Die digitale Baugenehmigung im Fitko-Store - EfA kommt aus Nordwestmecklenburg
Mit dem Einer-für-Alle-Prinzip sollen digitalen Services und Leistungen von Kommunen nur einmal entwickelt und anschließend von anderen Kommunen nachgenutzt werden können. Bund und Länder setzen große Erwartungen in EfA- wie dieses Konzept auch genannt wird. Diese Leistungen sollen in einer Art Behörden-Appstore, dem Fitko-Store veröffentlicht werden. Bisher sah es dort so lebendig aus wie im Windows-mobile-Appstore. Nichts passierte. Aber nun ist eine erste Leistung verfügbar. Und die ist gleich ein Angebot, welches nicht mit einem einfachen Formular auf der Homepage fertigproduziert ist. Das digitale Baugenehmigungsverfahren des Landkreises Nordwestmecklenburg zeigt nicht nur, wie notwendige Daten digital erfasst werden können.
Der Landkreis kann auch auf umfangreiche Erfahrungen in der medienbruchfreien Verarbeitung der Anträge zurückblicken. Und darüber spreche ich heute mit Yvonne Rowoldt, der E-Government-Koordinatorin des Landkreises Nordwestmecklenburg. Sie beantwortet mir nicht nur, warum sich der Landkreis ausgerechnet so ein hochkomplexes Thema zur Entwicklung ausgesucht hat, sondern auch welche Erwartungen andere Kommunen bei einer möglichen Nachnutzung haben sollten.
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Transkript
[Felix Schmitt] Kommunale Digitalisierung, der Podcast mit Felix Schmitt.Herzlich willkommen zu Folge 20 meines Podcasts zur kommunalen Digitalisierung.
Mein Name ist Felix Schmitt. Ich bin dein Moderator und Begleiter auf dem Weg in die kommunale Digitalisierung.
Mit dem Einer für alle Prinzip sollen digitale Services und Leistungen von Kommunen nur einmal entwickelt und anschließend von anderen Kommunen nachgenutzt werden können.
Bund und Länder setzen große Erwartungen den Eva wie dieses Konzept auch genannt wird.
Diese Leistungen sollen in einer Art Behörden-App Store, dem Fitkore Store, veröffentlicht werden.
Bisher sah es dort so lebendig aus wie im Windows Mobile App Store. Es passierte gar nichts. Aber nun ist eine erste Leistung verfügbar und die
ist auch gleich ein Angebot, welches nicht mit einem einfachen Formular auf der Homepage fertig produziert ist.
Das digitale Baugenehmigungsverfahren des Landkreises Nordwest Mecklenburg zeigt nicht nur, wie notwendige Daten digital erfasst werden können,
Der Landkreis kann auch auf umfangreiche Erfahrungen in der Medienbruch freien Verarbeitung der Anträge zurückblicken.
Und darüber spreche ich heute mit Yvonne Rowoldt, der E-Government Koordinatorin des Landkreises Nordwest Mecklenburg.
Sie beantwortet mir nicht nur, warum der Landkreis ausgerechnet so ein hochkomplexes Thema zur Entwicklung ausgesucht hat
sondern auch welche Erwartungen andere Kommunen bei einer möglichen Nachnutzung haben sollten.
Hallo Frau Rowoldt, ich grüße Sie.
[Yvonne Rowoldt] Ja, hallo.
[Felix Schmitt] Frau Rowoldt, die digitale Baugenehmigung aus dem Landkreis Nord-West Mecklenburg ist jetzt im Fit Core Store zur Nachnutzung verfügbar. Müssen sich jetzt andere Kommunen nur noch ihre App runterladen und fertig ist die Digitalisierung im Baubereich?
[Yvonne Rowoldt] Ja schön wär’s. Äh theoretisch schon, aber die äh Baugenehmigung oder das Baugenehmigungsverfahren ist ja mehr als nur die Antragstellung,
gerade bei den Kommunen ist da noch sehr viel Arbeit innerhalb der Verwaltung zu tun, alles was mit der E-Bau-Akte zu tun hat, mit den weiteren Prozessen in der Beteiligung
das ist eben nicht mehr mit einer einfachen App getan, sondern da geht’s wirklich darum, Prozesse und äh Anwendungen innerhalb der Verwaltung zu ändern, sodass es schön ist, dass es das jetzt als Angebot gibt, trotzdem noch viel Arbeit auf die einzelnen Kommunen zukommt.
[Felix Schmitt] Das hätte mich jetzt auch wirklich überrascht, wenn sie was anderes gesagt hätten. Ist ja auch völlig nachvollziehbar, gerade wenn man sich einmal die Historie anschaut.
Sie haben ja bereits zum 1. Januar 2019 einen 1 Piloten zur digitalen Baugenehmigung gestartet. Das war zu einem Zeitpunkt als viele andere Kommunen deutschlandweit, meist ja noch gar keine einzige OZG Leistung online hatten und da waren Sie als Landkreis mit einem der wahrscheinlich komplexesten Vorhaben überhaupt schon am Start gewesen. Wie war das denn damals, als sie losgelegt haben? War das eine riesige Herausforderung ähm für Sie und die äh Verwaltung oder hat das von heute auf morgen dann auch alles funktioniert.
[Yvonne Rowoldt] Nein, das war natürlich ein sehr langer Prozess, also als wir dann 2019 Uhr online gegangen sind, haben wir ein dreiviertel Jahr die eBau-Akte aufgebaut haben, ein halbes Jahr lang die E-Bau Akte geschult, haben ähm seit 2017 Prozesse durchdiskutiert gerade das Baugenehmigungsverfahren ist eben komplex mit den ganzen Beteiligten, die vor oder nach der Antragstellung zusammenarbeiten müssen und das sieht man alles nicht, wenn was online geschaltet wird. Das muss im Hintergrund aber alles funktionieren und dieses ganze Thema Baugenehmigung,
eingebettet gewesen in einem großen Projekt, dass wir im Jahr 2015 angefangen haben.
Das war dann das Förderprojekt NWM-online, wo wir uns damit beschäftigt haben, was ist überhaupt E-Government, was sollten wir umsetzen.
Uns eine E-Government-Strategie gegeben haben, überhaupt dieses Thema Prozessmanagement.
Oder für den Landkreis überhaupt erstmal umsetzbar gestaltet haben, aufgebaut haben und definiert haben, welche Infrastrukturen braucht man.
Technischen Möglichkeiten sind notwendig, was stellt der Bund, was stellen die Länder bereit.
Also das kleine Ergebnis, sie ist was online gegangen ist und ja das das Ende eines großen, komplexen Prozesses gewesen und deswegen ja mehrere Jahre Arbeit davor.
[Felix Schmitt] Wie kam es denn überhaupt dazu, dass Sie als Landkreis gesagt haben, okay, wir gehen jetzt mit der digitalen Baugenehmigung hier an den Start, eben zweitausendneunzehn, das muss ja irgendwann vorher mal ein Impuls gegeben haben ähm und das war wahrscheinlich ja nicht
wir suchen jetzt mal irgendeine OZG Leistung raus und starten dann mal. Was war denn da bei Ihnen
Impuls oder letztlich auch die Begründung dafür, dass es dann auf die äh digitale Baugenehmigung gefallen ist.
[Yvonne Rowoldt] Da muss man ziemlich weiter in der Geschichte halt zurückgehen und gucken, wir haben den glücklichen Umstand, dass wir seit Jahren einen kooperativen Lenkungsausschuss haben, E-Government, da ist Land und Kommunen sitzen da zusammen und diskutieren Projekte und Möglichkeiten, wie man E-Government voranbringen kann.
Und dieser Lenkungsausschuss hatte natürlich auch Fördermittel und wir haben eben im Jahr zweitausendfünfzehn,
Projekt entweder im online entwickelt und gesagt wir müssen uns jetzt mal konkret überlegen wie kann man denn jetzt Projekt umsetzen oder welche Projekte muss man umsetzen. Das heißt da gab es auch noch kein OZG, wir haben in dem Moment dann aber auch schon geguckt ähm welche Prozesse oder welche Verfahren werden sinnvoll.
Als ich damals in dieses Projekt dazu gekommen bin hab ich natürlich auch gefragt wie kann man auf die Idee kommen da den Bauantrag zu nehmen, gibt’s nichts einfacheres, also eine kleine Kommune fängt halt mit der Hundesteuer an.
Andererseits hat uns diese komplexe Prozess eben in die Lage versetzt, auch bei der Infrastruktur,
uns Gedanken machen zu müssen, wie kriege ich denn kollaborativen Antrag gestellt? Wie kriege ich die externe Beteiligung mit digital abgebildet? Und das sind alles Punkte, die man in einem einfachen Antragsverfahren nicht hat.
Das heißt äh wir konnten durch diesen komplexen, durch dieses komplexe Verfahren wirklich jeden Punkt beleuchten, den wir
als Kommune umzusetzen haben.
Und haben, wenn wir uns dann auf den Weg gemacht haben, dafür Lösungen zu finden, immer auf einem generalisierten Ansatz geschaut und gesagt, wenn wir jetzt was entwickeln, was wir im Baubereich brauchen, dann wollen wir das auch nutzen können für den Sozialbereich, für den ähm
Gesundheitsbereich, also auch da im Sozialbereich wissen Sie, gibt es zum Beispiel den Erziehungsberechtigten für das Kind der Anträge stellt, im Gesundheitsbereich ist es so, dass vielleicht ein Amtsarzt etwas überprüft und das waren dann immer gleich die Intentionen, dass wir nach Lösungen gesucht haben, die wir für das Digitale brauchen, die allgemein nutzbar waren und nicht nur auf das Bauverfahren, weil da gibt es schon diverse Anbieter und auch gute Lösungen.
[Felix Schmitt] Sie sind ja bei dem bei dem Piloten, aber natürlich auch bei der restlich bei der späteren Umsetzung, die jetzt seit Januar ja auch live ist deutlich über das hinausgegangen, was das OZG eigentlich von Ihnen verlangt, nämlich Sie stellen eine Online-Eingabemaske zur Verfügung. Dass die Bauherren in der Lage sind oder auch die Architekten, die,
Daten online an Sie zu übermitteln, sondern Sie sind ja weitergegangen und haben gesagt, wir wollen den kompletten Prozess medienbruchfrei bei uns in der Verwaltung auch abbilden.
Stand es für Sie auch von Anfang an klar, dass wenn Sie das jetzt machen, diesen Prozess jetzt zu initiieren, dass Sie sagen, dann gehen wir jetzt auch den ganzen Weg und machen das Ganze jetzt auch im Backoffice, also in der Verwaltung auch digital oder hat sich das erst im Prozess dann auch ergeben?
[Yvonne Rowoldt] Also das war schon wirklich auch der der äh Ansatz dieses Projektes zu sagen wir wollen den kompletten
uns anschauen, deswegen ja auch Aufbau des Prozessmanagements und dann frage ich sie ehrlicherweise, was habe ich davon, wenn ich den Bauantrag digitalisiere und im Zweifel schaffen wir uns 20 Drucker an und drucken alles wieder aus bei intern im Papier gearbeitet.
Gerade Bauunterlagen die dann große Pläne und so weiter beinhalten, das wäre ja Quatsch.
Also ist es doch logisch, dass ich dann den Prozess weiterdenken muss und ich muss ihn eben auch weiterdenken als nur in der eigenen
Behörde, sondern eben auch, wie komme ich in Kontakt oder wie schaffe ich’s, diesen Datenaustausch mit den Externen zu bewältigen und das alles unter den Datenschutz und Sicherheitsaspekten, wie man als öffentliche Behörde eben auch beachten muss und das war schon ’ne komplexe Herausforderung und wir sind ja auch immer auf Punkte gestoßen, wo man entweder sagte, da gibt es nichts oder das ist noch nicht klar, was vom Bund oder vom Land wirklich gefordert wird. Also es waren schon große Herausforderungen.
andererseits hat uns das eben dann auch äh immer geholfen zusammen. Wir wollen auf den kompletten Prozess schauen. Wir wollen dieses Ziel nicht aus den Augen verlieren, um auch ähm weitermachen zu können. Ich glaube, sonst ist man relativ schnell und sagt, ich bin fertig und freut sich
es wird nicht wirklich umfassend genutzt, weil es irgendwo dahinter halt Probleme gibt.
[Felix Schmitt] Und jetzt mal so rückblickend ähm äh betrachtet, was war denn die größere Herausforderung für äh für die Verwaltung, für die Kreisverwaltung, die Umstellung auf ein digitales Antragsverfahren, also das Frontend, das was die äh Antrag stellenden dann sehen oder die Digitalisierung der internen Prozesse bei ihnen.
[Yvonne Rowoldt] Ich würde beides gar nicht unbedingt als Schwierigkeit bezeichnen, das viel schwierigere war wirklich dieses Zusammenbringen, diese Schnittstellen, diese Koordination der verschiedenen Verantwortlichkeiten, weil das Baugenehmigungsverfahren eben durch ein Landesbaugesetz-, also das Landesbaugesetz ist verantwortlich für das Baugenehmigungsverfahren. Du musst also auch die obere Bauaufsichtsbehörde mit ins Boot holen. Wir hatten eben auch Vorschläge gemacht, was man verbessern könnte oder welche rechtlichen Rahmenbedingungen angepasst werden sollten. Dann ist es das Problem unterschiedlichste Dienstleister zusammenzukriegen. Du hast die Fachverfahrenshersteller
seit Jahrzehnten in der Verwaltung arbeiten und ein Verwaltungssprech können und auch in der Sichtweise handeln. Du hast die eher moderneren,
Entwickler und Dienstleister. Wir hatten dann eben auch die Infrastrukturdienstleister, die unsere IT-Sicherheit und Sachen, die rein und raus gehen und äh sowas wie äh eine Firewall und diese ganzen Geschichten. Es muss ja alles passen. Dazwischen kommt dann immer noch, wenn du eine Lösung hast, Prüfung ist das eigentlich so vom Land oder vom Bund vorgesehen? Also was sagt eigentlich der IT-Planungsrat? Und der IT-Planungsrat ist auf so einer abgehobenen Ebene, wo oft sehr blumige Wörter kommen.
Ja wie wird das jetzt im Land umgesetzt? Was heißt das konkret in der Infrastruktur?
Da geht dann ganz viel Zeit drauf in Nachfragen, Hinterfragen, Leute zusammenbringen, klären, ob diese oder diese Lösung die richtige ist.
Das dann auch immer unter dem Aspekt, dass zum Beispiel das Land das auch nicht unbedingt weiß, was jetzt vom Bund aus kommt oder wie sich der IT-Planungsrat trifft, so dass wir oft Entscheidungen treffen mussten im Projekt. Wir bringen einfach mal einen Vorschlag.
Wir versuchen uns so weit wie möglich an die Standard zu halten, die wir jetzt schon kennen, dass wir immer parallel laufen zu Landesentwicklung und Bundesentwicklung, aber wir bringen jetzt einen Vorschlag und zeigen mal, wie’s sein könnte.
Immer mit dem Hinweis wir wechseln sobald diese Basiskomponente verfügbar ist. So haben wir am Anfang ein eigenes Servicekonto aufgemacht und haben jetzt, nachdem das Landesservicekonto da war, sind wir dann auf das Landesservicekonto gewechselt,
so haben wir so Stück für Stück immer dieses Prinzip genutzt, wir machen eine einzelne, einfache Lösung, zeigen, wie’s gehen könnte.
Planen aber gleichzeitig und das bedeutet eben auch doppelte Arbeit, die Möglichkeit diese Landes- und Bundesstandards zu nutzen. Das war, glaube ich, die größte Herausforderung.
[Felix Schmitt] Also sie haben gerade auch das äh Servicekonto des Landes ähm Mecklenburg-Vorpommern ja auch schon angesprochen. Da interessiert mich jetzt natürlich auch brennend. Wie sieht denn der Antragsprozess heute aus Sicht eines Bauherren, Architekten, wie sieht er denn ähm heute aus, wie unterscheidet der sich denn von den bisher klassischen Antragsverfahren?
[Yvonne Rowoldt] Jetzt in Bezug aufs Baugenehmigungsverfahren allgemein? Ja, Baugenehmigungsverfahren. Das ist ja eigentlich das Ergebnis des OZG Labors, dass der sich gar nicht groß unterscheiden soll. Wir haben auf dem Formular normalerweise den Bauherrn und den Entwurfsverfasser, die zum Schluss unterschreiben und es wird eingereicht.
Wir haben eben durch diese Entwicklung aus dem OZG Labor mitgenommen, wir brauchen eine kollaborative Antragstellung.
Interessanterweise, wenn man dann im Prozess anfängt zu malen, haben wir diese gemalt, der Bauantrag ist eingegangen und als wir in der Baubehörde nachgefragt haben, wer reicht denn ein?
Das wissen wir nicht, kommt ja ein Briefumschlag, beides unterschrieben. Wir haben keine Erfahrung, ist das eher der Bauherr oder eher der Entwurfsverfasser.
Deswegen muss ich es ja ermöglichen, dass theoretisch beide einreichen können. Und das war ein wichtiger Schritt, glaube ich, den wir da umgesetzt haben.
Das ist dann aber eben ziemlich ähnlich dem äh Originalverfahren. Was ich dann eben unterscheidet ist, dass wir nicht mehr den Zwang zum Papier haben, also bei uns gibt es überhaupt gar keine Papiereingänge mehr, sondern es wird komplett digital beantragt.
Alle Unterlagen, Bauunterlagen werden auch digital entgegengenommen. Alles, was an Nachforderungen gestellt wird, wird auch jeweils zum Verfahren digital nachgereicht.
Versuchen eben auch in der Beteiligung. Alle anderen externen Behörden dazu zu bekommen, dass sie auch mit uns digital arbeiten, weil wir eben komplett medienbruchfrei das durchziehen möchten.
Bedeutet aber zum Beispiel auch wenn jetzt jemand noch einen Papierantrag stellt, dass der von unserer Behörde aufbereitet wird und gescannt wird.
[Felix Schmitt] Sie haben das jetzt seit knapp seit etwa zehn Monaten live am Start? Wie hat sich das denn in den äh in der Zeit entwickelt? Haben Sie noch viele Antragsverfahren, die auch eingehen oder sehen Sie da schon so einen Trend hin? Es ist jetzt digital möglich, also machen wir das jetzt auch digital?
[Yvonne Rowoldt] Wir haben sehr intensive Nutzer, die nur noch digital beantragen, also wirklich Entwurfsverfasser, wo man dann auch merkt, die haben Gefallen daran gefunden und das funktioniert wunderbar und wenn man mit denen spricht.
Einen Entwurf zum Beispiel, der wohnt nicht weit von Neukloster weg hat, aber es ist 15 Kilometer bis zum nächsten Briefkasten mitten aufm Land, sehr schöner Hof.
Zum Glück LTE und seine Kunden kommen zu ihm und sie machen gemeinsam diese Antragsstellung digital. Es ist wunderbar für ihn, das passt.
Wir merken auch, dass es zunehmend mehr werden. Also ich persönlich merke es dann auch oft, dass Leute anrufen und sagen, ich würde das gerne machen. Erzählen Sie mal, was ich zu beachten habe.
Also es kommt, Stück für Stück kommen immer mehr. Wir sind momentan aber auch noch relativ vorsichtig, was die Werbung betrifft.
Weil wir unser Ziel haben ihn komplett digital durchzuziehen diesen Antrag und dank Corona konnten wir leider keine großen Veranstaltungen mit all diesen externen Beteiligten machen, um denen das System vorzustellen, um die zu schulen, um die bei den Fragen und Sachen mitzunehmen und so haben wir da erst einen kleinen Kreis von wirklichen Power-Nutzern.
Die das digital wirklich auch komplett umsetzen. Das heißt der große Kritikpunkt, den wir momentan haben. Wir arbeiten wir versuchen möglichst digital zu arbeiten, wie ich schon sagte
scannen wir auch alle Bauanträge, die ins Papier eingehen. Es kann aber der eine oder andere noch in der Beteiligung
nur analog arbeiten. Das heißt, im Zweifel, wenn’s ein digitaler Antrag ist, müssen wir den wieder ausdrucken.
Und das möchten wir nicht. Das heißt, das ist zu viel Nebenarbeit in der Baubehörde. Wir versuchen da möglichst nur zwei Prozesse zu fahren. Das eine ist der Mensch, der noch im Papier denkt und diese ganzen arbeiten im Papier macht, die die eben jetzt noch laufen und wir versuchen diesen anderen Ansatz so weit wie möglich zu erhöhen und komplett ins Digitale zu kommen. Und wenn wir das,
sagen können, dass die Masse unserer Beteiligten digital arbeitet, dann werden wir auch groß in die Werbung einsteigen und sagen, bitte nur noch.
Nur noch digital. Wir hatten auch schon prüfen lassen, ob man zum Beispiel bei den Gebühren was machen kann, dass das dann günstiger wird, aber es sind dann so Sachen, die wir dann alleine nicht entscheiden dürfen.
[Felix Schmitt] Sie haben ja jetzt auch eine Menge auch an Erfahrung von Nutzerinnen und Nutzern ähm ja auch bekommen können durch die Power-Nutzer, wie sie das vorhin ja auch gesagt haben.
Haben Sie den Eindruck, dass die Leute das einfacher oder schwieriger finden, ähm was für was für Feedback haben Sie da bekommen?
[Yvonne Rowoldt] Oh, also als Erstes ist es natürlich schwierig zu gucken, in jedem Bundesland, in jedem Landkreis, in jeder Stadt ist es anders und das ist der das erste Feedback, was man bekommt. Wie ist es eigentlich bei Ihnen? Was muss ich bei Ihnen beachten? Ansonsten ist es schon so
dass viele erstaunt sind, dass wir das ermöglichen können, dass ein Bauherr unten Entwurfsverfassung zusammenarbeiten können und das wird auch als positiv bewertet. Wir wissen aber auch, wenn man so den ersten Schritt gegangen ist, dann kommt natürlich gleich der zweite Schritt.
Das komplette Verfahren auch immer nachrichtlich auch noch an den Bauherren oder an den Entwurfsverfasser zu ermöglichen.
Je mehr Features man integriert desto mehr Forderungen kommen auch.
[Felix Schmitt] Und einer der der wichtigsten Herausforderungen, die ja auch eine der größten Befürchtungen, ähm die viele Verwaltungen bei der Digitalisierung von Prozessen haben, ist ja, was verändert das?
Mit unseren Mitarbeitern, was verändert das mit der Art und Weise, wie wir bisher,
arbeiten. Wie war das denn bei Ihnen? Haben Sie das Gefühl gehabt, die Mitarbeiter waren sofort mit Leidenschaft auch dabei?
Eine Frage und die andere Frage, was sind denn so die größten Änderungen, die sich für die Menschen in der Bauabteilung dann auch ergeben haben?
[Yvonne Rowoldt] Mit Leidenschaft dabei, ja oder nein, das ist glaube ich so wie alle Menschen unterschiedlich sind. Gibt’s diejenigen, die sich drauf freuen und diejenigen, die vielleicht eher Angst haben.
Wir haben ja zwei Sitzen das erste Mal viel mit der Baubehörde zu tun gehabt, als wir dann die,
über die Prozesse und über die E-Bau-Akte angefangen hatten.
Und auch die Umsetzung der E-Bau-Akte selbst hat natürlich, da wurde ja jeder Mitarbeiter geschult, jeder Mitarbeiter durfte seine Sachen mit einbringen und das hat natürlich sehr viel Aufwand gehabt und da gab’s viele Nachfragen und wie handle ich das? Und erst da erkennt man ja oft auch noch wieder Punkte, die man anpassen muss und ändern muss. Ähm so gesehen, sind das schon Punkte, die sehr langwierig sind und die viel Veränderung auch bei den Mitarbeitern bedeuten.
Ich glaube viele waren jetzt unter Coronabedingungen froh, dass sie zu Hause arbeiten konnten, also dass wir diesen Schritt vorher gegangen sind und sie mit der E-Bau-Akte zu Hause arbeiten konnten.
Aber es ist wie überall. Es gibt Leute, die mögen das und Leute, die das eher widerwillig machen,
mittlerweile für mich so gesagt, man muss immer ein bisschen über diese Bequemlichkeit diskutieren, solange ich neben jedem Büro in relativ kurzer Entfernung einen Drucker habe, wird man vielleicht auch eher sich was ausdrucken, weil das so schön auf Papier aussieht.
Wenn ich durchs halbe Haus laufen muss und vielleicht noch eine Drucker pinnen und äh auch noch ein Budget für meine Papiere habe, dann überlege ich mir das.
Ich fange an mir die Möglichkeiten am Rechner zu suchen, wie ich digital besser arbeiten kann und das das ist der Trick. Wir müssen immer wieder schauen und das haben wir auch viel in den Diskussionen gehabt, wie kann ich’s angenehm einfach, also dieses Convenient, bequem machen,
damit man neu arbeiten kann und deswegen muss ich über alle Prozesse diskutieren und wir haben mittlerweile auch im Wording unterscheiden wir zwischen dem offiziellen Prozess, den man so im Programm nachvollzieht und wo läuft was und den richtig kleinen Arbeitschritten und Workflows.
Das war auch sehr hilfreich oder erfahrungsreich für die komplette Baubehörde sich mal hinzusetzen und zu überlegen was tun wir eigentlich,
Wie behandeln wir welchen Eingang? Wie bereite ich die Sachen auf? Und dann kam zum Beispiel auch raus, Mitarbeiter aus den 90ern haben eben oft, eine Arbeitsweise, die haben sie in den 90er Jahren gelernt. Dann kommen Mitarbeiter aus den zweitausenden und dann kommen ganz frische Mitarbeiter, die eher uns fragen, wie soll ich’s denn tun.
Wenn die sich dann alle zusammen hinsetzen und sagen ja aber ich kann auch diese Ansicht da so feststellen und hier kann ich doch mit Drag and Drop arbeiten und hier habe ich das doch automatisch wenn ich das da rüberziehe.
So eine Geschichten. Das ist also vieles wirklich im kleinen klein diskutiert, deswegen sagen wir da nicht mehr Prozesse, sondern wirklich Workflows und Arbeitsweisen.
Das hat für die Baubehörde, glaube ich, noch viel mehr gebracht, als die eigentliche Digitalisierung, dass sie über ihre eigene Arbeitsweise mal diskutiert haben.
Was kann man noch cleverer, besser und einfacher gestalten.
[Felix Schmitt] Und was ist wie können Sie das Ergebnis an dieser Stelle von Workflows beispielsweise dann auch können Sie das beschreiben, wie sich da die Bearbeitung der Anträge dann auch innerhalb der Verwaltung auch verändert hat?
[Yvonne Rowoldt] Nehmen wir mal ein konkretes Beispiel, wenn ich eine Beteiligung an die Gemeinde schicke. Früher wurde das als ein Ordner rübergeschickt und die Gemeinde hat das in einem Ausschuss begutachtet und dann gab es etwas zurück. Jetzt hatten wir ja die Möglichkeit des digital zu machen und eben die Frage, okay,
Es gibt ja nicht diesen einen fertig gelochten Hefter, wie machen wir das jetzt? Nämlich eine Datei, nämlich die Dateien und packe sie zusammen,
wie können wir auch was nachweisen? Da kommt ja dann immer auch gleich sowas in der Baubehörde, es muss rechtlich sauber und nachweisbar sein, also hat man darüber diskutiert, wie kann ein Bauordner die wirklich wichtigen Dokumente zusammensortieren?
Daraus ein extra Dokument erzeugen, was nur für die Beteiligung und nur für diese Gemeinde zuständig ist und das dann übermitteln. Das macht es aber auf der anderen Seite auch einfacher, weil wir uns da ausdifferenziert haben und diskutiert haben, wie wir es zur Verfügung stellen,
Gemeinden sagen, ihr kriegt jetzt immer das Gleiche, nicht über Arbeiter X macht das so und Bearbeiter Y macht es so und teilweise sind die Ordner sortiert noch so wie sie der Entwurfsverfasser damals erstellt hatte, sondern ihr kriegt es immer nach der gleichen Arbeitsweise und das macht’s natürlich auch wieder,
für die Beteiligten einfacher das zu verstehen und zu äh nachzuvollziehen, was wir wollen.
[Felix Schmitt] Neben der Standardisierung haben sie ja auch gerade noch einen zweiten wichtigen Aspekt, der auch mit reingebracht. Das ist die Kommunikation, gerade Bauverfahren haben ja ein,
Vergleich zu ich brauche einen neuen Personalausweisen, recht hohen kommunikativen Part. Wie findet denn in diesen
Prozessen
die Kommunikation zwischen Antrag stellen und Verwaltung statt. Es ist auch alles rein digital oder greift man da immer noch schnell zum Telefon, zum Brief ähm oder äh schickt man einen Fax zum Architekten rüber.
[Yvonne Rowoldt] Fax, glaube ich, ist zu schwierig. Wüsste ich nicht, ähm also wir können das theoretisch mit unserem E-Mail-System machen, aber ich glaube, viele Mitarbeiter würden das nicht hinkriegen, das Immunsystem zu fax umzubiegen.
Deswegen fällt das auf. Telefon, ja, ich glaube also was man immer überlegen muss, ist, wenn ich digitalisiere, ich bringe damit eine neue Möglichkeit, einen neuen Kanal. Ich habe trotzdem die alten Kanäle noch und wir sind ja auch verpflichtet als Behörde die alten Kanäle weiter zu betreiben, was spricht gegen das Telefon.
Interessant wird’s in dem Moment, wo man für das Verfahren entscheidende Aussagen tätigt oder Festlegung trifft.
Sollte dann bitte auch nachvollziehbar in der Akte sein und da bieten wir’s dann eben an,
komplett das auch, wenn man wenn ich digital arbeite, digital zu machen, also auf diesen Vorgang bezogen den entsprechenden Einreicher zu adressieren und da auch die Dokumente wieder zurückzubekommen in einer digitalen Form, dass es auch nachvollziehbar in der Akte ist.
[Felix Schmitt] Es geht bei vielen äh geht es ja auch immer dadrum, was haben wir eigentlich von der Digitalisierung an dieser Stelle. Jetzt ist findet der Prozess digital statt und da versprechen sich natürlich auch viele was davon. Was zum Beispiel auch die
Dauer eines Genehmigungsverfahrens angeht. Können Sie da jetzt schon in den sowohl in der Pilotphase als jetzt auch seit
seit Januar sagen, okay, bei uns verändert sich ähm verkürzt oder verlängert sich die Zeit zwischen Antragsstellung und
Genehmigung eines Antrags oder hat sich das dadurch, dass die Prozesse natürlich weiterhin komplex sind da jetzt nicht viel verändert,
[Yvonne Rowoldt] Also ich glaube, dafür sind wir noch zu früh, weil wir ja dann auch uns das angucken müssen, dass wenn jemand
jetzt ’n Antrag gestellt hat und das nicht jetzt ’n einfacher Antrag ist, der relativ reibungslos durchläuft die gab es früher ja auch immer schon, sondern interessant wird es bei den großen Komplexen,
Vorgängen und ähm wo es zu Verzögerungen kommt, weil zum Beispiel die in der Beteiligung, wenn ich diese ganzen
Energie, Gasversorger und diese ganzen Dienstleister damit beteiligen muss und ich früher ja immer nur dieses eine, diesen einen Ordner hatte, den ich weiterschicken konnte oder diese zwei, da erhoffen wir uns natürlich in Zukunft einen möglichen Zeitgewinn.
Ist aber jetzt noch nicht für uns wirklich prüfbar, weil wir A noch nicht wirklich alle Beteiligten digital haben. B auch noch nicht diese großen Verfahren in der Art haben, dass wir sagen ja der eine ist ja nicht statistisch wirklich auswertbar.
Das wird höchstwahrscheinlich noch einige Zeit dauern. Wichtig ist aber neben den rein Statistikzwecken, also diese wirklichen knallharten Zahlen aber auch dieses die Emotion, das Feeling dabei, glaube ich und äh wir zeigen ja damit, dass wir digital sind und dass auch digital ermöglichen, dass wir uns auf der Augenhöhe der Antragsteller bewegen möchten, dass wir auch offen sind so zu arbeiten und ich habe bis jetzt nur insofern verständnisvolles Feedback bekommen, auch wenn bestimmte Sachen vielleicht mal nicht gehen oder nicht gut funktioniert haben,
Wir sind ja auf dem Weg und sammeln mit dieser ersten Version ja Erfahrung und das wird auch das Digitalisierung wird ja nicht aufhören. Also es wird ja immer weitergehen und man wird es.
Verbessern müssen und so gesehen muss ich sagen haben wir nichts, was ich jetzt an Zahlen auf den Tisch legen kann und nachweisen kann, dass wir uns da schon verbessert haben. Ich glaube aber in dem in der gemeinsamen Kommunikation funktioniert das schon sehr gut mit den Antragstellern und ähm hoffe dann auch, dass wenn wir dann so Stück für Stück auch diese Sachen,
weiter verbessern werden, weiterhin diese Digitalisierung auch in den bei anderen beteiligten mit voranbringen, dass man dann gemeinsam,
eben dieses äh genau Baugenehmigungsverfahren auch schneller umsetzen kann und wir ganz zum Schluss dann auch so eine Zahlen haben, die das nachweisen können.
[Felix Schmitt] Das kann ich natürlich verstehen, dass das jetzt nicht äh direkt auch alles vorliegt. Aber vielleicht dann eine anknüpfende Frage noch, weil sie haben jetzt natürlich
intensiv über Jahre hinweg an ähm an einem Prozess beziehungsweise an einer Dienstleistung ja auch gearbeitet.
Hat das mit ihrer Verwaltung, mit den Beteiligten auch was gemacht, hat sich da was auch
verändert, also so Sachen, die die immer wieder dann aufgeworfen werden, ist zum Beispiel so was wie Fehlerkultur, Innovation innerhalb von Verwaltung. Konnten Sie da feststellen, dass dieser Prozess der der Digitalisierung einer komplexen Dienstleistung,
in einer Verwaltung was verändert bei ihnen?
[Yvonne Rowoldt] Ja, ich glaube grundsätzlich ist es so, wenn man ein Projekt macht und die Projektbeteiligten hat, also wer mitmacht, der kann schlecht meckern, ne, der muss mitmachen und das ist glaube ich das erste hilfreichste in der Verwaltung
die Beteiligten immer dieses Berühmte mitnehmen, nicht nur da sitzen und das gesagt bekommen, sondern wir haben ja wirklich viele Runden gedreht äh um am Anfang über Prozesse zu diskutieren. Dann in der Einführung äh der E-Bau-Akte dann in auch in dem Ausspielen des Bauantrags und des eigentlichen Vorgangsraums. Das wurde immer sehr intensiv mit der Baubehörde diskutiert und mit verschiedensten Beteiligten, so dass eigentlich alle.
Weitesten Sinne mit dran beteiligt waren und ähm das ist glaube ich eine Art und Weise.
Ich denke, es ist auch in dem E-Government Gesetzen des Bundesunterländer angelegt, wo es dann heißt, Prozesse müssen vorher angeguckt werden, wovor man sie digitalisiert. Wenn man das in der Art und Weise macht.
Einfach nur ein Stück X kauft, installiert und sagt, so jetzt müsst ihr so arbeiten.
Ist das schon ein Vorteil, weil das sich in so eine Richtung Fehlerkultur entwickelt. Also ich kriege Anrufe auch von Mitarbeitern, wo es heißt, Mensch, das ist doch aber, können wir das nicht anders machen.
Ich glaube, das hätte’s vorher nicht gegeben, aber jetzt hat man eben immer gemeinsam ein Projekt gearbeitet und dann entsteht natürlich auch so was wie so eine Zusammenarbeit, ähm dass man ähm Vorschläge unterbreitet und überlegt, wie man’s besser machen kann.
[Felix Schmitt] Wir hatten ganz am Anfang schon mal gesagt, ähm die digitale Baugenehmigung bei Ihnen ist ja eine sogenannte Efa-Leistung einer für alle. Steht ja jetzt auch anderen Kommunen äh zur Nachnutzung auch zur Verfügung. Wenn sich jetzt eine Kommune das mal intensiver anschaut und sagt ja äh ist für uns sowieso natürlich, wir müssen’s ja eh irgendwann machen, ist für uns interessant ähm
Was würden Sie denn einer Kommune raten? Wie können Sie an so eine Digitalisierung auch herangehen, weil runterladen.
Hatten wir ja ganz am Anfang schon. Ähm damit ist es ja nicht gemacht. Worauf muss man denn am Anfang besonders ein Auge werfen? Was was muss man da besonders beachten?
[Yvonne Rowoldt] Ja, ganz zentral, wenn mich Kommunen anrufen. Ich frage sie dann immer, inwieweit sie mit dem Dokumentenmanagementsystem arbeiten, inwieweit sie eben eine E-Bau-Akte haben. Weil das nach außen einen Antragsformular zu bringen, ist keine große Kunst.
Dann eben diese Weiterarbeit zu organisieren und äh zentral ist eben ein Dokumentenmanagementsystem, ist diese Akte und wenn ich die nicht habe,
kann ich natürlich innerhalb von ein paar Monaten die Antragsstellung nach draußen bringen, aber werde ja innendrin hoffnungslos untergehen oder eben, ich sage dann immer, oder die kaufen sich 20 Drucker und drucken alles aus.
Das ist, glaube ich, aber nicht das Ziel der Digitalisierung. Insofern brauche ich natürlich als Allerwichtigstes immer diesen Transformationsprozess. Was habe ich vor? Wie soll die Baubehörde arbeiten? Wie wollen wir das umsetzen?
Ganz zum Schluss steht dann die Frage, ja, wie sieht das Teil da draußen aus und über welche Schnittstelle kriege ich das dann bei uns in die Behörde?
[Felix Schmitt] Glauben Sie, dass Kommunen, die jetzt sagen, okay, wir haben unsere E-Bau-Akte, haben wir schon, wir sind in der Lage, über Schnittstellen auch zu kommunizieren mit entweder mit anderen Stellen oder meinetwegen mal,
Zuerst mal intern glauben Sie, eine Verwaltung braucht dann mit zu einer Efa-Leistung auch weiterhin
zwei Jahre, um davon einen Piloten dann auch zu einer fertigen Dienstleistung zu kommen oder glauben Sie durch die Vorarbeit, die Sie da geleistet haben? Kann man da heute vielleicht doch ein bisschen schneller werden?
[Yvonne Rowoldt] Na ich glaube schon, wir haben wichtige Punkte auch erarbeitet, die man sich angucken kann, also zum Beispiel den Standardprozess und das aber auch so ein Ergebnis, als wir das im Bundesland uns angeguckt haben. Die anderen Bauaufsichtsbehörden haben im Detail unterschiedliche,
also es gibt immer so ein paar Details, die unterschiedlich sind in dem in den Prozessen. Wir haben zum Beispiel bei uns eine Registratur und die übernimmt dann auch ein paar fachliche Aufgaben, wenn es dann um das was früher das Einheften war oder das was früher das Eintüten war oder sowas, diese Geschichten haben wir so ein bisschen wieder auch ins Digitale gebracht.
Diese unterstützenden Arbeiten, damit der Bauordner sich auf seine Arbeit konzentrieren kann. Das ist teilweise in anderen Behörden Unterschiedlich. An sich die Arbeit muss ja getan werden, egal ob sie jetzt der Bauordner tut oder jemand in der Registratur.
Ich glaube das ist bei uns sichtbar, das kann man sich angucken. Daran kann man sich orientieren und dadurch schaffe ich schon einen Geschwindigkeitszuwachs.
Ob das jetzt eine Aussage von X Monaten bis zu zwei Jahren ist, ist es schwer einzuschätzen,
Ich glaube, es hilft nichts, wenn nur der Bauamtsleiter das machen möchte. Es hilft auch nichts, wenn vielleicht nur ein Landrat das machen möchte,
Es ist schon so, dass ich insgesamt dieses pushen haben muss, glaube ich. Wenn ich das owohl auf der Umsetzungsebene,
auf der Leitungsebene habe, denke ich, kriegt man das relativ zügig umgesetzt.
[Felix Schmitt] Das klingt auf jeden Fall ähm sehr sehr optimistisch. Ich hoffe, ähm äh dass andere, dass an der Stelle auch aufnehmen.
Vielleicht jetzt zum Abschluss wir haben ja festgestellt digitale Baugenehmigung war jetzt nicht der trivialste Digitalprozess, den man sich hätte vornehmen können, sondern ja in der Tat einer der gerade auf der kommunalen Ebene, einer der durchaus komplexesten. Was ist denn bei Ihnen als nächstes geplant? Gehen Sie jetzt als nächstes dann doch mal zur Hundesteuer mit Ihren Kommunen über oder gibt’s da noch irgendwas dazwischen?
[Yvonne Rowoldt] Als erstes wir arbeiten ja seit Jahren neben der Baugenehmigung auch noch an diversen anderen Projekten.
Viele haben wir aber natürlich so ein bisschen auf Halt gesetzt und haben gesagt, das bleibt, es braucht immer wieder die gleiche Infrastruktur. Lass uns erst mal Bauen fertig haben und dann setzen wir das um, sodass wir diverse sage ich mal halbfertige Projekte haben,
wo von den Prozessen her das überarbeitet wurde, wo wir ungefähr wissen, wie die Formulare aussehen sollen, teilweise Formulare auch schon vorhanden sind, sie sind einfach noch nicht online.
Um wirklich den kompletten Abschluss zu zeigen und zu sagen guck mal hier wir haben hunderte Leistungen wird jetzt eine Aufgabe sein, dass man das jetzt auch durchzieht.
Sind aber auch Teile, weil ja unsere Strategie noch vor dem OZG waren, die teilweise nicht als äh also Projekte, die teilweise gar nicht so als Leistung definiert waren.
Weil sie nicht als OZG oder leica Leistung festgelegt waren, also als konkretes Beispiel wenn man sich die Baugenehmigung anguckt als OZG guckt eben nur, das ist das vereinfachte Baugenehmigungsverfahren,
ist das normale Baugenehmigungsverfahren und danach kommt die Baubeginnsanzeige und die ist als OZG Leistung einzeln noch mal aufgeführt und da fragen wir uns dann immer und haben das natürlich auch immer in dieses Labor gespielt, ist die original mit dazugehörig oder ist es eine einzelne Leistung und da gibt es viele Leistungen davor oder auch Dinge, die ich in der Nutzerführung mir wünsche, zum Beispiel als Bauherr überhaupt erstmal eine Erfahrung zu bringen, brauche ich einen Entwurfsverfasser.
Art was ich plane oder was ich vorhabe abhängig von dem Bauvorhaben selbst und zum Vorhabens Klärung so ein Wegweiser der ist erstmal keine Leicaleistung oder keine.
Leistung im OZG Sinne, die brauche ich aber eigentlich vorher in der auf einer Webseite, um dann den Bauhelm überhaupt erstmal auf die Gedanken zu bringen, sich in Entwurfsverfassung zu suchen oder eben die ihm dann eine Antragstellung zu ermöglichen, wo er es nicht unbedingt,
brauche, also das kleine Carport am Haus oder so, aber das sind so Punkte, die die bis jetzt nicht beachtet worden und in denen hatten wir eben auch diskutiert und äh gearbeitet. Äh auch alleine zum Beispiel,
Webseite neu zu relaunchen. Auch das war ist an sich keine OZ Leistung, war aber ein großes Projekt auch für uns und ähm.
Diese Projekte, die wir da damals vorgesehen haben, möchten wir zu Ende bringen,
eben dann auch immer noch die Hoffnung, dass es vielleicht auch OZG Leistung die wir auch übernehmen dürfen.
Ja und dieses zu sortieren und zu machen, also auch immer diese Strategie anzupassen, das ist eigentlich jetzt die Herausforderung, die jetzt nach diesem
großen Bauprojekt eigentlich ansteht. Das wir haben jetzt dieses Projekt entweder online abgeschlossen und jetzt müssen wir eigentlich gucken, wie sortieren wir uns,
Das wird auch nochmal interessant werden für uns im Landkreis.
[Felix Schmitt] Das kann ich mir vorstellen. Jetzt sind sie natürlich eine der Vorreiterinnen in ganz Deutschland ja auch mit dem ersten nachnutzbaren Service im FitKo Store, weil ich
nehme jetzt mal auch mit, ihnen wird jetzt nicht langweilig werden bis Ende nächsten Jahres oder was man jetzt auch immer,
mehr zu hören bekommt, vielleicht auch noch ein paar Tage später.
Den letzten Leistungen, die dann online auch verfügbar sind. Ist auf jeden Fall sehr, sehr spannend zu sehen, wie ähm äh wie sie hier vorgegangen sind, wie sie diese Leistung entwickelt haben und ähm wie sie dann auch heute
nachgenutzt wird.
Für die vielen Informationen will ich mich ganz herzlich bei Ihnen bedanken und bin sehr gespannt, wo wir Ihre Leistung dann in den nächsten Jahren in Deutschland dann überall antreffen werden.
Ja danke auch. Vielen Dank. So, das war’s für heute. Bis zum nächsten Mal, dein Felix Schmitt.