Transkript

[Felix Schmitt] Bevor es gleich mit Episode 39 losgeht, habe ich eine kleine Bitte an euch. In den Shownotes findet ihr einen Link zu einer kleinen Umfrage zum Podcast, denn ich möchte wissen, wie wir den Podcast noch besser, noch interessanter machen können Ich würde mich sehr freuen, wenn ihr daran teilnehmt und mir sagt, welche Themen, welche Episoden euch den größten Wissensgewinn bringen. Vielen Dank. Kommunale Digitalisierung, der Podcast mit Felix Schmitt, Herzlich willkommen zu Folge 39 meines Podcasts zur kommunalen Digitalisierung. Mein Name ist Felix Schmitt, ich bin dein Moderator und begleite auf dem Weg in die kommunale Digitalisierung. Die Verwaltungsdigitalisierung in kleinen Kommunen klappt nicht sagen zumindest diejenigen, die auf Standards und Einheitlichkeit setzen, Selber machen ist eine Alternative, für die es aber natürlich Personal, Wissen und Geld braucht. Maximilian Bauer, der Digitalbeauftragte der 12.000 Einwohner-Stadt Ladenburg aus Baden-Württemberg steckt auch genau in dieser Zwickmühle aus Warten auf Einheitlichkeit oder selber machen, um Ergebnisse zu erzielen Ich freue mich darauf, dass er mir berichtet, wie Ladenburg damit umgeht, denn er ist heute mein Gast.

Hallo Maximilian, ich grüße dich.

[Maximilian Bauer] Hallo Felix, freut mich.

[Felix Schmitt] Maximilian du bist wenn ich das so so zusammenfassen kann, digital Beauftragter in Ladenburg mit, Na ja, so knapp 12.000 Einwohnerinnen und Einwohnern. Ähm du machst die Digitalisierung, bei euch im Rathaus vermutlich alleine?

[Maximilian Bauer] Also alleine natürlich nie, weil ich mit allem zu tun habe, aber so per se vom Stellenprofil her bin ich der einzige Digitalisierungsbeauftragte, genau.

[Felix Schmitt] Das heißt, du hast in Eigenregie das OZG schon fertig umgesetzt, die Verwaltungsdigitalisierung erfolgreich aufs Gleis gesetzt. Ihr arbeitet automatisiert, und rein digital.

[Maximilian Bauer] Ja schön wär’s, wenn wir schon so weit wären. Äh wir sind auch im guten Weg, würde ich sagen, aber das ist natürlich der der Wunschzustand, wo wir hinkommen wollen, so wie du’s jetzt formuliert hast.

[Felix Schmitt] Ja, aber erzähl doch mal ein bisschen, wie das bei euch in in Ladenburg jetzt aussieht. Du hast so beschrieben, ja, das du bist derjenige, der im Prinzip die die Digitalisierung federführend bei euch im Rathaus auch vorantreibt. Das ist ja, durchaus etwas, wo man mit allen Bereichen des Rathauses auch direkt in in Kontakt kommt, wo siehst du denn eure Verwaltung beim beim Weg in die Digitalisierung, wo steht ihr da gerade?

[Maximilian Bauer] Also richtig, was du sagst, äh ich habe wirklich mit allen Bereichen bei uns zu tun. Wo wir aktuell stehen, das ist natürlich von der eigenen Perspektive aus immer ein bisschen schwierig zu beurteilen. Man schaut da ja, was machen denn andere Kommunen, vielleicht ähnlicher Größenordnung im Vergleich, wie weit sind andere? Was haben wir uns vorgenommen? Also, ich aus dem Bauhaus würde sagen, wir stehen ganz gut da. Wir haben jetzt schon seit einigen Jahren uns ja auf den Weg gemacht, in die Digitalisierung der Verwaltung äh schon äh wenn ich jetzt so zurückdenke, die ersten Anfänge waren so im Jahr 208zehn. Äh wir haben dann äh einzelne Projekte umgesetzt in verschiedenen Bereichen so das allererste, wenn ich so zurückdenke, war zum Beispiel die Online Terminvereinbarung, das ist so ein Klassiker inzwischen geworden, der auch nicht mehr wegzudenken ist. Und dann haben wir im Jahr 2020 uns ’ne Strategie gegeben, ’ne Digitalisierungsstrategie, die dann auch mit verschiedenen Akteuren beraten und dann letztendlich vom Gemeinderat auch beschließen lassen, und seitdem arbeiten wir uns eigentlich so Stück für Stück voran mit den verschiedenen Projekten, die in der Strategie mal definiert wurden, was wir sinnvoll finden für uns als Verwaltung mit den verschiedenen Fachbereichen, mit den Abteilungen, aber auch für Bürgerinnen und Bürger, du hast eingangs erwähnt, OZG da auch natürlich Service BW grad bei uns in Baden-Württemberg das große Thema und so versuchen wir einfach in verschiedenen Bereichen voranzukommen, immer nur die Dinge zu machen, möglichst die halt auch einen Mehrwert bieten, wo er irgendwie durch eine Digitalisierung dann einen Prozess entweder schneller oder besser machen. Dass es für unsere Mitarbeitenden einfacher wird, Dinge zu bearbeiten oder halt auch für die Bürgerinnen und Bürger dann entsprechend, dass die Sachen online von zu Hause aus jederzeit aus machen können. Das ist so die die Wunschvorstellung. Aber man hört auch schon raus, es sind ziemlich viele verschiedene Bereiche, die so eine Digitalisierung, Kommune unserer Größenordnung betreffen. Wenn ich dann noch so sagen kann ein äh größeres Thema, zum Beispiel das Dokumentenmanagement, diese Umstellung auf die E-Akte, was ja in viele Bereiche dann auch wieder reinspielt. Wenn’s Fachverfahren gibt, die damit gut zusammenarbeiten, wo dann entsprechende Verknüpfungen im Bestehen, Das wollen wir demnächst angehen. Da sind wir zum Beispiel noch nicht so weit, weil’s auch ein sehr großes Thema ist, dass auch wieder alle Bereiche umfasst. Aber das sind noch so Meilensteine, die wir vor uns haben. Aber in allen Bereichen sind wir da auf jeden Fall schon die ersten Schritte gegangen und haben auch schon erste Erfolge verzeichnet und das geht jetzt so Stück für Stück weiter.

[Felix Schmitt] Du hast jetzt gerade zwei wichtige Sachen, äh glaube ich ja gerade auch schon formuliert, einerseits, ihr habt einen, Meilensteine formuliert und ihr habt eine Digitalstrategie, das heißt, ihr habt ja auch so eine so eine Richtung, ähm in die ihr gehen wollt, ja auch schon mal beschrieben. Was habt ihr denn euch für für Ziele gegeben, die ihr in der Digitalisierung erreichen wollt. Also du hast jetzt einerseits ja so beschrieben, na ihr guckt, was möglich ist, aber ihr habt ja wahrscheinlich auch so übergeordne Ziele formuliert, Ladenburg in zehn Jahren sieht so und so aus oder die Verwaltung in zehn Jahren sieht so und so aus. Was habt ihr da? Ähm was habt ihr da formuliert?

[Maximilian Bauer] Genau, also, Eigentlich ist es so, die Verwaltung sollte möglichst immer besser arbeiten können bei gleichbleibendem Personalkörper oder entsprechend auch das Personal, das zur Verfügung steht anders einsetzen können, weil wir merken es an allen Ecken und Enden. Es kommt immer mehr Aufgaben auf uns zu, und da ist so ein großer äh ein großes Ziel, das wir uns gesetzt haben, dass wir mit diesen ganzen äh Möglichkeiten, die die Digitalisierung bietet Das dann besser managen können. Also die verschiedenen Aufgaben, die auch dazukommen, können vielleicht teilweise durch mehr Personal abgefangen werden, aber im besseren Fall können wir mit digitalen Hilfsmittel uns das Ganze so zurechtlegen, dass wir damit besser zurechtkommen und gleichermaßen auch für Bürgerinnen und Bürger, die verständlicherweise ja erhöhte Ansprüche haben. Wir kennen das alle, wenn wir heutzutage irgendwas bei Amazon bestellen oder äh per DHL geliefert bekommen. Dann können wir das jederzeit tracken und nachverfolgen. Das ist so ein Sinnbild, was ja öfters mal rangezogen wird im Vergleich zur Verwaltung Aber äh was damit gemeint ist, äh man hat einfach ein ganz anderes äh Gefühl inzwischen dafür, was so Standard sein sollte, und äh dass das auch transportiert wird und dann für die Bürgerinnen und Bürger, ja zur Verfügung gestellt wird, dass einfach das Ganze ein bisschen transparenter wird und dass man, auch dann dafür ja ähm nicht mehr vor verschlossener Tür steht beispielsweise, wenn die Öffnungszeiten nicht richtig eingepflegt wurden oder einfach es euch selbstverständliche Dinge die durch Digitalisierung ermöglicht werden können, dann auch die Potenziale voll genutzt werden, also dass wir einfach die Dinge machen, die auch wirklich beim Bürger am Ende ankommen, die den Unterschied machen, weil es gibt auch viele Projekte, die gemacht werden, aber wo dann gar nicht klar ist, warum sollte man das jetzt überhaupt machen .Also das ist uns ganz wichtig. Es war auch so ein Leitsatz dabei, äh Digitalisierung nur, wenn’s auch einen Mehrwert bringt und dann auch wirklich äh ja Verbesserungen in der Handhabung, ja, Schnelligkeit der Qualität, der Ausführung bringt.

[Felix Schmitt] Du hast ja auch schon schon vorhin so ein bisschen eingeschränkt. Na ihr habt Meilenstein, ihr habt Ziele ihr habt auch einen Plan, den ihr verfolgt und trotzdem seid ihr noch nicht da, wo ihr im Prinzip ja mal hinkommen möchtet. Jetzt seid ihr mit mit eurer Größe, mit so 12tausend rund oder knapp 12.000 Einwohnerinnen, Einwohnern, die eine ziemlich, will nicht sagen, normale, aber sehr eine Kommune, wie man sie ja sehr, sehr viel in Deutschland auch findet. Wenn du jetzt mal so überlegst, so dir die letzte Zeit war, wenn wenn was nicht geklappt hat oder wenn ihr ein Projekt nicht umsetzen konntet, Woran hat das bei euch meistens gelegen? Was waren da so die die Gründe, die ihr ausgemacht habt, dass ihr entweder nicht loslegen konntet oder nicht abschließen konntet ähm oder nicht so schnell vorangekommen seid, wie ihr das wolltet?

[Maximilian Bauer] Also, würde sagen, da liegen die Gründe, in verschiedenen Bereichen. Zum einen ist natürlich immer eine Herausforderung mit dem begrenzten Personal, das man hat, dahin zu kommen und sozusagen noch zusätzlich zu den normalen Aufgaben, die im Alltag anfallen, zu werben, dass die Digitalisierung doch eigentlich eine gute Sache wäre, weil äh ich als Digitalisierungsbeauftragter kann natürlich viele Sachen gut finden und vorschlagen Aber letztendlich funktionieren sie nur, wenn auch die Unterstützung aus der Linie da ist, heißt aus den Fachabteilungen brauche ich ja immer Menschen, die da äh das auch gut finden und das unterstützen und da bereit sind auch äh Zeit und Aufwand reinzustecken, Und es ist ja oft so bei diesen Digitalisierungsprojekten, dass sie am Anfang erstmal viel Aufwand bedeuten und wenn man sie einmal eingeführt hat und die Zeit und den Aufwand reingesteckt hat, dass sie dann hoffentlich, wenn man’s gut und richtig gemacht hat, äh für die Zukunftserleichterung bringen, aber Zunächst muss man halt erstmal in Vorleistung gehen und das ist zu der Aufgabenfülle, die sowieso herrscht, dann teilweise natürlich schwierig, da muss man viele um äh ja Verständnis und Unterstützung werben und auch in gewisser Weise äh begeistern können für das Thema. Und es ist auch schwierig ähm teilweise die richtige Richtung überhaupt zu finden, im OZG-Kontext Ganze ja kein Thema, das jetzt nur Ladenburg betrifft beispielsweise, sondern es betrifft ja alle Kommunen in ganz Deutschland. Und selbst äh die Kommunen in Baden-Württemberg sind sicher uneins darüber, wie denn jetzt der beste Weg ist eigentlich, das Ganze umzusetzen, und da ist auch so ein bisschen äh mein Ansatz oder auch ein Punkt auf deine Frage einzugehen, was das Ganze so ein bisschen hemmt, dass es keine, einheitliche gute Richtung gibt, die vorgegeben ist, in die man sich bewegen sollte, denn dadurch könnten ja Synergien viel besser genutzt werden, weil, Mal ehrlich, alle Kommunen haben ja ähnliche Aufgaben und Probleme, und äh nicht jede Kommune muss das Rad neu erfinden und muss jeden Prozess neu entwickeln und neu bereitstellen, das ist ja Quatsch, aber es funktioniert leider nicht so, dass das Ganze so eine einheitliche Richtung äh vorgegeben, dass die vorgegeben wäre und das ist auch so ein Grund, ähm weshalb viele, ja mal was probieren. Wir probieren auch einige Sachen. Ähm tauschen sich aus, gehen in eine Richtung, aber viel sinnvoller wäre es aus meiner Sicht, wenn’s da eine Richtung gäbe und dann alle daran mitwirken und auch darauf aufspringen und nicht jeder sein eigenes Süppchen kocht. Das wäre aus meiner Sicht viel sinnvoller.

[Felix Schmitt] Du hast jetzt gerade so einen sehr markanten Gegensatz beschrieben, nämlich entweder Einheitlichkeit oder Individualität. Das ist ja eine eine Frage, die ja im Prinzip sich im Moment jede Kommune stellt. Nehmen wir noch mal Beispiel OZG an an der Stelle. soll man jetzt mal was machen, damit wir erstens das Gesetz erfüllen, was uns ja auch verpflichtet an dieser Stelle, was vielleicht auch die Bürgerinnen und Bürger langsam anfangen ähm zu formulieren, dass sie gerne auch immer digital arbeiten möchten mit der Verwaltung zusammen. Das ist so der der eine Druck, den es gibt und auf der anderen Seite, wenn man das dann jetzt aber selber macht, Dann muss man’s ja von Anfang an, von A bis Z alleine und äh individuell durchbuchstabieren, schwieriges Wort. Ähm Und auf der anderen Seite ist ja, du hast es gerade beschrieben. Nicht jeder muss es äh muss das Rad neu erfinden. Viele warten ja auf ihre, nachnutzbaren Dienste im beim OZG oder ähm ein fertiges Konzept zur Einführung eines eines DMS. Ähm und so weiter da geht man ja oft auch davon aus, so als kleine Kommune, wir sind nicht in der Lage, das alles selber zu machen. Wir warten mal, bis die ähm äh bis die EfA nach Nutzbarkeit äh nachnutz äh Leistungen alle da sind ähm implementieren die dann und dann sieht das bei allen gleich aus. Ähm das sind ja zwei sehr unterschiedliche ähm Vorgehensweisen, die glaube ich beide extrem nachvollziehbar sind. Ähm, Ich habe das vorhin so ein bisschen verstanden vor dieser Frage, wie man da vorgeht, steht ihr ja auch so ein bisschen. Wo positioniert sich denn da Ladenburg? Also seid ihr eher Team, Individualität jetzt mal loslegen und machen oder Team Einheitlichkeit warten, damit’s für die Bürgerinnen und Bürger überall gleich aussieht und der Aufwand für die Verwaltung möglichst überschaubar bleibt.

[Maximilian Bauer] Ja, das ist eine sehr gute Frage. Mit der Frage beschäftige ich mich schon länger und äh deswegen habe ich da auch eine gespaltene und gewandelte Meinung zu. Also ich war lange der Auffassung, dass das Thema Einheitlichkeit, Standards äh über allem stehen sollte. Denke, das ist auch so ein bisschen rausgekommen in der Formulierung auf die vorige Frage, weil ich wie gesagt da großes Potential drin sehe und das aus meiner Sicht wirklich sinnvoll wäre. Aber du hast es auch schon angedeutet, Es ist halt so, dass das nur funktioniert, wenn es halt auch diesen einheitlichen Weg gibt und jemand diesen einheitlichen Weg vorgibt. Und äh wir haben jetzt lange gewartet, haben äh die OZG Umsetzungsfrist, ich sage mal, positiv formuliert, wohlwollend begleitet und haben da auch mitgewirkt in verschiedenen Prozessen, wenn’s drum ging, Leistungen zu entwickeln und da ähm ja geschaut, was entsprechend geht, was man tun kann, aber inzwischen, bin ich da so ein bisschen in die Richtung tendiert, dass man allein durch Warten in Anführungszeichen warten, also dieses oder das Festlegen von diesem einheitlichen Weg, nicht weiterkommt, weil dann am Ende die Digitalisierung vor Ort Auf der Strecke bleibt und irgendwann zurecht die Bürgerinnen und Bürger dann auch fragen, ja wann kommt denn jetzt endlich der Onlineprozess? Es passiert lange nichts. Äh gibt keine neuen Prozesse und dann immer nur drauf zu gehen, dass das entsprechend noch von äh höherer Stelle irgendwoher kommen soll, ist dann auch nicht der richtige Weg. Deswegen, bin ich aktuell für Ladenburg so ein bisschen in die Richtung tendiert, dass äh man so eine Mischung finden sollte. Am besten oder am geeignetsten ist es dann zu schauen, welche Dienstleistungen kann ich vielleicht mit relativ überschaubarem Aufwand selbst digitalisieren? Es müssen ja nicht immer die großen und aufwendigen Dienstleistungen sein, wird ja gerne der Personalausweis als äh Paradebeispiel herangezogen, das gar nicht. Aber es gibt ja auch eine Reihe von Dienstleistungen, die beispielsweise nur in der jeweiligen Kommune anfallen, weil’s einfach ortsspezifische Eigenheiten gibt. Ähm so was könnte man sich äh vornehmen und dann dafür zum Beispiel ein eigenes Onlineformular bauen, das im besten Falle, wenn’s eine Dienstleistung ist, die zu bezahlen ist mit einem E-Payment verbinden und dann so auf Sag mal elegante, kleine Art und Weise so Stück für Stück einzelne Dienstleistungen sich rausnehmen und mit denen anfangen, weil sobald auch eine eine eigene Dienstleistung ist, gibt da sowieso keine Individualisierung oder Einheitlichkeit, Aber wenn man schaut, in welcher Kombination man sich da bewegen kann, ist es, denke ich, eine gute Rangehensweise, weil man kann einfach nicht ewig warten. Es bringt den Bürgerinnen und Bürgern am Ende auch nichts. Und was wir noch für Erfahrungen gemacht haben ist, dass der Austausch mit anderen Kommunen gleicher Größenordnung, der Umgebung beispielsweise, da auch schon viel bringen kann, denn äh da kann man auch schauen, was haben denn die anderen schon im Einsatz, was funktioniert vielleicht gut was sind die Erfahrungen, die da bereits gemacht worden sind, und ähm daher denke ich, also so eine große Lösung einer für alle, das ist wirklich gut gedacht und äh schönes Prinzip. Wir schauen uns da jetzt auch aktuell einen ganz konkreten Fall an, wo eine Leistung aus Hamburg beispielsweise übernommen werden soll für Baden-Württemberg, da sind wir auch mit dabei und äh testen das mal durch, Aber ich denke, dass es in vielen Fällen sicherlich nicht einfach ist, solche Sachen zu übernehmen, hm aber, man muss halt schauen und muss sich dann arrangieren auch wenn’s solche einheitlichen Lösungen gibt gibt’s immer Sachen, wo es dann heißt, ja wir brauchen aber zum Beispiel eine Telefonnummer oder bei uns das anders. Wenn man dann wieder auf jede Einzelheit eingeht, die jede Kommune spezifisch gerne hätte in so einem Formular, dann fängt man wieder von vorne an. Das heißt, muss sich arrangieren, so wie man sich aktuell auch arrangieren muss und einfach das Beste draus machen und schauen, in kleineren, einzelnen Schritten gut vorankommen kann.

[Felix Schmitt] Das heißt so, die in meinen Worten ein bisschen übersetzt. Korrigier mich bitte. Einheitlichkeit ist schon so ein erstrebenswertes Ziel, weil es natürlich auch Arbeit erleichtern kann, aber nur weil eine eine Leistung ausm anderen Bundesland nachgenutzt werden kann, heißt es noch lange nicht, dass sie, einheitlich überall genauso nachgenutzt werden kann, ähm sondern dass dann teilweise schon wieder, auch Anpassungen auf die Situation vor Ort auch notwendig sind und auf der anderen Seite, äh du hast auch beschrieben, ihr habt euch bereits einzelne Leistungen auch rausgesucht. Wonach schlüsselt ihr das denn auf? Also was ist so die was sind so die Gründe, Warum die eine Leistung ausgewählt wird und dann vorrangig digitalisiert wird und die andere vielleicht aufgeschoben. Also ist es geht dir danach, ich sage mal, es ist Einfach, es ist schnell machbar. Man kann schnell Ergebnisse auch erwarten. Geht dir nach Abteilung eins, Abteilung zwei, Abteilung drei oder danach, wie oft eine Leistung von Bürgerinnen, Bürgern angefordert wird. Was sind so da die die Kriterien, die ihr anlegt?

[Maximilian Bauer] Ja, also zu deiner ersten Frage. Das äh Thema mit der Einheitlichkeit versus Individualität. Es gibt ja durchaus Möglichkeiten einen Prozess standardisieren, aber gewisse Parameter dann trotzdem offen zu lassen. Das wäre, die optimale Lösung, wenn man sowas anbietet, wenn man zum Beispiel es den Kommunen dann in einem ganz konkreten Prozess offen lässt, soll die Telefonnummer, das ist auch so ein Paradebeispiel, ein Pflichtfeld sein oder nicht. Das handhabt jede Kommune anders und da gibt’s dann spezielle Eigenheiten, wie das im weiteren Bearbeitungsverlauf dann zum Beispiel relevant sein kann. Und wenn man so was einbaut, dass das entsprechend offen gelassen wird und man kann sich das selber dann noch äh sozusagen von der Einheitlichkeit fertig individualisieren, Wäre so das Wunschszenario, Aber auch wenn das nicht geht, dann bin ich der Meinung, dass man da teilweise dann auch Kompromisse eingehen muss und dann am Ende, sagen muss, gut zugunsten der Einheitlichkeit muss ich dann auf, Beispielsweise die Telefonnummer oder eine andere Information verzichten. Weil so ein Prozess, wenn er zum einheitlichen Prozess ja äh ernannt wird und das geschieht ja nicht über Nacht, sondern da machen sich ja auch Leute Gedanken. Werden alle Sachen, die benötigt sind, abgefragt für diese Dienstleistung, Wenn das dann der Fall ist und die alle abgefragt worden sind, und dann man zum Schluss kommt, ja, das ist jetzt der Prozess, so soll er sein und so müsste er auch für alle Kommunen in Baden-Württemberg oder Deutschland, zu nutzen sein, Dann muss man sich dem auch in gewisser Weise hingeben, würde ich sagen und dann das auch akzeptieren und dann vielleicht auch wenn’s bisher all die Jahre so war, Akzeptieren, dass man eine bestimmte Information vielleicht nicht auf die Art und Weise so abfragt, wie man das jetzt bisher gewohnt war. Einfach weil das dann sonst kommen wir nicht weiter, wenn das an jeder Stelle noch mal dann diskutiert wird.

[Felix Schmitt] Wenn das jetzt bei euch zum Beispiel genau so ein ein Standardprozess dann festgelegt wird und das heißt so, Ladenburg übrigens ihr erhebt jetzt nicht mehr die Telefonnummer Das entscheidest ja nicht du, nehme ich mal an, ob das dann genauso gemacht wird äh oder nicht, sondern diejenigen, die den Prozess bisher betreut haben. Hast du da Erfahrung, was da ähm was in den Abteilungen oder was in den Sachgebieten passiert? Wenn es dann heißt so weil wir wollen jetzt einheitlich vorankommen haben wir entschieden bei deinem Prozess verzichten wir jetzt auf bestimmte Informationsfelder.

[Maximilian Bauer] Es kommt natürlich immer drauf an, was für ein Informationsfeld das jetzt im Detail wirklich ist. Wenn’s jetzt ein Informationsfeld ist, das wirklich super relevant ist, Und ohne die dann derjenige, der das bearbeitet, nicht mehr arbeiten kann, ist es natürlich schlecht, weil dann verschlechtert sich ja wirklich die Situation für denjenigen äh und die Digitalisierung bekommt dann so einen negativen Touch, weil Es soll ja besser werden und nicht äh schlechter werden dadurch. Also das muss klar sein, aber wenn es nur solche nice to have Informationen sind, sage ich mal, die aber ja auch verzichtbar sind oder für die, muss man ja auch manchmal sehen eigentlich gar keine Grundlage besteht, warum die erforderlich sein sollten, um diese Dienstleistung in Anspruch zu nehmen, kann man ja auch durchaus damit argumentieren und dann vernünftig erklären, warum der Prozess ist entsprechend nicht vorsieht und man einfach ja auch eine Probephase vereinbaren lassen. Wie du sagst, ich entscheide es ja nicht alleine, mach dich dann gemeinsam Gedanken mit denjenigen, die’s betrifft Dann kann man ja sagen, lasst uns einfach mal probieren. Wir schauen mal und dann kann man ja sehen ob man dann trotzdem damit zurechtkommt oder ob wirklich solche Sachen sind, die absolut notwendig sind und findet ja immer irgendwie dann doch eine Möglichkeit, sei es dann in der Kontaktaufnahme, wenn der Antrag dann beispielsweise bearbeitet wird, man dann sagt, bitte nochmal Kontakt aufnehmen, aber dann wirklich auch nur in den Fällen, wo’s relevant ist und vielleicht ist das ja sogar nur in zehn Prozent der Fälle. Oft fragen wir Informationen ab, weil wir denken, die sind wichtig und die brauchen wir, Wenn man letztendlich mal nüchtern betrachtet, in wie viel Prozent der Fälle, die bearbeitet werden, Informationen wirklich rangezogen werden zur Bearbeitung, ist das manchmal vielleicht dann auch weniger.

[Felix Schmitt] Du hast ja auch grade so ein ähm so etwas angesprochen, was ja auch ganz viel Erfahrung, die ganz viele Kommunen ähm gemacht haben, wenn sie anfangen, sich mit dem Thema OZG auch zu beschäftigen. Man schaut sich die aktuellen Prozesse an, Unabhängig davon, wie sie später mal aussehen und stellt fest, wir machen ja eigentlich seit 15 Jahren Käse übertrieben. Ähm sondern wir erheben hier Informationen oder wir gehen hier vor und machen uns das Leben schwerer als es ist. Ist es ähm gerade auch bei der Frage Einheitlichkeit oder Individualisierung äh kann das ja auch relevant sein, dass man sich die eigenen Prozesse, auch nochmal intensiv anschaut und eventuell auch überarbeitet. Ist das etwas, was ihr jetzt in den in der in der Praxis bei euch auch ähm in den letzten Monaten, in den letzten Jahren auch gemacht habt, dass ihr nicht nur drauf gesetzt habt, so Es gibt jetzt hier die Möglichkeit, sich digital mit uns zu beschäftigen. Ähm sondern wir gucken uns auch mal die die Prozesse an, wie wir hier eigentlich arbeiten.

[Maximilian Bauer] Ja, das sollte, immer gemacht werden, bin ich der Meinung, weil’s natürlich hilft ähm bevor man in diesen Digitalisierungsprozess einsteigt überhaupt mal zu schauen wie machen wir’s bisher und ist es denn auch in Zukunft sinnvoll, das so zu tun, den klassischen Verwaltungsdienstleistungen, die ja über Service BW kommen, Grad wenn man jetzt auf das Thema nochmal Einheitlichkeit eingeht, Dann ist es ja so, dass das äh mehr oder weniger vorgegeben wird. Das heißt ich kann mir natürlich anschauen, wie mache ich’s denn bisher, aber wenn schon vorgegeben ist, wie es denn jetzt in Zukunft sein soll, dann kann ich noch vergleichen. Ist das denn jetzt auf der digitalen Art und Weise ähnlich oder ist das komplett anders als Sie’s bisher gemacht haben, aber wir haben auch zum Beispiel so ganz klassische Prozesse uns angeschaut, die bisher komplett auf Papier gelaufen sind da fällt mir jetzt ein, unserer ganzen Vormerkungen für die Kindergarten- und Betreuungsplätze, das ist ja auch ein Thema, was eigentlich jede Kommune so bei sich hat, Es lief alles auf Papier mit Anmeldebögen und vielen Listen, die dann entsprechend also die Anmeldung von den Eltern ausgefüllt wurden dann wieder bei uns zusammengetragen wurden entsprechend in Listen und Übersichten überführt wurden mit jeder Einrichtung abgeglichen wurden und da haben wir jetzt auch vor ein paar Jahren einen, digitales, onlinebasiertes System eingeführt, das das entsprechend alles bündelt. Also dann halt auch geschaut, wie können wir diese ganzen Abstimmungen, die ja bestehen, die aktuell auch oder vorher schon bestanden, bei dem Papierprozess mit entsprechend von der Koordinierungsstelle bei uns in der Verwaltung hin, Eltern, aber auch hin zu den einzelnen Einrichtungen, wie können wir das bündeln und irgendwie einfacher machen und da haben wir dann das digitale System eingeführt, dass das Ganze äh kann, dass die Eltern, Ihren Bedarf eingeben, dann dort ähm benachrichtigt werden, wenn äh ihre Vormerkung bearbeitet wurde, wie der aktuelle Stand ist. Dass das dann nach Prüfung und Freigabe, die Einrichtung sehen können. Also wirklich so ein schönes ja Rollen und Rechte und Prozess gesteuertes System, was äh so ein Prozess, äh den man jetzt auch aufmalen könnte, wie er auf Papier äh vorher aussah, wie der jetzt digital aussieht und der entsprechend dann die einzelnen Positionen, die so eine Vormerkung durchläuft, von die Eltern sagen, ich braucht ihr wahrscheinlich demnächst einen Kindergartenplatz hinzu. Äh ich habe den hoffentlich bekommen äh die ganzen Stationen halt abbildet und das dann natürlich auch für die Eltern einfacher und komfortabler macht, wenn man das dann online A ausfüllen kann und dann noch immer eine Nachricht kriegt, wie denn jetzt der aktuelle Stand ist. Er spart uns auch. Muss man im Gegenzug sagen Rückfragen ähm weil man einfach, ja informiert ist und nachschauen kann, wie denn jetzt grad der aktuelle Bearbeitungsstatus ist.

[Felix Schmitt] Du hast jetzt mal so einen wie ich finde, sehr schön, ja an einem Beispiel, aber durchexerziert, wie wie sie sich so etwas im Zuge der Digitalisierung auch verändern kann und welche Vorteile man da rausarbeiten kann. Nun hat es ja auch ganz am Anfang ähm schon geschildert, Wir haben eine Digitalstrategie, es geht dadrum besser für die Bürgerinnen und Bürger zu arbeiten, als Verwaltung. An sich auch besser zu arbeiten und, Damit sich zu einfach wird ähm du bist im Prinzip der Einzige in der in der Verwaltung bei euch, der sich abseits von der ähm vielleicht von der von der IT und von externen in der Verwaltung damit auch auseinandersetzen kann. Damit ihr das schafft, grade auch in diesem Zwiespalt zwischen Einheitlichkeit und es selber machen. Was brauchst du denn? Äh du du ganz genau, damit du sagen kannst, yo, in einem angemessenen Zeitraum schaffen wir die Ziele, die wir uns gesetzt haben, äh damit die Bürgerinnen und Bürger merken, es ändert sich was, es wird besser, es wird einfacher, dass die Kolleginnen und Kollegen merken, ja es, Das ist angenehmer das Arbeiten, wie wir’s jetzt heute haben. Ähm was brauchst du da? Für deinen Alltag, damit dir diesen Zielen näherkommt.

[Maximilian Bauer] Was ich brauche und was wir auch schon gemacht haben, ist auf jeden Fall die Unterstützung von den Mitarbeitenden, weil ohne die funktioniert’s nicht. Ich kann mich noch so oft hinstellen und sagen äh wir sollten jetzt dies und dies tun, aus dem den Gründen. Wenn die Unterstützung nicht da ist, äh dann funktioniert’s schon mal nicht. Und deswegen haben wir bei uns in der Verwaltung, in jedem Fachbereich Digitallotsen ausgebildet. Das ist ja so ein ähm Programm, das das Land aufgelegt hat, das grob kurz gesagt, die Verwaltungsdigitalisierung in die Köpfe und in die Bereiche, in die einzelnen Verwaltungsbereiche bringen soll, wo Verwaltungsmitarbeitende aus den verschiedensten Bereichen, also sei es jetzt aus der Finanz-, Finanzbereich, technische Verwaltung, dass die so ein bisschen für das ganze Thema, sensibilisiert werden, dass sie da erfahren, worum geht’s denn da. Ist natürlich nicht so detailliert, ich das jeden Tag mache, sondern wirklich so im Schnelldurchlauf. Aber nicht nur dieser Schnelldurchlauf, ähm diese Ausbildung oder Schulung, die man da macht, sondern dass die dann auch langfristig, haben wir jetzt gerade mit angefangen sozusagen ein kleines Team mit mir bilden das dann die einzelnen Projekte, die ja immer einen von unseren Fachbereichen betreffen, dann auch besser umsetzen können, also euch da immer gleich einen Ansprechpartner habt auch zum Beispiel ähm für einen ersten fachlichen Blick auf bestimmte Sachen, wenn jetzt neuer Prozess entwickelt wird und der reinkommt, soll man den ja auch fachlich bewerten können. Da brauche ich natürlich auch dann die Unterstützung und die Expertise aus den Fachbereichen, dass die sich anschauen können, passt es überhaupt so, was die sich da vorgestellt haben, grade wie wir vorhin hatten auch, werden die relevanten Sachen abgefragt. Äh kann man, könnte man das so machen? Also das zum einen würde ich sagen und äh zum anderen finde ich ganz wichtig den Austausch mit anderen Kommunen, auch voneinander lernen. Das ist auch so ein Punkt. Den ich auf jeden Fall wichtig finde, der auch bei uns in der Region schon, ja gut gelebt wird. Wir haben da regelmäßiger Austauschrunden und kann auch mal über den kurzen Dienstweg anfragen, wenn Themen aufkommen, ob schon mal jemand damit Berührungspunkte hatte, Erfahrungen gesammelt hat, um Wie gesagt, auch nicht immer von null anfangen zu müssen und was ich mir vielleicht wünschen würde, das auch noch mal so zu dem Thema, wo wir darüber ja drüber gesprochen haben, dass es so ein bisschen eine einheitlichere und konsequentere Linie gäbe, an die wir kleinere Kommunen uns orientieren können, weil wir einfach nicht wie große Kommunen ganze Abteilungen für Digitalisierung haben, die vielleicht auch dann noch mal viel mehr Zeit und Aufwand reinstecken können, sich alles ganz genau anschauen können, vielleicht auch eigene Sachen entwickeln können natürlich, wenn sie das wollen und für sinnvoll erachten. Aber grade in unserem Bereich, ähm wo so viele Themen aufschlagen und so viel Verschiedenes jeden Tag auf den Tisch kommt, ja erhoffen wir uns da einfach ein bisschen eine bessere, durchdachtere und auch besser kommunizierte Linie und was man auch sagen muss die Unterstützung von solchen zentralen Einrichtungen. Wir haben ja auch Rechenzentrum, das für alle Kommunen da ist und auch von denen getragen wird und grad da auch ja die Synergieeffekte wirklich gebündelt werden können, wenn einmal äh vernünftig irgendwelche Dienstleistungen, Angebote eingerichtet werden und dann aber auch abgerufen werden von den Kommunen, auch dann funktionieren und zuverlässig dann bereitstehen. Wenn da noch weiter in diese Richtung gehen würde und wir da alle voneinander profitieren, dann wäre, denke ich, viel geholfen.

[Felix Schmitt] Du hast gerade so ein bisschen ja wieder so so eingefordert zur Einheitlichkeit von außen, also dass so mehr Vorgaben gerade für die kleineren Kommunen kommen. Jetzt hat jedes Bundesland ja seine eigenen Strukturen, aber Bei wem würdest du das jetzt in Baden-Württemberg zum Beispiel verorten? Also wer könnte, wer müsste solche Vorgaben denn machen? Ist es ist es das Land der Bezirk, die Kommunen oder setzen sich die Bürgermeister einmal am Samstagabend hin und schreiben zusammen was auf?

[Maximilian Bauer] Es ist, wie du sagst, ja eine äh, es gibt eine Vielzahl von Akteuren, die da mitmischen und das ist auch gut so, dass das immer wieder Thema ist. Ähm, Ich würde mir diese einheitliche Linie eigentlich am ehesten vom Land wünschen. Gerade was so die Verwaltungsdigitalisierung betrifft, ist ja das Innenministerium, das ja auch seit ein paar Jahren die Digitalisierung und die Kommunen im Titel im Namen stehen hat äh dafür verantwortlich und die machen da auch viel. Konnten da aber aus meiner Sicht noch klarer äh den Weg vorgeben und einfach mit uns Kommunen zusammen das Ganze äh in die Richtung bringen, in dies äh sinnvoll ist. Ähm, Wir haben da natürlich auch unsere Gremien, unseren Gemeindetag, unseren Städtetag, die da viel in eine gute Richtung lenken. Aber letztendlich äh sind wir bei uns auch in den Kommunen der Auffassung, dass das vom Land kommen muss, weil äh wir natürlich. Ja, nicht jede Kommune hier ihre eigene Richtung vorgeben kann. Dafür denke ich, sollte das äh einheitlich vom Land irgendwie an einer Stelle gebündelt, für uns ähm entgegenkommen.

[Felix Schmitt] Dann lass uns doch mal einen Blick in die in die Zukunft werfen zum Ende. Du hast am Anfang ja, Beschrieben, an welchen Baustellen ihr grade ja auch tätig seid, also DMS hast du ja E-Akte erwähnt und natürlich ähm, OZG. Ihr habt ja schon ein bisschen früher angefangen als viele andere Kommunen eurer Größenordnung. Das heißt, ihr habt so einen kleinen Vorsprung, wenn man so möchte. Wo wo siehst du denn äh die Verwaltung in Ladenburg ähm in fünf Jahren im Jahr 2028? Wie arbeitet ihr da? Mit welcher Ausbildung sind die Leute bei euch äh gut aufgehoben? Wie wie anders sieht die Verwaltung dann aus?

[Maximilian Bauer] Also im besten Falle sähe sie so aus, dass wir auf jeden Fall das Dokumentenmanagement als Basis für viele weitere Verbesserungen eingeführt haben.

Gar nicht sagen, dass wir damit perfekt arbeiten müssen und alles wunderbar nur noch damit funktioniert, aber dass wir’s eingeführt haben und dass wir ähm ja auf einem guten Weg sind, damit gut zu arbeiten, weil ich einfach denke, dass das die Basis für viele andere Dinge und Verbesserungen äh darstellt Das ist auch immer mehr Schnittstellen gibt, wo Fachverfahren in die E-Akte das Dokumentmanagement reinläuft, dass es da ähm dass wir da einfach entsprechend so weit sind und vor allem, dass wir auch, wenn wir jetzt mal den Blick auf die Bürgerinnen und Bürger lenken, da viel weiter sind als heute. Ich wäre eigentlich gerne heute schon weiter als wir jetzt heute sind, äh wenn man sich mal überlegt, was ich jetzt in der Zeit seitdem das OZG, eins Punkt null muss man ja inzwischen sagen, die Laufzeit hatte hm währenddessen ist zwar schon ein bisschen was passiert, aber lang nicht so viel, wie wir uns erhofft hatten, daher mein Wunsch oder so wenn ich jetzt so wie du erwähnt hast die Perspektive in fünf Jahre gehen sollte. Dann würde ich sagen, dass die Bürgerinnen und Bürger wirklich eine deutliche Anzahl an Dienstleistungen digital vornehmen können. Jederzeit von zu Hause aus bequem vom Sofa aus und vor allem aber auch, dass Sie dann nicht bei uns einfach nur als PDF ankommt, sondern dass sie auch in unser Fachverfahren im besten Falle reinfließt, also dass wir diese viel beschworene Ende zu Ende Digitalisierung auch wirklich leben, gerade deshalb auch äh die Anbindung an das DMS, das dann ja eingeführt sein soll dass dann das äh direkt dort hineinfließt, dass man keine Daten mehr händisch übernehmen muss mit copy paste oder abtippen muss im schlimmsten Fall, sondern dass hier das, was ja alles durch Digitalisierung möglich ist und was der Digitalisierung eigentlich auch cool macht und wirklich Vorteile bringt, dass wir das auch wirklich nutzen können, weil wir wissen, vieles ist möglich, Aber wir können’s nicht umsetzen, weil einfach viele Dinge noch nicht so weit sind. Also dass irgendwelche Sachen online beantragt werden können und dann in irgendwelche Systeme reinfließen und dort dann weiter bearbeitet werden können. Da würde jetzt keiner sagen, dass es jetzt hier totale Raketenwissenschaft und das gibt’s ja gar nicht. Das können wir uns alle vorstellen, aber, wenn man dann halt sagen, ja, aktuell geht’s aber noch nicht, weil wir da nicht so weit sind oder keine Unterstützung äh nicht genug Unterstützung haben, denke ich, dass das eine gute und hoffentlich auch realistische Zielperspektive sein sollte.

[Felix Schmitt] Alles klar, dann habe ich nur noch eine Abschlussfrage an der Stelle. Fünf Jahre in die Zukunft. Wie viel von dem, was dann funktioniert habt ihr selber gemacht, Bei wie vielen Dingen habt ihr auf Standards gesetzt?

[Maximilian Bauer] Das ist natürlich schwer, jetzt so ganz pauschal zu beantworten über alles äh runtergebrochen, weil’s ja wie gesagt schon viele verschiedene Bereiche gibt. Wenn ich jetzt so eine Zahl in einen Raum werfen sollte, und das vielleicht mal so auf den Bereich Verwaltungsdienstleistungen mal so eingrenzen würde, weil es gibt ja ziemlich viele Themen, mit der wir uns beschäftigen bei Digitalisierung der Verwaltung, aber Verwaltungsdigitalisierung im Sinne von Dienstleistungen, Bürgerinnen und Bürger OZG, Service BW und so weiter ähm würde ich jetzt vielleicht mal einfach das klassische 50/50 in die äh in die Runde werfen. Ich glaube, das wäre eine ganz gute Richtung.

[Felix Schmitt] Alles klar, gut äh sehen wir ja dann. Ich glaube, ist natürlich immer immer schwer so etwas ähm mit fünf Jahren nach vorne auch zu sagen, aber bin ich mal auch sehr gespannt. Äh lieber Maximilian, vielen Dank für deine Einschätzung auch für den Bericht aus Ladenburg, wie ihr vorgegangen seid, was ihr schon geschafft habt, was euch aber auch schwerfällt an dieser Stelle. Glaube, solche Insights sind ja auch grade für viele Kolleginnen und Kollegen ja auch höchst interessant, um mal auch so zu gucken, na, wie sieht’s denn bei den anderen aus? Ähm an der Stelle, ich wünsche euch auf jeden Fall viel Erfolg, dass ihr die Ziele, die ihr ja schon festgeschrieben habt in eurer Digitalstrategie auch erreichen könnt und ähm dass ihr in der Tat zu einer attraktiven, digitalen Verwaltung dann auch werdet. Vielen Dank, Maximilian.

[Maximilian Bauer] Vielen Dank dir auch für das Gespräch,

[Felix Schmitt] So, das war’s für heute. Vielen Dank, dass du dabei warst und bis zum nächsten Mal.