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OZG in der Landgemeinde Salach - Mein Interview mit Philipp Stolz

Für Kommunalverwaltungen wird es langsam ernst beim Onlinezugangsgesetz. Nur noch ein paar Monate bleiben Zeit, um ihre Bürgerdienste auch online anzubieten. Aber so richtig weit sind die Kommunen auch heute noch nicht gekommen. Die ganz überwiegende Zahl an Dienstleistungen ist auch heute noch ausschließlich vor Ort zu bekommen. Und selbst wenn das erfüllt würde, quick and dirty Lösungen sind meist auch nur Formulare, die auf die Homepage gekleistert werden. Gewonnene Daten müssen im Anschluss aber dann doch wieder händisch aus einer automatisch generierten Mail in ein Fachverfahren umgehoben werden. Schnittstellenmanagement? Automatisierung der Bescheiderstellung oder gar Leistungserbringung? Once-only aus Sicht der Bürger*innen? Davon sind deutsche Verwaltungsstuben noch viele, viele Arbeitskreise entfernt.

Das klingt jetzt schon kompliziert, aber die Herausforderungen werden noch größer, wenn wir uns anschauen, wie kleine Verwaltungseinheiten vor dieser Aufgabe stehen. Verwaltungen ohne große Digitalisierungsbudgets, ohne IT-Abteilungen mit ein paar top ausgebildeten Verwaltungs- und Digitalisierungsnerds, ohne Rechenzentrum im Rücken, die solche Lücken zumindest teilweise schließen können. Ja, da wird’s dann wirklich spannend.

Damit das hier aber keine Meckerfolge wird, habe ich mir einen Gast eingeladen, der zeigt wie auch kleine Kommunen sich erfolgreich transformieren können. Wie das mit Optimismus und Spass an der Freude funktioniert und dabei auch noch Mehrwerte für die Bürger*innen und Mitarbeiter*innen geschaffen wird. Nein, das wird keine Meckerfolge sondern – hoffentlich – eine Mutmacherfolge. Und damit das klappt, habe ich Philipp Stolz zu mir eingeladen. Er ist CDO der Gemeinde Salach in Baden-Württemberg.

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Transcript

[Felix Schmitt] Herzlich willkommen zu Folge 22 meines Podcasts zur kommunalen Digitalisierung.
Mein Name ist Felix Schmitt, ich bin dein Moderator und Begleiter auf dem Weg in die kommunale Digitalisierung. Für Kommunalverwaltung wird es langsam wirklich ernst mit dem Online-Zugangsgesetz. Nur noch ein paar Monate bleiben Zeit, um ihre Bürgerdienste auch online anzubieten. Aber so richtig weit sind die Kommunen dabei noch nicht gekommen. Die ganz überwiegende Zahl an Dienstleistungen ist auch heute noch ausschließlich vor Ort zu bekommen und selbst wenn, dann sind es quick on dirty Lösungen, die meist auch nur Formulare sind, die auf die Homepage gekleistert wurden. Die gewonnenen Daten müssen im Anschluss dann aber doch wieder händisch aus einer automatisch generierten Mail in ein Fachverfahren umgehoben werdenSchnittstellenmanagement, Automatisierung der Bescheiderstellung oder gar der Leistungserbringung? Once only aus Sicht der Bürgerinnen, davon sind deutsche Verwaltungsstuben noch viele, viele Arbeitskreise entfernt. Das klingt jetzt schon kompliziert, aber die Herausforderungen werden noch größer, wenn wir uns anschauen, wie kleine Verwaltungseinheiten vor dieser Aufgabe stehen müssen. Verwaltung ohne große Digitalisierungsbudgets.
Ohne IT-Abteilungen mit ein paar top ausgebildeten Verwaltungs- und Digitalisierungs-Nerds ohne Rechenzentrum im Rücken, die solche Lücken zumindest teilweise abfedern können. Ja, da wird’s dann wirklich spannend. Damit das hier aber jetzt keine Meckerfolge wird, habe ich mir einen Gast eingeladen, der zeigt, wie auch kleine Kommunen sich erfolgreich transformieren können. Wie das mit Optimismus und Spaß an der Freude funktioniert und dabei auch noch mehr Werte für die Bürgerinnen und Mitarbeiter geschaffen werden. Nein, das ist keine Meckerfolge, sondern hoffentlich eine Mutmacherfolge. Und dafür begrüße ich heute Philipp Stolz. Er ist CDO der Gemeinde Salach in Baden-Württemberg.
Hallo Philipp Stolz, ich grüße dich. 

[Philipp Stolz] Hi Felix, grüße dich.


[Felix Schmitt] Hallo Philipp, ähm Salach ist eine Gemeinde in Baden-Württemberg mit nicht einmal 8.000 EinwohnerInnen. Ähm warum investiert ihr so viel Zeit und Wissen in die Digitalisierung und die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes. Lohnt sich das für so eine kleine Kommune wie Salach überhaupt?

[Philipp Stolz] Ähm ja, also ich muss in aller Deutlichkeit sagen, ja, das lohnt sich, davon bin ich fest überzeugt. Kleine Anmerkung an dich, Felix, es heißt Salach.

[Felix Schmitt] Nicht okay also hoffentlich habe ich nie Kontakt mit eurem Bürgermeister.

[Philipp Stolz] Ja? Ich glaube, der ist da vergeben. Das ist schon in Ordnung, wenn man so eine kleine Stadt ist, dann hat man da auch ein bisschen ähm ähm Flexibilität in der Aussprache. Aber ja uns war schon tatsächlich dann bewusst, beziehungsweise der Gemeinde Salach ist bekannt äh geworden, dass Digitalisierung ein Thema ist, vor dem man sich nicht wegducken kann und auch nicht wegducken sollte und gerade beim Onlinegesetz ist es ja eigentlich so der Türöffner, Tür und Tor öffnen für die Digitalisierung der Verwaltung ist, man da eigentlich recht schnell früh auch personelle und finanzielle Ressourcen reinstecken sollte. Also das ist tatsächlich was, was recht schnell bekannt geworden ist, auch weil’s so ein bisschen. Von oben aus ging, also ich sage mal, unser WM wollte das und hat das dann auch politisch in dem Sinne dann durchgesetzt, ähm wobei natürlich jeder bei Digitalisierung in einer kleinen Gemeinde etwas anderes denkt als ein anderer. Aber so hat’s im Prinzip angefangen.

[Felix Schmitt] Und wie ist es dazu gekommen, dass sich euer Bürgermeister in Salach ähm so intensiv auch dafür eingesetzt hat, gab’s da einen Grund oder war das einfach nur eine ich sage mal eine persönliche, vielleicht auch politische Auffassung, dass man sich damit auseinandersetzen soll? Ähm also verspricht man sich auch konkreten Nutzen, die man schon definieren kann davon?

[Philipp Stolz] Ähm ja also tatsächlich der Impuls kannte sich von einer internen von einem internen Organisationsgutachten. Das im Prinzip äh der Gemeinde Salach und ihrer Verwaltung attestiert das okay, ihr habt in dem Bereich jetzt nicht unbedingt eine Lücke, aber die Person, die sich aktuell darum kümmern, sind so ein bisschen überlastet und da muss man in dem Sinne auch eine strategische und vielleicht eine Projektplanung dadrüber setzen, um so für die nächsten Jahre sich da auch auf den richtigen Weg machen zu. Also ähm das kam durch einen Berater, der dann auch der Gemeinde Salach gesagt hat, okay, hier wär’s recht gut, personelle Ressourcen zu schaffen und so ist dann auch meine Stelle geschaffen worden.

[Felix Schmitt] Und kann man das auch ein bisschen mit der Vergangenheit oder mit den Herausforderungen, die er in ähm die er bereits identifiziert habt, jetzt äh vielleicht auch in ähm irgendwie in Einklang mitbringen oder anders formuliert, nicht in die Vergangenheit blicken, sondern nach vorne ähm die Herausforderungen, denen ihr jetzt äh begegnet in den nächsten sagen wir mal 20 Jahren ähm hat auch das etwas ähm damit zu tun, dass ihr sagt, ihr wollt äh digitale Innovationen stärken, ihr wollt Digitalisierung an sich nach vorne bringen?

[Philipp Stolz] Also ich glaube schon, weil tatsächlich ähm Felix stell dir vor, die Herausforderungen, die auf uns zukommen, die sind für Kommunen eigentlich gar nicht so üblich, die sind eigentlich, glaube ich, recht standardisierbar. Wir haben im Prinzip einen großen Transformationsprozess in unseren äh in unserem Hause, sage ich mal auch, dass man so ein bisschen von der analogen Bearbeitung auf die, Bearbeitung übergeht. Wir haben Flächenmangel, dass wir dringend Wohnflächen suchen, Gewerbeflächen suchen, aber die schlussendlich auch irgendwo endlich sind. Und man hat auch im Prinzip so das Gefühl, dass so die internen Ressourcen irgendwo jetzt auch mal in ihren Kapazitäten gegangen sind, man aber auch nicht mehr Mittel hat, weil die öffentlichen Kassen sind klamm, die werden in den nächsten Jahren auch nicht, glaube ich, irgendwie jetzt noch ausgeweitet werden. Man möchte also auch Digitalisierungsprozess so ein bisschen als möglich genutzt und vielleicht effizienter, vielleicht aber auch effektiver zu arbeiten und äh sich neue Möglichkeiten zu ähm ähm zu erbringen und tatsächlich auch politisch auch mit rein, die Bürgerinnen und Bürger, die erwarten jetzt auch, wenn sie bei ihrem Amazon äh das Ding am nächsten Tag direkt äh am selben Tag bestellen können, am nächsten Tag vor der Tür haben, warten auch, dass Sie beim Rathaus auch mal am Sonntag vielleicht prinzipiell Ihre Wohnung anmelden.

[Felix Schmitt] Die äh die Punkte, die du jetzt beschrieben hast, sprechen für mich ähm dafür, dass es bei euch eine sehr, sehr starke Zentrierung bei der Digitalisierung so auf interne Verwaltungsprozesse und auf ähm Effizienzgewinne geht, habe ich das so richtig ähm richtig erfasst, was du jetzt beschrieben hast oder ist es ein Bestandteil von verschiedenen, die ihr in dem Themenbereich bespielt?

[Philipp Stolz] Also ich ich muss es schon sagen, also es ist auch ein es ist schon ein großer Fokus auch auf die interne Effizienz und Effektivitätssteigerung. Das was nach außen geht. Ich sage mal,
Bürgerinnen und Bürger zu beteiligen, die besser informieren zu können. Etwas, wo wir strategisch, sage ich mal, jetzt noch in der Planung sind, eben weil wir aufgrund der Coronapandemie noch nicht wirklich eins zu eins mit den Bürgerinnen und Bürgern sprechen können. Das ist aber das, was ich sagen würde, das ist die externe Komponente, die wir bei der Digitalisierung sehen. Eben die Bürger und Bürgerinnen besser informieren zu können, aber auch deren Interessen wahrnehmen zu können und so ein bisschen unsere unsere Arbeit, Fakten und evidenzbasierter aufbauen zu können und auch schneller reagieren.

[Felix Schmitt] Und wie kam es jetzt äh dazu mal oder mal davon abgesehen, ihr hattet einen Berater bei euch äh im Haus, äh dass ihr jetzt einen einen realen CDO beziehungsweise einen Digitalbeauftragten installiert habt. Ähm war das einfach nur, ich sage mal, letztlich ihr Berater hat gesagt, macht das mal bitte in in der und der Form oder gab’s dazu ähm eine konkrete Auseinandersetzung oder konkrete Überlegungen in der Kommune, was man sich auch von einer Person verspricht, die ich wiederhol’s nochmal, in der Kommune mit knapp 8000 Einwohner in dann auch verspricht, also was glaubt ihr Gemeinde, ähm dass so eine Stelle, so eine Stabsstelle bei euch auch bewirken kann.

[Philipp Stolz] Also tatsächlich ähm das war gar nicht so unumkämpft die Stelle. Also klar, ähm als dann der Berater gesagt hat, ja, es wäre vielleicht nicht schlecht, wenn man hier eine Person irgendwie im Rathaus vielleicht mal bindet, die sich diese Themen primär anguckt dann gab’s schon oft sagen wir mal die Überlegung, okay, wo siedelt man die an und was soll die dann schlussendlich auch machen und im Prinzip hatte man die Überlegung, okay, will man jetzt wirklich einen ITler oder möchte man auch einen, der eher auf die Verwaltung guckt, schlussendlich das Ergebnis dieses Prozesses. Ich bin eher ein Verwaltungswissenschaftler als ich ein ITler bin. Die Idee dahinter war, dass man auf der einen Seite ähm Menschen in der Organisation hatte, die mit den bei dem war Digitalisierung nicht, in der Stellenbeschreibung drin. Das kam immer noch on top und an sich gab’s auch nicht so wirklich eine Steuerung des ganzen Digitalisierungsprozesses, der ja wirklich in jedes einzelne Fachamt in irgendeine Art und Weise reinläuft und die Idee war dann halt eben eine Stelle zu schaffen, die hausintern, Ganze, die Silos sage ich mal ein bisschen miteinander verknüpft. Jetzt Silo ist vielleicht bei einer kleineren Kommune eher ein bisschen übertrieben formuliert, aber im Prinzip einfach strategische Leitlinie aufstellt für die nächsten Jahre und die dann eben mit den einzelnen Fachämtern zusammen erstellt und das so ein bisschen koordinierend darstellen kann eher vielleicht der Verwaltungswissenschaftler ist als der ITler. Also ich erstelle ein Programm, versuche dir verschiedene Akteure an Bord zu bringen, zu erinnern, okay, was wollen die, was erhoffen die sich und wie können wir das vielleicht mit den anderen Leuten gemeinsam dann auch verwirklichen.

[Felix Schmitt] Und das äh funktioniert bei euch in der Kommune, in der Art und Weise, wie du dir das vorstellst ähm oder ist das eine Herausforderung, an der man noch arbeiten muss?

[Philipp Stolz] Ähm ich frage mich wirklich, wie du wie mein Arbeitsalltag gewesen wäre, wenn nicht die Coronapandemie gewesen wäre. Ich musste zunächst sagen, ähm man kommt so irgendwie dann in die Stellung und denkt so, okay Leute sind so ein bisschen Leute, die das eher abblocken, die so ein bisschen ihr eigenes Arbeiten auch weiterhin machen wollen, wenn sie das in den letzten Jahren immer so gemacht haben. Und Corona hat da wirklich die Tore weit aufgefehlt. Die Leute haben zumindest in meiner Arbeitsrealität, die haben Bock dadrauf, die wollen sich digitalisieren, die wollen auch ähm mehr machen, als sie’s bisher gemacht haben. Denen muss man nur ein bisschen helfen, erstmal ihre Arbeitslast ein bisschen zu reduzieren. Also es läuft tatsächlich, würde ich sagen, sehr gut. Ich würde sagen so gut, dass ich noch Mal ein paar äh Stunden obendrauf setzen könnte bei meiner Arbeitslast, aber man ist am Ende nur auch nur ein einziger CDO und da muss es auch mal dann ein bisschen abgeschickt werden, aber es läuft tatsächlich, bin sehr, sehr happy bei an der Stelle hier in Salach.

[Felix Schmitt] Das ist so eine wunderbare Umleitung, denn jetzt mal vielleicht auch in die Themen auch reinzugehen, äh wenn du so begeistert davon bist, wie wie ihr arbeiten könnt. Äh so wie du klingst, nehme ich mal an, ähm wir sprechen jetzt heute, ungefähr achteinhalb Monate vor ähm Scharfstellung des Onlinezugangsgesetzes, ähm wenn du so optimistisch bist, nehme ich an, ihr seid schon fast fertig mit dem OZG, oder?

[Philipp Stolz] Ja also natürlich wird das allein in Salach durchgesetzt, aber ich bin tatsächlich äh durchaus schon optimistischer, ähm wie das Ganze bei uns aussehen wird. Also ich würde sagen internen Umorganisationen, also ich sage mal hier mal die äh Zuständigkeiten dargestellt, je mal über sich geschaffen, welche Dienstleistung haben wir denn überhaupt nahezu abgeschlossen, die Führungskräfte und die Mitarbeiter sind informiert darüber, was es an den Zonengesetz eigentlich ist. Das hat ja nicht unbedingt jeder aufm Schirm, warum wir das machen, warum es auch gut ist, was wir machen. Also ich würde sagen, der interne Informationsprozess ist abgeschlossen und jetzt geht’s schlussendlich wirklich an also Butter an die Fische. Jetzt müssen die Dienstleistungen digitalisiert werden. Da bin ich grad dran und so sage ich mal noch am Anfang des Ganzen, aber tatsächlich recht optimistisch, dass wir da eine gute Anzahl von Dienstleistungen am Ende des Jahres auch dann präsentieren werden können.

[Felix Schmitt] Und wie habt ihr die Dienstleistungen, die ihr jetzt angehen wollt, äh priorisiert, also rein nach, ich sage mal, Publikumsverkehr oder nach Aufwand oder nach ähm äh nach nach ähm Komplexität, wie wie seid ihr da vorgegangen bei der Auswahl?

[Philipp Stolz] Ähm Da sind so zwei Dinge, die da mit reingespielt haben. Auf der einen Seite hat in Baden-Württemberg ähm die BBW, also unser IT-Dienstleister, hat einen Prozess geschaffen, der es ermöglicht äh einige Prozesse sehr, sehr leicht und sehr, sehr schnell zu digitalisieren, in dem Sinne, dass man sie halt online beantragen kann. Äh da komme ich vielleicht später noch dazu als solche dann zu digitalisieren. Das geht recht schnell. Mit denen wollten wir dann anfangen und dann ging’s uns vor allem darum, okay, welche Dienstleistungen haben wir denn noch, weil es sind nicht nur die hundertdreiundsechzig, die uns da die BBW gemacht hat, sondern es sind deutlich mehr. 
In dem Sinne dann gesucht, okay, wo ist denn der die Nachfrage bei den Bürgerinnen und Bürgern sehr hoch? Wo es der Verwaltungsaufwand von uns als Verwaltung recht hoch und dann noch so eine also wie schwer es wie wie vielschichtig ist der Prozess als solches. Und da habe ich dann in dem Sinne so priorisiert, dass ich dachte, okay am wichtigsten ist, dass die Bürger und Bürgerinnen was, was sie sehr häufig nachfragen, digitalisieren können, soll es prinzipiell auch meinen Kolleginnen und Kollegen den Verwaltungsaufwand ersparen und dann so als als vierte Ebene, okay, so ein bisschen urteilen, okay, wenn ich schnell zwei Prozesse digitalisieren kann, die nicht so aufwendig sind, dafür einen komplexen, hinten reinschiebe, dann bin ich tatsächlich dann so in deinen absoluten Zahlen, weil mir das dann wichtiger als dann schlussendlich den komplexeren Prozess zu machen. Also eine gewisse Priorisierung ist da durchaus schon vorhanden. 

[Felix Schmitt] Und kannst du so grob auch schon abschätzen, wann du beispielsweise die die Dienstleistung mit dem höchsten, ich sage mal Traffic ähm auch umsetzen kannst, also wann ist die Bürgerinnen und Bürger äh bei euch in der Kommune auch wirklich merken, dass das OZG auch da ist?

[Philipp Stolz] Ähm ich glaube, also ich möchte eigentlich so im im November, Dezember, dass ich so einen so einen digitalen Kick-off dann auch in dem Sinne zelebrieren, wäre ich dann davon ausgehe, dass ich da eine solide Anzahl an Dienstleistungen wie auch ein recht gutes Spektrum haben werde, anbieten kann. Dass dann der Bürger auch tatsächlich dann da einen Mehrwert für sich zieht. Aktuell jetzt, wir haben ähm 25, 26 Dienstleistungen grade ähm online, die man machen könnte. Ist mir ein bisschen zu wenig. Ich möchte eigentlich so bis im Herbst dann so auf 180 ungefähr sein, äh vielleicht auch ein bisschen weniger. Man weiß nicht, wie das Leben spielt. Aber dann würde ich sagen, dann ist so eine Vielfalt da und auch sage ich mal Prozesse da, die man so häufig braucht. Dass es dann auch an die äußeren an die Bürger wirklich kommunizierbar ist, dass da wirklich eine Plattform ist, auf der man dann digital, auch in Salach dann seine Sachen beanstellen kann. Die komplexen Sachen, da muss ich dir sagen, Felix, das wird tatsächlich eine sehr, sehr schwierige Angelegenheit. Sobald man im Prinzip bei einem äh Vorgang einerseits etwa das Bezahlen hat, das ist prinzipiell noch äh anbindbar, aber ich sage mal Schriftform Erfordernis oder mal manchen Dienstleister muss man auch ähm per Gesetz einfach auch noch persönlich anwesend sein. Die werde ich dir nicht ohne Weiteres digitalisieren können. Da werde ich tatsächlich dann irgendwann auch die Rückendeckung vom Land oder vom Bund brauchen, werde ich dann irgendwann wissen muss, okay, wenn man für eine Ehe beide anwesend sein muss, dann ist es da einfach nicht online ableistbar.

[Felix Schmitt] Echt, das kriegt ihr noch nicht hin?

[Philipp Stolz] Nee, also mein Favorit ist auch die Seebestattung. Also Salach hat die Dienstleistung Seebestattung, wie ich die digitalisieren soll, ist mir manchmal auch unklar.

[Felix Schmitt] Ja da ist doch äh das Thema Metaverse wahrscheinlich gerade das äh das Entscheidende. Genau. Aber wie geht ihr denn ähm als äh als kleine Kommune an dieser Stelle vor, wenn ihr sagt, wir wollen uns jetzt eine eine OZG Leistung nicht nur anschauen, sondern auch digital anbieten. Ähm,
beschränkt sich das dann ähm oftmals dann auch dahingehend, was der Gesetzestext vorgibt, also dass die Bürgerinnen und Bürger etwas digital beantragen können oder betrachtet ihr da auch ähm direkt die internen Verwaltungsprozesse mit, um möglichst viel auch medienbruchfrei auch äh auch umsetzen zu können?

[Philipp Stolz] Also das Thema Medienbruch weiß tatsächlich, das ist so das, was mir ab und zu mal den Schlaf oder Schlaf raucht. Wir haben im Prinzip äh beim Aktionsgesetzumsetzung, wir haben, Möglichkeiten, die ein und dieselbe Dienstleistung zu digitalisieren. Wir können es entweder, über den, ich sage mal, in Baden-Württemberg nennen wir das Standardprozess machen. Das ist so im Prinzip wirklich das das Non plus Ultra, der Alleskönner. Die Dienstleistung wird komplett von A bis Z äh online möglich sein. Die läuft dann auch bei uns in die Fachverfahren, also in die Programme rein. Ich mache mal als Beispiel, wir du meldest einen Hund für die Hundesteuer an. Kannst du es komplett digital machen. Du hast auch digital schon gezahlt, für meine Kollegen oder meinen Kollegen vor Ort ist das Ding direkt in seinem Dokumentenmanagement System drin. Der Steuerbescheid geht automatisch raus. Er spart Arbeit fantastisch. Problem ist aber, diese Prozesse sind sehr, sehr langsam davon gibt’s aktuell vom Land nur zwanzig. Die werden vom Land entwickelt oder werden auch nicht deutlich mehr hervorkommen. Also damit wird man das OZG nicht erfüllen. Die zweite Möglichkeit, die wir dann haben und die ist dann eben nicht mehr medienbruchfrei. Das ist der sogenannte Universalprozess, den’s in Baden-Württemberg gibt. Man kann sich das so vorstellen, ich nenne es ein bisschen despektierlich: Bessere E-Mail, also im Prinzip über das Verwaltungsportal wird in dem Sinn die ähm die Dienstleistung gestartet. Man kann dann dort seine Standard angeben, also wer bin ich, wie heiße ich, wie ist meine Adresse und meine E-Mail,ist mein Anliegen, in einem kleinen Textfeld angeben und dann noch vielleicht ein paar Nachweise hochladen, also äh vielleicht wie alt ist mein Hund, äh was für eine Rasse hat der und so weiter und so fort. Das kommt dann als eine Nachricht in unserem Service-Postfach an. Dann kommt aber das Problem, dann gibt’s nämlich äh ein Medienbruch. Dann muss unsere Mitarbeiterinnen und äh oder mein unser Mitarbeiter muss das Ganze sich angucken. Muss schauen, fehlt da noch irgendeinen Nachweis? Sind die Daten, die dort eingegeben wurden, überhaupt richtig. Also ist vielleicht da der Nachname mit so einem Vorname geworden. Die Adresse hat einen Tippfehler und so weiter und so fort und sind da alle Informationen drin, die ich brauche. Das ist aber nach wie vor tatsächlich einer Haut OZG erfüllt ist das Online-Zugangsgesetz, weil es online ein Zugangsgesetz von uns nur erfordert, Zugang zur Dienstleiste muss digital sein, die Dienstleistung als solche muss nicht von A bis Z digital äh abgewickelt werden, sondern nur der Zugang dazu muss digital möglich sein, also einfach die Nachricht bei uns auf Service BW eingehen ist erfülltes OZG und da würde ich sagen das ist nicht unbedingt das, was ich unter einer guten Verwaltungsdigitalisierung verstehe, ist aber das, was das Online-Zugungsgesetz von uns fordert, deswegen jetzt auch versuchen ähm umzusetzen. Und das wird leider auch das der Großteil der Dienstleistung sein, dass wir das so abwickeln werden und nicht, sage ich mal, mit der besseren Variante dem Standardprozess beziehungsweise auch dem Universalprozess Plus, den es in Baden-Württemberg gegeben hat, auf den ich nachher zu sprechen.

[Felix Schmitt] Also eine Frage, die die sich ja hier in allen Bundesländern, auch in allen Kommunen, ja ähm gerade auch darstellt: Wie soll das denn später einmal ähm dieser Wechsel auch stattfinden von dem Prozess, wie du ihn gerade beschrieben hast, der sehr stark ja weiterhin von manueller Tätigkeit ja auch geprägt ist, zu einer äh zu einem automatisierten Prozess ähm müsst ihr da, wenn das dann später dann einmal möglich ist, den äh den kompletten Prozess von vorne noch mal umheben oder gibt’s das schon in in Aussicht ähm äh dass man diese Prozesse irgendwann mit einem etwas geringeren Aufwand, dann äh jetzt nicht noch mal von äh von Anfang an äh neu aufsetzen muss, sondern dass man sie Stück für Stück in die Fachverfahren umsetzen kann, um zum Beispiel Automatisierungs äh Gewinne auch erzielen zu können.

[Philipp Stolz] Also so wie ich das wahrnehme, ist tatsächlich so, wir werden das Ganze umheben müssen. Also was jetzt viele Kommunen getan haben, ist es äh dass sie sage ich mal so diesen Universalprozess eben die bessere E-Mail geschaffen haben, sich denken okay das ist dann erstmal erfüllt, denke ich mal nicht so also dran und das ist für mich ein Trugschluss. Also für mich ist auch OZG wird nie was sein, was 2020 aufhört, sondern das ist einfach unsere Aufgabe als Kommunen uns damit zu beschäftigen
Werden auch, wenn wir einen Standardprozess haben oder einen gut gemachten Prozess, den werden wir jetzt auch immer wieder angucken müssen. Es ist einfach vorbei, dass man eine Dienstleistung oder einen Prozess, einmal gemacht hat und die als gut betrachtet, wir müssen’s immer wieder gucken, haben wir da irgendwo noch eine unnötige Schleife drin, Gesetzestext ändert, wenn da ein Schrifterforderndes raus wird, können wir das vielleicht viel effizienter machen. Warum muss da unbedingt noch irgendwie eine Führungskraft drüber schauen und so weiter oder eine andere Behörde? Wir werden uns jeden Prozess, so viel Arbeit das auch ist, immer wieder angucken müssen und gucken müssen, wie können wir die besser machen und dann tatsächlich werden wir hier grade jetzt in Bezug auf die nächsten Jahre sehr viele Prozesse haben, die nicht in dem Sinne effizient sind oder sage ich mal, die nicht unbedingt äh once only sind. Die werden wir tatsächlich peu peu umheben müssen und ich glaube aber nicht, dass das kleine Kommunen in dem Ausmaße schaffen können oder schaffen werden. Ich glaube auch nicht, dass es viele größere Kommunen schaffen äh schaffen werden.

[Felix Schmitt] Wie kann man denn an an dieser Stelle hast du da eine Idee, wie man zum Beispiel auch das Thema Motivation äh einer einer Kommune oder einer Verwaltung ähm dahingehend auch lenken kann, sich solche Prozesse auch immer wieder anzuschauen, denn du hast es ja vorhin richtigerweise gesagt, auch mit, besseren E-Mail ist ja die Anforderung des OZGs erfüllt. Ja. Ähm und Kommunen als als Verwaltungsbeamter oder Angestellter lernt man ja vor allem und das ist ja auch wichtig ähm dass man vor allem sich daran orientiert, was im Gesetz auch drinsteht. Ja. Ähm. Wie schafft man es, hast du da eine Idee, dass ähm Kommunen welcher Größenordnung auch immer sich später dann auch mit solchen Prozessen noch weiter auseinandersetzen, ähm denn ich sage mal so was so eine allgemeine Motivation: Wir wollen die Prozesse besser machen. Das hat man ja in den letzten Jahrzehnten ja auch immer wieder gemerkt mit Aufkommen erstmal überhaupt der der EDV ähm ja ist ja jetzt nicht so, dass das ein Alleingänger wäre.

[Philipp Stolz] Nee, überhaupt nicht. Also ich denke, da muss noch ganz viel auch eine Kommunikation passieren. Also, einerseits wie du sagst, also es gibt ja auch Management dafür, dass wenn ein Prozess automatisch durchläuft und den sich vielleicht keiner mehr angucken muss und wenn, dann vielleicht noch mit zwei, drei Klicks dann einen Haken drunter setzen muss erspart ja Zeit, man hat dann Zeit vielleicht für andere Themen, vielleicht auch sage ich mal ein bisschen strategischer oder vielleicht tiefergreifende Themen als jetzt sage ich mal nur den Personalausweis, in dem Sinne jemanden weiterzugeben. Das ist ja schon, da ist ja wirklich auch Zeit gewonnen und wir als Staat haben ja auch nicht grad die Sache, dass wir unsere Führungskräfte, unseren unsere Fachkräfte in Massen uns zu fließen. Also da ist schon was drin. Problem ist nur, man verliert es aus den Augen, über all dem, was darüber hinaus passiert. Man denkt sich halt, okay, ich das OZG ist in dem Sinne erfüllt, weil ich hier die bessere E-Mail habe und da bin ich halt auch raus. Und da sehe ich so ein bisschen die Verantwortung von Land Bund und unseren Interessensverbänden Stadt äh Städtetag, Gemeindetag und so weiter und sofort uns klarzumachen, hey, da ist ein richtiger Riesengewinn für euch drin und jetzt zeigen wir euch aber auch, wie das geht, weil das habe ich auch so ein bisschen immer vermisst. Es fehlt so für etwas, das grade jede Kommune in Deutschland machen muss, wird mir wirklich ein ein Leitfaden oder sei es Tutorials und Anleitungen oder sage ich mal so die Leitplanken, um zu wissen, okay ihr bewegt euch grad auf dem richtigen Weg. Das fehlt mir komplett. Also wie man sich als eine Kommune unserer Größenordnung äh dann ähm einen mittleren vierstelligen Betrag irgendwo setzen muss, um sich in einen Bereich zu schulen, aber immer wichtig für die nächsten Jahre und Jahrzehnte sein wird, ist mir ein bisschen unverständlich und warum’s da nicht offene Ressourcen gibt, die man untereinander teilt, weil die eben für alle Kommunen und Kommunen gleich sind. Also dass Baden-Würtembergische Kommunen sich die Schulung äh wie man diese Prozesse auf diese Plattform auf dem Portal äh ähm einstellen muss, dass sie die komplett selber zahlen müssen, und es dafür keine offen zugänglichen Ressourcen gibt, wie sage ich mal Dokumentation oder Anleitung, ist mir tatsächlich ein bisschen unbegreiflich.

[Felix Schmitt] Und kennt ihr das ähm oder kennst du das auch noch aus aus anderen äh Bereichen, dass, gerade so im Bereich der Wissensvermittlung oder äh how to OZG ähm dass dass solche Informationen ähm in in der Form gar nicht richtig zugänglich sind, grade auch für diejenigen die sie ja eigentlich am dringendsten äh benötigen oder ist das jetzt aus deiner Sicht so ein ähm singuläres Problem und dass ansonsten das Thema, ich sage mal Transparenz, Operationalisierung ähm aber im weitesten Sinne trotzdem funktioniert.

[Philipp Stolz] Also das betrachte ich immer häufiger. Also ähm man bringt eigentlich sehr viel Zeit seines Arbeitsalltags damit herauszufinden, okay was sind denn schlussendlich dann die ähm die Bestimmungen, die von oben kommen oder was sind die neuesten Entwicklungen, ist es da bestimmt eine sehr, sehr dynamische Beispiel, aber es ist nicht nur in diesem Bereich, sei es Breitbandausbau, sei es vielleicht äh das Thema E-Akte, auch das wird uns maßgeblich in den nächsten Jahren beschäftigen. Ich höre davon von von Land Bund und Interessen verwenden sehr sehr wenig. Ich wenn, dann höre ich irgendwelche Deadlines und Fristen, aber sage ich mal, wie schwierig tatsächlich in die Umsetzung da reinkommen kann, ist meistens eher was, was man dann auf dem kleineren Dienstweg, der ich mit äh Kolleginnen und Kollegen aus anderen Netzwerken bespricht. Also ich vermisse da schon ein bisschen so den die Innovations den Tiefe äh der man von oben oder von der Seite kommt.

[Felix Schmitt] Jetzt hast du ja vor allem ja auch Herausforderungen beschrieben, die ähm äh die ihr habt, aber die ihr wahrscheinlich auch ganz viele andere haben. Ähm aber von der anderen Seite betrachtet äh was was sagst du denn im Moment, wer denn die für euch aktuell wichtigsten Partner sind, um
äh die OZG Umsetzung auch zu schaffen. Ist es das weiterhin das Land, beziehungsweise der IT-Dienstleister, sind’s die Fachverfahrenshersteller? Sind es die die äh Kolleginnen und Kollegen in der Verwaltung? Ähm wer ist da an entscheidender Stelle verantwortlich, dass die OZG Umsetzung bei euch in in Salach auch funktioniert. 

[Philipp Stolz] Ähm da hat sich tatsächlich, äh was ich zuerst nennen möchte, in Baden-Württemberg was sehr Interessantes herausgestellt. Also es man muss sich vorstellen, die Universalprozesse wurden geschaffen und die sind dann eine bessere E-Mail, sage ich mal und man ist dann mit ein bisschen auch unzufrieden von der Doing Seite. Und da haben sich einige Kommunen zu sogenannten OZG Task Force zusammengeschlossen. Das sind wirklich kommunale Akteure, ich sage mal Digitalisierungsbeauftragte, Leute aus der EDV, ITler sich dann einfach selbstständig zusammengetan haben, sich gegenseitig Anleitung geschrieben haben, Tipps gegeben haben, Schulungen vermittelt haben und jetzt da wirklich ein sehr, sehr regelmäßiger Austausch auch mit Akteuren aus Innenministerium, äh unserem IT-Servicedienstleister als eine eigenständige ähm Organisation herausgestellt haben, die sich komplett selbst steuert, die sich ohne Hierarchien bewegt, die offen für alle Kommunen ist und es waren anfangs, ich glaube, es waren acht Kommunen äh weitbringen, Ravensburg, äh Nagold, was weiß ich über 140 Leute drin und die sind tatsächlich sehr sehr bestimmend für mich als Kommune und meine Interessen oder meine Forderung auch an die OZG-Umsetzung an die entsprechenden Teilen weiterzugeben, auch wenn ich eine eher kleinere Kommune bin. Ansonsten größere Partner sind klar ähm das Innenministerium, das dann uns halt irgendwelche Antworten schreibt, wenn wir irgendwelche Fragen im ähm Digitalisierungsprozess haben. Das geht mal schneller und äh mal nicht, aber eigentlich bin ich damit recht zufrieden und natürlich unser IT-Dienstleister, die BBW und Come One, die da die Prozesse in dem Sinne für uns schmieden, aber dem, was ich als Kommune wirklich auf wenig zählen kann, das ist die OZG Task Force, die wie ich kommunaler Seite aus für Kommunen betrieben wird und im Prinzip so ein für mich ein erstes Beispiel dafür ist, was so organisationsübergreifende Zusammenarbeit wirklich sein kann, weil einfach man gemeinsam sich die Themen bespricht, äh Fragestellungen miteinander erörtet und so auch füreinander Prozesse schmiedet. Also da gibt’s auch den Universalprozess plus. Ist im Prinzip ein Universalprozess, der aber dann durchaus schon mehr Informationen bringt und auch potenziell mittelfristig dann,

Medienbrüche verhindert, die eine andere Kommune erstellt und den ich mir eins zu eins so so klauen kann in dem Sinne. Also die Dienstleistung, die wir digitalisieren, die hat ja im Prinzip, die haben viele andere Kommunen auch. Wenn die Stadt Konstanz ein Konzert anmeldet, in Salach ja auch ermöglichen, dass man das digital tut und dann schnappe ich mir genau denselben Prozess. Den Namen Salach drüber, ändere vielleicht noch irgendwie die Gebühr, die das kostet oder vielleicht die Plätze, an denen man das machen kann und dann habe ich diesen Prozess auch schon in dem Sinne übernommen und das kam von kommunaler Seite und nicht von Landesseite von Landes-IT-Seite.

[Felix Schmitt] Also das ist ja im Prinzip die Frage, äh die sich auch bei vielen anderen Prozessen stellt, denn Nachnutzung, wie kann das ähm auch auch ähm für die äh für die kommunale Seite auch funktionieren. Fitko ist da ja, einer der Schrauben, äh die da auch gedreht werden müssen, aber was mich jetzt an der Stelle grade auch zu dem, was du nochmal beschrieben hast, auch sehr interessiert. Für mich klang ja, diese kommunale Initiative so ein Stück weit nach so einer Selbsthilfegruppe der anonymen OZGler, äh die sich so aus einer äh die sich hauptsächlich deswegen zusammengeschlossen haben, weil sie nicht wussten, diese wesentlichen Informationen oder auch Services ähm herbekommen, die sie brauchen. Äh ist habe ich das so richtig verstanden oder kam das aus einer anderen Motivation heraus?

[Philipp Stolz] Nee, es ist tatsächlich so, also die haben sich getroffen, dass sie dachten, okay, wie machen wir jetzt irgendwas besseres als ein Universalprozess? Ähm wie kommen wir an Schulungen ran? Ähm wie vermitteln wir das Wissen auch an andere Kommunen und äh Landratsämter zum Beispiel und es ist tatsächlich wie du sagst ist also es klingt ein bisschen aber manchmal ist die Wahrheit so, es ist eine Selbsthilfegruppe der Kommunen, wie sie’s online Zugangsgesetz in Baden-Württemberg erfüllen müssen. Das mittlerweile so groß ist, dass es vom Innenministerium und allen wahrgenommen wird. Thema Fitko: Also ich habe glaube ich vielleicht ein oder zwei Informationsschreiben zu dem was die Fitko macht, jemals bekommen in zwei Jahren, die ich jetzt hier in einem Thema arbeite. Also da ist eine große Lücke zwischen dem, was Fitko IT-Plan ist, weil man alles machen und der untersten äh Ebene. Ich ich erfahre da einfach meistens nichts und das erfahre ich dann nur, die OZG Task Force, weil da 140 Leute drin sitzen, wo dann vielleicht irgendwo einer mal was aufschnappt auf irgendeiner Weise, die mir jetzt nicht zugänglich ist.

[Felix Schmitt] Das wäre jetzt auch noch eine eine Frage, die ich ähm grade da auch hätte, ähm Informationsaustausch und Kommunikation ist ja in so einem so einem Change-Prozess ja extrem wichtig. Wie nimmst du denn die Kommunikation zwischen den unterschiedlichen Playern wahr? Also du hast jetzt schon ein bisschen beschrieben zum Land ähm zum Bund, äh IT-Planungsrat, Fitko haben wir angesprochen, wie nimmst du das wahr? Was funktioniert, was funktioniert nicht ähm und wo, wenn etwas nicht funktioniert, wo glaubst du, wo ist der höchste Nachsteuerungsbedarf aus eurer Sicht.

[Philipp Stolz] Also tatsächlich, ich habe vom Bund, also von äh Bundesbehörden oder Bundesorganisationen tatsächlich kriege ich unfassbar wenig mit. Ich nehme an, die geben das dann an die Länder weiter und die Länder oder an die unsere Interessensverbände, den äh dem Städtetag und dem Gemeindetag und irgendwo versiegelt immer irgendeine ein Informationsgehalt auf den Schwellen, also ich würde sagen, am meisten höre ich noch von unseren Interessensverbänden, vom Land dann sehr wenig und dann auch eher, ich sage mal, eine rudimentäre Informationen. Also wie wie deine Frage war ja im Prinzip auch, wie könnte man so wie könnte man oder an welcher Stelle müsste man nachbessern?
Ähm es wäre für mich vielleicht essenziell, dass gerade beim Thema OZG auch unsere Interessensverbände, der Städtetag oder der Gemeindetag auch schon in diesen Gremien mit drin sitzen. Auch da vielleicht nochmal irgendwie Ressourcen, bräuchten wir doch personelle Ressourcen brauchen, um diese Information in einem größeren Detail in einer größeren Detailtiefe an uns weiterzugeben, weil da mangelt es manchmal noch ein bisschen, habe ich das Gefühl, dass da so ein gewisses Abstraktionsniveau, nicht mehr nach unten weitergegeben.

[Felix Schmitt] Ich glaube, das äh Thema online Zugangsgesetz und die die Anforderungen drumrum ist wahrscheinlich ja auch für euch äh jetzt erst mal das dominierende Thema. Klar, es ist ja auch eine gesetzliche Herausforderung. Aber es ist ja im Bereich der kommunalen Digitalisierung nicht das einzige Thema. Sondern das OZG und die Zugänglichkeit digitale Zugänglichkeit von äh Dienstleistung wirkt sich ja auch unmittelbar auf die Arbeit innerhalb der Verwaltungen ähm aus. Wie nimmst du das denn wahr, wie das bei den Kolleginnen und Kollegen ankommt, dass erstens sich die Art und Weise der Arbeit entweder schon geändert hat oder dabei ist äh sich zu verändern – Gibt’s da bei euch eine Offenheit und und hast du da auch schon ähm sag mal Mittel und Wege gefunden, um so an Transformationsprozess auch zu begleiten?

[Philipp Stolz] Ja ähm also ganz wichtig ist einfach, dass die entsprechenden Kolleginnen und Kollegen informiert sind über das, was da passiert, dass sie Sorgen und Ängste oder auch Wünsche oder Anregungen, die auch positiv sein können, auch anbringen können. Also es war für mich immer wichtig, dass ich bevor ich äh bei etwas strukturell verändere, die Leute wissen, warum ich das tue, sie mir vorher vielleicht Feedback geben können, ob ich das vielleicht nicht irgendwie besser machen können, weil meistens gibt’s da schon noch ein, zwei Anmerkungen, wo ich nicht die Weisheit mit Löffeln gefressen habe verzögert sich natürlich auch der ganze Prozess ein bisschen. Das ist aber mir in dem Sinne egal, weil wichtig ist mir, dass meine Kolleginnen und Kollegen wissen, warum ich das tue, was ich tue und warum sie dann schlussendlich dann das tun werden, was sie dann tun müssen. Also von daher, es gibt bestimmt manche Personen, Ämter, die vielleicht eher jetzt damit fremdeln jetzt sich jetzt noch auf den äh auf den digitalen Posteingang für Dienstleistungen zu freuen. Aber wenn man die Leute informiert, warum das der Fall ist, was uns das bringt, was es auch ihnen persönlich für ihre Arbeit bringt dann schwinden die die Probleme eigentlich recht schnell dahin und man muss den Leuten musst du halt auch ein bisschen abholen. Das heißt, ich gehe da nicht mit der Brechstange ran, sondern es ist dann schon eher die Fango Packung. Ich sage den Leuten, okay da ist ein Benefit für uns drin, den sehe ich hier und da und wenn ihr jetzt noch mitmacht und mir eure Sorgen mitnehmt, dann kann ich euch vielleicht auch eure Probleme, die ihr auch berechtigt sind, vielleicht noch ein bisschen abmüllt oder vielleicht ganz irgendwie im Vorfeld verhindern.

[Felix Schmitt] Wie genau gehst du da mit den mit den Kolleginnen und Kollegen um? Ich nehme immer an du wirst jetzt nicht mit jedem persönlich äh jede Woche einen einen Jour Fix machen können, um um solche äh Befürchtungen aufzunehmen und und zu entkräften. Ähm was habt ihr denn dafür für Strukturen entwickelt, um um diese Transformation in der Verwaltung, mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auch äh auch zu bewältigen.

[Philipp Stolz] Einerseits äh gibt’s so die die ständigen äh Absprechungen äh mit äh Führungskräfteebene, was es auch gibt, sind Mitarbeiterinformations ähm äh Termine. Sie finden dann ein, zweimal im Monat statt, wo man die äh Mitarbeiter über Themen äh informiert. Ich denke, die Kollegin ähm dürfte jetzt keine Krise zu sprechen kommen. Ich war bereits mehrmals mit Online-Zugangsgesetz oder verschiedenen anderen Projekten da. Ähm was ich aber auch tue ist tatsächlich spreche vielleicht nicht mit mit jedem persönlich, aber ähm alle zwei Wochen gibt es bei mir so ein Event, wo ich äh den Kolleginnen und Kollegen Aspekte ihrer Arbeit, versuche mit Mehrwerten oder mit Tipps zu generieren. Das nennt sich Lunch and Learn. Das findet im Prinzip in der Mittagspause statt. Die Kolleginnen und Kollegen sind dann aber immer noch in der Arbeitszeit. Die können währenddessen äh Mittagspause machen, müssen aber in dieser Zeit einfach sich von mir ähm begießen lassen, wie vielleicht ähm äh unser Videokonferenzsystem zu benutzen ist. Ähm wie verschiedene Prozesse ist beim online Zugangsgesetz gibt, wie man vielleicht als Mitarbeiter sich bei Cybersicherheit besser verhalten kann und es ich habe es einfach mal gemacht, weil ich gemerkt habe, okay das Leute haben eigentlich so viele Möglichkeiten auf dem Schreibtisch im PC drin, aber nutzen das nicht so effizient. Es ging wirklich damit los, dass die Leute jetzt halt einen zweiten Bildschirm hatten, ich gesehen habe, okay, die benutzen den einfach gar nicht. Und warum will uns das nicht, weil ihnen keiner gezeigt hat, wie das geht und so simpel es einfach manchmal klingt, muss auch die Leute da abholen, wo sie schlussendlich sind und das hat fantastisch Ausmaß angenommen. Ich habe mit zwei, drei Themen gestartet, äh entwickle jetzt immer wieder neue Themen für dieses Lunch and Learn. Mittlerweile habe ich da ähm fünfzig bis sechzig Prozent der Kolleginnen und Kollegen äh alle zwei Wochen mit mir in der Videokonferenz oder manchmal auch präsent, die lassen sich von mir erzählen, wie sie ihre Arbeit effizienter oder besser machen können und geben ihr da auch Tipps für weitere Themen. Das ist das ist richtig, richtig toll. Das freut mich sehr.

[Felix Schmitt] Und kannst du da mal ein Beispiel geben, ähm was wo du gemerkt hast, da hat mal so eine kurze gemeinsame und sei es digitale Mittagspause ähm auch wirklich weitergeholfen, äh dass das viele Kolleginnen und Kollegen davon auch profitieren konnten.

[Philipp Stolz] Also äh was mich sehr gefreut hat war, als es unser Thema Dokumentmanagementsystem geht, also äh wie Art und Weise, wie wir unsere E-Akte in dem Sinne ablegen und wir haben da ein System schon recht lange. Es wird von manchen eher stiefmütterlich behandelt. Da war dann, sage ich mal, der Desktop, ein USB-Stick oder das PC-Laufwerk dann die bevorzugte Variante gegenüber dem Dokumentmanagement-System und da einfach mal in einer halben Stunde mal so die Basics noch mal zu vermitteln, einerseits vielen schon mal so ein bisschen die die Angst davor genommen und dann in der nächsten Woche gingen bei mir fünf E-Mails ein von Kolleginnen und Kollegen gesagt haben, ja stolz, das war jetzt schon mal ganz gut, aber es war viel zu wenig, ich würde gern noch mehr machen. Da habe ich mich mit denen tatsächlich 1zu1 hingesetzt und habe mit denen gesagt, okay, jetzt zeige ich dir wirklich in zwei, drei Stunden mal, wie du, deutlich effizienter arbeiten kannst, wie du deine Sachen sicher ablegen kannst, Datenschutz konform ablegen kannst, wie du sie schneller findest, auch die Sachen von deinen Kolleginnen und Kollegen und im Prinzip. Mich gefreut hat, war im Prinzip dieses leichte, ich sage mal anteasern, dieses leichte Anschubsen mit diesem Lunch und direkt dann in der Woche drauf fünf verschiedene Leute, die mir sagen, hey, ich will noch mehr davon wissen und ich will das noch mehr in meiner Arbeitsalltag machen. Das hat mich wirklich unglaublich gefreut.

[Felix Schmitt] Sowas funktioniert ja mit Sicherheit in einer in einer ähm Verwaltung eurer Größenordnung ja auch persönlich immer noch ähm sehr gut. Ähm, hast du da auch mal mit Kollegen, Kollegen aus anderen Verwaltungen drüber gesprochen, wie man gerade solche Methoden vielleicht auch ein Stück weit entweder skalieren oder digitalisieren kann, ähm weil ich kann mir vorstellen, das was du beschreibst, ist ja wahrscheinlich in anderen Verwaltungen genauso angesagt, genauso angebracht ähm äh wie das bei euch vielleicht ja auch zu zu oder zu Verbesserungen auch führen kann.

[Philipp Stolz] Ja, ähm da war ich mal auf eine ähm auf einem Eventtreffen der kommunalen Digitallotsen in Baden-Württemberg, das sage ich mal, so ein kleines Vernetzungsprogramm von Leuten, die digitalisierungsaffin sind in Baden-Württemberg, wird vom Städtetag organisiert und da habe ich das Ganze vorgestellt und ist ja auch nicht so das innovativste Programm. Das machen auch andere Kommunen. Die nennen das dann vielleicht anders. Ich denke mal, die Besonderheit bei uns ist, dass es innerhalb der Arbeitszeit passiert und Leute so währenddessen Mittagessen machen können skaliert tatsächlich recht gut. Einfach dadurch, dass man im Prinzip Videokonferenzen macht und den Leuten in diesen Videokonferenzen. Wenn da jetzt 20 drin sitzen oder ob da 40 drin sitzen, das lässt sich sehr gut skalieren und äh manchmal auch runterbrechen, noch ein kleines Handout gemacht, dass man das auch im Prinzip sich selbst ausdrucken kann, wenn man nicht dabei war. Äh das das ging tatsächlich sehr gut. Das Feedback war tatsächlich auch dort sehr positiv und mann kann es auch in einer sehr unterschiedlich Größen, sage mal, Flughöhe machen. Es kann damit anfangen, dass man Leuten zeigt, hey, so geht ihr mit 2 äh Bildschirmen gleichzeitig um. Kann natürlich recht tief mitgehen, so hey, es gibt diese drei, vier Arten von Online-Prozessen, die digitalisierbar sind. Nicht immer derselbe drin, aber die Leute wissen, dass es das gibt und können auch dann im Prinzip Feedback geben zu Themen, die sie interessieren. Das mache ich mittlerweile dann auch bald für das Hausmeister, das Bauhof-Team, für die Kindergärten im Bereich ähm Office. Ist im Prinzip das Einzige, was so das Ganze skaliert, nicht mehr skalieren lässt, ist, dass ich nicht so viel Zeit habe als einzelne Person in größeren ähm ähm Organisationen kann ich mir jetzt nicht vorstellen, dass das auch von Personal äh vom Personalamtsrecht gemacht wird oder vom Organisationsamt, dass die das sich machen, weil das ist ja im Prinzip einfach ein niedrigschwelliges inhouse Schulungskonzept und ich glaube, es machen auch ganz viele Kommunen schon.

[Felix Schmitt] Das war jetzt mit den mit den Themen OZG und auch auch Verwaltungs- äh Digitalisierung jetzt so zwei, zwei Bereiche, die sich ja sehr, sehr stark ähm vor allem ja auch nach innen orientieren in ihren Auswirkungen. Ich nehme mal an, wenn ihr da so unglaubliche äh Prioritäten und auch Kapazitäten reininvestiert ähm ist wahrscheinlich äh das Thema Digitalisierung nach außen. Ähm also was die Bürgerinnen und Bürger vielleicht auch sehr früh auch merken wahrscheinlich in der Form noch gar nicht möglich äh in der in der Größenordnung, die ihr habt oder seid ihr da schon aufm Weg, auch entsprechende Projekte äh der der Digitalisierung draußen auch schon anzugehen?

[Philipp Stolz] Das ist tatsächlich etwas, ähm was mir sehr, sehr weh tut. Ich wollte unbedingt mit den Bürgern und Mitbürgern ins Gespräch kommen, okay was stellt ihr euch denn mit der Digitalisierung vor, was heißt es für euch und was wünscht ihr euch? Grade wenn wir als Verwaltung sagen, wir möchten unsere Bürgerbeteiligung und Bürgerinformation verbessern. Da muss ich ja auch schlussendlich tief fragen, die dann schlussendlich die Nutzer und Nutzerinnen, dieses neuen Systems sind, also was wünschen sie sich? Wen haben wir denn überhaupt da draußen, die sich dann für uns interessiert und wie würde der am liebsten angesprochen werden? Und das Problem ist, es ich habe schon Sachen mit einem externen Effekt machen können, aber das sind meistens eher nicht so, die dich jetzt als die größten Digitalisierungsprojekte sehen könnte. Also ich sage mal, ein Nachbarschaftshilfe während Corona, die sich ähm niedrigschwächig dann vielleicht irgendwie Einkäufe zu ähm am Zuschuss haben können, den Digitalpakt für die Schule und die Kindergärten entwickelt ja, aber das Wichtigste und das kommt jetzt auch in diesem Frühjahr, welches endlich, sage ich mal, für mich mit dem Licht am Ende des Horizonts auch möglich wird, eine große Veranstaltung im Bereich der Bürgerbeteiligung, in Präsenz mit den Bürgerinnen und Bürgern. Ey was sind denn Projekte, auf die ihr richtig Bock habt, die ihr euch wünscht? Ähm macht einfach mal so, wir machen da so ein Design Prozess mit denen, okay mehr Bürgerinformation, wollt ihr Beteiligung, gibt’s vielleicht andere Dinge, die ich überhaupt nicht auf dem Schirm habe. Was erhofft ihr euch von Digitalisierung? Und dafür muss ich schlussendlich mit den Leuten erstmal ins Gespräch kommen und das habe ich, entweder nicht während der Coronapandemie machen können und hab’s auch ein bisschen neben dem internen bisschen schleifen lassen, was mir sehr leid tut. Und es muss jetzt kommen, weil zusätzlich das ist auch das, erst dann kann ich sagen, ich habe eine Digitalisierungsstrategie, vom reininternen Rathaus weggehe auf das, was den Bürgern nicht auf der Straße was bringt. Und es muss nicht unbedingt nur die Digitalpakt Schule sein, sondern es muss auch endlich sein. Sei es in Echtzeit-Parkleitsystem, äh das mit Lorawan arbeitet, sei es WLAN in der Ortsmitte, sei es eine Abstimmungsplattform für Bürgerbegehren oder ähnliches, aber da muss letztendlich die Fragen, das dann auch haben wollen, was sie sich wünschen und dann muss ich abstrieren, was kann ich denn zeitnah umsetzen.

[Felix Schmitt] Also was du jetzt beschrieben hast, sowohl mit eurem internen Prozessen, aber auch die Ideen, äh die ihr grade ähm äh da auch verfolgt, seid ihr ja wahrscheinlich weiterhin ähm ziemliche Speerspitze, was die Digitalisierung nach innen und nach außen äh ja auch angeht. Also da da müsst ihr euch glaube ich auch gar nicht kleiner machen ähm als ihr als ihr auch wirklich seid und das bei, wiederhol’s nochmal, weil ich sehe glaube ich erst vier oder fünf Mal gesagt habe, mit weniger als 8.000 Einwohnerinnen. Ähm also von daher, das ist schon äh unglaublich äh unglaublich stark, wie ihr da auch äh vorangeht. Ähm und bin sicher, dass da auch andere Kommunen ja auch von von profitieren können von äh von solchen Projekten, von äh von solchen Erfahrungen, die da auch aufgebaut werden und äh bin bin gespannt und bin mir auch ziemlich sicher, dass man von euch dann auch in der Zukunft bestimmt hier oder da noch ein bisschen mehr hören wird. Für heute bedanke ich mich erst einmal bei dir äh für die vielen Informationen, die du auch äh mit rübergehen äh mit rübergeben konntest und drücke euch für die nächsten Monate und Jahre die Daumen, dass da auch wirklich was Gutes bei rumkommt. 

[Philipp Stolz] Vielen, vielen herzlichen Dank Felix. Danke dir. Das würde ich gut gebrauchen können. Danke, dass ich hier sein durfte.


[Felix Schmitt] So, das war’s für heute. Ich hoffe, du bist auch bei der nächsten Folge wieder mit dabei. Dein Felix Schmitt.