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Podcast Folge 5: Das Verwaltungslabor in Ulm

Der Kreativraum im Verwaltungslabor Ulm

Ein Kreativraum, ein Verwaltungslabor. Das alles passt gedanklich überhaupt nicht zu dem Bild der verstaubten, öffentlichen Verwaltung. Ich habe mit der Projektleiterin Sabrina Richter aus der Geschäftsstelle der Digitalen Agenda Ulm darüber gesprochen, wie aus Silos Teams und aus BeamtInnen Innovatoren werden können. 

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Transkript

[Felix Schmitt] Kommunale Digitalisierung, der Podcast mit Felix Schmidt.
Herzlich willkommen zu Folge fünf meines Podcasts zur kommunalen Digitalisierung.
Mein Name ist Felix Schmitt. Ich bin dein Moderator und Begleiter auf dem Weg in die kommunale Digitalisierung.
Im Mai 2020 hat die Stadt Ulm inmitten der Hochzeit der Coronapandemie einen Kreativraum in ihrem Verwaltungslabor eröffnet.
Ulm konnte so in den letzten Jahren immer mal wieder auch mit Innovation in der kommunalen Digitalisierung auf sich aufmerksam machen. Daher wollte ich jetzt auch mehr darüber erfahren, was genau in einem Kreativraum
innerhalb eines Verwaltungslabors vor sich geht
Diese Fragen widmen mir heute die Projektleiterin Sabrina Richter beantworten. Sie ist seit drei Jahren bei der Stadt Ulm und arbeitet heute in der kommunalen Geschäftsstelle der digitalen Agenda Ulm.
Hallo Frau Richter.
[Sabrina Richter] Hallo Herr Schmitt. 
 
[Felix Schmitt] Ich grüße Sie Frau Richter, freut mich äh dass Sie da sind. 
 
[Sabrina Richter] Vielen Dank für die Einladung.
[Felix Schmitt] Ja, sehr gerne. Ähm Frau Richter, Sie bringen meine Fantasie aber ganz schön durcheinander mit dem, was Sie machen. Ein ein Labor, ein Kreativraum, wie darf ich mir das alles vorstellen? Sprechen Sie mit mir in einem weißen Kittel, umgeben mit äh irgendwelchen chemischen Instrumenten und stehen in einem Raum mit ganz viel Unter Farbe an den Wänden? 
 
[Sabrina Richter] Nee, so ist es nicht. Von daher auch extra der äh oder der Hauptname Kreativraum um es eben ein bisschen von dieser weißen Kette Labor-Atmosphäre abzubringen, sondern ähm tatsächlich eher den den physischen Raum äh, den Kreativraum, ein bisschen kreative Gedanken, ein paar andere Gedanken, wie man die vielleicht sonst in der Verwaltung oder die Vorstellung in der Verwaltung hat äh ja in den Vordergrund zu stellen. [Felix Schmitt] Ja, das klingt sehr spannend. Da wollen wir nachher auch mal ganz intensiv drauf eingehen, was bei ihnen alles stattfindet und was sie mit dem, Labor mit dem Verwaltungslabor und dem Kreativraum auch anfangen möchten aber fangen wir vielleicht mal ganz vorne an. Ähm, den den äh das Verwaltungslabor gibt es jetzt seit diesem Jahr, aber ich nehme mal an, die Vorgeschichte ist natürlich, ein bisschen länger als nur Mai 20 20. Was waren denn so damals die die größten Herausforderungen für die Stadt Ulm, als es so zum ersten Mal in der Verwaltung da drum ging, sich mit Digitalisierung auseinanderzusetzen? [Sabrina Richter] Ähm ja also ähm Digitalisierung äh ist ja schon also in Ulm schon lange ein Thema oder eins der der Kernthemen ja auch bei uns jetzt konkret auch bezogen auf den Kreativraum, hat das Ganze natürlich angefangen mit dem ähm, Zukunft Stadt Ulm 2030, was ja auch ein Projekt ist, ähm das schon seit 2015 eigentlich auch läuft, ähm was ein ähm Wettbewerb war vom oder ist vom ähm BMWF und ähm wir da jetzt eben in einer der Phasen sind, wo wir gesagt haben, okay äh auch bezogen auf die Verwaltung ähm. Möchten wir uns da weiter mit Digitalisierung auseinandersetzen und ähm grade so dieses bekannte Silo-Denken, was man immer ja auch in den Verwaltungen hat und was auch in Ulm einfach äh gibt ähm aufzubrechen und ähm. [Felix Schmitt] Ja, Sorry äh wollte sie an der Stelle nicht unterbrechen. Ähm ich wollte nur noch eine Frage an dieser Stelle auch direkt reinwerfen. Ähm sie hatten ja vorhin gesagt, sie haben sich 2015 für den Wettbewerb Zukunftsstadt, ihr auch beworben. Was waren denn damals so die ausschlaggebenden Gründe dafür, dass die Stadt sich dazu entschlossen hat? Ähm.
[Sabrina Richter] Ich muss sagen, das war auch schon äh so lange bin ich selbst noch gar nicht bei der Stadt Ulm und äh habe da die ganz empfänglichen Zeiten auch natürlich gar nicht mitzu, also nicht direkt mitbekommen, ähm aber natürlich ist es ähm ein Thema ähm, wo man sich irgendwo auseinandersetzen muss und weil man ähm glaube ich auch gemerkt hat, okay es ist einfach ein wichtiges Thema, diese Digitalisierung geht auch irgendwie nicht mehr weg. Ähm glaube ich machen, was man will. Sie ist da und ähm sich da auch frühzeitig mit auseinanderzusetzen, was bedeutet das, was kann man machen, was kann man aber auch ähm äh Also was. Kann man auch den Bürgerinnen und Bürgern irgendwo bieten ähm in der Stadt ähm sich mit den Themen auseinanderzusetzen, ähm frühzeitig zu schauen, wo soll es hingehen, ist, glaube ich, extrem wichtig. [Felix Schmitt] Ich habe jetzt gelesen, Sie sind jetzt seit drei Jahren bei der Stadt Ulm, Was haben Sie denn in in der Zeit jetzt jetzt schon erlebt mit mit welchen konkreten Herausforderungen ähm man sich im Bereich der Digitalisierung denn auseinandersetzen, möchte. Also ihr habt vorhin das Silo denken in der Verwaltung schon erwähnt, äh aber da gibt’s ja bestimmt noch mehr Punkte. [Sabrina Richter] Ähm ja genau, also es geht ähm oder beziehungsweise ich selber ähm. In der Geschäftsstelle digitale Agenda und, Bei uns geht’s eben sehr stark dadrum ähm zu gucken ähm wo soll es irgendwo auch hingehen, also so ein bisschen die Ideenschmiede für die Stadt zu sein, ähm für die digitalen Strategien, für den digitalen Wandel ähm. Digitale Lösungen zu erproben und tatsächlich mal auszutesten ähm und das auch in eben in unseren Projekten auszutesten und ähm wir wollen einfach schauen ähm welchen digitalen Mehrwert wir für den für den Alltag bei den Bürgerinnen und Bürgern einfach bieten können oder was gibt es da für Mittel? Ähm was gibt’s für Technologien? Ähm welche kann man einsetzen? Welche bringen wirklichen Mehrwert? Welche nicht? Ähm. Ich glaube, da gibt es ähm ja ganz viele technische Möglichkeiten, aber da auch wirklich zu gucken, ähm, Was macht auch Sinn und da muss man auch, glaube ich, selber als ähm, Verwaltung ähm schauen, ähm was kann man machen, was kann man einsetzen ähm. Wie sieht es aus und auch selber erstmal auch viel lernen.
[Felix Schmitt] Und Sie haben sich ja mit äh mit dem Konzept der Zukunftsstadt 230 so Leitplanken würde ich’s vielleicht mal formulieren. Korrigieren Sie mich bitte, wenn ich da falsch liege. Es hat Leitplanken gesetzt. Ähm. Was wie kann ich mir das vorstellen? Also was für Ziele äh verbergen sich denn hinter der Zukunftsstadt 2030 in Ulm?
[Sabrina Richter] Ja genau, also wir haben gesagt, wir wollen quasi die oder das Ziel der Zukunft statt, dass erstmal so eine nachhaltige, digitale Stadtentwicklung äh mit Bürgerinnen und Bürgern zu gestalten. Ähm das heißt zu schauen, wie kann man ähm. Ressourcen effiziente, digitale Technik so einsetzen. Ähm bei uns geht’s eben viel dadrum, ähm um das Thema LoRaWan auch zum Beispiel. Von daher steht die äh die Zukunftsstadt ja auch unter dem Motto ähm Nachhaltigkeit digital mitgestalten, Internet der Dinge für alle. In der Zukunft statt ähm arbeiten wir ja konkret in ähm insgesamt äh fünf Themenfeldern, das ist Alter / Gesundheit, Bildung, Mobilität, Verwaltung und auch Kommunikation ähm wo wir halt ähm verschiedene. Uns mit verschiedenen Fragestellungen beschäftigen. Also bei Alter / Gesundheit zum Beispiel ähm wie kann ich länger selbstständig ähm zu Hause wohnen bleiben. Ähm und das Ganze. Sind einfach Themen, die auch zusammen mit der Bürgerschaft entwickelt wurden, also die Zukunftstadt, ähm das Zukunftsstadtprojekt ist sehr also es hat, ist partizipativ, das heißt äh es wurde von Anfang an ähm in vielen Workshops zusammen mit Bürgerinnen und Bürgern äh mit der Verwaltung, mit der Wirtschaft, mit der Wissenschaft zusammengearbeitet, ähm geschaut, ähm. Was sind Themen, die äh die Leute beschäftigt ähm Was ist denen wichtig und dadrauf abgestimmt dann eben immer konkreter zu werden und ähm Prototypen zu entwickeln und jetzt eben in diesen ähm verschiedenen Fragestellungen ähm weitere ähm ja Lösungen zu finden. [Felix Schmitt] Klingt ja jetzt nach einem ordentlichen Aufriss, den die Stadt da ja auch betrieben hat. Fangen wir da vielleicht mal ganz vorne an. Sie hatten vorhin gesagt, sie haben eine ganze Reihe auch an Beteiligungs ähm Konzepten auf die Straße oder in die Stadt gebracht. Wie haben Sie das bei sich vor Ort umgesetzt? Also wie konkret haben Sie die Bürgerinnen und Bürger, Unternehmen, Hochschulen? Äh wie haben Sie die in Ulm beteiligt? Ganz konkret und was für Ergebnisse haben Sie da auch herausbekommen? [Sabrina Richter] Also das war so in der ersten und zweiten Phase vor allem in der Zukunft statt, ähm wo eben, öffentliche Workshops ähm quasi stattgefunden haben, wozu eingeladen wurde, ähm wo gemeinsam ähm diskutiert wurde ähm. Es wurden ähm auch größere Bürgerwerkstätten gemacht, die wir zum Beispiel an zwei Tagen durchgeführt hatten, wo wir ganz verschiedene Themen äh Tische hatten ähm wo wirklich gemeinsam ähm diskutiert wurde, ähm Themen ähm definiert wurden ähm um da also auch ein bisschen rauszufinden, was. Äh was brennt irgendwo oder was sind so die die Lagerfeuer quasi, über was wird gesprochen? Was interessiert ähm, Die Bürgerinnen und Bürger oder eben die ähm die Wirtschaft, die Wissenschaft, ähm was es für die interessant und ähm worum wird es gehen einfach.
[Felix Schmitt] Und was hat gebrannt bei den Leuten unter den Nägeln? 
 
[Sabrina Richter] Ja, das sind jetzt letztendlich die Themen, die ähm wir jetzt sozusagen in der dritten Phase äh behandeln. Also da ging’s jetzt zum Beispiel eben da drum ähm. Wie ich ähm länger selbstständig zu Hause wohnen bleiben kann und welche digitalen Möglichkeiten oder welche digitalen Techniken gibt es denn zum Beispiel ähm die mir ermöglichen ähm, länger zu Hause zu bleiben, ähm die mich dort im Alltag unterstützen können. Ähm wir haben ja dann noch das äh Thema Bildung, ähm wo. Sozusagen der der Wunsch aufkam und der Gedanke, ähm. Menschen quasi mit in die digitale Welt zu nehmen, also grade ähm bei den bei den älteren Menschen, ähm die vielleicht auch teilweise Hemmnisse haben, ähm, vor dem Digitalen, weil’s irgendwie was was ist, was man nicht so kennt. Ähm wie kann ich quasi ähm Leute mitnehmen in die Digitalisierung, ohne dass sie Angst haben und ähm sozusagen die Digitalisierung von unten mit aufbauen, die Leute eben zu befähigen. Also es muss, keiner wissen, wie das alles technisch funktioniert und man muss keine großen ähm. Technische Ahnung dann letztendlich haben, aber vielleicht so ein gewisses Bauchgefühl, das eine ist gut, das andere ist vielleicht weniger gut, das kann mir helfen. Ähm, da so ein ähm ja so eine Befähigung zu haben auch ähm dass die Leute ähm oder die Bürgerinnen und Bürger wissen, manche Techniken vielleicht auch einzuschätzen. 
 
[Felix Schmitt] Sie haben jetzt schon zweimal ähm das Thema, genannt, äh er auch ältere Leute davon zu überzeugen, dass sie von der Digitalisierung auch profitieren können. Ich kann mir vorstellen, es ist gerade bei bei so einer Zielgruppe, das jetzt nicht despektierlich gemeint an der Stelle dass man bei diesen Leuten wahrscheinlich mit ’ner guten PowerPoint-Präsentation wahrscheinlich nicht sehr weit kommt, sondern dass man da viel mehr mit Haptik auch arbeiten sollte. Wie wie bereiten Sie denn grade solche Themen, wie zum Beispiel länger zu Hause leben durch, Digitalisierung, wie bereiten Sie so was auf, damit das die Menschen auch verstehen und vielleicht auch für sich selber auch ein Stück weit adaptieren können.
[Sabrina Richter] Es ist die Frage, wo überhaupt also ob man überhaupt irgendwo äh egal welchen Alters jemanden mit einer nur guten PowerPoint-Präsentation überzeugen kann. Aber ähm in dem Fall ist es gerade so, dass wir äh einfach versuchen die Sachen irgendwo erlebbar zu machen also in dem Falle ähm, ist es zum Beispiel so, dass ähm grade eine eine Musterwohnung eben aufgebaut wird. Ähm wir arbeiten ja da in also in allen Themenfeldern, auch Kreativraum dann ähm mit mit wissenschaftlichen Begleitungen zusammen, Partnern zusammen und ähm da wird eben eine Musterwohnung aufgebaut, wo man dann auch sich anschauen kann, was heißt das denn? Wie sieht es aus ähm wie ist es dann, auch mal auszuprobieren ähm und das glaube ich einfach auch äh sichtbar zu machen.
[Felix Schmitt] Was finde ich in in so einer Musterwohnung? Was sind das so so technische Gimmicks, die man die man da vielleicht dann auch ähm hineingebaut hat? 
 
[Sabrina Richter] Ähm also die Wohnung an sich wird quasi gerade aufgebaut. Ähm da läuft auch derzeit ähm, Wettbewerb auch, ähm wo es eben darum geht, auch die verschiedenen ähm Techniken eben ähm. Oder verschiedene Techniken quasi kennenzulernen ähm über ob das jetzt Unternehmen sind, ob das Startups sind, ähm die da auch ähm sich quasi melden können, mitmachen können und da wird dann so das folgt jetzt dann auch noch in der in der Zukunft. Wir haben ja noch ein bisschen Zeit in unserem Projekt.
[Felix Schmitt] Das stimmt. Ähm Sie haben vorhin gesagt, aus der Zukunftsstadt 2030 ist ja dann auch eine ein ein Digitalisierungskonzept entstanden der Stadt. Ähm Nachhaltigkeit digital gestalten, Internet der Dinge für alle. Ist ja mit dem Schlagwort Internet der Dinge ja auch schon mal wieder so ein ein der, der der öffentlichen Digitalisierung ja auch gefallen. Was verbirgt sich denn hinter diesem Digitalisierungskonzept in Ulm. [Sabrina Richter] Also das ähm das ist quasi das Motto, unter dem die ähm unser Projekt Zukunftsstadt 230 steht. Ähm. Mit Internet der Dinge für alle ist es eben so, dass in Ulm gibt’s ja ähm einen sehr gut. Ausgeprägtes LoRaWan-Netz und ähm von daher schauen wir eben ähm wie wir diese ähm Technologie auch in den verschiedenen ähm Themenfeldern bei uns einbringen können. Wir die Technologie nutzen können ähm. Ja auch Mehrwert rauszuziehen, ähm ob’s jetzt zum Beispiel in dem Bereich Mobilität ist, wo es wo ähm wir schauen, wie können wir über LoRaWan Mobilitätsdaten zum Beispiel erheben ähm und da, wie kann man diese Daten dann auswerten, wie kann man auch diese Daten dann zum Beispiel nutzen um ähm. Stadtplanung zu machen, ähm dass ich auch sagen kann ähm oder im konkreten Fall, arbeiten wie im Bereich Mobilität äh in Zukunft Stadtprojekt da dran, dass ein, Fahrradständer mit Sensoren ausgestattet werden soll, ähm der die Belegung von einem Fahrradständer misst. Kann man natürlich erstmal sagen, okay, dann weiß ich äh wie viel Fahrrad äh Fahrräder in diesem Fahrradständer stehen, das ist jetzt, sich überlegen, ob das weltbewegend ist oder nicht, aber ähm trotzdem kann ich sagen, wenn’s darum geht, in die Stadtplanung zu gehen und zu überlegen, wo brauche ich Fahrradständer, kann ich sagen OK ich stelle diesen Fahrradständer mit diesen Sensoren um, an einem Standpunkt hin und kann gucken ähm ist da wirklich ein Bedarf da oder nicht? Ähm ansonsten ist es vielleicht wo, passt sehr gut hin, ähm wo es Platz oder ähm Wer hat vielleicht am lautesten geschrien. Ähm ich, da unbedingt einen Fahrradständer, aber es ist tatsächlich einfach nur das ähm das Bedürfnis von einer einzelnen Person oder ist äh das wirklich ein ein Bedürfnis von ganz vielen Personen und dann macht’s natürlich auch Sinn dort äh einen Fahrradständer zum Beispiel hinzustellen und da dann eben mit diesen Daten zu arbeiten ähm, Und diese Technologien dann für diese Zwecke auch zu nutzen. [Felix Schmitt] Und ich glaube Daten, datengestützte Stadtentwicklung oder auch datengetriebene Stadtentwicklung. Davon versprechen sich ja ganz viele Städte ja auch wirklich was. Da haben sie ja jetzt auch schon, sehr eindrücklich beschrieben, wie das auch im Einzelfall ja auch aussehen kann Haben Sie denn schon äh Beispiele? Also war das jetzt mit diesem Fahrrad zum Beispiel? Ist das ein konkreter äh, Case den sie in in Ulm jetzt auch schon haben und gibt’s da auch noch weitere Sachen, die sie schon fix geplant haben oder die auch schon umgesetzt wurden. [Sabrina Richter] Also der Fahrradständer ist quasi aktuell ein Prototyp, der getestet wird. Ähm der aktuell noch ähm bei der bei der Hochschule in Ulm steht und ähm. Da erste Testdaten ähm zusammen oder ja auswertet und ähm Planung ist, denen dann hoffentlich bald irgendwie gegen Herbst dann auch äh ins, in die Stadt tatsächlich reinzustellen und da auch ähm Erfahrungen einfach zu sammeln ähm, Und ansonsten ja sind wir schon auch ähm, versuchen wir immer wieder auch Neues auszuprobieren ähm und zu testen ähm welche Sensoren man sonst noch einsetzen kann. Ähm wir haben dafür zum Beispiel auch aktuell einen einen LoRaPark aufgebaut. Ähm. An dem einfach mal. Auch verschiedene Sensoren ausgetestet werden sollen. Da sind äh Sensoren derzeit zum Beispiel für Wassertemperatur, Tour, für Bodenfeuchte, ähm eine Wetterstation, ähm die über LoRaWan betrieben werden, darum dann natürlich auch für eine Stadtverwaltung geht zu lernen okay wie gehe ich mit diesen Daten um ähm. Was kann man vielleicht rauslesen, was kann man nicht rauslesen? Ähm das ist glaube ich auch immer. Gar nicht so einfach, wie man sich das vielleicht vorstellt. Ähm, welche was sind dann tatsächlich irgendwelche Grenzwerte, wie sage ich ähm wie werden diese Daten interpretiert oder auch nicht und ähm. Von daher gibt’s da auch glaube ich viel selber auch erstmal drum zu lernen.
[Felix Schmitt] Mhm und wird so ein ein Sensor zur Messung der Bodenfeuchte. An welcher Stelle in der Stadt bringt der einen Mehrwert. Was versprechen Sie sich zum Beispiel von so einer Messung. Und an an welcher Stelle in der Stadt könnte man da überhaupt sinnvollerweise eine Bodenfeuchte messen.
[Sabrina Richter] Genau und bei uns ist es jetzt zum Beispiel so, dass wir die Bodenfeuchte an allen Baum messen. Ähm. Wenn man das dann natürlich ähm schaut, okay, das ist jetzt der eine Baum, aber wenn ich das dann natürlich auf die ganze Stadt irgendwie auslege, ähm das natürlich nochmal ganz andere Dimensionen, wenn ich ähm weiß, ich kann damit vielleicht viel Ressourcen ähm effizienter dann ähm meine meine Bäume gießen und kann auch ähm bedarfsgerecht meine Bäume gießen und ähm kann damit dann vielleicht Wasser einsparen und ähm. Oder eben Ihnen auch ähm Wasser geben, wenn Sie dann einfach ähm das Wasser auch benötigen.
[Felix Schmitt] Mhm. Das heißt so ein Stück weit auch schon wieder Klimafolgenwandel, Klimawandel folgen, so rum ist es, glaube ich, richtig. Ähm äh hier ein ein entsprechendes Thema.
[Sabrina Richter] Also ja das äh kommt da auf jeden Fall mit dazu.
[Felix Schmitt] Wir haben jetzt ganz viel drüber gesprochen, wie’s draußen in der Stadt aussieht, also was man draußen auf der Straße äh oder im im öffentlichen Raum auch einsetzen kann, ähm aber der der das Verwaltungslabor, und der Kreativraum beschäftigen sich ja wahrscheinlich ja auch viel mit Verwaltungsarbeit ja auch an sich. Ähm kommen wir doch mal auf den Teilbereich zu sprechen. Ich nehme an, das online Zugangsgesetz wird ja wahrscheinlich auch ein, Thema dieses ihrer Bemühung an der Stelle sein, aber ich will da jetzt auch gar nicht vorgreifen. Was waren denn die Ziele, die sie sich gesetzt hatten, als, irgendwann die Stadt gesagt hat, so wir machen jetzt mal ein Verwaltungslabor.
[Sabrina Richter] Ähm ja also wie sie schon richtig gesagt haben, wir machen ähm wir oder auch als als digitale Agenda ähm sind wir natürlich sehr danach gerichtet ähm auch nach außen zu schauen. Ähm. Richtung ähm digitaler Stadtentwicklung eben zu schauen, aber Natürlich braucht man auch den den internen Teil und wir können das natürlich auch nicht alles irgendwie alleine machen, sondern man ist natürlich auch auf die gesamte Stadtverwaltung angewiesen, weil Digitalisierung in dem Sinne ja auch einfach ein Querschnittsthema ist, ähm wo man ähm was man nicht alleine machen kann. Ähm da kommt man, glaube ich, nicht weit. Von daher ähm war da einfach die die Überlegung da, okay. Die Themen irgendwo auch in die Verwaltung reinzutragen und ähm. So ein bisschen diesen berühmt berüchtigten Kulturwandel auch anzustoßen, dass man sich eben auch mal mit neuen Themen auseinandersetzt, dass man ähm schaut wie ähm wie gehe ich jetzt mit mit äh Sensordaten um, mit denen ich ja vorher wahrscheinlich nicht ganz so viel zu tun hatte, ähm was was braucht es denn dafür ähm. Muss da alles beteiligt werden ähm und das irgendwo mal unter einen Hut zu bekommen und da mal vielleicht ein paar andere Arbeitsmethoden auszuprobieren, offenen Ansatz ähm, ja zu wählen und irgendwo auch diese interdisziplinäre Zusammenarbeit zwischen diesen Abteilungen zu stärken, was dann wieder auf diesen ähm, Dieses Silo denken, bisschen anspielt, da einfach das aufzubrechen und bereichsübergreifend einfach zu arbeiten.
[Felix Schmitt] Auf was für ein Feedback bei ihren Kolleginnen und Kollegen stoßen sie, wenn wenn sie jetzt sagen, so ich ich komme übrigens ausm Kreativraum und du Sachbearbeiter, du hast doch Jahre in fast schon 15 Jahre hier gearbeitet, du weißt genau wie der Hase läuft, aber jetzt komm doch mal zu mir, in den Kreativraum und äh dann stellen wir deine Arbeit auf den Kopf, Ist das so ganz falsch, wie ich das jetzt gerade beschrieben habe oder wie treten die Kolleginnen und Kollegen, aus der Stadtverwaltung dagegenüber dem der ihnen und dem dem Kreativraum auch. [Sabrina Richter] Ich glaube hinzugehen und zu sagen so. Das gefällt uns jetzt nicht, ist, glaube ich, nicht so der passendste Ansatz und ist auch auf gar keinen Fall das, was wir wollen. Ähm. Mit dem Kreativraum, sondern ähm es geht. So ein bisschen dadrum ähm diesen diesen Raum für Interaktion zu schaffen, den Raum für Dialog zu schaffen und ähm sich auszutauschen und voneinander zu lernen, ist glaube ich äh ganz entscheidend ähm und, Da stößt man glaube ich auch auf ganz offene Ohren, weil ähm wenn. Schon alles wunderbar laufen würde, weiß ich nicht, ob man das dann bräuchte, vielleicht wär’s dann auch super, aber ähm. Jeder hat ja irgendwo was, wo man sagt, so, ja, da könnte man vielleicht was besser machen oder warum läuft das denn so, wie’s so läuft und ähm von daher glaube ich äh schon die Bereitschaft da auf jeden Fall zu sagen, okay ähm wenn’s da jetzt ähm was gibt, wo wir ähm uns auch mal mit so Sachen auseinandersetzen können. Ist es schon positiv. 
 
[Felix Schmitt] Sie haben jetzt im im Mai diesen Jahres ja damit losgelegt, wenn ich das richtig, grade noch im Kopf habe. Ähm sie wurden ja dann direkt auch wieder ausgebremst von einer globalen Pandemie. Deswegen nehme ich an, so richtig viel im Labor oder im Kreativraum konnten sie ja wahrscheinlich bisher noch nicht machen, Wie haben Sie denn da drauf reagiert, dass also physisches Vorort arbeiten jetzt plötzlich eben dann doch nicht möglich war nach wahrscheinlicher einer ganz ordentlichen Vorbereitungszeit.
[Sabrina Richter] Äh ja also klar äh haben, Ist natürlich ein bisschen anders vorgestellt und auch äh viel am am Raum selber irgendwo ähm gearbeitet oder uns Gedanken dazu gemacht ähm was dann natürlich irgendwo. Nicht ganz so zum Einsatz kam und wir uns dann natürlich genauso auch erstmal umstellen mussten und anpassen mussten und gesagt haben, okay, äh wenn’s halt jetzt nicht im im, physischen Raum geht und wir uns nicht ähm so treffen können, dann machen wir das Ganze jetzt online und von daher haben wir die Sachen ähm. Die wir dann schon geplant hatten, also grad die Eröffnung auch selber ähm. Online stattfinden lassen und geschaut ähm wie können wie schaffen wir es, einen Workshop auch ähm, so zu gestalten, dass wir vielleicht nicht nur einen Vortrag haben, sondern ähm wie können wir auch ähm zusammenarbeiten, ähm haben das dann über einen Videokonferenztool gemacht und hatten dann noch ähm. Ein weiteres Tool, ähm mit dabei, ähm wo man dann auch sozusagen äh online ähm ja abstimmen konnte, wo man ähm Infos schreiben konnte, wo man Meinungen schreiben konnte, wie so der äh virtuelle Post-it. Ähm und das wurde auch wirklich gut angenommen und es hat auch. Finde ich erstaunlich gut funktioniert und war da sehr positiv überrascht, dass da dann auch die die Offenheit dazu bestand ähm da mitzumachen, sich drauf einzulassen, das Ganze auch online stattfinden zu lassen. [Felix Schmitt] Zu welchen Themen konnten Sie sich da jetzt ähm in den in den letzten Wochen ähm jetzt bereits auch schon austauschen? Was waren da so die die Toppics, die, in den Mittelpunkt gestellt hatten.
[Sabrina Richter] Also wir hatten ähm bei der Eröffnung ging’s hauptsächlich auch erst mal darum, den Kreativraum sozusagen vorzustellen und zu sagen, was ist das? Was haben wir uns dafür Gedanken drüber gemacht, was wollen wir mit dem Raum und ähm dann aber auch genauso ähm nochmal die, Meinungen oder die Ideen auch ähm von den Kollegen und Kolleginnen einzuholen ähm weil wenn wir natürlich drüber sprechen, wir möchten das gerne irgendwie alles gemeinsam machen und unsere partizipativ laufen und ähm es ist, finde ich auch genau so wichtig zu sagen, okay, was was sind denn die Erwartungen ähm von den Kollegen und Kolleginnen an diesem Raum? Was wünschen sie sich? Wie stellen sie sich das vor? Wie wollen sie in diesem Raum arbeiten, weil ich glaube, das ist einfach irgendwo, auch wichtig ähm. Damit irgendwo auch eine eine Akzeptanz dafür da ist, dass man das auch mit selbst gestalten kann. Von daher, da haben wir uns natürlich mit beschäftigt und dann ähm, zu Beginn erstmal auch einfach so ein paar kleinere Themen, ähm mit denen wir uns dann auseinandergesetzt hatten. Wir hatten dann, so ein bisschen nach dem Format von der Verwaltung für die Verwaltung ähm noch mit da mit der IT-Abteilung zusammengetan und hatten einen kleinen Workshop zum Thema Service-Buffet und den Universalprozessen gemacht, die es ja dann auch äh neu gab. Ähm wo man dann einfach auch die verschiedenen Abteilungen oder Fachbereiche, die ja auch davon betroffen sind, von den Universalprozessen ähm zusammen eingeladen und einfach mal zu gemeinsam vorgestellt. Ähm was ist das jetzt? Äh was kann man damit machen? Was bringt es? Und dann einfach auch mal gemeinsam ähm, fachbereichsübergreifend einfach in den Austausch zu gehen, ähm verschiedene Erfahrungen mal auszutauschen, was läuft gut, was läuft vielleicht nicht so gut ähm. Ich glaube, das ist einfach schon sehr wertvoll, einfach mal gemeinsam drüber zu sprechen. [Felix Schmitt] Sie hatten vorhin auch erwähnt, sie sind mal mit den mit den Mitarbeitern, die konnten auch. Grundsätzlich sich zu diesem Raum und zu dieser Idee auch auch äußern und haben da mit Sicherheit ja auch Feedback gegeben Wie stellen sich denn die Kolleginnen und Kollegen vor? Was was sagen die denn? Ähm wie ein ein eine solche Einrichtung, ähm die die Arbeit in der Stadtverwaltung auch beeinflussen kann. Haben Sie da ähm haben die da auch sehr konkrete Erwartungshaltungen, vielleicht doch Befürchtungen geäußert.
[Sabrina Richter] Hm ich glaube eine Erwartung ist tatsächlich, dass dann auch also. Das ist auch nicht nur was ist, wo geredet wird oder wo wir vielleicht irgendwie schön ein paar Post-its an Wände kleben, sondern wo dann tatsächlich auch was bei rauskommt, Das ist glaube ich schon so ein Hauptthema, wo man sagt, okay ähm wenn wir auch da die Zeit rein investieren, ähm was natürlich also ähm auch genauso. Anspruch auch ist, dass man hinten, also dass man letztendlich auch irgendwo Veränderungen sieht und dass man was merkt, äh dass es Veränderungen auch gibt oder positive Veränderungen. [Felix Schmitt] Mhm. Und. Was haben Sie denn jetzt schon in der äh jetzt in der Pipeline mal sich vorgestellt, welche Punkte möchten Sie denn jetzt in der in der nächsten Zeit auch angehen? Also welchen äh, konkreten Nutzen möchten Sie denn mit diesem Raum ähm auch erzeugen oder ist das eher so in einem in so einem Allgemeinen ähm äh Rahmen, bisher, sodass sie sagen, okay, wir haben jetzt diesen Raum, wir arbeiten auch damit.
[Sabrina Richter] Wir lassen uns ähm weil wir jetzt noch ganz am Anfang stehen eher noch mal so ein bisschen treiben und schauen mal wohin wir dann kommen oder ist das so ein schon so ein handfester Zeitplan mit konkreten Zielen? Auch ähm erreicht werden sollen. Ähm ich mich würde sagen, das ist so ein bisschen was von beidem. Ähm also einmal ähm gibt es natürlich auch Themen ähm die jetzt zum Beispiel auch aus ähm aus der Zukunftsstadt herauskommen wo wir sagen, okay, die und die Themen möchten wir gerne auch von uns aus einfach antreiben, also, zum Beispiel das Thema ähm Bürgerbeteiligung ist, ob das äh, sind zu ähm Open Data oder ähm eben das Internet der Dinge, Wissensmanagement, also einfach gewisse Themen, die von uns aus natürlich kommen und wo wir von uns selber sagen, okay, dazu möchten oder dazu bieten wir ähm, Workshops oder Veranstaltungen an, aber auch genauso sind wir offen ähm für die Themen, die sozusagen so reinkommen, reinflattern oder wo ähm Bedürfnisse entstehen ähm. Das war ähm zum Beispiel so bin ich auch gerade mit der mit der ähm Abteilung Soziales dabei. Da kam ähm von denen der Wunsch einfach auf ähm Digitalisierungs-Workshops durchzuführen mit den verschiedenen Fachkoordinatoren ähm, mal zu schauen, okay wie kann diese Abteilung als Bereich selber auch, voranschreiten im Bereich der Digitalisierung. Was gibt’s da für Möglichkeiten? Was bringt Nutzen? Und ähm, Von daher haben wir uns dann ähm zusammengesetzt und einfach ein Format entwickelt. Ähm. Um da erstmal ja kennenzulernen, was sind vielleicht Probleme, äh Herausforderungen einmal auf Seiten der Mitarbeitenden, aber auch genauso sich mal in die Klienten äh sich reinzuversetzen und ähm zu schauen, wie sieht das denn von dieser Sichtweise aus? Daraus wird jetzt nach und nach quasi entwickelt ähm. Ja welche Lösungen oder Ideen dann eben auch umgesetzt werden können.
[Felix Schmitt] Also stelle ich mir das so vor, so wie so eine Art Prozessmanagement an der Stelle, dass also die die Abläufe, die klassischerweise zwischen Klient und Verwaltung, aber auch innerhalb der Verwaltung stattfinden, dass die. Mehr oder weniger jetzt mal äh aufn Kopf gestellt werden, durchgecheckt werden, ähm wo sind vielleicht Optimierungsmöglichkeiten? Wo können wir vielleicht auch bürgerfreundlicher werden? Ähm stelle ich mir das so richtig vor oder habe ich da jetzt grad ein ganz falsches Bild vor Augen?
 
[Sabrina Richter] Also ich würde schon sagen, dass es eigentlich ganz ganz passend ist ähm und.
Also es kommt halt immer wirklich so ein bisschen drauf an, was. Was auch so ähm. wenn es jetzt von der also quasi von der Verwaltungsseite direkt kommt, was da vielleicht die ähm die Fragestellung ist oder mit welchem Thema sie kommen. Aber grundsätzlich geht’s natürlich schon so zu gucken, okay ähm wie können wir vielleicht ähm Prozesse effizienter gestalten, ähm wie können wir auch ähm nutzerorientierter werden ähm einmal natürlich. Innerhalb der Verwaltung, aber auch genauso ähm für die Bürgerinnen und Bürger. [Felix Schmitt] Mit diesem ähm Verwaltungslabor im Kreativraum haben sie ja einen Bereich abgedeckt, glaube ich, in ganz, ganz vielen Verwaltungen als Problemstellung oder ich nenn’s mal ein bisschen neutraler Herausforderungen, ja auch identifiziert ist, das ist nämlich irgendwie dieses Innovationsmanagement. In einer Verwaltung äh zu organisieren, Was würden Sie denn anderen Verwaltungen, egal ob jetzt groß oder klein, was würden Sie denen empfehlen, wenn die grade vor dieser Situation, vor dieser Herausforderung stehen, wie lässt sich so ein Prozess, moderieren oder wie lässt er sich insgesamt organisieren, ohne dass man Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erst einmal vor den Kopf stößt, sondern sie mitnimmt und auch die Kompetenzen, die ja da sind. Die auch in in so einen Transformationsprozess auch, mit aufnimmt. Was für Erfahrungen haben Sie da, welche ähm welche äh Ideen, ähm welche Ratschläge können Sie da auch anderen Kommunen auch geben. [Sabrina Richter] Glaube erst mal vorab gibt’s dazu keine Musterlösung oder wenn wäre ich auch sehr froh, wenn ich noch eine bekomme. Ähm. Ich glaube, es geht erst mal auch da drum, wirklich viel selber einfach mal auszuprobieren, auszutesten und selber zu lernen und ähm dann einfach auch die Kollegen und Kolleginnen einfach mitzunehmen und zu kommunizieren ähm. Und es auch einfach auch so darzustellen und zu zu sagen an an was man irgendwo arbeitet. Ähm, was passieren soll ähm und da die Leute einfach mitnehmen. Nicht, dass es so eine dass irgendwie so eine so eine Ungewissheit entsteht, hä, was machen die denn jetzt da? Ähm, was denken die sich jetzt schon wieder aus und ähm. Das ist auch so ein Punkt, wo wir gesagt haben, ähm es ist ja auch so, dass in dem Kreativraum eben, von den Kolleginnen und Kollegen die Sachen selbst erarbeitet werden sollen. Also es ist jetzt nicht so, dass jemand zu uns oder in einen Kreativraum kommt und sagt, ich hätte appelliere das und das Problem, ähm bitte macht mal. Und ähm präsentiert mir eine schöne Lösung. Ähm sondern dass ähm. Wir quasi oder das dem Kreativraum einfach der Prozess ähm begleitet werden kann und ähm. Aber trotzdem die Lösung oder die Ideen selbst erarbeitet werden. Das hilft dann natürlich auch enorm ähm, Das nimmt dann automatisch die Leute mit und ähm erhöht auch viel die Akzeptanz dann ähm wenn es tatsächlich Veränderungen gibt. Ansonsten ist es, glaube ich, extrem wichtig, ja wie gesagt ausprobieren, Erfahrungen sammeln. Von diesen Erfahrungen dann erzählen, äh sich gerne auch mit äh mit mit anderen Laboren oder ähm. Auch mit mit uns quasi in Kontakt äh setzen und einfach mal drüber sprechen, was ist gut gelaufen, was ist schlecht gelaufen? Ähm. Was funktioniert, was funktioniert vielleicht nicht. Ähm ich glaube, da da hat man ist es immer sehr gut von von anderen Erfahrungen auch zu lernen nochmal. [Felix Schmitt] Vielen Dank Frau Richter. Das war doch ein hervorragendes Schlusswort Ich kann mir vorstellen, dass es auch für andere Verwaltungen sicherlich interessant sein kann, mehr über Sie und Ihren Kreativraum zu erfahren. Ich wünsche Ihnen auf jeden Fall viel Erfolg bin gespannt, was sie vielleicht nach fünf Jahren über Erfahrung und Fortschritte auch berichten können. So, hast du jetzt noch Fragen oder willst mehr wissen? Dann schreib mir eine E-Mail an podcast@felixschmitt.de und ich melde mich bei dir. Ich freue mich auch über deine Themenwünsche. Zu welchem Thema der kommunalen Digitalisierung möchtest du, gerne etwas hören. Auch hier gilt, schreibt mir eine Mail an podcast@felixschmitt.de Möchtest du mehr über die kommunale Digitalisierung erfahren? Dann kannst du auch meinen Newsletter abonnieren. Hier versorge ich dich immer freitags mit Tipps und Tricks mit Information und Hintergründen. Ich würde mich freuen, wenn du auch beim nächsten äh Mal mit dabei bist, also den Podcast auch abonnierst. Besonders wichtig ist mir dein Feedback, damit ich von Anfang an über das sprechen kann, was dir auch wirklich wichtig ist. Darum freue ich mich über eine Bewertung bei iTunes, Spotify oder wo auch immer du diesen Podcast gerade hörst Empfehle mich auch gerne weiter an Kolleginnen und Kollegen, die vielleicht Bock haben auf einen Podcast zur kommunalen Digitalisierung. Bis dahin, dein Felix Schmitt.