bei einer Tasse Kaffee durchgeführt. Da finden Gruppenbesprechungen statt und das habe ich auch ein bisschen in die Organisation selbst reingeholt. Wir machen jetzt als Gesamtteam des Stabs ähm zweimal die Woche ein Stehcafe, wo wir alles abstimmen, was auf uns zukommt die Woche, was noch gearbeitet werden muss, um auch sicherzustellen, dass diese Kommunikation direkt miteinander funktioniert und in so einem Multi-Space kommt das jetzt, viel, viel öfter vor, dass man eben die Kollegin, die ich sonst nicht sehe, weil sie vier Räume weiter sonst sitzt und wir bisher geschlossene Türen hatten, dass die dann eben auch mal kurz herkommt oder sogar am Nachbartisch sitzt und dann was bespricht und ich dann auch was mit Mitbekomme und das ist glaube ich unglaublich wichtig äh dieser diesen Informationsaustausch in Gang zu halten.

[Felix Schmitt] Ich habe jetzt in vielen anderen Verwaltungen jetzt schon mitbekommen, allein so die Einführung beispielsweise von von MS-Teams oder auch anderen ähm ähm Softwarelösungen mit ähnlichen Funktionen. Selbst so etwas fällt ja vielen Verwaltungen schon sehr schwer. Einerseits weil diese Form der Kommunikation ähm oftmals ja nicht wirklich von den Leuten sozusagen mit der Muttermilch aufgesogen ist, aber auch weil, Ähm die Umstellung manchmal gar nicht so ähm notwendig erscheint. Wie haben Sie das denn bei sich in der Verwaltung organisiert? Dass solche Veränderungen, die sehr stark in den Arbeitsalltag der Kolleginnen und Kollegen reinwirken, dass die das auch als Vorteil anerkennen oder auch mitnehmen und auch gerne mit so etwas arbeiten oder ist es so Ist das so ein Thema, wo sie heute auch noch immer äh Probleme ähm mit haben, dass es auch eine Anerkennung bei den Beschäftigten findet?

[Florian Kling] Das war bei mir von Anfang an ganz wichtig. Ich habe ähm, die Mitarbeiterinnen, Mitarbeiter mitzunehmen. Ich habe am Anfang angefangen, also vielleicht als Hintergrund, ich habe selbst einen IT-Background. Ich habe früher selbst E-Akten in Bundesverwaltung als Digitalisierer eingeführt. Ich war IT-Consultant IT-Offizier bei der Bundeswehr und dann in der Wirtschaft. Ähm ich setze mich selbst an die Spitze dieser Veränderung. Ich bin in jedem IT-Projekt mit dabei. Ähm das heißt, ich bin auch derjenige selbst als Behördenchef, der die, der den Mitarbeitern erklärt, wie’s funktioniert und der sie mitnimmt. Ähm das hat angefangen mit einem Schulungsportal im Intranet. Da habe ich Anleitungen geschrieben, Blogeinträge, kleine Videos gemacht, um das zu zeigen. Dann kam Corona, dann haben wir das Ganze auf Videokonferenzen verlagert, die wir dann aufgenommen haben. Inzwischen haben wir so ein richtig tolles Sammelsurium an Videos. Wir haben auch externe Videos eingekauft, zum Beispiel die Arbeit mit Mit Microsoft Teams oder wie ich mit Outlook arbeite, ähm damit die Mitarbeiter sich da durcharbeiten können im Selbsttraining. Wir haben aber auch eine Runde von 5zehn ungefähr 15 Verwaltungsmultiplikatoren. Das ist die Expertenrunde, die kommt zweimal alle zwei Wochen zusammen. Von uns und von mir direkt geschult und alle Neuerungen auch mitgeteilt, da bringen Sie Fragen aus der Verwaltung, aus der Breite der Organisation mit und wir lösen diese Probleme und dann gehen die wieder in ihre einzelnen Sachgebiete, Abteilungen und Häuser und ähm bringen es dort den Mitarbeitern bei. Und jetzt ganz neu, seit diesem Jahr haben wir noch eingeführt einmal im Monat einen Teamsfreitag. Das heißt, wir machen einmal im Monat das Rathaus komplett zu für die Öffentlichkeit. Der Freitag ist ja ohnehin, meistens nur ein halber Tag. Und dieser halbe Tag, einmal im Monat, der kann von den Mitarbeitern komplett nur verwendet werden, um sich im Schulungsportal weiterzubilden, Um zu lernen, wie die digitale Signatur funktioniert, wie man elektronische Unterschriften einholt, wie ich Dokumente mit dem Aktenzeichen vergebe wie ich was ersetzend einscanne ähm oder eben jetzt auch wieder digitale Posteingang funktioniert und das können die entweder bei den zentralen Schulungen, die wir per Videokonferenz oder in Präsenzschulung machen oder sie setzen sich eben auch innerhalb ihres Teams zusammen und besprechen, Mensch wenn jetzt ein digitaler Brief kommt im Posteingang. Wie gehen wir damit um? Wer übernimmt das, den zu sortieren, einzuordnen und zu bearbeiten?

Und diese internen Abstimmungen, welche Metadaten muss man vergeben und so weiter. Das machen die jetzt einmal im Monat freitags und das kommt richtig gut an. Das nimmt die Leute mit und ich hatte jetzt eine Mitarbeiterin, die diesen Monat in Ruhestand, die hat ihr Leben lang Vergaben durchgeführt und hat alle Aufträge und Formulare immer in zigfachen Kopien dem, Den Bietern zugesandt, äh mir, den Abteilungen, um dann eben die Unterschriften zu sammeln und die hat jetzt tatsächlich im letzten Monat, gelernt wie elektronische Signaturen funktionieren und sie kann jetzt eben die Arbeit, die vorher über mehrere Tage gelaufen ist, diese Unterschriften zu sammeln und auch dem Unternehmen dann zukommen zu lassen innerhalb von zwei Mausklicks machen und die war hellauf begeistert und hat gesagt, Herr Kling, das ist ja einfach. Und das äh das zeigt dann einfach, es hat auch überhaupt nichts mit Alter zu tun, die Menschen mitzunehmen, sondern die haben sogar ganz oft riesengroße Freude, wenn was einfacher ist oder auf einmal effizienter wird.

[Felix Schmitt] Sie haben ja jetzt viel beschrieben, ähm wie anders arbeiten in so einer modernen innovativen Verwaltung wie in Calw ja auch aussehen kann. Ähm oftmals merke ich dann Dabei auch, dass ja nicht nur die Kommunikation sich verändert, sondern durch die Kommunikation auch die Arbeitsmethoden und sie haben das so an ein paar Stellen ähm ja auch beschrieben, dass man sich mal zusammensetzt, gemeinsam überlegt, wie ähm wie etwas vielleicht dann auch funktionieren kann oder dass man sich zu Steh-Meetings ähm zusammenfindet, um mal den Tag durchzusprechen, Das sind ja andere Arbeitsweisen, als du dieses klassisch hierarchische. Ähm jemand weiß ganz genau, erstens was zu tun ist, zweitens wie es zu tun ist und drittens, wer’s zu tun hat, was man ja in einer Verwaltungsausbildung ja eigentlich immer noch auch beigebracht bekommt. Ähm wie anders, ist denn dieses diese dieser Unterschied zu dem, was viele aus ihrer Verwaltung oder aus ihrem Studium noch mit Mitbringen. Bei den Kolleginnen und Kollegen angekommen, also mehr Selbstverantwortung, aber auch mehr Möglichkeiten sich weiterzubilden oder auch Einfluss zu nehmen auf die Prozesse im eigenen Arbeitsumfeld.

[Florian Kling] Also ich würde mir sehr wünschen, wenn diese alte Art der Arbeit wenigstens noch vermittelt würde, aber ich stelle immer wieder fest, dass selbst die das klassische Projektmanagement oder wie man einen Aktenvermerk schreibt oder eine Entscheidungsvorlage, Ganz oft eben auch nicht mehr vermittelt wird. Und manchmal denke ich mir so, Mensch, wenn doch wenigstens noch der klassische Weg von Verwaltungsarbeit, also wie funktionieren Verfügungen auf Briefen? Wie funktioniert ein Aktenplan? Wenn so was wenigstens noch, vermittelt werden würde, dann hätte ich es ein leichtes Spiel zu sagen und so machen wir’s jetzt digital und da findet ihr genau dasselbe wieder, aber selbst das fehlt oft. Das bedeutet, ich muss auch da Hybrid fahren. Ich ähm macht aber auch den Einstieg leichter zu erklären, Warum macht man so was? Warum ist es wichtig, vom Chef eine Verfügung auf einen Brief zu haben, um zu wissen, wo der jetzt hingeht, ob der Zurücksprache zur Wiedervorlage oder eben zur Klärung mit Bitte um Antwortentwurf, mitzeichnen und so weiter, wie so was gemacht wird und wenn ich das gleich den Menschen digital beibringen kann, dann ist das gut, wo wir wirklich noch dran arbeiten müssen, ist das Thema agiles Projektmanagement. Da haben wir auch Schulungen in unserer Weiterbildungsakademie. Aber ich würde sagen, das ist einfach etwas, das ist insgesamt derzeit beim Fachkräftenachwuchs bei den Bewerberinnen, Bewerbern noch etwas, was ausbaufähig ist und da arbeiten wir alle dran und das fängt bei der Führungsebene an, dass auch wir als Fachbereichsleitungen im Führungsteam Lernen mit unseren Vorgesetzten den nächsten Ebenen auch so zusammenzuarbeiten, dass die selbstverantwortlich Probleme lösen können und es eben nicht alles erst mal von der kleinsten Ebene die Hierarchieleiter nach oben bis zum Oberbürgermeister muss und der entscheidet wie der kleine König ähm was jetzt zu passieren hat. Ähm diese Herangehensweise, die braucht auch unglaublich viel Vertrauen und Rückendeckung. Also da darf eben auch mal was falsch passieren und ähm, Da passiert auch mal was Peinliches oder dass sich da im Gemeinderat etwas vorstelle und dann kommt eben raus, um Gottes Willen. Die wurden gar nicht mitgenommen oder informiert. Da hätten wir die noch einbinden sollen, also so was passiert, aber diese Art Vertrauen aufzubauen, miteinander zu kommunizieren und sich gemeinsam weiterzuentwickeln. Ich glaube, das ist eine Daueraufgabe und die wird vielleicht durch die Digitalisierung noch größer, solange ich noch den Mitarbeiterstab habe, den ich jetzt äh im Rathaus sitzen habe.

[Felix Schmitt] Sie haben so den den Umfang der notwendigen Weiterbildung ja so ein bisschen umrissen mit dem Teams Freitag ähm mit mit selbst äh Self-Learning, aber auch Weiterbildung ähm oder auch Videos ähm, Die man sich anschauen kann, ähm der der Aufwand, Der Weiterbildung, der ist ja in so einer Transformationsphase erheblich. Was das eigene Arbeiten angeht, was Methodenwissen angeht, wie Projektmanagement haben sie auch schon erwähnt, ähm aber auch ja, Der eigene Arbeitsplatz ändert sich ja relativ schnell. Wie organisieren Sie denn diesen zusätzlichen Aufwand, dass die Kolleginnen, Kollegen, zusätzlich zum Tagesgeschäft diese Weiterbildungen noch organisieren können und dabei jetzt aber nicht unbedingt jetzt ganz viel Tagesgeschäft auch liegenbleibt. Wie haben Sie das denn in die tägliche Arbeit der Kolleginnen und Kollegen integrieren können?

[Florian Kling] Ich glaube, zwei Dinge sind wichtig. Ich habe uns viel Zeit gelassen, weil das, was wir jetzt im Einsatz haben, die die Software, die Technik, die Tools, die wir nutzen, die haben wir tatsächlich schon vor vier Jahren im Einsatz gehabt Und mit der IT eingeführt. Aber wir haben erst Schritt für Schritt sind wir vorangegangen in der Nutzung in der Weiterbildung ähm und dann irgendwann zu sagen, jetzt schalten wir’s scharf. Also es gibt Tatsächlich die Möglichkeit in verschiedenen Geschwindigkeiten sich fortzuentwickeln und irgendwann ist es dann aber mal so weit, dass man sagen muss, also jetzt geht’s halt nicht mehr anders. Also wir haben jetzt seit Monaten ähm bei den Menschen beigebracht, ähm wie funktioniert die E-Akte? Wie kann ich Dateien abspeichern? Wie kann ich das Zeichen vergeben und so weiter. Und jetzt kommt halt irgendwann mal der Schritt, jetzt ist der digitale Posteingang da. Jetzt kriegst du halt kein Papier mehr rein aufn Schreibtisch und kannst nicht einfach sagen, ich arbeite weiter wie immer. Also irgendwann gibt Gibt es so Schritte. Wir haben jetzt beispielsweise die Migration unseres unserer alten E-Akte, unseres Dokumentenmanagementsystems, das sind 20 Jahre angesammelte Dateien, 400.000 Dokumente und Schriftstücke. Das haben wir jetzt gemacht und wir haben dann eben auch irgendwann gesagt, so in einem halben Jahr frieren wir die alte E-Akte ein. Dann könnt ihr dort nicht mehr arbeiten und als es dann passiert ist, gab es eben trotzdem noch zwei, drei Mitarbeiter, die völlig schockiert waren, dass das jetzt nicht mehr geht und das also dieses sich Zeit nehmen. Wir haben auch ähm beispielsweise gab es äh auch Klärungsbedarf mit dem Personalrat, mit dem Multi-Space. Und ob das denn so funktioniert ähm und es gab in unserer Mitarbeiterumfrage, die wir einmal im Jahr machen an alle Mitarbeiter, auch das Ergebnis, dass es viele Mitarbeiter gibt, die sich auch gestört fühlen durch ähm Bewegungen, äh durch andere Mitarbeiter im Raum, durch Kundenverkehr und wir haben dann eben festgestellt, Mensch, wenn wir die Telefonanlage eben auch umstellen würden, auf Voice-Telefonie über den Laptop Dann könnten wir sowohl ähm im Homeoffice das Telefon äh haben. Wir können aber auch Noise Cancelling-Kopfhörer beschaffen und damit den Ansprüchen des Personalrats dienen, dass die Mitarbeiter geschützter sind. Also die können jetzt auch eben, wenn sie ihre Ruhe haben möchten, einfach ein bisschen Musik einspielen oder ihr Handy, Spotify laufen lassen über die Noise Cancelling Kopfhörer und damit hat man eben dann auch zwei Dinge zusammengebracht und Diese Einführung und Veränderung stellen Sie sich vor, um Gottes Willen, auf einmal ist das Telefon weg vom Schreibtisch. Das haben wir lange angekündigt und dann gab’s Rückmeldungen aus aus der Führungsreihe äh das äh wir sind noch nicht bereit dazu, gerade ist zu viel los. Wir müssen das jetzt ankündigen und dürfen das aber erst nach den Sommerferien machen und dann haben wir’s auch wirklich verschoben und haben’s verzögert ähm und um diesen ganzen Umstellungsprozess noch mehr Zeit zu lassen und das ist Das ist, glaube ich, total wichtig, den Menschen auch die Möglichkeit zu geben, sich selbst diese Zeit zu nehmen. Sie wissen, es kommt auf sie zu, aber sie haben auch noch Zeit ähm und wenn’s, wenn man aber wirklich es komplett links liegen lässt, irgendwann holt einen mal diese Veränderung ein und dann muss man. Und so ist es vielleicht auch mit unserem Multi-Space. Ich fange jetzt an hier im Stab, den Multi Space einzuführen. Ich mache Lust den Mitarbeitern ähm das auch zu wollen. Ähm die können auch bei uns jetzt zu Gast ähm ihr mit ihrem Laptop herkommen und bei uns arbeiten und das Ganze ausprobieren. Und wenn die dann sagen, Mensch also so wie wir hier unsere Büros organisiert haben, das ist ja total 20. Jahrhundert. Ähm das wollen wir ändern. Dann kommen die zu mir und sagen, Herr Kling, wir wollen jetzt auch den Multi-Space und dann sage ich, kein Problem. Im Gegenzug müsst ihr aber papierlos werden. Nächsten Monat kommt der Laster und holt die Akten ab Ähm dann müsst ihr das als Team auch als Projekt umsetzen, diese Digitalisierung und wenn ihr papierlos seid, dann bekommt ihr eben auch die neuen Möbel, eine neue Einrichtung, Anstrich Und eben den Multi-Space und dann müsst ihr aber auch bereit sein, keinen eigenen Schreibtisch mehr zu haben, sondern dann kann auch ich mal vorbeikommen oder jemand anderes ähm und sich dort mit dem Laptop einklinken und das funktioniert und wir haben schon ganz viele freiwilligen Meldungen von Teams die da mitmachen wollen und die die nächsten sein wollen und das ähm finde ich dann auch wieder, zeigt, es funktioniert, es kommt an und dann war ich selbst noch nicht mal involviert und denen den zu geben, sondern das haben dann die Vorgesetzten Abteilungsleiter oder Sachgebietsleiter auf ihrer eigenen Ebene mit dem Team abgestimmt.

[Felix Schmitt] Der Florian Kling läuft immer so ein bisschen vornan, so habe ich das jetzt ähm so ein so ein bisschen mitbekommen, macht Lust ähm und aber sie lassen den Kolleginnen und Kollegen auch Zeit, wenn es notwendig ist. Sie haben auch noch andere Methoden beschrieben, wie sie diese Transformation so ein bisschen gestalten. Mal so rückblickend betrachtet, aus ihrer Sicht, was waren denn die wichtigsten Maßnahmen, die also die Erfolgsfaktoren, wie man ja so schön dazu sagt, die dazu beigetragen haben, dass sie heute da sind, dass sie über den Hybriden Multi-Space reden und nicht dadrüber, ob man Homeoffice macht oder nicht. Was waren denn die wichtigsten der Dinge, die sie umgesetzt haben oder, Vorgehensweisen, die eben dazu geführt haben, dass sie weiter sind als andere Verwaltungen in Deutschland.

[Florian Kling] Also ich glaube, ich habe mir diese Digitalisierungsveränderung selbst als eigene Aufgabe ganz oben auf die Tagesordnung geschrieben, selbst Mit meinem IT-Hintergrund ähm war das, stand es nicht auf meinem Wahlprogramm. Ich wollte nicht kommen, sagen ich digitalisiere jetzt. Also das das hatte ich gar nicht vorgesehen, habe dann aber festgestellt, Ich habe auch ein paar Schreibmaschinen gefunden im Rathaus und ich habe 50 Faxgeräte entdeckt, die wir dann weggeworfen haben. Ich habe dann festgestellt, das ist unglaublich wichtig, modernes Arbeiten einzuführen, damit überhaupt diese Organisation so funktioniert, wie ich das brauche, um die Stadt voranzubringen. Ähm das war so das eine ähm Und dafür musste ich den Gemeinderat mitnehmen. Der Gemeinderat ähm, das sind jetzt nicht nur die jüngsten Mitglieder, die da drinsitzen, ähm die müssen auch lernen, dass die Nachwuchsgeneration, Generation Y und Z dass die ähm dass die andere Ansprüche an ihren Arbeitgeber haben, Und die haben mich machen lassen. Die haben mir das Vertrauen geschenkt und ich glaube, das war ganz wichtig. Ich musste jetzt zum Beispiel bei den Trennwänden, die wir jetzt rausmachen für den Multi-Space musste ich versprechen, die werfe ich nicht weg, sondern die lagere ich ein Falls mal wieder ein anderer Oberbürgermeister kommt und der die Wände wieder einziehen möchte, habe ich gesagt, ja klar, gar kein Problem. Also das kriegen wir hin. Aber ich glaube dieses Vertrauen, das ist unbedingt notwendig, damit ein Gemeinderat, seinen Oberbürgermeister auch machen lässt. Und bei der Verwaltung gibt es ähm in im Thema Digitalisierung gibt’s, glaube ich, in vielen Kommunen noch so ein bisschen die zurückhaltende Ansicht na ja, ich mache nichts falsch, wenn ich im Strom schwimme, ich hänge mich an den, Landeskommunalen IT-Dienstleister und jetzt muss erst mal das Land digitalisieren. Die müssen das Onlinezugangsgesetz auf die Reihe kriegen. Was soll ich denn hier digitalisieren, Wenn ich doch am Ausländerzentralregister nichts programmieren kann? Was soll ich denn hier digitalisieren, wenn dies in Berlin nicht auf die Reihe kriegen mit dem Bund ID Konto endlich den Personalausweis äh zum einheitlichen Authentifizierungs-Medium zu machen. Und das sage ich, das ist schön und gut, die müssen auch ihre Aufgaben machen, aber wenn das dann soweit ist, dann muss intern dein Ablauf eben so sein wie bei einer modernen Arbeitgeber muss eben da die IT funktionieren, die Mitarbeiter müssen wissen, wie man digital Workflows umsetzt, damit eben nicht es so ist, wie es leider an vielen Stellen den Behörden stattfindet. Der digitale Antrag kommt und dann wird das Ganze ausgedruckt und abgeheftet und gestempelt und ähm in vielfacher Ausfertigung irgendwo hin gesandt. Diese Arbeit, das zu verstehen, das war glaube ich ganz, ganz wichtig, um das äh zu machen und auch die Leute mitzunehmen. Und dann habe ich immer wieder schnelle Quick-wins gemacht. Ähm das bedeutet kleine Änderung. Da geht’s auch drum äh organisatorisch was zu ändern, damit die Mitarbeiter auch merken, IT ist nicht nur eine Belastung, sondern wenn wir’s wirklich hinbekommen ist das auch eine große Hilfe und das ist, glaube ich, bei uns jetzt das Größte Wenn das Papier wirklich weg ist, dann ist es nämlich zum ersten Mal auch eine Arbeitserleichterung, dann muss ich eben nicht parallel, Post analog bearbeiten, E-Mails bearbeiten und zusätzlich noch irgendwas vom Online-Zugangsgesetz, was da reinkommt, sondern dann habe ich komplett, Ein Medium weg und kann mich auf meine Arbeit konzentrieren,

[Felix Schmitt] Jetzt haben wir ganz viel über die Veränderung in der Verwaltung gesprochen. Sie haben ja aber den Gemeinderat hier grade auch schon einmal, genannt und ähm wird jetzt gerne zum Ende noch mal auch zurückkommen auf eigentlich die die Eingangsfrage äh die wir hatten, nämlich den OB ohne eigenes Büro. Wie war das denn einerseits im Gemeinderat, aber auch bei den bei den Bürgerinnen und Bürgern in Calw gab’s da auch eine Notwendigkeit, sich vielleicht auch mental umzustellen, weil ich sage mal ein, großes, schickes Einzelbüro des Oberbürgermeisters im Rathaus aus dem siebzehnten Jahrhundert. Das ist ja natürlich auch Status, Der ist ja auch weg. War das auch? War das Thema bei Ihnen, oder hat man gesagt, okay, junger Bürgermeister, der macht das anders und das ist richtig so Was waren da so Reaktionen, die Sie mitbekommen haben?

[Florian Kling] Also ich weiß sehr gut, dass hinter vorgehaltener Hand auch ähm, Unverständnis kursiert und das auch mit dem Kopf geschüttelt wird. Letztendlich sagt man aber der wird schon wissen, wie’s funktioniert oder es scheint ja keine Revolution im Rathaus zu geben, die jetzt alle aufbegehren und sagen, um Gottes Willen, wir können hier nicht mehr arbeiten Ein bisschen schaut man interessiert zu und schaut, ob das so klappen kann und funktioniert und deswegen war vielleicht sogar ganz wichtig, dass ich damit angefangen habe, weil die Erfahrungen, die wir jetzt sammeln, hier im Stabsbereich, die können wir dann auch weiter Leben und weiter nutzen, um zu experimentieren. Letztendlich muss ich wirklich sagen, was ja, was ja vielleicht wirklich schade ist durch das, dass wir selbst an dem Thema OZG und Services für die Bürger noch nicht so viel beeinflussen können und sich nur die Effizienz innerhalb des Rathauses verbessert, hat sich auf der Kundenseite noch nicht viel verändert, also aus Bürgersicht haben wir zwar unsere Arbeitsfähigkeit erhalten, aber ich glaube, das allein ist ja schon etwas idealerweise sollten wir in fünf Jahren noch dasselbe leisten können wie jetzt Trotz Fachkräftemangel, trotz unbesetzter Stellen und das allein wäre ein Erfolg. Das Schlimmste wäre, wenn man davon aber gar nichts mit bekommt, wenn man einfach nur denkt, na ja, ist alles wie immer.

[Felix Schmitt] Alles klar, also es wird nicht nur in Calw beobachtet, sondern haben Sie ja selber ja auch schon mitbekommen, ja auch viel über die Stadtgrenzen hinaus. Deswegen auch von meiner Seite vielen Dank für diese wirklich spannenden Einblicke in dieses Live Veränderungslabor in Calw wünsche ich Ihnen viel Erfolg auch in der nächsten Zeit und bin gespannt, was aus dem hybriden Multi-Space dann auch in den nächsten Jahren noch wachsen wird. Vielen Dank Herr Kling.

[Florian Kling] Ja, ich danke auch, tschüss.

[Felix Schmitt] So, das war’s für heute. Vielen Dank, dass du dabei warst und bis zum nächsten Mal.